Điều gì tạo nên một khóa tu hành tuyệt vời

Sau hai năm gián đoạn, khóa điều hành hàng năm đang trở lại. Về lý thuyết, Giám đốc điều hành tập hợp các giám đốc điều hành của công ty ở ngoài công ty để tập trung vào chiến lược, và nhóm trở lại với mục tiêu rõ ràng và tinh thần thân thiết. Trong thực tế, các bài thuyết trình PowerPoint treo tường thường là thứ tự trong ngày. Thông tin lưu chuyển theo một hướng, tiếp theo là phần Hỏi & Đáp ngẫu hứng, micrô mở. Những người điều hành chiến đấu cho các vương quốc riêng lẻ của họ. Làm việc nhóm thường đáng chú ý bởi sự vắng mặt của nó. Kết quả cuối cùng là một danh sách các thông báo không rõ ràng, hiếm khi có thể hành động và hiếm khi được theo dõi. Nói tóm lại, các cuộc tĩnh tâm thường là một sự lãng phí thời gian tốn kém. Tác giả trình bày một cách tiếp cận sáng tạo hơn mà các CEO có thể thực hiện để tận dụng tối đa cơ hội hàng năm này với đội ngũ điều hành của họ.

Sự rút lui của giám đốc điều hành, một công ty chủ lực lâu đời, đang trở lại sau hơn hai năm tập hợp ảo. Định dạng truyền thống rất đơn giản: Giám đốc điều hành đưa các nhà lãnh đạo điều hành của công ty rời văn phòng trong một hoặc hai ngày để tranh luận và cân nhắc chiến lược. Nhóm trở lại với một ý tưởng rõ ràng về những gì họ đang làm và một cảm giác mới mẻ khi làm việc nhóm với các đồng nghiệp của họ.

Đó là lý thuyết. Trong thực tế, các bài thuyết trình PowerPoint treo tường thường là thứ tự trong ngày. Thông tin lưu chuyển theo một hướng, tiếp theo là phần Hỏi & Đáp ngẫu hứng, micrô mở. Những người điều hành chiến đấu cho các vương quốc riêng lẻ của họ. Làm việc nhóm thường đáng chú ý bởi sự vắng mặt của nó. Kết quả cuối cùng là một danh sách các thông báo không rõ ràng, hiếm khi có thể hành động và hiếm khi được theo dõi. Nói tóm lại, các cuộc tĩnh tâm thường là một sự lãng phí thời gian tốn kém.

Dựa trên thập kỷ kinh nghiệm của tôi trong việc thiết kế và tạo điều kiện cho việc rút lui chiến lược ở các công ty lớn và nhỏ trên khắp thế giới, có một cách tiếp cận sáng tạo hơn mà các CEO có thể thực hiện để tận dụng tối đa cơ hội hàng năm này cùng với đội ngũ điều hành của họ.

Một định dạng được mô phỏng lại

Một trong những khóa tu đầu tiên mà tôi tham gia là cho một công ty viễn thông 5.000 người mà chúng tôi sẽ gọi là TelCo. Giám đốc điều hành đã có một ý tưởng mới là thách thức nhóm 25 giám đốc điều hành bằng cách thay đổi định dạng truyền thống. Những bài thuyết trình dài vô tận. Giám đốc điều hành đã đổi tên cuộc họp thường niên nội bộ là “Ngày nhà đầu tư TelCo”.

Các giám đốc điều hành dự kiến ​​sẽ đưa ra các chiến lược và kế hoạch của họ trong ba năm tới như thể họ đang đứng trước một nhóm các nhà đầu tư thách thức. Để hỗ trợ bài tập đóng vai này, Giám đốc điều hành đã chuẩn bị một bộ câu hỏi bất thường cho khóa tu nội bộ hàng năm, chẳng hạn như:

• Bạn muốn trở thành cầu thủ nào sau ba năm nữa?
• Kế hoạch thực hiện của bạn để đạt được mục tiêu của mình là gì?
• Yếu tố khác biệt nào của bạn khiến bạn nghĩ rằng bạn sẽ có thể giành được thị trường?
• Chúng tôi là một tiện ích và chưa bao giờ xây dựng bất cứ thứ gì như thế này trước đây. Bạn đang làm gì để trở nên đáng tin cậy trong lĩnh vực kinh doanh này?
• Điều quan trọng là phải thông báo rằng chúng tôi nghiêm túc về tính bền vững. Câu chuyện ESG của bạn đáng tin cậy đến mức nào? Bạn dự định đưa nó vào cuộc sống như thế nào?
• Tóm lại, chiến lược kinh doanh bền vững của bạn trong 50 từ là gì?

Giám đốc điều hành đã không chia sẻ trước các câu hỏi với các giám đốc điều hành. Thay vào đó, hai tuần trước Ngày đầu tư TelCo, các giám đốc điều hành đã được thông báo rằng họ phải chuẩn bị một bài thuyết trình dài 10 phút về chiến lược ba năm của họ – và các slide PowerPoint đã ra mắt. Tôi đã gặp từng giám đốc điều hành hai lần, lần đầu tiên để họp giao ban cấp cao, lần thứ hai để diễn tập.

Tại khóa tu, bài tập đóng vai hóa ra đặc biệt hiệu quả. Nó thực sự thu hút khán giả. Lần đầu tiên trong trải nghiệm tư vấn của chúng tôi, một đồng nghiệp và tôi đã tham gia vào một cuộc họp kế hoạch chiến lược kéo dài hai ngày mà các giám đốc điều hành là người lãnh đạo, đóng góp tích cực vào cuộc thảo luận và không kiểm tra email của họ. Họ háo hức thử thách bản thân một cách xây dựng. Như một giám đốc điều hành đã nhận xét, “Các khóa tu theo truyền thống là lần duy nhất trong năm chúng tôi gặp nhau và gặp gỡ nhau. Đây là lần đầu tiên chúng tôi kết nối theo cách mang tính xây dựng hơn. Ngoài ra, tôi cảm thấy mình hiểu rõ hơn về các mục tiêu chiến lược và tham vọng của các đồng nghiệp của mình và cách chúng ta có thể hợp tác tốt hơn với nhau ”.

