3 loại cuộc họp – và cách thực hiện tốt cho mỗi cuộc họp

Các cuộc họp bị phá vỡ. Điều gì đó đã xảy ra khi công việc chuyển sang trực tuyến vào năm 2020 và việc mở văn phòng vẫn chưa giải quyết được vấn đề đó. Mọi tương tác với đồng nghiệp đều trở thành một cuộc gọi điện video và ngày của chúng tôi trở thành một trò chơi giao dịch Tetris: Tôi có thể tham gia cuộc họp này hay cuộc họp kia ở đâu? Giờ đây, với các chính sách chỉ đạo ngày nào trong tuần sẽ ở đâu, Tetris đã trở nên phức tạp hơn.

Trong công việc giúp các tổ chức phân tán và kết hợp phát triển, tôi thấy các nhân viên đi làm chỉ dành thời gian ở những văn phòng gần như trống trải hoặc thực hiện các cuộc gọi. Nó không giống như sự linh hoạt hơn là một ràng buộc mới, và nó không xây dựng các mối quan hệ mà chúng ta dự định. Đó là điều tồi tệ nhất của cả hai thế giới.

Có một cách tốt hơn. Thay vì tập trung vào thời gian và địa điểm chúng ta gặp nhau, chúng ta nên bắt đầu với lý do tại sao chúng ta đến với nhau và để điều đó quyết định công việc hậu cần. Khi tôi được yêu cầu giúp xây dựng lại các mối quan hệ và củng cố sự hợp tác phức tạp, tôi bắt đầu với lời khuyên cơ bản: Lịch làm việc mới không phải về văn phòng hay nhà riêng, mà là về ba loại tập hợp và các điều kiện phục vụ họ tốt nhất.

Ba loại tập hợp

Tại sao tôi gọi chúng là những cuộc tụ họp mà không phải là những cuộc gặp gỡ? Tên báo hiệu mục đích. Gặp gỡ có hàm ý mạnh mẽ, gợi ý mọi người xung quanh bàn hội nghị (hoặc bàn họp trực tuyến tương đương) và một chương trình làm việc chặt chẽ. Thu thập đưa ra nhiều mục đích và đưa ra ý tưởng rằng chúng ta phải tiến hành một cuộc tuần hành có dấu thời gian để kiểm tra mọi thứ ngoài danh sách.

Các cuộc tụ họp giao dịch chuyển công việc về phía trước; các cuộc họp mặt quan hệ tăng cường kết nối; và tụ họp thích nghi giúp chúng tôi giải quyết các chủ đề phức tạp hoặc nhạy cảm. Vì các cuộc tụ họp giao dịch dễ thực hiện trực tuyến hơn, các cuộc tụ họp quan hệ và thích ứng đã trở nên tương đối khan hiếm. Bây giờ là thời điểm tuyệt vời để giới thiệu lại và thiết kế lại những cuộc tụ họp này, vì tất cả đều có sai sót ngay cả trước đại dịch. Chúng ta hãy xem xét các điều kiện tốt nhất cho cả ba. Trong khi tôi tập trung vào môi trường phân tán và kết hợp, các bài học áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào.

1. Thu thập giao dịch

Các cuộc tụ họp giao dịch là để hoàn thành công việc. Ví dụ bao gồm dự phòng hàng ngày, cập nhật doanh số hàng tuần và các cuộc họp lập kế hoạch. Họ cần ba điều để thành công:

Tài liệu làm việc được chia sẻ

Các công cụ dựa trên đám mây như Google Docs, Miro và FigJam là những công cụ thay đổi cuộc chơi. Nếu nhóm của bạn chưa sử dụng chúng, thì bây giờ là lúc. Bởi vì nhiều người có thể chỉnh sửa đồng thời, mọi người đều nhìn thấy các bản cập nhật trong thời gian thực và chúng vượt trội hơn nhiều so với một bảng trắng mà chỉ một số ít người có thể nhìn thấy.

Màn hình chẵn lẻ

Các cuộc tụ họp giao dịch kết hợp – trong đó ít nhất hai người ở trong cùng một phòng và những người còn lại được phân phối – hưởng lợi từ tính ngang bằng của màn hình hoặc để mỗi người xuất hiện trong một ô riêng lẻ. Như bất kỳ ai đã tham dự cuộc họp hỗn hợp từ xa đều biết, thật khó để tương tác với một phòng họp ảo đầy những người mờ ảo.

Người dẫn chương trình đang theo dõi các tín hiệu tham gia

Trong khi việc điều chỉnh công nghệ còn lâu dài, các máy chủ có trách nhiệm bổ sung khi không phải tất cả mọi người đều ở cùng nhau: theo dõi các tín hiệu tham gia. Tay giơ lên ​​hoặc mic tắt tiếng là những tín hiệu để thu hút người tham gia. Tôi thấy việc bổ sung một vai trò bổ sung là một điều thuận lợi: một đầu mối tham gia để hỗ trợ chủ nhà trong việc đảm bảo sự tham gia tích cực, bình đẳng. Trong các sự kiện nhỏ hơn, người dẫn đầu tương tác và người dẫn chương trình đồng nghĩa với nhau. Trong những cuộc tụ họp lớn hơn, hãy cân nhắc việc chỉ định những người chủ riêng biệt.

