Làm thế nào để viết ngắn gọn

Cho dù bạn đang ở lại văn phòng hay vẫn đang làm việc từ xa, chắc chắn bạn đã thấy mình trong hơn một cuộc họp trong năm nay mà có thể là nguồn cảm hứng cho một trong những meme “Tôi đã sống sót trong một cuộc họp khác mà lẽ ra phải là một email”. Nhưng có lẽ bạn cũng đã đọc nhiều hơn một email trong năm nay mà lẽ ra phải là… một email ngắn hơn.

Nếu bạn có điều gì đó phức tạp để nói, bạn nên luôn dành không gian cần thiết để nói. Nhưng khi văn xuôi của bạn dài dòng và lặp đi lặp lại một cách không cần thiết, bạn sẽ đánh thuế độc giả bằng cách yêu cầu họ tập trung chú ý vào việc tìm ra những gì bạn đang nói thay vì nghĩ về những gì bạn đang nói.

Trong những trường hợp đó, đã đến lúc phải chỉnh sửa.

Mặc dù nó có vẻ phản trực giác, nhưng viết một cái gì đó dài thường mất ít thời gian hơn là viết một cái gì đó ngắn hơn. Điển hình: Bản nháp đầu tiên của bài viết này dài hơn 500 từ so với phiên bản bạn đang đọc. Quay trở lại năm 1690, John Locke đã ghi lại thách thức này trong “Một bài luận về sự hiểu biết của con người”, trong đó ông lưu ý rằng “thú nhận sự thật, tôi bây giờ quá lười biếng hoặc quá bận rộn để làm cho nó ngắn hơn.”

Thật khó để dành đủ thời gian để viết một cách hiệu quả. Nhưng ngay cả khi bạn chỉ có vài phút để chỉnh sửa, bạn có thể thử ba chiến lược sau để giảm bớt phần văn xuôi của mình.

1. Xóa những từ không thêm bất cứ điều gì vào câu của bạn.

Nhiều tài liệu tại nơi làm việc bị đè nặng bởi những từ sau: nói chung, về cơ bản, thực sự, loại, thực sự, hầu như, hoàn toàn, về cơ bản, hoàn toàn, thực tế, nghĩa đen và chính nghĩa.

Chúng ta (theo nghĩa đen) đã quá quen (chỉ) viết những từ này, chúng ta có thể (thực sự) thấy rằng chữ viết của chúng ta nghe có vẻ (hoàn toàn) kỳ quặc nếu không có chúng. Nhưng (nói chung) một khi bạn có thói quen cắt những từ này, bạn (thực sự) sẽ không bỏ lỡ chúng.

Nếu một trong những từ này cần thiết cho ý nghĩa câu của bạn, hãy giữ nó! Nhưng nếu không, hãy để nó đi. Để quyết định từ đó nên ở lại hay đi, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Từ thêm vào câu của bạn là gì?
• Nếu bạn cắt nó thì câu của bạn có mất gì không?
• Nếu bạn giữ nó, bạn sẽ làm loãng thông điệp của bạn?

Hãy xem xét ví dụ này:

Vì đại dịch hoàn toàn làm căng thẳng các bệnh viện của chúng tôi, chúng tôi phải Thiết yếu xem xét lại vai trò của telehealth trong hệ thống y tế của chúng ta.

Để quyết định xem tôi có muốn giữ nguyên “hoàn toàn” và “về cơ bản” đó hay không, tôi có thể hỏi những từ đó đang thêm vào câu của mình. Đại dịch có “hoàn toàn” làm căng các bệnh viện của chúng ta không? Họ có thể căng thẳng hơn là chỉ… căng thẳng? Có sự khác biệt giữa “xem xét lại” và “xem xét lại về cơ bản” không?

Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi muốn gợi ý rằng chúng ta đã xem xét lại vai trò của sức khỏe từ xa, nhưng chúng ta đã không suy nghĩ lại mọi thứ? Về cơ bản có giúp làm cho điểm đó? Không hẳn vậy. Nói rằng chúng tôi phải xem xét lại không có nghĩa là chúng tôi phải xem xét lại mọi thứ, vì vậy về cơ bản không có ích gì.

Trong trường hợp này, tôi không thể đưa ra trường hợp “hoàn toàn” hoặc “về cơ bản”. Thay vì thêm vào câu nói của tôi, họ làm loãng thông điệp của tôi bằng cách làm cho nó ít trực tiếp hơn.

Vì vậy, bạn có nên giữ một trong những từ đó không? Hãy xem xét ví dụ này:

Khi muốn thay đổi nhà cung cấp, chúng tôi nói chung là thuê một công ty bên ngoài để kiểm tra các lựa chọn của chúng tôi.

Chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì với “nói chung” ở đó? Nếu chúng tôi cắt nó, chúng tôi có mất gì không? Nếu quan điểm của bạn là chúng tôi “nói chung” làm điều này, nhưng trong một số trường hợp thì không, thì bạn có thể muốn giữ nguyên “nói chung”. Nhưng một giải pháp tốt hơn có thể là viết lại câu để làm rõ ràng hơn điểm đó:

Khi chúng tôi muốn thay đổi nhà cung cấp, chúng tôi thuê một công ty bên ngoài để kiểm tra các lựa chọn của chúng tôi trừ khi một trong các đối tác của chúng tôi đã kiểm tra các nhà cung cấp.

