Raj Singh, Pulse: “thiết lập văn hóa làm việc tôn trọng ranh giới công việc và gia đình là chìa khóa để thông tin liên lạc từ xa thông suốt”

Việc toàn cầu chuyển sang làm việc tại nhà đã làm mờ ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân, dẫn đến việc các nhân viên làm việc từ xa thường cảm thấy căng thẳng và quá tải.

Trong khi làm việc tại nhà có những đặc quyền của nó, bản chất của hoạt động này cũng mang đến nhiều thách thức – với các vấn đề giao tiếp, kiệt sức và mất kết nối giữa các nhóm là một trong những vấn đề phổ biến nhất trên toàn thế giới. Vị khách của chúng tôi ngày nay tin rằng giải pháp không chỉ áp dụng một hệ thống liên lạc hiệu quả mà còn xác định giờ làm việc, cộng tác và họp rõ ràng.

Để thảo luận về cách các công ty có thể tăng cường giao tiếp khi lực lượng lao động được phân bổ trên khắp thế giới, chúng tôi đã mời Raj Singh, Giám đốc điều hành của Pulse – một công ty giúp các nhóm cộng tác và duy trì kết nối.

Ý tưởng về Pulse hình thành như thế nào? Hành trình của bạn như thế nào?

Công ty cuối cùng của tôi là một nhóm phân phối một phần. Khoảng một nửa nhóm làm việc ở Bay Area, nửa còn lại trải dài trong California, trên khắp Hoa Kỳ và nước ngoài. Vào năm 2015, chúng tôi được mua lại và công ty mẹ đã trở thành một văn hóa công sở vào thời điểm đó. Các thành viên trong nhóm làm việc từ xa của chúng tôi sẽ phải bay đến văn phòng một tuần mỗi tháng. Sau khi rời đi, tôi sẽ kiểm tra với một số cựu thành viên trong nhóm từ xa của mình và họ đề cập đến cảm giác “lạc lõng” và “mất kết nối” khi không có mặt tại văn phòng.

Tôi bắt đầu suy nghĩ rất nhiều về cách làm cho các đội cảm thấy gắn kết hơn khi ở xa. Điều này lên đến đỉnh điểm trong Pulse, nơi chúng tôi tự động hóa trạng thái của bạn trong Slack để mang lại một số cảm giác mà bạn có được khi trực tiếp làm việc cùng nhau vào văn phòng kỹ thuật số của mình. Chúng tôi đang bắt đầu với Slack nhưng có kế hoạch mở rộng Pulse cho tất cả các văn phòng kỹ thuật số như Microsoft Teams và hơn thế nữa. Cuộc hành trình đến đây không phải là không có một vài sai lầm và một vài lần thay đổi hướng.

Khi chúng tôi bắt đầu, chúng tôi có một giả thuyết chính. Các đội phân tán đã bỏ lỡ những khoảnh khắc song song và tình cờ đặc biệt đó để kết nối. Khi COVID bắt đầu, chúng tôi nhận được ngày càng nhiều dữ liệu hỗ trợ giả thuyết này cùng với đầu vào củng cố từ nhiều cuộc phỏng vấn khách hàng. Chúng tôi xây dựng theo hướng này và thông qua một số zigs and zag, chúng tôi đã cập bến Pulse, hiện đang phát triển nhanh chóng giữa các tổ chức Slack.

Bạn có thể giới thiệu cho chúng tôi về ứng dụng Pulse không? Các tính năng chính của nó là gì?

Pulse tự động cập nhật trạng thái Slack của bạn trong thời gian thực dựa trên tùy chọn, giờ làm việc, mức độ tập trung, lịch và các ứng dụng bạn sử dụng.

Nó vượt ra ngoài dấu chấm màu xanh lá cây đơn giản để báo hiệu tình trạng sẵn có thực sự của bạn, giảm gián đoạn, tăng thời gian tập trung, điều phối các khoảnh khắc cộng tác hoặc theo cách bạn chọn để định cấu hình nó.

Pulse tự động hóa trạng thái của bạn theo cách bạn muốn. Thời gian tập trung được phát hiện tự động, “làm việc sau giờ làm việc”, “đi nghỉ”, “đang họp” và thời gian vắng mặt – đây chỉ là một vài trong số hàng nghìn trạng thái mà bạn có thể thiết lập để hiển thị trên tài khoản của mình .

Tôi muốn nói rằng đây là những lợi ích chính của giải pháp của chúng tôi và tất nhiên tất cả đều dựa trên cách bạn định cấu hình nó và cách bạn muốn thể hiện mình trong Slack:

• Đồng đội của bạn có thể hiểu rõ hơn khi bạn “đang gọi”, “đang họp”, “chia sẻ màn hình” hoặc các sự kiện đã lên lịch khác. Nó hoạt động bất kể giải pháp hội nghị bạn đang sử dụng và nếu đó là một sự kiện được chuẩn bị trước.

