Để giúp mọi người không phải chần chừ, đừng đưa ra thời hạn cuối cùng

Maroš Servátka của Trường Kinh doanh Macquarie của Úc và ba nhà nghiên cứu cốt lõi — Stephen Knowles, Trudy Sullivan và Murat Genç, tất cả đều đến từ Đại học Otago của New Zealand — đã mời 3.276 người tham gia một cuộc khảo sát trực tuyến ngắn để đổi lấy 10 đô la đóng góp cho tổ chức từ thiện. Một số người tham gia được đưa ra thời hạn một tuần, một số được đưa ra thời hạn một tháng, và một số người không có thời hạn nào cả. Các thành viên của nhóm cuối cùng trả lại nhiều khảo sát hơn những người trong hai nhóm còn lại, và họ cũng trả lời nhanh hơn. Kết luận: Để giúp mọi người không trì hoãn, đừng đưa ra thời hạn cho họ.

Giáo sư Servátka, hãy bảo vệ nghiên cứu của bạn.

Servátka: Thời hạn thúc đẩy chúng ta làm những việc mà chúng ta có thể sẽ hoãn lại, nhưng mối quan hệ không phải lúc nào cũng rõ ràng. Ví dụ, mặc dù thời hạn dài về mặt lý thuyết cho chúng ta nhiều thời gian hơn để hoàn thành một nhiệm vụ, nhưng điều đó thường có nghĩa là chúng ta trì hoãn nó lặp đi lặp lại cho đến khi cuối cùng chúng ta quên hết nó. Thật vậy, chỉ có 5,5% những người được cho thời hạn kéo dài một tháng đã trả lại cuộc khảo sát của chúng tôi, so với 6,6% những người được cho chỉ một tuần. Nhưng những người không có thời hạn trả lời có tỷ lệ phản hồi cao nhất: 8,3%. Và họ có nhiều khả năng trả lại khảo sát trong vòng ba ngày hơn những người khác.

HBR: Tôi có thể thấy lý do tại sao những người có thời hạn chặt chẽ sẽ phản hồi tốt hơn những người có thời hạn một tháng. Nhưng tại sao lại thiếu của áp lực có được kết quả tốt nhất?

Thời hạn báo hiệu tầm quan trọng và tính cấp bách của một nhiệm vụ, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi mọi người thường giải thích thời hạn dài là sự cho phép để trì hoãn. Bạn có thể cho rằng việc thiếu thời hạn sẽ được xem xét theo cách tương tự. Nhưng trên thực tế, mọi người có xu hướng giải thích nó theo cách ngược lại, có nghĩa là “Hãy hoàn thành việc này càng sớm càng tốt!” Sự khẩn cấp và áp lực được ngụ ý. Điều quan trọng là chúng tôi đã không nói với mọi người rằng họ có thời gian không giới hạn để gửi khảo sát; chúng tôi chỉ đơn giản là không đề cập đến một ngày. Về mặt lý thuyết, cả hai đều giống nhau, nhưng trên thực tế, chúng thu được kết quả rất khác nhau.

Chắc chắn có những người không đúng với họ — những người sẽ nghĩ, Nếu họ không yêu cầu điều này vào một ngày nhất định, họ không quan tâm khi tôi đến với nó.

Một số người dường như đã giải thích việc thiếu thời hạn theo cách đó. Về mặt kỹ thuật, thử nghiệm của chúng tôi vẫn đang chạy, do chúng tôi đã không đặt ngày kết thúc cho những người không có thời hạn. Thỉnh thoảng, chúng tôi kiểm tra xem liệu có bất kỳ cuộc khảo sát bổ sung nào không. Và chúng tôi đã nhận được một vài câu trả lời thực sự muộn từ những người tham gia trong nhóm đó. Một người đã trả lại bản khảo sát vào ngày 52. ​​Một người khác đã trả lại vào ngày 145! Đây là những người rõ ràng là những người trì hoãn và vì họ không được đưa ra thời hạn, họ có thể tiếp tục trì hoãn và trì hoãn. Có lẽ muộn màng họ đã xem được thư mời của chúng tôi sau khi quên mất yêu cầu của chúng tôi — chúng tôi đã gửi những bức thư thực chứ không phải email đặc biệt để tạo ra những lời nhắc nhở tự nhiên. Nhưng đó là một phỏng đoán; chúng tôi đã không kiểm tra nó.

Tất cả những gì đã nói, những phản hồi rất muộn đó đại diện cho một thiểu số nhỏ. Gần một nửa số người trong nhóm không có thời hạn trả lại khảo sát đã làm như vậy ngay lập tức; rõ ràng là tỷ lệ phản hồi vượt trội của họ không phải do thu hồi muộn. Để so sánh, có rất ít phản hồi nhanh chóng từ những người được cho một tháng để gửi bản khảo sát, ủng hộ quan điểm cho rằng yếu tố chính ảnh hưởng đến thời gian phản hồi là cảm giác cấp bách — hoặc sự thiếu hụt.

