Giải pháp Quản lý Nội dung ECM: Không chỉ đơn thuần là phần mềm quản lý tài liệu

Vượt xa những tính năng của một công cụ quản lý tài liệu chúng ta đã sử dụng trước đây, Giải pháp quản lý nội dung ECM mang đến những tính năng vượt trội nhằm hỗ trợ việc quản lý vận hành hiệu quả, quản lý và sử dụng nội dung toàn doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Giải pháp quản lý nội dung Enterprise Content Management (ECM) không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu tập trung mà còn hơn thế nữa…

Giải pháp quản lý nội dung Enterprise Content Management (ECM) là gì?

Giải pháp Quản lý nội dung Doanh nghiệp (ECM) cung cấp một hệ thống phần mềm quản lý toàn bộ nội dung của tổ chức, bao gồm tài liệu Word, Excel, PDF, Email… và hình ảnh được scan; từ khi được tạo ra, thay đổi, sử dụng cho đến khi xóa bỏ hoặc lưu trữ dài hạn. Giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro, tăng năng suất làm việc và hiệu quả quản lý thông qua việc loại bỏ các nhiệm vụ dựa trên giấy tờ và tổ chức số hóa  các quy trình hiện hành.

Giải pháp ECM bao gồm 2 khối tính năng lớn: Khối thực hiện việc thu thập thông tin phi cấu trúc và Khối quản lý những thông tin thu thập

Khối thực hiện việc thu thập thông tin phi cấu trúc, bao gồm:

• Thu nhận (Capture): Scan tài liệu hoặc import file nếu không cần scan, thực thi online/online, thu nhận từ fax server,…
• Phân loại (Classify): Tài liệu được thu nhận vào có thể phân loại theo cách thủ công hoặc tự động (hệ thống có khả năng tự nhận dạng tài liệu và “học” cách phân loại).
• Bóc tách (Extract): Thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR)
• Kiểm tra (Validate): người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
• Phân phối (Deliver): Thông tin được thu nhận và thông tin được bóc tách có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác.

Khối quản lý những thông tin thu thập:

• Quản lý văn bản: quản lý phiên bản, liên kết tài liệu, thư mục ảo,…
• Quản lý luồng công việc: tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
• Chính sách lưu trữ dữ liệu:thiết lập chính sách lưu giữ đối với từng loại thông tin, đảm bảo tính tuân thủ các chuẩn mực tài chính kế toán.
• Quản lý vòng đời: định nghĩa vòng đời từ khi khởi tạo cho tới khi hủy hoàn toàn thông tin, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang các tầng lưu trữ khác nhau (tier storage) tùy theo trạng thái của thông tin, hỗ trợ nén và chống trùng lặp.
• Cơ chế caching: cho phép giảm kết nối lên trung tâm, tăng tốc độ tìm kiếm và truy cập tài liệu tại các điểm ở xa (chi nhánh).
• Bảo mật: Authentication (AD, Tivoli,…), Authorization (ACLs), Auditing (FDA 21 CFR), mã hóa, chữ ký số, hủy hoàn toàn.
• Đánh chỉ mục và tìm kiếm: cho phép tìm kiếm dễ dàng tài liệu bằng các thao tác đơn giản và trực quan.
• Báo cáo thống kê: xây dựng, kết xuất các thống kê về tài liệu một cách nhanh chóng.

Giải pháp quản lý nội dung ECM – Không chỉ là nơi lưu trữ tài liệu tập trung mà còn hơn thế nữa…

Giải pháp Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) liên quan đến việc quản lý thông tin/ nội dung của toàn doanh nghiệp phi cấu trúc ở dạng điện tử  như thư/ email, hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ kế toán, hồ sơ nghiên cứu, hồ sơ kinh doanh, tài liệu điện tử khác hay những file dạng ảnh, video,…  Điểm quan trọng chính là Giải pháp ECM bao gồm tất cả việc của phần mềm quản lý tài liệu đã quen thuộc trước đây, không chỉ  thu thập, phân loại, chia sẻ, lưu trữ và phân phối các tài liệu mà còn phân tách chúng, xử lý nội dung thành các cơ sở dữ liệu và lưu trữ chúng..

Ngoài ra, ECM còn bao gồm các quy trình làm việc liên quan đến phê duyệt và phân phối tài liệu như đề xuất mua sắm, đề xuất thanh toán, đề xuất duyệt hợp đồng,… Sự gia tăng mỗi ngày của các tài liệu, tệp khác như hình ảnh, video cũng được thực hiện trong các quy trình để đáp ứng tối đa việc quản lý và làm việc với các thông tin/ nội dung doanh nghiệp..

Vina Aspire là Công ty tư vấn, cung cấp các giải pháp, dịch vụ CNTT, An ninh mạng, bảo mật & an toàn thông tin tại Việt Nam. Đội ngũ của Vina Aspire gồm những chuyên gia, cộng tác viên giỏi, có trình độ, kinh nghiệm và uy tín cùng các nhà đầu tư, đối tác lớn trong và ngoài nước chung tay xây dựng.

Các Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu liên hệ Công ty Vina Aspire theo thông tin sau:

Email: info@vina-aspire.com | Website: www.vina-aspire.com

Tel: +84 944 004 666 | Fax: +84 28 3535 0668

Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin