1. Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng làm việc chia sẻ (Shared Office) là một khái niệm cho phép các đơn vị sở hữu hay quản lý văn phòng có không gian dư thừa hoặc các máy móc, thiết bị không sử dụng nhiều có thể chia sẻ với các công ty khác và thu phí dịch vụ.
Sau này, mô hình ấy phát triển hơn và được biết với cái tên Văn phòng trọn gói (Full-serviced Office) là một hệ thống văn phòng hoàn hảo cung cấp cho doanh nghiệp thuê một diện tích văn phòng cùng với đầy đủ tiện ích như: phòng họp, sảnh tiếp khách, trà nước, lễ tân chuyên nghiệp hay đăng ký địa điểm kinh doanh,…
Lợi ích chính của việc chia sẻ văn phòng là sẽ cung cấp một môi trường năng động hơn cho các công ty tham gia dễ dàng tiếp cận thị trường mới hơn.
2. Thuê văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp nhận được gì?
Văn phòng chia sẻ đang phát triển rất mạnh mẽ và đem tới nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, là lựa chọn tối ưu thay thế cho văn phòng truyền thống. Cụ thể:
Thời gian linh hoạt
Một trong những điểm cộng cho loại hình dịch vụ này là thời gian thuê văn phòng linh hoạt phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng chia sẻ từ 6 tháng đến 1 năm với không gian làm việc thoải mái, diện tích thuê linh hoạt.
Tiết giảm chi phí
Bạn sẽ chỉ chi trả cho đúng diện tích đã thoả thuận trong hợp đồng, thế nhưng lại được sử dụng tất cả tiện ích trong không gian chung, các trang thiết bị có sẵn.
Vậy nên khi thuê văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm một khoản lớn chi phí ban đầu như thuê mặt bằng, lắp đặt nội thất, thuê nhân sự mà vẫn giúp tăng khả năng kết nối và giao lưu kinh doanh với một hình ảnh chuyên nghiệp, chỉn chu.
Vị trí đắc địa
Sở hữu vị trí Vàng tại các khu vực ngay trung tâm thành phố giờ đây dễ dàng hơn bao giờ hết. Văn phòng trọn gói có mặt ở hầu hết các quận ở TPHCM, Hà Nội và nằm trong những toà nhà hạng A, B đẳng cấp.
Lợi thế này giúp doanh nghiệp tìm kiếm đối tác tiềm năng một cách tối ưu, được định vị cao trong mắt khách hàng. Hơn thế, việc dễ dàng đi lại và có làm việc trong môi trường sang trọng cũng thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên hơn.
Kết nối cộng đồng
Bạn có thể tưởng tượng được việc 10 giám đốc ngồi cùng với nhau trong một không gian văn phòng thì sẽ thế nào không? Trong thời đại thống lĩnh của nền kinh tế chia sẻ thì điều này đã chẳng còn lạ lẫm.
Bạn sẽ không biết được rằng người ngồi cạnh mình ngày mai có thể là nhân viên mới, đồng nghiệp của mình, người truyền cảm hứng, đối tác chiến lược hay khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Hãy tận dụng cơ hội ngay khi có thể.
Đầy đủ tiện ích
Một trong những ưu việt của cho thuê văn phòng Share Office là cung cấp đầy đủ các tiện ích như cách bạn đang sở hữu một một văn phòng cao cấp, cụ thể như:
- Sở hữu một địa chỉ kinh doanh & đặt biển tên tại các tòa nhà ở quận trung tâm Hà Nội;
- Lễ tân đại diện doanh nghiệp chuyên nghiệp, thành thảo ngoại ngữ sẵn sàng đón tiếp đối tác;
- Phòng khách, sảnh chờ sang trọng, lịch lãm tạo ấn tượng khó phai về công ty;
- Phòng họp được trang bị đầy đủ nội thất hiện đại tiện nghi với: Máy chiếu, bảng viết , hệ thống đàm thoại hội nghị, đường dây internet tốc độ cao,…
- Miễn phí chi phí điện, nước, internet tốc độ cao;
- Sử dụng tất cả thiết bị văn phòng hiện đại: Máy fax, máy in, máy photocopy, điện thoại,…;
- Sở hữu đường dây điện thoại nội bộ và giao nhận thư tín;
- Dịch vụ an ninh 24/7 và dịch vụ vệ sinh hàng ngày;
- Thư ký văn phòng, nhân viên kỹ thuật, IT,…hỗ trợ tận tình, nhanh chóng;