Đặc điểm cá nhân có ảnh hưởng đến tốc độ hoặc khả năng phản hồi không?

Vì chúng tôi đã chọn những người tham gia một cách ngẫu nhiên từ danh sách cử tri ở New Zealand nên chúng tôi chỉ có dữ liệu về độ tuổi và giới tính. Việc kiểm soát những điều đó không ảnh hưởng đến kết quả, mặc dù có phần nào phụ nữ trả lời nhiều hơn nam giới và nhiều người ở độ tuổi từ 36 đến 65 hơn.

Suy nghĩ rộng hơn về các đặc điểm cá nhân, sự trì hoãn xuất phát từ những gì được gọi là thiên vị hiện tại, trong đó ở đây và bây giờ cảm thấy quan trọng hơn một cách tương xứng so với tương lai. Do đó, cái gọi là chi phí cơ hội để hoàn thành một nhiệm vụ — thời gian nó sẽ mất trong ngày của chúng ta — dường như nhỏ hơn khi chúng sắp hoàn thành, vì vậy nhiều người quyết định trì hoãn. Nhưng có rất nhiều sự khác biệt trong cách mọi người phản ứng với sự thiên vị hiện tại. Một số nhận ra cạm bẫy tiềm ẩn và bù đắp bằng cách thực hiện nhiệm vụ ngay lập tức hoặc bằng cách đặt lời nhắc. Những người khác — thường ngây thơ — cho rằng họ sẽ tự ghi nhớ. Sẽ rất thú vị khi khám phá xem liệu việc không có thời hạn có được giải thích khác nhau bởi hai loại đó hay không. Nhóm đầu tiên rất có thể sẽ cho rằng nó biểu thị sự cấp bách, nhưng trong nhóm thứ hai, nó có thể dẫn đến sự trì hoãn thậm chí còn lớn hơn.

Những người đã điền vào bản khảo sát của bạn đã được thưởng bằng một khoản đóng góp cho tổ chức từ thiện, chứ không phải cho bản thân họ. Tại sao lại có sự lựa chọn đó?

Nếu một nhiệm vụ mang lại lợi ích cho cá nhân chúng ta, chúng ta có thể tự mình đánh giá tầm quan trọng của nó; chúng tôi không phụ thuộc vào thời hạn áp đặt bên ngoài để thông báo tính cấp thiết của nó. Khi lợi ích chính thuộc về người khác, lý thuyết kinh tế tiêu chuẩn cho rằng chúng ta ít có khả năng ưu tiên nó hơn, và do đó, sự trì hoãn trở thành một yếu tố lớn hơn.

Mọi người nên sử dụng những phát hiện của bạn như thế nào?

Tôi hy vọng chiến thuật không có thời hạn sẽ có sức hút mạnh mẽ nhất khi nhiệm vụ chủ yếu mang lại lợi ích cho người khác và khi sự khẩn cấp được ngụ ý rõ ràng. Điều đó có thể bao gồm hoạt động tình nguyện giúp đỡ những người gặp khó khăn — chẳng hạn như trao tiền cho các tổ chức hỗ trợ người tị nạn từ Ukraine, hoặc hiến máu sau thảm họa thiên nhiên. Các tổ chức từ thiện thường không đặt ngày kết thúc khi kêu gọi quyên góp và thử nghiệm của chúng tôi cho thấy đó là chiến lược tối ưu. Khi thời lượng của chiến dịch không cần thiết phải giới hạn, như khi một nhà tài trợ cung cấp các khoản tài trợ phù hợp hết hạn sau một ngày nhất định, thì thời hạn tương đối ngắn sẽ phục vụ tốt nhất cho tổ chức từ thiện.

Các phát hiện cũng có ý nghĩa đối với bất kỳ ai thực hiện các cuộc khảo sát; tỷ lệ phản hồi phải cao hơn và nhanh hơn mà không có thời hạn đã nêu, như đối với chúng tôi. Việc bỏ qua thời hạn cũng có thể hữu ích trong bối cảnh cá nhân — ví dụ: khi yêu cầu vợ hoặc chồng hoàn thành một dự án tự làm quan trọng đối với bạn. Và trong bối cảnh tổ chức, cách tiếp cận này có thể mang lại kết quả tốt khi bạn đang yêu cầu đồng nghiệp ủng hộ, chẳng hạn như yêu cầu phản hồi về một đề xuất. Nếu bạn không nói khi nào bạn cần được giúp đỡ, đồng nghiệp của bạn có nhiều khả năng sẽ tham gia ngay vào việc đó.

Là một biên tập viên tạp chí, tôi liên tục đưa ra thời hạn cho mọi người. Tôi có nên dừng lại không?

Điều đó sẽ rất rủi ro! Kết quả của chúng tôi hoàn toàn không ngụ ý rằng bạn không bao giờ muốn đưa ra thời hạn cho mọi người. Nếu bạn không đặt thời hạn cho một việc phức tạp như chuẩn bị một bài báo, mọi người có thể không sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác. Tất cả phụ thuộc vào ngữ cảnh.