Định dạng này cung cấp cho các nhà điều hành cơ hội thay đổi quan điểm của họ và chấp nhận quan điểm của nhà đầu tư. Nó đặt họ vào vị trí của những người bên ngoài, những người không gắn bó tình cảm với công ty và các doanh nghiệp cá nhân của nó. Điều này cho phép luồng câu hỏi và thông tin tự do, tạo cơ sở cho một cuộc trao đổi phản hồi công bằng, cởi mở và mang tính xây dựng. Mỗi giám đốc điều hành đã phải đấu tranh khó khăn để thuyết phục CEO và các đồng nghiệp của họ – những người đóng vai trò nhà đầu tư – về đề xuất tạo ra giá trị và tính đúng đắn của chiến lược kinh doanh đề xuất của họ.

Ba bài học cho một khóa tu hành thành công

Khi chúng tôi trao đổi với Giám đốc điều hành sau khóa tu, chúng tôi đã xác định ba bài học để biến khóa tu có một không hai này thành một thói quen có thể lặp lại trong tương lai:

Biến khán giả thành người điều hành.

Các giám đốc điều hành không ở đó chỉ để tham dự một cuộc họp mà họ đã được mời – họ cần phải tích cực tham gia trong suốt khóa tu. Khi tạo chương trình sự kiện, đừng lập kế hoạch quá mức. Để tận dụng tối đa thời gian và giữ chân các giám đốc điều hành, hãy dành đủ thời gian để trao đổi ý tưởng thực sự và các cuộc trò chuyện chiến lược có ý nghĩa.

Khi khóa tu kết thúc, các nhóm điều hành thường bí mật về thời gian đi vắng của họ. Nhưng họ nên báo cáo lại cả phản hồi tích cực và tiêu cực cho nhóm của họ. Khuyến khích các giám đốc điều hành thường xuyên chia sẻ bản ghi nhớ dài một trang, không phải một bản thảo, với nhân viên. Ai là người tốt hơn để xây dựng dựa trên phản hồi hơn là các báo cáo trực tiếp của riêng bạn, ai là người giúp bạn thực hiện chiến lược của mình và quảng cáo chiêu hàng của nhà đầu tư thành hiện thực?

Giúp giám đốc điều hành chuẩn bị và diễn tập.

Bạn không thể ứng biến các cuộc thảo luận có ý nghĩa. Một khóa tu thành công không phải là một khóa học gây nhiễu. Cung cấp cho các giám đốc điều hành thời gian và sự hỗ trợ để chuẩn bị và thực hành cách cung cấp các quảng cáo chiêu hàng của nhà đầu tư một cách nhanh chóng, tại chỗ và chịu áp lực. Giúp họ đồng cảm với nhiều bên liên quan hơn bằng cách suy nghĩ bên ngoài danh sách các nghi phạm thông thường của họ. Đặt những câu hỏi bất ngờ về giá trị của nhân viên (mức độ tương tác, DEI, phúc lợi, v.v.) hoặc giá trị xã hội (quan hệ bên ngoài và quy định, tác động nhân quyền, lượng khí thải carbon, v.v.) trong chiến lược của họ. Quảng cáo chiêu hàng là cơ hội vô giá để rèn luyện khả năng kể chuyện của các giám đốc điều hành đồng thời thúc đẩy cách tiếp cận minh bạch và cởi mở hơn trong việc xây dựng chiến lược.

Khuyến khích các cuộc thảo luận chiến lược thẳng thắn.

Trong khi các công ty hiểu tầm quan trọng của việc khuyến khích văn hóa an toàn tâm lý, rất ít giám đốc điều hành muốn hoặc có khả năng khiến bản thân dễ bị tổn thương – đặc biệt là tại chiến lược hàng năm ngoại vi. Khóa tu này là một ví dụ điển hình về cách các giám đốc điều hành có thể thực hành phản hồi trung thực, mang tính xây dựng trong thời điểm này, đồng thời truyền đạt sự đồng cảm. Tại sự kiện này, hãy đảm bảo rằng tất cả những người tham gia trong phòng đều phải rõ một số quy tắc “hãy thẳng thắn một cách cẩn trọng”. Để bắt đầu xây dựng danh sách kiểm tra của bạn, đây là bốn quy tắc đã được chứng minh là đặc biệt hiệu quả để giải thích ý nghĩa của candor tại các khóa tu:

• Hãy bày tỏ sự bất đồng của bạn một cách lành mạnh. Nó không phải là về tốt đẹp; đó là về sự thẳng thắn và tôn trọng.
• Hãy cởi mở với những câu hỏi mang tính thách thức.
• Nó không phải về bạn. Đó là về việc có các cuộc trò chuyện theo định hướng học tập.
• Không sao cả khi không có tất cả các câu trả lời.

Điều quan trọng nhất rút ra là ngay cả những phương pháp truyền thống, có nguồn gốc sâu xa nhất trong các tổ chức lớn cũng có thể được đổi mới – đặc biệt là những phương pháp mà bạn có thể nghĩ rằng không thể thay đổi được vì đó là cách mọi thứ luôn được thực hiện. Đôi khi chiến lược tuyệt vời cần một chút sáng tạo.