Điểm mấu chốt: Giữ những từ bạn cần; cắt hoặc thay thế những từ bạn không cần thiết.

2. Cắt chồng chéo.

Bởi vì chúng tôi tìm ra những gì chúng tôi nghĩ bằng cách viết, chúng tôi thường lặp lại chính mình khi chúng tôi tiến gần hơn đến phiên bản tốt nhất của ý tưởng của chúng tôi.

Hãy xem xét ví dụ này từ bản nháp đầu tiên của tôi về bài viết này:

Khi chúng ta tìm ra những gì chúng ta nghĩ, chúng ta có xu hướng lặp lại chính mình. Đôi khi chúng ta nói lại những điều tương tự bởi vì chúng ta chưa tìm ra những gì chúng ta muốn nói.

Trong câu đầu tiên, tôi đưa ra quan điểm của mình. (Chúng tôi tự nhắc lại.) Trong câu thứ hai, tôi giải thích thêm về điểm đó bằng cách thêm vào mối liên hệ nhân quả. (Chúng tôi lặp lại chính mình tại vì chúng tôi chưa tìm ra những gì chúng tôi muốn nói.) Khi tôi sửa lại, tôi đã có thể đưa mối liên hệ nhân quả đó vào câu đầu tiên và cắt bớt sự lặp lại:

Bởi vì chúng tôi tìm ra những gì chúng tôi nghĩ bằng cách viết, chúng tôi thường lặp lại chính mình trong các bản nháp ban đầu.

Câu sửa đổi có độ dài gần một nửa (16 từ) như các câu trùng lặp ban đầu (29 từ).

Để tìm các câu trùng lặp trong tài liệu của bạn, hãy thử đánh dấu sự lặp lại khi bạn chỉnh sửa. Đây là một ví dụ:

Vấn đề nhân sự hiện tại của chúng tôi càng trở nên trầm trọng hơn do sự kết hợp giữa lương thấp và chi phí nhà ở ngày càng tăng. Do việc thuê hoặc mua nhà ở các thành phố mục tiêu ngày càng trở nên đắt đỏ của nhân viên, chúng tôi không thể thu hút nhân viên với mức lương hiện tại, dẫn đến khó khăn về nhân sự. (52 từ)

Trong câu đầu tiên, tác giả khẳng định: Chúng tôi không thể tìm được nhân viên vì chúng tôi không trả đủ tiền cho những người sống trong khu vực của chúng tôi.

Ở câu thứ hai, tác giả lặp lại khẳng định đó nhưng bổ sung thêm chi tiết mới. Chi phí nhà ở đã tăng lên đối với người thuê và người mua ở các thành phố mục tiêu của chúng tôi.

Nếu chúng ta kết hợp các ý tưởng từ cả hai câu, chúng ta sẽ kết thúc bằng câu này:

Vấn đề nhân sự hiện tại của chúng tôi càng trở nên trầm trọng hơn do sự kết hợp giữa mức lương thấp và chi phí nhà ở cho người thuê và người mua đang tăng cao tại các thành phố mục tiêu của chúng tôi. (27 từ)

Phiên bản mới này ngắn hơn nhiều.

3. Thay vì nói cho chúng tôi biết bạn sẽ làm gì trong một câu, hãy làm điều đó.

Hãy xem xét hai câu sau:

Bây giờ tôi sẽ cung cấp cho bạn ba bước chúng tôi nên thực hiện để cải thiện quy trình giới thiệu của mình. (15 từ)

Chúng tôi nên thực hiện ba bước để cải thiện quy trình giới thiệu của mình. (10 từ)

Khi chúng ta đọc câu đầu tiên, sự chú ý của chúng ta tập trung vào người viết, người sắp cung cấp cho chúng ta một điều gì đó, hơn là vào các đề xuất cho quá trình giới thiệu. Điều hợp lý là người viết bao gồm loại bình luận này khi họ soạn thảo một tài liệu. Chúng tôi đang suy nghĩ về những gì chúng tôi đang làm và vì vậy chúng tôi cho độc giả biết chúng tôi đang làm gì.

Nhưng độc giả của bạn không nhất thiết phải theo dõi hành trình bạn đã đi trong khi soạn thảo tài liệu. Họ chỉ cần biết bạn đã kết thúc ở đâu.

Đây là một ví dụ khác, dựa trên một trong những câu chúng ta đã xem ở trên:

Tôi muốn chỉ ra rằng các vấn đề về nhân sự hiện tại của chúng tôi đã trở nên trầm trọng hơn do sự kết hợp giữa mức lương thấp và chi phí nhà ở cho người thuê và người mua đang tăng cao tại các thành phố mục tiêu của chúng tôi.

Người đọc sẽ biết bạn đang chỉ ra những vấn đề về nhân sự vì bạn là tác giả của tài liệu đề cập đến những vấn đề về nhân sự đó. Bạn sẽ không mất thông tin quan trọng nếu bạn cắt những từ đầu tiên đó và bắt đầu với “Các vấn đề về nhân sự hiện tại của chúng tôi…”

Sẽ không phải là ngày tận thế nếu thỉnh thoảng bạn sử dụng một từ không cần thiết, thỉnh thoảng viết câu trùng lặp hoặc cho chúng tôi biết bạn đang làm gì trong một câu trước khi thực hiện. Nhưng những từ thừa cộng lại. Nếu bạn tạo thói quen sử dụng các chiến lược này, bài viết của bạn sẽ ngắn hơn và sắc nét hơn.