• Bạn có thể đặt kỳ vọng và ranh giới rõ ràng cho đồng đội về thời gian bạn làm việc ngoài giờ hành chính đã định, nếu ngày của bạn bận, khi nào bạn có thể có mặt tiếp theo và hơn thế nữa.

• Bạn có thể chia sẻ vị trí làm việc của mình một cách tự động, nếu bạn muốn: làm việc tại nhà (WFH), làm việc tại văn phòng hoặc thậm chí là quán cà phê yêu thích của bạn.

• Khi các thành viên trong cùng một cuộc họp, các biểu tượng cảm xúc được mã hóa bằng màu sắc sẽ được hiển thị. Điều này thực sự làm cho trải nghiệm Slack của bạn giống như một văn phòng ảo.

• AI tự động phát hiện và hiển thị khi bạn đang ở trong trạng thái tập trung làm việc – vì vậy, quy trình làm việc hàng ngày của bạn có ít phiền nhiễu hơn và có nhiều thời gian tập trung hơn. Điều này liên quan đến các quy tắc lịch mà bạn có thể tạo có nghĩa là Pulse có thể phân phối vào cả thời gian lấy nét theo lịch và không theo lịch.

• Có thể kết nối với hàng chục ứng dụng phổ biến để chia sẻ chế độ làm việc của bạn. Pulse tiếp quản để hiển thị tính khả dụng của bạn cho nhóm của bạn dựa trên cài đặt mong muốn của bạn cho từng ứng dụng.

• Tích hợp sâu hơn với Lịch Google, Google Drive, Jira, Trello, Office 365, Zoom, Google Meet, Salesforce, Figma, Notion, v.v., cho phép bạn chia sẻ tên tệp của các ứng dụng bạn đang làm việc hoặc gần đây đã làm việc để nâng cao nhận thức về nhóm và báo hiệu những khoảnh khắc hợp tác lý tưởng.

• Trạng thái tùy chỉnh xung và các tùy chọn trạng thái được đề xuất mang lại nhiều niềm vui hơn cho không gian làm việc.

Kể từ khi làm việc tại nhà trở thành hiện thực mới, những phương pháp thực hành nào là quan trọng đối với các nhóm để duy trì sự hợp tác trơn tru và an toàn?

Có nhiều mẹo từ việc sử dụng các công cụ ghi âm không đồng bộ để hiện diện nhiều hơn trong các cuộc gọi điện video, thậm chí cả thiết lập video không gian làm việc của bạn. Tôi tin rằng chìa khóa để giao tiếp từ xa suôn sẻ dựa trên quan trọng nhất là thiết lập một văn hóa làm việc tôn trọng ranh giới nơi làm việc và gia đình. Vì lý do này, nhân viên trực tuyến phải xác định rõ ràng giờ làm việc, múi giờ và sở thích giao tiếp hiển thị trên công cụ giao tiếp của nhóm hoặc thông qua tài liệu, thư mục được chia sẻ hoặc thậm chí được hiển thị trong trạng thái. Ngoài ra, những cải tiến thực sự đối với giao tiếp trong công việc xảy ra khi các nhóm có thể đạt được sự cân bằng phù hợp giữa tính sẵn sàng giao tiếp với nhóm và thời gian để thực hiện công việc thực sự, tập trung mà không bị gián đoạn. Vì lý do này, việc đặt kỳ vọng về khả năng sẵn sàng của nhau trong cả ngày là rất quan trọng. Nhiều người đưa điều này đi xa hơn và thậm chí tạo ra các khối thời gian trong lịch dành riêng cho thời gian tập trung và những thời điểm khác khi bạn sẵn sàng cho các cuộc thảo luận hoặc cuộc họp đồng bộ.

Về bảo mật, chúng tôi đã thấy một số phương pháp hay nhất được áp dụng với các nhóm phân tán, từ rõ ràng như thiết lập hai yếu tố đến ít rõ ràng hơn như sử dụng VPN.

Các sự kiện toàn cầu gần đây ảnh hưởng đến lĩnh vực công việc của bạn như thế nào? Có tính năng mới nào được thêm vào ứng dụng của bạn không?

Xung bị ảnh hưởng trực tiếp bởi COVID khi chúng tôi đang xây dựng cho các nhóm phân tán. Kể từ khi bắt đầu đại dịch, chúng tôi đã thấy mong muốn của nhân viên từ xa đã phát triển như thế nào. Trong khi thời kỳ đầu của đại dịch, nhiều người háo hức trở lại văn phòng, thì giờ đây, hầu hết đều muốn sự linh hoạt và sẽ ưu tiên điều đó hơn tiền lương và hơn thế nữa.

