Trợ lý giám đốc là gì?
Trợ lý giám đốc tiếng anh là Assistant Manager, họ làm việc trực tiếp với Giám đốc, lãnh đạo, người đứng đầu công ty, có thể coi họ chính là ‘cánh tay phải’, là trợ thủ đắc lực cho Giám đốc trong nhiều công việc, lĩnh vực. Công việc này đòi hỏi nhiều kỹ năng, kiến thức, khả năng phán đoán, thậm chí chẳng thua Giám đốc.
Trước đây, nghề Trợ lý chỉ được hiểu đơn thuần là ngồi bàn giấy, xử lý sổ sách, tạo lịch, sắp xếp việc, cuộc hẹn, cuộc họp cho giám đốc, nói chung khá nhẹ nhàng đơn giản. Thế nhưng, trong thời đại phát triển như ngày nay, công việc của Trợ lý cũng có nhiều thay đổi, đòi hỏi phải có những kỹ năng, trình độ phù hợp.
Tuy có nhiều vất vả nhưng công việc Trợ lý giám đốc cũng mang về nhiều lợi ích, kinh nghiệm, bài học quý giá và đặc biệt, đây chính là con đường ngắn nhất để thăng cấp lên các vị trí như Giám đốc, nhà quản lý. Vậy muốn trở thành Trợ lý giám đốc tài giỏi thì cần những yếu tố gì?
1. Ngoại hình
Tùy vào yêu cầu của mỗi Giám đốc nhưng mặt bằng chung của người làm trợ lý là diện mạo ưa nhìn, sáng sủa, gọn gàng. Điều này là cần thiết vì họ thay giám đốc xử lý nhiều vấn đề, gặp đối tác,… Bạn có thể thấy hầu hết các Trợ lý đều có ngoại hình khá trở lên, không nhất thiết phải xuất sắc, xinh đẹp như hoa hậu nhưng tiêu chí tuyển chọn chuyên nghiệp sẽ là chiều cao hơn 1m6, gương mặt sáng, thân hình cân đối, tác phong nhanh nhẹn, trang phục gọn gàng.
2. Khả năng thích nghi
Trợ lý phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, cái gì cũng phải biết để hỗ trợ tốt cho Giám đốc của mình, công việc của Trợ lý giám đốc là làm việc cạnh CEO, phải thường xuyên đối mặt với các vấn đề mà người lãnh đạo đó gặp phải. Bên cạnh đó, Trợ lý cũng tham gia vào hoạt động nội bộ liên quan đến các bộ phận khác, xử lý những tình huống phát sinh.
Với tính chất công việc như vậy thì Trợ lý phải có khả năng ứng biến linh hoạt, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi đó, nhằm đưa ra kế hoạch giải quyết kịp thời. Nếu không có kỹ năng quan trọng này thì một Trợ lý sẽ khó gắn bó lâu dài được với nghề, dễ bị ‘đè bẹp’ bởi hàng loạt áp lực, thách thức trong công việc và từ cấp trên của mình.
Vai trò một người hỗ trợ Giám đốc, Trợ lý trước hết phải rèn luyện tâm lý vững vàng, sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, nỗ lực học tập không ngừng, trau dồi kiến thức chuyên môn lẫn kỹ năng làm việc.
3. Khả năng tổ chức
Đây cũng là một đòi hỏi quan trọng đối với Trợ lý giám đốc, là tiêu chuẩn đánh giá Trợ lý có làm việc hiệu quả hay không. Tổ chức về mặt không gian, có nghĩa là sắp xếp văn phòng làm việc của CEO bố trí ngăn nắp, khoa học, tài liệu được để một cách gọn gàng, dễ tìm kiếm, có óc tư duy và đánh giá xem đâu là tài liệu cần phê duyệt sớm, cái gì cần thiết hơn,…. giúp Giám đốc làm tốt vai trò của mình.
Ngoài ra, Trợ lý còn phải biết phân chia thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần xử lý trước nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, tiến độ, chất lượng. Tổ chức thời gian ở đây còn là việc giúp Giám đốc lên lịch các công việc, cuộc hẹn để tránh thiếu sót và trùng lặp.
