Làm thế nào để hỏi nhân viên có hạnh phúc khi làm việc hay không

Mọi người bỏ việc mọi lúc – vì được trả lương cao hơn hoặc có cơ hội thú vị hơn, để thoát khỏi một nền văn hóa độc hại, hoặc vì họ đã rơi vào bế tắc trong công việc hiện tại. Một số cảm thấy vì họ cảm thấy không được người quản lý hoặc tổ chức của họ coi trọng hoặc vì người quản lý của họ không dành đủ thời gian để hiểu mức độ hài lòng trong công việc của họ. Và tất cả điều này đều phải trả giá. Chi phí thay thế một nhân viên có thể dao động từ một nửa đến hai lần tiền lương hàng năm của nhân viên. Nhưng điều này không chỉ là về việc mất tiền. Đó là việc đánh mất những người giỏi của bạn, làm suy giảm tinh thần của đội, và thậm chí có thể mất mối quan hệ với khách hàng cùng với nhân viên. Mặc dù bạn không thể khiến tất cả mọi người ở lại, nhưng bạn có thể cải thiện tỷ lệ tiêu hao của mình bằng cách đầu tư thời gian ngay bây giờ để giữ các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách thực sự hiểu mọi vấn đề cơ bản. Tác giả đưa ra các khuyến nghị về cách có những “cuộc trò chuyện ở lại” hiệu quả với nhân viên của bạn.

Một sai lầm mà các nhà lãnh đạo thường mắc phải là cho rằng vì một thành viên trong nhóm không phàn nàn nên họ rất vui trong công việc.

Lấy khách hàng của tôi là Rana (không phải tên thật của cô ấy), một thành viên của nhóm cấp cao tại một tổ chức quốc tế lớn. Bằng mọi cách, cô ấy rất hăng say trong công việc của mình. Cô ấy đề xuất những ý tưởng mới trong các cuộc họp, hoàn thành dự án đúng hạn và trả lời tin nhắn 24 giờ một ngày như cô ấy đã làm trong vài năm qua. Nhưng, cô ấy cũng đang xin việc khác. Giống như nhiều người, đại dịch đã khiến cô phải đánh giá lại những ưu tiên của mình. Trong hai năm làm việc từ xa, người sếp tốt bụng nhưng bận rộn của cô đã không dành thời gian để kiểm tra bất cứ điều gì khác ngoài công việc, không nói về sự phát triển sự nghiệp của cô và bỏ qua các yêu cầu hỗ trợ. Kết quả là, sự thất vọng tích tụ và cô ấy rời đi, cùng với đó là kiến ​​thức về thể chế, mối quan hệ khách hàng và đóng góp cho văn hóa của nhóm.

Sự ra đi của Rana có thể tránh được không? Có lẽ. Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Gallup, 52% nhân viên tự nguyện nghỉ việc nói rằng người quản lý hoặc tổ chức của họ có thể đã làm gì đó để ngăn họ rời bỏ công việc của mình. Trong khi bạn không thể khiến tất cả mọi người ở lại, bạn có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân của bạn nếu bạn dành thời gian để kiểm tra với những người của bạn.

Hầu hết mọi người đều quen thuộc với khái niệm phỏng vấn xin nghỉ việc, trong đó một người nào đó trong bộ phận nhân sự phỏng vấn một nhân viên đã thông báo cho họ để hiểu lý do họ rời đi. “Cuộc trò chuyện ở lại” là khi một nhà lãnh đạo kiểm tra để đảm bảo rằng một nhân viên đang có kinh nghiệm làm việc khiến họ muốn ở lại. Tôi khuyên bạn nên tổ chức các cuộc trò chuyện này hàng quý và cũng thiết lập chúng xung quanh các mốc quan trọng (như ngày kỷ niệm công việc). Nghiên cứu cho thấy tầm quan trọng của việc ghi nhớ những “yếu tố kích hoạt rủi ro nghề nghiệp” này. Rủi ro lớn nhất xảy ra khi một nhân viên trải qua sự thay đổi về người quản lý hoặc trách nhiệm, với hoạt động tìm việc tăng 17%.

Dưới đây là cách chuẩn bị cho những cuộc trò chuyện này và những gì thực sự cần nói khi bạn gặp nhân viên của mình.

