Trong kinh doanh, chúng ta học cách bán lợi ích hơn là tính năng. Tương tự, việc đưa ra một chiến lược làm việc hợp lý sẽ giúp bạn tối đa năng suất lao động của mình.
Theo Sean Kelly, đồng sáng lập của Healthyvending, 5 chiến lược sau đây sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian để có thể có tận dụng khả năng tốt nhất của bản thân trong công việc cũng như cuộc sống:
1. Hội ý và nói lên ý định của bạn. Hội ý không chỉ là thói quen của một đội bóng. Một cuộc hội ý buổi sáng là cơ hội để nói lên ý định của bạn trong ngày, củng cố mối liên kết cho nhóm và giữ cho bản thân (và những người khác) chịu trách nhiệm về hoạt động hàng ngày.
Chỉ mất 3-6 phút cùng với đồng nghiệp, bộ phận hoặc lãnh đạo nhóm của bạn và đảm bảo tất cả mọi người cùng được liên kết cho ngày đó. Mỗi người trong cuộc hội ý cần nêu mục tiêu quan trọng của mình trong ngày và để cho người khác biết (nếu cần thiết). Trường hợp bạn không thuộc nhóm nào, hãy hội ý với sếp, người giám sát trực tiếp hoặc những người có trách nhiệm. Tham gia vào cuộc hội ý giúp tất cả mọi người tỉnh táo và làm việc năng suất hơn.
2. Trong danh sách công việc, hãy chọn công việc khó khăn nhất và quan trọng nhất làm trước. Chúng ta thường không muốn ưu tiên hàng đầu cho những nhiệm vụ khó khăn nhất, nhưng đó là lợi thế để thực hiện những gì “chính yếu” trong khi tinh thần chưa tuột dốc.
Khi suy nghĩ về nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, hãy tự hỏi bản thân có thể làm những gì để mang lại giá trị nhiều nhất cho công ty. Lên danh sách những công việc này vào đầu tuần và chỉnh sửa danh sách việc cần làm vào ngày mai từ tối hôm trước. Chỉ khi nào đã thực hiện xong những việc quan trọng nhất chúng ta mới nên bắt đầu nhiệm vụ đòi hỏi ít năng lượng hơn, ví dụ như việc kiểm tra email (nhưng đừng quên phải theo chiến lược đã định).
3. Có một chiến lược xác định email rõ ràng. Với cả tá email được gửi tới, chúng ta rất dễ bị lạc lối, chìm ngập trong mớ lộn xộn này. Dù muốn hay không, chúng ta đang sống trong một nền văn hóa bão hòa email và điện thoại thông minh, trả lời email là công việc bắt buộc. Mặc dù vậy, không phải tất cả các email đều yêu cầu trả lời ngay lập tức. Một chiến lược đọc email rõ ràng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc năng suất hơn.
Chỉ kiểm tra hộp thư trong khoảng thời gian bạn đã dành riêng trong lịch. Đầu tiên, nhìn lướt qua tiêu đề và người gửi để xác định các email khẩn cấp. Trả lời những email đó trước. Hãy nhớ rằng, bạn chỉ được phân bổ thời gian nhất định cho email và cần phải theo đúng kế hoạch.
Tiếp theo, bạn có hai phút hoặc ít hơn để xử lý những email này. Lập kế hoạch để giải quyết email yêu cầu nhiều hơn hai phút để phản hồi vào “thời gian dự trữ” trong ngày. Lên lịch trình các vấn đề ít khẩn cấp thay vì làm lộn xộn “thời gian dự trữ” – quỹ thời gian bạn dành để giải quyết vấn đề phát sinh đột ngột.
Không dành nhiều thời gian hơn quy định cho hộp thư đến. Nếu có trường hợp khẩn cấp, gọi điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Đừng dựa vào email để giải quyết vấn đề hoặc đối phó với các tình huống cảm tính.
4. Họp hành đúng chiến lược đề ra. Một cuộc họp không có danh sách và lịch trình công việc làm lãng phí thời gian. Yêu cầu đề xuất lịch trình công việc và mục tiêu của tất cả các cuộc họp bạn tham dự. Thúc đẩy một cuộc họp không đòi hỏi đưa ra quyết định khó khăn vào thời gian còn lại trong ngày vì thế bạn có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ quan trọng.
5. Thỉnh thoảng đi ăn một mình. Cuốn sách của Keith Ferrazzi “Không bao giờ ăn một mình” đã thành chuẩn mực cho các nhà lãnh đạo kinh doanh trong gần một thập kỷ. Nó tán thành ý kiến cho rằng các doanh nhân nên sử dụng bữa ăn trưa như thời gian để kết nối.
Đó là lời khuyên tốt, nhưng bạn không cần phải kết nối những chuyện cá nhân. Tuy nhiên, đôi khi việc quan trọng nhất để làm vào bữa trưa chỉ đơn giản là nạp năng lượng cho thời gian còn lại trong ngày. Quyền lựa chọn ở bạn, miễn là theo đúng kế hoạch.
Chất keo gắn kết các chiến lược này được chuyển tải tốt nhất bằng một từ: Kế hoạch. Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày. Hãy coi mỗi ngày như một món quà bằng cách lên kế hoạch và tận dụng thời gian của mình.
Nguồn: cafebiz, Phương Vy, Theo Infonet