4. Chủ động dự đoán nhu cầu
Chủ động dự đoán ở đây chính là tinh tế và chu đáo, sở dĩ như vậy là vì Trợ lý giám đốc không chỉ giúp người lãnh đạo về công việc mà còn phải hiểu được những điều Giám đốc muốn, phong cách làm việc của sếp như thế nào. Khi hiểu được và đáp ứng được nhu cầu của Giám đốc thì sẽ khiến sếp hài lòng hơn. Từ việc nhỏ nhặt cũng sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt trong mắt cấp trên cũng như mọi người ở công ty.
Ví dụ: Sếp của bạn có cuộc họp muộn với phòng ban phải làm tăng ca thì bạn nên chủ động gọi chút đồ ăn hoặc thức uống về văn phòng để mời mọi người. Như vậy sẽ vừa cho thấy sự tinh tế, chu đáo của bạn vừa hỗ trợ mọi người đỡ mệt mỏi.
5. Khả năng làm việc độc lập
Giám đốc nào cũng mong muốn Trợ lý của mình chủ động và có thể làm việc độc lập, ý thức tự giác cao, có trách nhiệm. Nhiều khi, Trợ lý sẽ phải thay mặt giám đốc thực hiện một số công việc như giao dịch, đàm phán với đối tác nên đòi hỏi người này phải có khả năng tính toán, phân tích tốt.
Để xử lý hiệu quả các tình huống, phản ứng nhanh và không bị rối thì hãy để ý cách làm việc của sếp, học hỏi từ người lãnh đạo của mình. Điều này rất bổ ích để bạn có thể ‘chống đỡ’ được các vấn đề một mình.
6. Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng với bất cứ ai, là một Trợ lý thì lại càng cần thiết hơn nữa. Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với mọi người, đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, thay sếp truyền đạt được ý tưởng, kế hoạch cho người khác.
Kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở mức ăn nói dễ nghe, rõ ràng, lưu loát mà còn thể hiện qua khả năng lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt được tâm lý người khác, khả năng thuyết phục. Ở trong môi trường tiếp xúc với nhiều văn hóa, người nước ngoài thì Trợ lý lại cần có sự am hiểu riêng.
7. Hiểu biết về kinh doanh
Để hiểu biết chuyên sâu như giám đốc thì không dễ nhưng Trợ lý cũng phải có kiến thức tốt về lĩnh vực kinh doanh. Các vị trí Giám đốc đều phải giỏi chuyên ngành của mình lẫn mảng kinh doanh, do đó, Trợ lý cũng phải học hỏi, bổ sung kiến thức cho mình để có thể góp ý, tham mưu cho sếp. Ngoài kinh doanh thì, Trợ lý giám đốc cũng cần có lượng kiến thức sâu rộng trong ngành, đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển, khách hàng của công ty,…. Việc thiếu kiến thức sẽ dễ dẫn đến sai lầm nên Trợ lý cần hết sức lưu ý.
8. Kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuật
Thành thạo tin học văn phòng cùng nhiều phần mềm khác hỗ trợ công việc rất cần thiết để trở thành Trợ lý giỏi. Trợ lý giám đốc mà đánh máy chậm, không biết sử dụng máy in hay thiết bị văn phòng khác rất ảnh hưởng đến công việc của sếp. Do đó, người Trợ lý cần sử dụng thuần thục những yêu cầu cơ bản đó, đồng thời phải tiên phong trong việc dùng phần mềm công nghệ, hỗ trợ tối đa công việc, am hiểu để có thể hướng dẫn cho Giám đốc, đồng nghiệp.
9. Khả năng làm việc nhóm
Bất cứ vị trí nào cũng cần có khả năng làm việc nhóm, chỉ như vậy mới có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Trợ lý giám đốc càng phải là người chủ động trong việc tạo ra sự thân thiện, môi trường làm việc vui vẻ giữa mọi người trong nhóm, thực hiện tốt công tác truyền tải thông tin, ý kiến của sếp, trao đổi với đồng nghiệp.
Công việc Trợ lý giám đốc cũng gặp phải không ít khó khăn nhưng bên cạnh đó cũng đem lại nhiều điều thú vị, bài học kinh nghiệm vô giá, đây cũng là con đường trở thành giám đốc nhanh nhất.
———————–
Thế giới bản tin | Vina Aspire News
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
Nguồn: https://hrchannels.com/uptalent/9-yeu-to-can-thiet-de-tro-thanh-tro-ly-giam-doc-gioi.html?fbclid=IwAR0xzByLZgXHBpMA9-AzTiIDO029dgKtwV1_nqsYAxtcbf0tA2eJHigqQbw