10 Cách tối ưu hóa 24 tiếng đồng hồ của bạn

Không một doanh nhân nào có thể điều khiển mặt trời hay thêm giờ vào một ngày của họ, nhưng những cách dưới đây sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất và làm việc hiệu quả hơn.

“Nếu bạn chờ đến phút cuối cùng thì tất cả sẽ hoàn thành trong phút cuối đó” (Cyril Northcote Parkinson).

Tất cả chúng ta đều đã trải nghiệm qua luật Parkinson. Chúng ta vất vả suốt cả tháng để hoàn thành một dự án và sau đó, tất cả được hoàn thành ngay tuần cuối một cách kỳ diệu. Hay nhà của bạn cực kỳ bừa bãi và lộn xộn cả tuần nay, nhưng chỉ vài giờ trước khi thông gia đến mọi thứ đã được sắp xếp ngăn nắp.

Luật này đưa ra một sự tác động lớn đối với hiệu quả: đặt ra một deadline ngắn hơn cho một công việc, đặt lịch họp sớm hơn bình thường. Tìm đúng điểm nhạy cảm trong lịch trình làm việc và biến bản thân công việc trở nên thúc bách hơn, đó là một công thức khá liều lĩnh.

 

Đối với các vận động viên, việc này được gọi là “trong khu vực”, khi mà họ có độ tập trung rất cao, loại bỏ hầu như tất cả các vật hay việc làm họ xao lãng. Tình trạng này còn là dòng chảy tập trung cần cho nhà văn, nhà soạn nhạc và các nhà doanh nghiệp.

Nghiên cứu của Mihaly Csikzentmihalyi về các dòng chảy này cho thấy nó có thể nâng cao hiệu quả làm việc của chúng ta thông qua việc tìm kiếm điểm cân bằng giữa kỹ năng và thách thức. Nếu công việc quá khó và vượt qua khả năng, chúng ta sẽ bị rơi vào trạng thái lo lắng và thất vọng nhưng nếu công việc không đủ thách thức, buồn chán là điều dễ hiểu.

Đừng làm căng bản thân, thư giãn rồi tập trung, bạn đang gần đến mức năng suất tối đa khi đang “trong khu vực”.

 

Có rất nhiều trường hợp đã chỉ ra tác dụng ngược của đa nhiệm. Một nghiên cứu cho thấy một người vừa đi vừa nói chuyện điện thoại dễ va vào người khác hơn và thậm chí không hề nhận thấy một chú hề đang đi chiếc xe đạp một bánh ở trên đường.

Đề nghị với một doanh nhân đừng làm nhiều việc cùng một lúc cũng giống như bảo một con voi tránh xa hồ nước. Tuy nhiên, sự thật thì đa nhiệm vụ là một thuật ngữ bị dùng sai, phải nói chính xác là hoán đổi nhiệm vụ: đổi đi đổi lại các nhiệm vụ và làm từng chút từng chút một. Vấn đề ở đây là chúng ta có quá nhiều nhiệm vụ cần phải thực hiện với sức lực và thời gian có hạn. Có một câu nói rất hay mà chúng ta cần biết của Alexander Graham Bell: “Tập trung toàn bộ vào một công việc hiện tại của bạn, cũng giống như ánh mặt trời phải được tụ lại mới có thể đốt cháy.”

 

Trong cuốn “Hoàn thành mọi việc” của David Allen, ông đã giải thích rằng những người có năng suất làm việc cao nhất lợi dụng những khoảng thời gian ngắn xuất hiện trong ngày. Chuẩn bị sẵn trong đầu những nhiệm vụ 2- phút như dọn dẹp file máy tính, kiểm tra email, chấp nhận một lời mời,… Hoàn thành những nhiệm vụ nhỏ để chuẩn bị tập trung cho những nhiệm vụ và công việc lớn hơn.

Một nguyên nhân chính của việc chậm trễ trì hoãn là do khi bạn nghĩ về các bước tiếp theo cần làm. Allen cho rằng làm thì tốn ít thời gian hơn là nghĩ về việc đó.

 

Các tế bào thần kinh kiểm soát đồng hồ sinh học mà đồng hồ sinh học ảnh hưởng đến các giấc ngủ, việc tiết các hooc môn, các mức độ năng lượng và cảm xúc. Nếu phá vỡ đồng hồ sinh học một cách thường xuyên, ví dụ như các phi công máy bay quốc tế, sẽ gây ra tình trạng mệt mỏi và kiệt sức.

Hiệu quả nằm trong việc đồng bộ hóa những công việc cụ thể với các điểm hoạt động cao của đồng hồ sinh học. Giáo sư Steve Kay nói rằng những công việc phân tích được làm tốt nhất sau khi thức dậy buổi sáng, khi nhiệt độ cơ thể tăng giúp tuần hoàn máu đến não tốt hơn.

Sự tỉnh táo sụt giảm sau khi ăn trưa do cần năng lượng cho tiêu hóa. Thời điểm này lại phù hợp cho tiểu thuyết hay những ý tưởng sáng tạo ( theo giáo sư Mareike Wieth).