2. Tập hợp quan hệ

Các cuộc họp mặt quan hệ nhằm tăng cường kết nối của chúng ta. Các ví dụ trong lịch sử bao gồm các hoạt động ngoại khóa, bữa trưa nhóm hoặc các chuyến đi chơi xây dựng nhóm. Họ cần ba điều để thành công:

Mục tiêu rõ ràng

Các cuộc tụ họp quan hệ bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi hội chứng “hãy chỉ để mọi người lại với nhau”: ý tưởng rằng chỉ cần ném mọi người lại với nhau là đủ. Mặc dù những loại sự kiện này có thể đáng yêu, nhưng chúng không phải là yếu tố xây dựng mối quan hệ. Thay vào đó, cho dù bạn đang triệu tập hai người hay toàn bộ tổ chức, các cuộc họp quan hệ nên được thiết kế có chủ đích, với mục tiêu rõ ràng. Thay vì “làm quen với mọi người”, hãy thử các mục tiêu như:

• Tìm hiểu về sự phát triển nghề nghiệp
• Hiểu động cơ thúc đẩy
• Suy ngẫm về những khoảnh khắc phát triển

Những mục tiêu này giúp mọi người có cơ hội để họ có thể hiểu nhau một cách tự nhiên hơn.

Các hoạt động có cấu trúc

Thay vì vô định hình tự do cho tất cả, cấu trúc thời gian có chủ ý. Chia phiên thành nhiều thời gian để phản ánh (một mình) và chia sẻ (trong nhóm nhỏ) thông qua các hoạt động như sau:

• Vẽ bản đồ sự nghiệp của bạn, đánh dấu các điểm quan trọng.
• Chia sẻ một phần lời khuyên liên quan đến công việc mà bạn thường xuyên quay trở lại.
• Kể một câu chuyện về sự kiên cường.

Các mối quan hệ bền chặt được xây dựng bằng cách nâng cao mức độ cởi mở, vì vậy những hoạt động này cho phép mọi người lựa chọn mức độ tiếp xúc thoải mái. Một nhóm lãnh đạo đã làm việc cùng nhau trong nhiều năm và điều hướng các vùng nước đầy đá có thể sẽ chia sẻ những câu chuyện sâu sắc hơn những người mới đến tại một sự kiện giới thiệu.

Nếu bạn có một tập hợp con trong nhóm của mình với nhau, hãy tạo một cách riêng biệt, không đồng bộ để những người không tham dự tương tác. Ví dụ: đối với hoạt động tư vấn, bạn có thể yêu cầu mọi người chia sẻ trước ví dụ của họ qua video.

Sự kết hợp của nhiều người từ các chức năng, cấp độ hoặc địa điểm

Còn lại với các thiết bị của riêng mình, chúng tôi đi đến nơi mà chúng tôi cảm thấy thoải mái: nói chuyện với đồng đội, đồng nghiệp của chúng tôi hoặc những người trong hoàn cảnh tương tự. Nhưng các tổ chức cần chúng ta có những mối quan hệ vượt ra ngoài những lỗ hổng này, mà những cuộc tụ họp quan hệ có thể hỗ trợ bằng cách cố tình trộn lẫn những người không tự nhiên hấp dẫn lẫn nhau.

3. Tập hợp Thích ứng

Các cuộc họp thích ứng giúp chúng tôi giải quyết các chủ đề phức tạp hoặc nhạy cảm mà quy trình phù hợp hoặc kết quả mong muốn không rõ ràng ngay từ đầu. Những cuộc tụ họp này đòi hỏi sự nhanh nhẹn và nhạy bén. Ví dụ bao gồm các phiên chiến lược, chạy nước rút đổi mới, trò chuyện nghề nghiệp hoặc điều hướng tác động tổ chức của một vấn đề xã hội. Để thành công, họ yêu cầu ba điều kiện:

Một môi trường dễ uốn, khác biệt

Khi tôi làm việc tại công ty thiết kế IDEO, nơi mà hầu hết mọi cuộc tụ họp của khách hàng đều thích ứng, chúng tôi thích các phòng tách biệt với không gian họp nhóm. Lý tưởng là không gian nơi đồ đạc có thể di chuyển được, mọi người có thể chế biến xung quanh và không có hệ thống phân cấp chính thức được ngụ ý (phòng hội đồng: ra ngoài!). Không gian ảnh hưởng đến cách mọi người tương tác, vì vậy, vị trí là manh mối đầu tiên cho những người tham gia rằng đây không phải là một cuộc trò chuyện diễn ra.