- Hỗ trợ thủ tục đăng ký kinh doanh, marketing, kế toán thuế,…
3. Văn phòng chia sẻ dành cho ai?
Văn phòng chia sẻ là gì? Dành cho đối tượng nào.Có thể nói, cho thuê văn phòng chia sẻ thường dành cho các công ty khởi nghiệp, công ty nhỏ và vừa. Đó là bởi vì:
- Khi mới thành lập, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều những khó khăn về tài chính. Nếu thuê một văn phòng thông thường, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một mức phí lớn cho việc thuê mặt bằng, setup nội thất, sắm sửa tiện nghi, chưa kể đến phải thuê bảo vệ, lễ tân. Đây thực sự là gánh nặng với chủ doanh nghiệp.
- Sau thời gian 5-7 năm, các công ty khởi nghiệp lúc này sẽ lớn mạnh hơn, và yêu cầu cần thiết lúc này là cần tìm một nơi làm việc phù hợp khác.
Thế nên việc di chuyển khỏi văn phòng chia sẻ nhỏ sang văn phòng lớn sẽ không còn là gánh nặng vì bạn không cần mang đi, thanh lý nội thất hay lo lắng vấn đề sửa chữa, khấu hao tài sản.
Tuy nhiên, mô hình này lại không thực sự phù hợp với doanh nghiệp lớn, vì:
- Dịch vụ cho thuê văn phòng hiện nay hầu hết chỉ mang đến các size văn phòng cho từ 3-15 nhân sự. Nên chắc chắn nhân sự doanh nghiệp lớn sẽ cảm thấy không thoải mái khi ngồi trong không gian thế này.
- Các doanh nghiệp lớn cần những khu tách biệt như các phòng ban, phòng giám đốc mà cho thuê văn phòng chia sẻ thì chưa thể đáp ứng được điều này.
- Chia sẻ các tiện ích chung với các doanh nghiệp khác cũng là điều bất tiện đối với các doanh nghiệp lớn.
Vì vậy khi doanh nghiệp của bạn đã phát triển lớn mạnh thì việc đầu tư vào một văn phòng truyền thống riêng biệt là cực kỳ cần thiết.
4. Phân biệt văn phòng chia sẻ và Coworking Space
Sau khi tìm hiểu khái niệm Văn phòng chia sẻ là gì, bắt đầu tìm hiểu kỹ hơn để phân biệt mô hình này với Coworking Space nhé.
Có thể nói, văn phòng chia sẻ là một dịch vụ con nằm trong Coworking Space. Thế nhưng không phải Coworking nào cũng có văn phòng chia sẻ. Điểm giống nhau giữa 2 mô hình này đó là đều đáp ứng được những lợi ích chung:
- Làm việc trong các tòa nhà hiện đại, đầy đủ tiện nghi, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư setup trang thiết bị và hàng ngàn chi phí cơ hội khác so với văn phòng truyền thống.
- Linh hoạt khi thay đổi văn phòng, chỗ ngồi vì tất cả mọi nơi đều được trang bị đầy đủ tiện nghi.
- Dù có những điểm giống nhau cơ bản, tuy nhiên vẫn có những khác biệt nhất định trong hai loại hình cho thuê văn phòng dịch vụ trên. Điển hình là:
Đối tượng sử dụng
Tuy nhiên, cả 2 mô hình này đều không phù hợp với các doanh nghiệp lớn.
