Cách thiết lập lịch làm việc kết hợp phù hợp với bạn

Nhiều tổ chức đang bắt đầu chuyển đổi trở lại văn phòng, cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt để cân bằng giữa các lựa chọn làm việc trực tiếp và từ xa. Nhưng với sự linh hoạt như vậy có thể dẫn đến nhầm lẫn. Làm thế nào để bạn biết những ngày làm việc tại văn phòng để yêu cầu?

Có bốn yếu tố chính cần xem xét khi bạn đưa ra quyết định lịch trình kết hợp của riêng mình, đồng thời đảm bảo năng suất tối đa. Đầu tiên, hãy nghĩ về những quyết định bạn đưa ra và những dự án bạn đang thực hiện. Trực tiếp xử lý các lựa chọn chiến lược và đàm phán, cũng như các cuộc họp dự án lớn, có thể hữu ích. Thứ hai, hãy xem xét cách nhóm của bạn hoạt động. Đối với những người trong nhóm của bạn xử lý thông tin trực tiếp, bạn có thể muốn điều chỉnh thời gian trực tiếp với lịch trình tại văn phòng của họ. Thứ ba, chọn những ngày phù hợp với xu hướng năng lượng của bạn. Ví dụ: nếu bạn là người hướng nội, hãy sử dụng thời gian ở xa để nạp năng lượng giữa những ngày làm việc tại văn phòng. Cuối cùng, theo dõi xu hướng động lực của bạn và chọn những ngày làm việc sẽ giúp bạn có thêm động lực để làm việc hiệu quả.

Với một cú sốc bất ngờ vào tháng 3 năm 2020, hàng triệu người Mỹ có thể làm công việc của họ hầu như thấy rằng họ là thực hiện công việc của họ một cách ảo. Theo một nghiên cứu của Pew Research, trước khi có sự thay đổi này, khoảng 20% ​​công nhân có thể làm việc từ xa đã làm như vậy; tỷ lệ này tăng lên đến 71%.

Sự thay đổi này xảy ra với rất ít cảnh báo và khiến nhân viên không có nhiều lựa chọn trong vấn đề. Nhưng bây giờ khi các tổ chức đang chuyển đổi nghiêm túc trở lại văn phòng, nhiều nhân viên sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn bao giờ hết.

Nếu bạn đang ở trong tình huống mà hiện tại bạn có thể hoặc bắt buộc phải gặp mặt trực tiếp mỗi tuần và bạn cảm thấy không chắc chắn về những gì bạn nên yêu cầu, đây là một số chiến lược có thể giúp định hướng các quyết định về lịch trình kết hợp của bạn. Với tư cách là một huấn luyện viên quản lý thời gian, tôi thấy rằng việc xem xét bốn yếu tố chính này có thể cho phép bạn tối đa hóa năng suất tổng thể khi bạn (một phần) trở lại văn phòng.

Tôi thích làm những công việc gì trong văn phòng?

Một số chức năng kinh doanh quan trọng nhất diễn ra hiệu quả nhất trực tiếp. Bạn sẽ muốn “ở trên bàn” theo đúng nghĩa đen khi đề cập đến các quyết định và đàm phán chiến lược cấp cao bất cứ khi nào có thể. Những gì được giao tiếp và không được truyền đạt thực chất là khác nhau so với trực tiếp.

Nhưng ngay cả khi bạn không đưa ra quyết định thay đổi trò chơi, có những nhiệm vụ bạn có thể thích làm trong văn phòng. Ví dụ: nếu bạn có các cuộc họp dự án yêu cầu giải quyết vấn đề, ra quyết định, xem xét các đối tượng hữu hình hoặc có nội dung cảm xúc cao, thì tốt nhất là bạn nên thực hiện trực tiếp. Lên lịch cho các ngày làm việc tại văn phòng của bạn khi các cuộc họp dự án đó được tổ chức. Và nếu bạn có một số quyền hạn đối với các cuộc họp đó, hãy cân nhắc yêu cầu các thành viên khác trong nhóm cố gắng tham gia văn phòng vào những ngày đó. Bạn cũng có thể linh hoạt các tùy chọn này theo thời gian. Ví dụ: để mọi người gặp mặt trực tiếp khi bạn lần đầu tiên bắt đầu dự án, tổ chức các cuộc họp ảo để cập nhật tiêu chuẩn và sau đó khuyến khích mọi người gặp lại trực tiếp khi đã đến lúc đánh giá sâu hơn về các sản phẩm đã phân phối.

Khi nào đội của tôi cần tôi?

Để tối đa hóa năng suất nhóm của bạn, bạn cũng sẽ muốn xác định loại tương tác nào (trực tiếp hoặc ảo) sẽ hiệu quả nhất. Nếu bạn nhận ra thực tế rằng một số đồng nghiệp của bạn – và cụ thể là các báo cáo trực tiếp của bạn – hiểu rõ hơn những gì bạn đang nói và có thể lưu giữ và phản hồi thông tin phù hợp hơn khi bạn trực tiếp, hãy cố gắng lập kế hoạch tại văn phòng ngày để phù hợp với thời điểm những cá nhân đó cũng sẽ có mặt. Ba mươi phút trực tiếp có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đau đầu vì liên lạc qua điện thoại và bằng văn bản chưa đọc hoặc bị hiểu nhầm. Ngoài ra, nếu bạn phát hiện ra rằng một số đồng nghiệp của mình hiểu thông tin tốt hơn bằng văn bản hoặc thông qua một số phương pháp ảo khác, hãy tiếp tục tổ chức các cuộc họp đó từ xa và dành thời gian tại văn phòng của bạn cho các hoạt động khác.

