Đừng để các Silos của tổ chức trở thành công việc hỗn hợp

Đừng để Silos của tổ chức trở thành công việc hỗn hợp

Bởi Liz Rickard, Hiệu trưởng cấp cao, Tập đoàn Daggerwing

Một giám đốc điều hành bộ phận của một tổ chức công nghệ toàn cầu nghĩ rằng những ngày tháng bận rộn của cô ấy đã kết thúc.

Trong thập kỷ trước, cô đã cùng với các thành viên khác trong nhóm quản lý phá bỏ các bức tường ngăn cách giữa các nhóm, chức năng và khu vực. Kỷ nguyên mới của chia sẻ và cộng tác đã tạo ra kết quả kinh doanh tốt hơn, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và nhân viên hài lòng hơn.

Vì vậy, khi vị giám đốc điều hành này nhận thấy các lỗ hổng tổ chức đang tăng lên sau khi công ty triển khai mô hình làm việc kết hợp linh hoạt để ứng phó với đại dịch, bà đã rất ngạc nhiên.

Hóa ra là trong khi việc cho phép nhân viên linh hoạt hơn về vị trí và cách thức họ làm việc có thể là chìa khóa để thu hút và giữ chân nhân tài, nó cũng có thể dẫn đến sự trở lại của các hầm chứa nội bộ phản tác dụng.

Sự trở lại của Silo

Đối với nhiều công ty, phần lớn nhân viên làm việc tại nhà trong thời kỳ đại dịch có nghĩa là các hầm chứa công việc được tạo ra bởi không gian vật lý và địa lý đã bốc hơi.

Nhưng trong các mô hình hybrid mới, với một số nhân viên vui vẻ trở lại văn phòng và những người khác thích ở nhà, những người trong văn phòng có thể nhanh chóng nhảy vào phòng họp và nghĩ ra giải pháp mà không cần nhớ đến các thành viên trong nhóm từ xa của họ. Người quản lý có thể trì hoãn ý kiến ​​của các nhân viên ngồi đối diện với họ trong phòng họp thay vì cố ý khuyến khích sự tham gia bình đẳng của tất cả mọi người cả trực tiếp và từ xa. Các cuộc trò chuyện và ra quyết định có thể tiếp tục khi một số nhân viên cùng nhau quay lại bàn làm việc sau cuộc họp video.

Những nhân viên thích sự linh hoạt khi làm việc tại nhà giờ đây có thể khó đóng góp và được lắng nghe hơn khi họ làm việc trong các nhóm kết hợp. Và những nhân viên thiết yếu có vai trò không cho phép lựa chọn làm việc từ bất cứ đâu nhưng ở văn phòng có thể cảm thấy bực bội và bị tách khỏi những người đang tận dụng lợi ích cân bằng công việc / cuộc sống khi ở nhà.

Các nhà lãnh đạo có thể làm gì để phá bỏ những silo lai này trước khi chúng xuất hiện? Ba hành động chính có thể giúp lực lượng lao động hỗn hợp của bạn duy trì sự cộng tác mà không có sự chia rẽ:

1. Đặt kỳ vọng cho sự hợp tác của nhân viên.

Bây giờ là lúc để nói rõ ràng: Nói chính xác cách bạn muốn các nhóm kết hợp làm việc cùng nhau. Điều đó có nghĩa là đảm bảo rằng các nhóm tại văn phòng luôn mời các thành viên trong nhóm tại nhà của họ tham gia các cuộc thảo luận đột xuất. Điều đó có nghĩa là tất cả mọi người đều có thể đóng góp như nhau — cho dù trong hội nghị truyền hình hay trong phòng. Và điều đó có nghĩa là các nhà lãnh đạo không thể chỉ trì hoãn những người trong phòng với họ — họ cần khuyến khích và cho phép mọi thành viên trong nhóm đưa ra ý kiến.

Người quản lý con người nên thiết lập và thống nhất về những hành vi này và truyền đạt chúng trong toàn tổ chức. Các nhà lãnh đạo cần đóng vai trò như những tấm gương, và quan trọng hơn, họ cần phải kêu gọi và sửa chữa những hành vi sai trái khi chúng xảy ra.