Đặt bối cảnh

Hãy cho nhân viên của bạn biết đây là không phải một cuộc trò chuyện về hiệu suất hoặc một cuộc họp để nói về các dự án, nhưng thay vào đó là một cuộc kiểm tra để hiểu cách họ đang làm và cách bạn có thể hỗ trợ họ tốt nhất. Bạn có thể nói:

Tôi muốn cho bạn biết rằng tôi thực sự đánh giá cao việc có bạn trong nhóm của chúng tôi. Khi chúng ta bắt đầu năm mới / quý / vv. Tôi muốn dành một chút thời gian để kiểm tra và đảm bảo rằng bạn đang có một trải nghiệm tốt trong công việc. Không có chương trình làm việc cụ thể, nhưng tôi muốn bạn suy nghĩ về những điều sau đây trước khi chúng ta gặp nhau (cđặt 3-4 câu hỏi từ danh sách bên dưới):

• Bạn cảm thấy thế nào về công việc nói chung?
• Bạn thích phần nào nhất trong công việc của mình?
• Bạn yêu thích khía cạnh nào nhất trong công việc của mình?
• Bạn cảm thấy thế nào về việc có thể cân bằng giữa công việc và gia đình?
• Thách thức lớn nhất trong năm / quý này là gì và tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn tốt hơn không?
• Tôi có thể làm gì khác biệt để hỗ trợ bạn và nhóm?
• Có điều gì bạn muốn phản hồi từ tôi không?
• Bạn có cảm thấy mình đang học hỏi và trưởng thành ở đây không? Nếu không, tôi có thể làm gì để cải thiện trải nghiệm của bạn không?

Chuyển đổi tinh thần sang cuộc trò chuyện

Khả năng lắng nghe và kết nối của chúng ta phần lớn bị ảnh hưởng bởi khung tâm trí của chúng ta khi chúng ta tham gia vào một cuộc trò chuyện. Nếu bạn đang cố gắng hoàn thành một dự án, hoặc gấp rút từ một cuộc họp khác, bạn sẽ khó có mặt và đồng cảm với thành viên trong nhóm của mình. Khi bạn lên lịch cho cuộc trò chuyện của mình, hãy đảm bảo rằng bạn có một khoảng đệm trước khi gặp mặt. Khi tư vấn cho các nhà lãnh đạo, tôi khuyên họ nên dành vài phút để suy nghĩ về những câu hỏi dưới đây để giúp họ trình bày với người mà họ đang gặp gỡ và lý do tại sao.

• Người mà tôi đang nói chuyện cùng là ai và họ cần những gì để thực hiện công việc của mình mỗi ngày?

• Điều gì sẽ ảnh hưởng đến tôi và nhóm của chúng tôi nếu người này rời đi vào ngày mai?

Bắt đầu cuộc họp đúng

Cho dù bạn đang gặp trực tiếp hay qua điện thoại hay video, hãy loại bỏ mọi phiền nhiễu. Tắt thông báo, cất máy tính và điện thoại, đóng email và mọi chức năng trò chuyện. Dù cố ý hay vô ý, không có gì kết thúc quá trình chia sẻ nhanh hơn việc ai đó nhìn đi chỗ khác hoặc phản hồi điều gì đó khác khi họ đang chia sẻ.

Sau đó, trình bày bối cảnh cuộc họp của bạn ngay từ đầu. Nhắc người đó rằng bạn đang ở đây để lắng nghe, hiểu trải nghiệm của họ và xem bạn có thể làm gì để cải thiện điều đó không. Bắt đầu bằng cách hỏi họ một trong những câu hỏi bạn đã liệt kê trong email của mình. Tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng một câu hỏi tổng quát hơn để cuộc trò chuyện trôi chảy và sau đó đi sâu hơn.

Thăm dò, sau đó thật sự nghe

Khi huấn luyện các nhà lãnh đạo để có những cuộc trò chuyện ở lại, họ thường bày tỏ sự lo lắng “Điều gì sẽ xảy ra nếu thành viên trong nhóm của tôi đưa ra một vấn đề mà tôi không thể giải quyết hoặc yêu cầu tăng lương hoặc thăng chức mà tôi không thể cho họ?” Câu trả lời của tôi luôn là, “Không phải hiểu chuyện gì đang xảy ra sẽ tốt hơn là phớt lờ nó?” Và, trong hầu hết các trường hợp, hành động thực sự lắng nghe những mối quan tâm của một người thường giải quyết được họ hoặc ở mức tối thiểu, giúp bạn xác định một con đường phía trước cùng nhau.