Vận động làm tăng hiệu quả. Giáo sư Gerard Kennedy nhận thấy rằng các kỷ lục Olympic hầu như đều được phá vỡ vào thời điểm chiều muộn. Sức mạnh cơ bắp, dung tích phổi, sự kết hợp tai và mắt, sự linh hoạt các khớp cơ đều được đẩy mạnh nhất vào khoảng thời gian từ 4 đến 6 giờ chiều.

Hãy ghi nhớ ba thời điểm vàng : phân tích buổi sáng, sáng tạo sau trưa và vận động tầm chiều.

 

Chiến lược này được áp dụng phổ biến nhất trong ngành công nghiệp máy móc và phần mềm máy tính. Ngoài ra nó còn được sử dụng cho nhiều ngành nghề khác.

Kỹ thuật này có nghĩa là tháo tất cả ra và phân tích từng thành phần. Sự hiệu quả không chỉ liên quan đến việc nhận biết sự tương quan giữa các thành phần mà còn là khả năng làm việc trên mỗi khía cạnh bộ phận của nó. Tim Ferriss đã học cách nâng cao kỹ năng nhảy tango thông qua phân tích cấu trúc điệu nhảy và các bước của nữ và nam.

Các chuyên gia ngôn ngữ cũng làm điều tương tự, chia ngôn ngữ thành nhiều bộ phận và tập trung vào các đặc điểm ngữ pháp phổ biến nhất.

 

Giáo sư trường Stanford Kelly McGonigal nói rằng chìa khóa thành công là hiểu rõ ba sức mạnh ý chí: Tôi sẽ, Tôi sẽ không, và Tôi muốn.

• Sức mạnh ý chí “Tôi sẽ không” là chống lại mọi cám dỗ, ví dụ như nói không với các phương tiện truyền thông xã hội.

• Sức mạnh ý chí “Tôi sẽ” là sự lựa chọn các hoạt động – ví dụ như gửi một email công việc.

• Sức mạnh ý chí “Tôi muốn” là để nhớ về mục tiêu, về đích đến của bạn, như là mở rộng doanh nghiệp, tăng cao lợi nhuận.

Ý chí như cơ bắp vậy. Khi chúng ta thất bại thì đó là do chúng ta “sẽ không” quá nhiều trước khi bị chuột rút. Tuy nhiên, sử dụng tất cả ba khía cạnh của sức mạnh ý chí một cách khôn ngoan sẽ tăng gấp ba khả năng thành công. Chống lại, thay thế, ghi nhớ.

 

Sự kinh doanh hối hả gần như đã xóa sổ những giờ nghỉ ngơi. Nghiên cứu gần đây cho thấy chỉ có 20% nhân viên nghỉ trưa giữa giờ, mặc cho sự mong mỏi nghỉ ngơi của bộ não đã kiệt sức.

Vậy thì tỷ lệ hoàn hảo cho giờ làm việc/nghỉ ngơi là bao nhiêu? DeskTime App là một phần mềm được dùng để giám sát các máy tính làm việc của nhân viên. Kết quả cho thấy 10% nhân viên hoạt động hiệu quả nhất làm việc chăm chỉ trong 52 phút và sau đó nghỉ giải lao trong 17 phút. Và kết quả này được ủng hộ bởi các nhà khoa học, họ chỉ ra rằng não bộ chúng ta có thể tập trung cao nhất trong 90 phút và cần khoảng 20 phút để nghỉ ngơi. Có nghỉ ngơi, có hiệu quả.

 

Khó tin rằng chỉ thay đổi tư thế là có thể ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc. Giáo sư Amy Cuddy đã chỉ ra rằng các phản ứng thần kinh bị ảnh hưởng bởi tư thế. Một tư thế có sực mạnh làm tăng lượng hoocmon testosterone (tăng tự tin, năng lượng và sự quyết đoán) và giảm lượng cortisol (gây stress, bồn chồn và lo lắng).

Não bộ chúng ta được kết nối với nhau để phản ứng đối với một số hành động đơn giản. Dù chỉ là một nụ cười gượng ép cũng có thể sản sinh endorphins. Kéo mình ra khỏi lo lắng một cách tượng trưng cũng gần như kéo mình ra khỏi lo lắng thực sự.

 

Một cảnh báo hài hước từ Eric Ries: “Nếu chúng ta đang tạo sai một sản phẩm ‘một cách hiệu quả’ thì cũng chẳng khác gì ta phóng xe xuống dốc và bảo rằng chúng ta thật giỏi trong việc tiết kiệm nhiên liệu.”

Cũng tương tự như việc đo lường tỷ lệ rủi ro / lợi nhuận của Sharpe về tài chính, và các “sản phẩm khả thi tối thiểu” trong thế giới công nghệ, chiến lược được tính toán trong nỗ lực một cách linh hoạt, chứ không phải với quá trình và mục tiêu cố định.

Một ví dụ là cuộc khởi nghiệp của Nick Swinmurn với Zappos. Ông xác định rõ ý tưởng trước mà không ném tiền qua cửa sổ bằng cách đi đến một cửa hàng giày, chụp ảnh và tung lên mạng. Khi có người đặt hàng, ông mới đi mua chúng. Đó là sự kiên trì có tính linh hoạt.