2. Tăng cường cơ bắp hòa nhập của bạn với việc xây dựng kỹ năng quản lý thiên vị.

Các cách quản lý cũ không còn dẫn đến sự cộng tác hiệu quả. Việc loại bỏ các silo lai tạo bắt đầu từ nhận thức và yêu cầu các nhà lãnh đạo tăng cường kỹ năng thương số cảm xúc (EQ) của họ. Để giải quyết các nhu cầu khác nhau và đạt được sự hòa nhập thực sự vào tương lai công việc linh hoạt mới của bạn, điều quan trọng là các nhà lãnh đạo và người quản lý con người phải hiểu được động lực mới của nhóm, phong cách làm việc và sở thích làm việc của mọi thành viên trong nhóm.

Các nhà lãnh đạo cần hiểu những thành kiến ​​của chính họ, ngay cả những thành kiến ​​trong tiềm thức. Và trong một mô hình làm việc kết hợp, có rất nhiều trong số chúng.

Một trong những thành kiến ​​phổ biến nhất là “hiệu ứng trong nhóm / ngoài nhóm”, có nghĩa là mọi người có xu hướng đồng nhất với những người mà họ có thể liên quan. Trong một môi trường làm việc kết hợp, điều này có thể có nghĩa là những người làm việc trong cùng một loại mô hình. Điều này có thể dẫn đến việc hình thành “theo nhóm” – nơi mọi người ưu tiên làm việc với những người mà họ xác định chặt chẽ nhất. Những người thấy mình thuộc “nhóm ngoài” có thể cảm thấy vỡ mộng và thậm chí cô đơn trong công việc.

Tương tự, “hiệu ứng không thể bị làm phiền” xuất hiện khi nhân viên làm việc tại nhà cảm thấy họ không thể đóng góp cho các cuộc họp đang diễn ra chủ yếu trực tiếp. Trong khi họ có thể có những điểm đáng giá để cộng thêm, họ cảm thấy bất lợi vì không có mặt trong phòng và có thể dễ dàng thấy mình bị bỏ qua. Cuối cùng, họ có thể từ bỏ việc cố gắng.

Khi các nhà lãnh đạo nhận thức được những yếu tố tùy tiện có thể ảnh hưởng đến nhận thức của họ, họ sẽ có nhiều khả năng nhận ra và loại bỏ những thành kiến ​​đó hơn.

3. Tích hợp các nền tảng cộng tác kỹ thuật số vào công việc hàng ngày.

Nếu công ty của bạn đã và đang đầu tư vào các công cụ cộng tác kỹ thuật số để tăng năng suất trong những ngày đen tối của đại dịch, thì bạn có thể đã có sức mạnh phá hủy silo kết hợp mạnh mẽ.

Nhưng trong khi nhiều công cụ cộng tác kỹ thuật số là công cụ cân bằng tuyệt vời, giúp tất cả nhân viên đóng góp như nhau trong một mô hình linh hoạt, không phải tất cả nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái khi sử dụng các công cụ này và chắc chắn không phát huy hết tiềm năng của họ. Tập trung vào việc nâng cao kỹ năng cho tất cả nhân viên — hiểu biết về kỹ thuật số bây giờ là điều bắt buộc.

Một số tổ chức thành công với việc áp dụng công cụ kỹ thuật số sử dụng mô hình thay đổi hành vi “EAST” (dễ dàng, hấp dẫn, xã hội và kịp thời), kết hợp các yếu tố của kinh tế học hành vi và tâm lý học để tác động đến sự thay đổi.

Phá bỏ các tầng lớp tổ chức cũ tốn nhiều thời gian và mệt mỏi, nhưng cuối cùng là điều đúng đắn cần làm, vì nó dẫn đến tiết kiệm chi phí, một nơi làm việc lành mạnh hơn, lợi thế cạnh tranh và nhiều khách hàng hơn nhận được những gì họ cần.

Giờ đây, khi các silo tổ chức mới hình thành do mô hình làm việc kết hợp, điều cần thiết là các nhà lãnh đạo phải hành động nhanh chóng để ngăn chặn chúng.

Bằng cách trình bày rõ ràng các hành vi mong muốn, nhận ra các thành kiến ​​và nhận thức có thể phát triển, tích hợp một bộ công cụ kỹ thuật số nhằm mục đích hợp tác đa mô hình và tập trung vào việc xây dựng lực lượng lao động hiểu biết về kỹ thuật số, các nhóm hỗn hợp sẽ gắn bó hơn và tạo ra kết quả kinh doanh tích cực, thực tế phục hồi và tăng trưởng.

Tìm hiểu cách Daggerwing Group có thể giúp tổ chức của bạn phá vỡ các silo mới trước khi chúng xuất hiện: www.daggerwinggroup.com