Lợi ích
Hạn chế
Mặc dù đem đến rất nhiều lợi ích, nhưng văn phòng chia sẻ lẫn Coworking space vẫn có những mặt hạn chế riêng. Tuy nhiên, hầu hết những khó khăn này đều có thể khắc phục nếu công ty sở hữu chú tâm vào nó và đưa ra những giải pháp phù hợp.
Giá cả
Cả văn phòng chia sẻ lẫn Coworking Space đều giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí so với thuê một văn phòng truyền thống.
Tuy nhiên, khi sử dụng Coworking Space bạn sẽ phải chia sẻ không gian của mình với các doanh nghiệp khác vì thế mất đi sự riêng tư nên giá cũng sẽ thấp hơn.
Đổi lại, để có thêm nhiều tiện ích không giới hạn và một văn phòng đẳng cấp nâng cao hình ảnh trong mắt khách hàng thì doanh nghiệp sẽ phải trả phí cao hơn.
Tuy nhiên, với doanh nghiệp có quy mô từ 5-15 người thì khoản chi phí này sẽ không còn chênh lệch mà đôi khi thuê văn phòng chia sẻ còn rẻ hơn nhiều.
5. Tiềm năng phát triển và cạnh tranh của văn phòng chia sẻ
Với rất nhiều lợi ích kể trên, ra nhập thị trường từ năm từ cách đây hơn 10 năm, đến nay cả nước 17 đơn vị vận hành tại 22 địa điểm, không chỉ giới hạn ở TP.HCM và Hà Nội mà còn ở khắp các khu vực như Đà Nẵng, Hải Phòng, Vũng Tàu… với tốc độ tăng trưởng trung bình hơn 50% mỗi năm.
Theo bà Hoàng Diệu Trang, quản lý cấp cao Bộ phận Tư vấn của Savills Hà Nội cho biết: “Sáng tạo & linh hoạt là 2 giá trị đang được đánh giá cao và theo đuổi. Một cách tự nhiên, coworking và văn phòng chia sẻ đã phát triển và đáp ứng nhu cầu mới đó”.
Câu hỏi đặt ra là mô hình chia sẻ có tiềm năng không? Với tốc độ tăng chóng mặt gây nên không ít hoài nghi, nhưng rõ ràng, xu hướng này đã và đang chứng tỏ ưu thế vượt trội và đáp ứng tốt nhu cầu của một bộ phân doanh nghiệp trên thị trường, cụ thể là start-up và SMEs.
Cũng theo bà Trang, mô hình xuất hiện trên thị trường của các nước phát triển đã khá lâu nhưng vẫn chứng kiến sự bùng nổ, dần được tích hợp vào các loại hình bất động sản khác như Officetel (khách sạn kết hợp văn phòng).
Tuy nhiên chính sự lớn mạnh nhanh chóng của văn phòng chia sẻ cũng sẽ kéo theo hàng loạt thách thức.
Mô hình này chỉ là một trong rất nhiều những loại hình văn phòng hiện nay như: Văn phòng truyền thống, Khách sạn văn phòng Offitel. Đồng thời, văn phòng chia sẻ cũng phải cạnh tranh với chính Coworking Space về tính linh hoạt và năng động của nó.
Vậy nên, văn phòng trọn gói chắc chắn sẽ tiếp tục phát triển tuân theo các chu kỳ kinh tế của Việt Nam đồng thời biến đổi để phù hợp sự thay đổi trọng cách làm việc của thế hệ mới.
Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ câu trả lời cho “Văn phòng chia sẻ là gì?” và thêm nhiều thông tin thú vị hơn về nó.
Đồng thời, để có thể lựa chọn giữa 2 mô hình văn phòng chia sẻ hay Coworking Space, bạn cần xác định được nhu cầu quy mô cũng như mục tiêu phát triển kinh doanh của công ty.
Thế giới bản tin | Vina Aspire News