Mặc dù đã rèn luyện kỹ năng giao tiếp ảo của chúng tôi trước đại dịch, mọi người có thể có sở thích giao tiếp trực tiếp, gặp mặt trực tiếp hoặc các tùy chọn từ xa, vì vậy hãy cân nhắc xem điều gì có ý nghĩa đối với từng cá nhân trong nhóm của bạn khi bạn xem lịch trình của mình.

Làm cách nào để tôi có thể tối đa hóa năng suất của mình?

Hai yếu tố đầu tiên tôi đã chia sẻ có liên quan đến việc tối đa hóa năng suất trong công việc dự án của bạn và nhóm của bạn. Nhưng hai yếu tố cuối cùng là tối đa hóa năng suất cá nhân của bạn, bắt đầu bằng việc quản lý năng lượng của bạn.

Nếu bạn có xu hướng hướng nội nhiều hơn, bạn có thể thấy hiệu quả khi làm không quá hai ngày liên tục trong văn phòng. Ví dụ: có thể bạn quyết định đi vào Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Năm hoặc Thứ Hai, Thứ Tư, Thứ Sáu. Bằng cách xen kẽ những ngày ở văn phòng với những ngày ở nhà, bạn tạo cho mình cơ hội để nạp năng lượng bằng cách ít bị người khác kích thích vào những ngày ở xa. Bạn cũng có thể nhóm các cuộc họp lại với nhau vào những ngày bạn ở văn phòng để những ngày làm việc ở nhà của bạn có khoảng thời gian dài hơn mà không bị gián đoạn để hoàn thành công việc một mình.

Mặt khác, nếu bạn có xu hướng hướng ngoại nhiều hơn, việc đi vào văn phòng nhiều ngày liên tiếp có thể không thành vấn đề. Và bạn có thể tràn đầy năng lượng bằng cách đặt các cuộc họp cả khi bạn ở văn phòng và ở nhà để bạn có cơ hội kết nối với mọi người hàng ngày. Khi bạn đang làm việc từ xa, hãy đặt một số cuộc họp vào đầu ngày làm việc để chuẩn bị tinh thần và sau đó quay lại vào buổi chiều khi năng lượng của bạn bắt đầu cạn kiệt.

Khi nào tôi cảm thấy ít có động lực nhất?

Ngay cả trước khi rời văn phòng, tôi đã thấy rằng các khách hàng huấn luyện của tôi có xu hướng có động lực trong suốt cả tuần. Đối với một số người, họ bắt đầu vào sáng thứ Hai với một tiếng nổ nhưng đến chiều thứ Sáu, thật khó để họ hoàn thành bất kỳ công việc quan trọng nào. Đối với những người khác thì ngược lại: Họ mất một khoảng thời gian để bắt đầu vào thứ Hai nhưng đến thứ Sáu, họ loại bỏ mọi thứ một cách dễ dàng và làm việc đến 6 hoặc 7 giờ tối.

Làm việc từ xa cũng có thể ảnh hưởng đến các mức động lực này, đặc biệt nếu bạn còn trẻ. Nghiên cứu tương tự của Pew Research đã đo lường sự chuyển dịch lớn sang làm việc từ xa, cho thấy 42% người lao động từ 18 đến 49 tuổi nói rằng rất khó để cảm thấy có động lực để làm công việc của họ từ xa. Và tỷ lệ này thậm chí còn cao hơn đối với những người từ 18 đến 29 tuổi, với 53% trong số họ nói rằng họ khó có động lực để thực hiện công việc của mình khi họ không gặp trực tiếp đồng nghiệp của mình. (Điều này trái ngược với chỉ 20% công nhân từ 50 tuổi trở lên cảm thấy như vậy.)

Sử dụng thời gian tại văn phòng để thúc đẩy những khoảng thời gian bạn cảm thấy thiếu động lực hơn. Giống như việc đến phòng tập thể dục có thể giúp cho việc tập luyện trở nên dễ dàng hơn, việc đi vào văn phòng làm cho việc hoàn thành công việc trở nên dễ dàng hơn đối với một số người. Nếu bạn thấy mình có động lực nhất khi ở cạnh những người khác và bạn mờ nhạt dần theo từng tuần, hãy yêu cầu ngày làm việc bình thường vào thứ Năm và thứ Sáu. Nếu bạn thấy điều ngược lại là đúng và biết rằng bạn sẽ làm được nhiều việc hơn nếu đi vào thứ Hai và thứ Ba, hãy thực hiện mục tiêu của bạn. Biết khi nào bạn sẽ cần một số áp lực tích cực từ bạn bè và lập kế hoạch lịch trình kết hợp của bạn cho phù hợp để tăng năng suất lớn.

Với việc ngày càng nhiều tổ chức chuyển trở lại văn phòng, bạn có thể phải đối mặt với khả năng có một lịch trình kết nối làm việc trực tiếp và làm việc từ xa. Hãy xem xét bốn yếu tố này khi bạn đưa ra quyết định về thời gian ở văn phòng để việc quay trở lại nơi làm việc mang lại hiệu quả cho bạn.