Nếu bạn đang trực tuyến, hãy thoát ra khỏi hộp video. Thiết kế các phiên động não với việc tắt video và tập trung vào bảng điều khiển kỹ thuật số. Và cố gắng tổ chức các cuộc trò chuyện tế nhị (trong đó ngôn ngữ cơ thể quan trọng) với những người ngồi trên ghế dài hơn là ở bàn làm việc, với camera lùi xa hơn để giảm cường độ và cho phép tín hiệu toàn thân.

Một cảm giác an toàn

Trong lịch sử, những cuộc trò chuyện khó khăn hoặc nhạy cảm xảy ra trực tiếp, vì vậy chúng ta có thể xem ngôn ngữ cơ thể và sử dụng môi trường xung quanh để tạo cảm giác an toàn. Nhưng chúng tôi đã học được qua đại dịch rằng điều này không phải lúc nào cũng cần thiết – hoặc mong muốn. Một ví dụ là các cuộc trò chuyện nghề nghiệp nhạy cảm. Mặc dù bản năng của bạn có thể là trực tiếp tổ chức các cuộc họp này, nhưng một số nhân viên đã nói với tôi rằng họ thích các cuộc thảo luận này trực tuyến hơn. Màn hình giúp họ kiềm chế cảm xúc, mang lại cảm giác kiểm soát tốt hơn. Cho phép nhân viên tự chủ về nơi mà chúng được tổ chức (một số có thể thích trực tuyến, những người khác thích đi dạo và nói chuyện).

Nhả van để giải tỏa căng thẳng

Thông thường, các vấn đề phức tạp có áp lực thời gian và van xả có thể giúp ích. Để điều hướng đến kết luận từ một nơi bình tĩnh, hãy tạo ra sự tách biệt giữa thảo luận các lựa chọn và đưa ra quyết định. Trong phòng, đó có thể là một giờ giải lao với tiếng cười nói chung về điều gì đó lạc đề. Trực tuyến, khuyến khích mọi người ra ngoài và không nghĩ về vấn đề này. Sự thay đổi về trọng tâm này không thể tiêu hao, mà là một thành phần quan trọng của một kết quả thành công.

Trong một tổ chức phân tán do tôi lãnh đạo, chúng tôi cần xây dựng một khuôn khổ hướng dẫn mới sau một sự cố bị tính phí. Để làm giảm căng thẳng, chúng tôi đã thay đổi nhịp và cấu trúc. Đầu tiên, chúng tôi tổ chức một bàn tròn kỹ thuật số nhỏ để phản ánh về sự việc (để cho phép cảm xúc tuôn trào khi đánh giá điểm đau). Tiếp theo, chúng tôi gặp gỡ trực tiếp với nhiều cá nhân khác nhau để hiểu nhu cầu đa dạng (sự thân thiết giúp mọi người cảm thấy thoải mái hơn khi bị tổn thương). Cuối cùng, chúng tôi đã tổ chức một phiên để tạo khung mới của mình (đến lúc đó, những cảm xúc từ hai giai đoạn đầu tiên có đủ không gian để tiêu tan).

Bạn nên làm gì nếu buổi tụ họp của bạn có tất cả (hoặc không có) những điều trên?

Mặc dù các trường hợp sử dụng này được hưởng lợi từ các điều kiện khác nhau, nhưng không có nghĩa là bạn không thể kết hợp chúng. Một ví dụ là một bên ngoài dự kiến ​​xây dựng các mối quan hệ, giải quyết các vấn đề chiến lược phức tạp và hoàn thành công việc. Đặt các điều kiện riêng biệt cho từng người: Trộn và kết hợp những người không tự nhiên hấp dẫn lẫn nhau, cho phép các cuộc thảo luận chiến lược có không gian thở và sử dụng không gian riêng biệt cho từng loại hoạt động.

Các sự kiện khác có thể không giống như giao dịch, quan hệ, hoặc các cuộc tụ họp thích nghi. Điều đó cũng không sao. Bởi vì con đường dẫn đến một buổi tụ họp hiệu quả luôn là hỏi: Tại sao chúng ta lại họp? Chúng tôi đang cố gắng hoàn thành điều gì? Và để mỗi nhu cầu có không gian và địa điểm riêng. Bạn có thể ngạc nhiên bởi nhịp điệu của thời điểm gặp mặt trực tiếp. Mặc dù nó sẽ thay đổi theo nhu cầu của nhóm, nhưng nó có nhiều khả năng diễn ra theo chu kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc dự án hơn là hàng tuần.

Và nếu bạn không thể thực hiện thay đổi trong toàn tổ chức, bạn vẫn có thể tác động đến các cuộc tụ họp của chính mình. Trong một chính sách quy định bạn nên ở đâu, chứ không phải tại sao, hãy định hướng lại cách bạn tiến hành các cuộc tụ họp bằng cách chuyển các ưu tiên của bạn từ hậu cần lịch sang nhu cầu của mọi người.