Theo kinh nghiệm của tôi, các nhà lãnh đạo lo lắng sẽ bước vào cuộc trò chuyện với mong đợi điều tồi tệ nhất, khi mọi thứ thực sự đang diễn ra tốt đẹp.

Khi thành viên trong nhóm của bạn chia sẻ kinh nghiệm của họ, hãy (thực sự) lắng nghe. Sau đó thăm dò bằng cách ăn mừng và suy ngẫm về những gì đang hoạt động.

“Tôi thực sự thích làm việc ở nhà, tôi cảm thấy như một đội chúng tôi làm việc hiệu quả hơn nhiều”.

• Ăn mừng: “Thật tuyệt khi được nghe, tôi cũng cảm thấy như vậy.”
• Suy ngẫm: “Bạn thấy điều gì đã và đang tạo ra sự khác biệt?”

“Tôi thực sự rất thích làm việc khi ra mắt ứng dụng mới!”

• Mừng: “Tôi rất vui khi nghe điều đó. Tôi yêu niềm đam mê mà bạn đã đặt vào nó ”.
• Suy ngẫm: “Bạn thích điều gì nhất khi làm việc trên nó?”

Tìm kiếm các cam kết ẩn

Nếu người đó bắt đầu chia sẻ sự thất vọng hoặc những gì xảy ra như phàn nàn về công việc của họ, làm việc từ xa, thiếu người trông trẻ, v.v., hãy nhớ rằng đằng sau mỗi lời phàn nàn là một cam kết. Tránh cám dỗ để thử và đề xuất các giải pháp, thay vào đó, lắng nghe cam kết của họ, điều chỉnh nó và hỏi về những gì bạn có thể làm để giải quyết nó cùng nhau.

“Tôi cảm thấy như mình tham gia các cuộc họp không ngừng mỗi ngày và tôi thức đến nửa đêm mỗi đêm để hoàn thành công việc thực tế của mình”.

• Reframe: “Tôi nhận thấy rằng bạn đang cam kết hoàn thành công việc tuyệt vời và thật khó chịu khi bạn không cảm thấy mình có thời gian trong ngày để hoàn thành công việc đó”.
• Suy ngẫm: “Bạn cảm thấy chúng tôi có thể làm gì để tạo ra sự khác biệt cho bạn?”

“Tôi cảm thấy như mình đang làm một việc giống nhau mỗi ngày và tôi không đi đến đâu trong sự nghiệp của mình.”

• Reframe: “Tôi hiểu rằng bạn thực sự cam kết phát triển và ngay bây giờ, bạn cảm thấy như điều đó không hề xảy ra.”
• Suy ngẫm: “Bạn cảm thấy chúng tôi có thể làm gì để tạo ra sự khác biệt cho bạn?”

Đồng ý về các bước tiếp theo

Trong mười phút cuối cùng của cuộc trò chuyện, hãy chuyển cuộc thảo luận của bạn sang các bước tiếp theo. Nếu có nhiều điều bạn không có thời gian để thảo luận, hãy lên lịch một cuộc họp để tiếp tục thảo luận. Nếu có những hành động tiếp theo mà bạn sẽ thực hiện, hãy viết chúng bằng văn bản để thành viên trong nhóm của bạn biết rằng bạn thực sự đã lắng nghe họ.

“Cảm ơn bạn đã cởi mở trong cuộc gặp gỡ của chúng ta ngày hôm nay, tôi thực sự đánh giá cao bạn đã chia sẻ tất cả những gì bạn đã làm. Như đã hứa, tôi sẽ (liệt kê các hành động tiếp theo) và gửi cho bạn lời mời ngay bây giờ cho một cuộc trò chuyện khác sau hai tháng. Và, nếu có bất cứ điều gì xảy ra trước, xin vui lòng biết rằng chúng tôi sẽ luôn dành thời gian để kiểm tra. “

Mặc dù điều này có thể giống như “làm thêm” mà bạn có thể không có thời gian, nhưng trên thực tế, bạn không có thời gian không phải để có một cuộc trò chuyện ở lại. Hãy nhớ rằng, đó là những hành động đơn giản nhất thường có tác động lớn nhất.