Mặc dù tất cả các tính năng của Pulse đều hướng tới việc cải thiện công việc từ xa và mang lại cho nhân viên nhiều tự do hơn, những phát triển này trực tiếp đưa vào kế hoạch sản phẩm của chúng tôi. Ví dụ: gần đây, chúng tôi đã giới thiệu tính năng “Địa điểm” cho phép người dùng chọn tham gia chia sẻ cho dù họ đang làm việc tại nhà, văn phòng hay vị trí đặt khác mà họ muốn chia sẻ. Điều này rất quan trọng bởi vì các nhóm áp dụng các lựa chọn công việc linh hoạt hoặc kết hợp, có thể là một thách thức để theo kịp việc biết ai vào hoặc ra khỏi văn phòng vào bất kỳ ngày nào. Chúng tôi cũng đã giới thiệu nhiều dịch vụ hơn xung quanh việc tạo điều kiện cho người dùng có khả năng tìm thấy “thời gian tập trung” nhiều hơn khi nhân viên từ xa ngày càng báo cáo rằng họ đang bị quá tải bởi các thông báo và gián đoạn trong suốt cả ngày của họ. Tính năng thời gian lấy nét này cũng bao gồm AI hoạt động để dự đoán xem người dùng có đang ở trong trạng thái làm việc sâu hay không và tự động cập nhật trạng thái của họ thành “tập trung”.

Bên cạnh các giải pháp cộng tác chất lượng, bạn nghĩ mọi công ty hiện đại nên thực hiện các biện pháp bảo mật nào khác?

Ngày càng có nhiều phần mềm được xây dựng trên AWS hoặc Google Cloud. Theo định nghĩa, điều này giải quyết khoảng 80% các loại vấn đề bảo mật mà bạn có thể gặp phải nếu bạn đang xây dựng trung tâm dữ liệu của riêng mình hoặc trung tâm khác. Trong phạm vi mà bạn có thể không sử dụng máy chủ và sử dụng các dịch vụ AWS hoặc Google Cloud có sẵn sẽ giúp ích nhiều hơn nữa. Không phụ thuộc vào điều này, hãy đảm bảo rằng bạn dành ít nhất một tuần để xem xét các nguyên tắc bảo mật cơ bản của SOC II để giúp cải thiện một số quy trình nội bộ của bạn là điều bắt buộc. Hầu hết chúng là những thứ đơn giản như xoay mật khẩu theo một nhịp cụ thể và có các thủ tục khi phát hiện vi phạm, v.v.

Theo ý kiến ​​của bạn, lĩnh vực công nghiệp nào nên chú trọng hơn đến việc đảm bảo các kênh cộng tác của họ?

Không có gì ngạc nhiên khi các ngành công nghiệp tập trung vào bảo mật nhất cũng thường chậm chạp nhất trong việc áp dụng công cụ mới vì các yêu cầu của họ. Chăm sóc sức khỏe, chính phủ và tài chính đều có ý thức bảo mật rất cao. Nhiều lĩnh vực trong số này vẫn chỉ sử dụng phần mềm được lưu trữ trên đám mây hạn chế và thích tự lưu trữ hoặc sử dụng các đám mây riêng và thường dựa vào phần mềm nguồn mở hơn mà họ có thể kiểm tra và kiểm soát.

Điều đó nói rằng, tôi nghĩ rằng tất cả các công ty, lớn và nhỏ, có thể được hưởng lợi từ bảo mật tốt hơn và đặc biệt là các phương pháp bảo mật. 20% cuối cùng luôn cồng kềnh nhưng có 80% mà nhiều công ty có thể áp dụng ngay bây giờ với nỗ lực hạn chế và mức tăng đáng kể. Rõ ràng, khi công ty của bạn mở rộng quy mô, bạn muốn hướng tới con số 100% đó.

Gần đây, duy trì sự sáng tạo là một cuộc đấu tranh nghiêm túc đối với một số tổ chức. Làm thế nào các công ty có thể thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới khi phần lớn nhân viên đang làm việc từ xa?

Đây là một trong những thử thách khó hơn dành cho các đội ở xa. Hợp tác đổi mới và sáng tạo thường xảy ra một cách tự phát khi làm việc song song với nhau. Một số công cụ đang làm cho việc cộng tác và gặp gỡ thân mật dễ dàng hơn so với các cuộc họp đã lên lịch. Ví dụ, đã có một số sản phẩm bảng trắng kỹ thuật số, mỗi sản phẩm có bộ tính năng độc đáo, được giới thiệu trong vài năm qua, nơi các ý tưởng và thảo luận có thể xảy ra mà không tập trung vào video trực tiếp. Các công cụ khác đang giúp các nhóm có nhiều cuộc thảo luận đặc biệt hơn ngoài các cuộc họp đã lên lịch. Slack đã giới thiệu “Trò chuyện nhóm”, cho phép các đồng đội tham gia vào các cuộc gọi nhanh với nhau. Có một xu hướng cho các ứng dụng cộng tác như Figma và Google Suite là hỗ trợ chế độ xem nhiều người chơi, nơi các chỉnh sửa và nhận xét được hiển thị cho tất cả người xem trong thời gian thực. Đây là điều mà chúng tôi nghĩ đến rất nhiều tại Pulse bằng cách cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ hơn khi họ sẵn sàng cộng tác đặc biệt hoặc khác. Các công cụ ghi âm không đồng bộ như Loom cũng đã giúp ích và chắc chắn đã làm cho nơi làm việc trở nên toàn diện hơn cho những người được phân phối trên toàn cầu. Nhưng quan trọng nhất, khi khả thi, việc tìm kiếm thời gian cho các cuộc họp nhóm trực tiếp (cho dù hàng tuần, hàng quý hay khác) là rất quan trọng.

Những đổi mới nào ở nơi làm việc mà bạn hy vọng sẽ trở thành phổ biến trong vài năm tới?

Chúng tôi thực sự cảm thấy mạnh mẽ rằng sự hiện diện là điều còn thiếu trong công việc từ xa. Không có sự hiện diện, bạn bỏ lỡ sự kết nối, bạn bỏ lỡ sự tình cờ, bạn bỏ lỡ những ý tưởng mới và sự đổi mới và bạn chỉ đơn giản là có ít quyền kiểm soát hơn trong ngày của mình.

Giải quyết sự hiện diện thực sự, thực sự khó khăn trong khi được phân phối nhưng có những công cụ ít nhất cố gắng làm cho nó công bằng hơn cho những người lao động được phân phối, một số trong số đó tôi đã đề cập trước đó. Ví dụ, phần cứng như camera hội nghị Owl Lab xem 360 ° có chế độ xem toàn cảnh 360 ° và loa để cho phép những người tham gia cuộc họp từ xa cảm thấy như thể họ đang ở trong phòng với đồng nghiệp tại chỗ thực sự thú vị. Ngay cả Cổng thông tin của Facebook cũng thú vị như một cách để những người làm việc từ xa có thể nhìn vào bên trong văn phòng nhưng quan trọng hơn là hy vọng kích thích các cuộc trò chuyện tự phát hơn giữa các đồng nghiệp tại chỗ và đồng đội được phân phối. Từ góc độ kỹ thuật số, khi các nhóm giao tiếp và cộng tác trong và ngoài nơi làm việc trực tuyến của họ, chúng tôi ích kỷ tin rằng trạng thái tự động thông qua các công cụ như Pulse có thể thay đổi cuộc chơi vì chúng cho phép sự hiện diện nhiều hơn đồng thời cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn.

Bạn có thể cho chúng tôi xem trước một số kế hoạch trong tương lai của bạn cho Pulse không?

Trong 12 tháng tới, chúng tôi sẽ mở rộng Trạng thái tự động xung ngoài Slack cho các trải nghiệm giao tiếp văn phòng và nơi làm việc kỹ thuật số khác như Microsoft Teams, Google Workspace và Zoom. Chúng tôi cũng đang mở Pulse thành một nền tảng có API cho các dịch vụ để xuất bản dữ liệu hiện diện lên Pulse và / hoặc đăng ký nhận dữ liệu hiện diện của người dùng hoặc nhóm để sau đó đưa vào ứng dụng của riêng họ. Cuối cùng, chúng tôi đang tiếp tục tích hợp nhiều nguồn dữ liệu hơn để nâng cao hiểu biết của chúng tôi về thời gian tập trung, cải thiện năng suất thông qua các tích hợp như Figma hoặc tạo sự đồng cảm hơn thông qua tích hợp với thể thao và các sở thích khác mà người dùng có thể chia sẻ thành trạng thái.

Thế giới bản tin | Vina Aspire News

Nguồn : https://cybernews.com/security/raj-singh-pulse-establishing-a-work-culture-that-respects-work-and-home-boundaries-is-the-key-to-smooth-remote-communications/

Vina Aspire là nhà cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT, An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.

Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:

Email: info@vina-aspire.com | Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668 | Website: www.vina-aspire.com

Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin

Để lại một câu trả lời

Địa chỉ email của bạn sẽ không được công bố.

may lam kem nguyen lieu lam kem - nguyen lieu lam yogurt bột lm kem may ao thun may ba lo theo yeu cau san xuat moc khoa gia re may o thun quảng co dịch vụ bốc xếp Sản xuất đồ bộ