3 phương pháp thực hành giúp thiết lập các nhóm kiên cường

Giữ cho năng lượng của một đội được quay trở lại trong những thời kỳ khó khăn luôn là một nhiệm vụ đầy thách thức – nhưng duy trì khả năng phục hồi trong một đại dịch? Không ai đã viết một cuốn sách cho điều đó. Như Gallup đã hỏi trong báo cáo cuối năm 2021: “Làm thế nào để các nhà quản lý có thể cải thiện sự tham gia và phúc lợi của lực lượng lao động của bạn nếu bản thân họ, bị kiệt sức?”

Thông qua hoạt động huấn luyện của mình, chúng tôi đã thu thập dữ liệu về hành vi và thực tiễn của 272 doanh nghiệp toàn cầu. Tập dữ liệu này đã giúp chúng tôi mã hóa ba phương pháp đơn giản để thực thi, mang lại lợi nhuận cao mà các nhóm có thể áp dụng để khởi động lại tư duy của họ, đốt cháy năng lượng và tăng hiệu suất.

1) Các nhóm kiên cường biết rằng “cộng tác” không bằng “các cuộc họp”.

Tất cả chúng ta đều biết các cuộc họp là quá nhiều. Một cuộc khảo sát vào tháng 4 năm 2021 đối với 1.000 nhân viên làm việc toàn thời gian từ xa bằng công cụ lập lịch họp Doodle cho thấy 69% người được hỏi cho biết các cuộc họp của họ đã tăng lên kể từ khi đại dịch bắt đầu và 56% cho biết tình trạng quá tải lịch trình đang làm hỏng hiệu suất công việc của họ. Theo một ước tính, hàng năm có tới 283 tỷ đô la bị thất thoát từ các cuộc họp không hiệu quả.

Nhưng vấn đề không phải là sự phát triển không thể tránh khỏi của công việc từ xa và kết hợp. Vấn đề thực sự là niềm tin không đúng chỗ rằng mọi sự hợp tác đều bắt đầu từ các cuộc họp – đặc biệt là các cuộc họp đồng bộ.

Các nhóm kiên cường hiểu rằng cộng tác hiệu quả có thể bắt đầu không đồng bộ. Dữ liệu của chúng tôi tiết lộ rằng cộng tác không đồng bộ có thể giảm các cuộc họp lên đến 30%. Chúng tôi cũng nhận thấy rằng cộng tác không đồng bộ có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định tốt hơn, vì nó cho phép mọi người có nhiều thời gian và không gian hơn để suy nghĩ về những đóng góp của họ – và nó cho phép nhiều người đóng góp hơn, so với các cuộc họp trực tiếp, trong đó dễ dàng hơn để một số người thống trị cuộc trò chuyện.

Lấy ví dụ về Gil West, cựu giám đốc điều hành của Delta Air Lines, người đã chuyển sang làm giám đốc điều hành của công ty con Cruise tự hành của General Motors vào đầu năm 2021. Gil nói với tôi rằng trong suốt sự nghiệp của mình, anh ấy được sử dụng để kéo một cuộc họp với nhau để thảo luận về các vấn đề. Nhưng anh ấy nhận thấy sự cộng tác không đồng bộ ở Cruise, nơi họ sử dụng Google Tài liệu để thảo luận về các vấn đề, để nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Một thực hành không đồng bộ mạnh mẽ là bảng quyết định. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để bắt đầu một dự án mới hoặc để kiểm tra căng thẳng một dự án đã và đang được thực hiện. Sử dụng một công cụ trực tuyến, chẳng hạn như Google Documents hoặc MURAL, yêu cầu các thành viên trong nhóm tự trả lời bốn câu hỏi sau:

1. Chúng ta đang cố gắng giải quyết vấn đề gì?
2. Chúng tôi đang xem xét những giải pháp táo bạo nào?
3. Tiến độ sẽ bị đình trệ ở đâu? (Ai hoặc điều gì bên trong tổ chức có thể gặp vấn đề với các giải pháp táo bạo có thể có?)
4. Ai nên được mời vào cuộc thảo luận này? (Ai có thể đóng góp sự đổi mới lớn hơn? Ai sẽ là người không thể thiếu trong quá trình thực thi? Ai mà chúng ta sẽ được lợi khi điều trần, kể cả bên ngoài tổ chức?)

Các câu trả lời của nhóm cho những câu hỏi này sau đó có thể được lưu hành rộng rãi hơn để khuyến khích thách thức và tranh luận giữa các cộng tác viên và các bên liên quan.

Một khách hàng của chúng tôi, một nhà sản xuất lớn, đã cùng nhóm của cô ấy chuẩn bị một bảng quyết định bằng cách sử dụng một bảng MURAL đơn giản trong vòng chưa đầy một giờ. Cô ấy nói rằng họ không thể tạo ra một bức tranh hoàn chỉnh hơn về những thách thức trong quản lý thay đổi của họ nếu họ đã gặp các chủ tịch công ty trong ba giờ.

Phương pháp hợp tác này mang tính bao trùm hơn bất kỳ cuộc họp trực tiếp nào từng có. Nó cung cấp cho những người hướng nội hoặc bất kỳ ai muốn có thời gian để suy nghĩ khả năng làm điều đó. Nhiều thông tin chi tiết, ý tưởng và nhận xét mang tính xây dựng nhất định sẽ xuất hiện sau một tuần có ba hoặc bốn chục người tham gia sâu vào việc đọc ý tưởng của nhau và đóng góp suy nghĩ của riêng họ hơn là từ một số ít những người có thể đã lên tiếng trong quá trình Cuộc họp kéo dài 50 phút.

Các nhóm thường ngạc nhiên về mức độ chân thành được tìm thấy trong quy trình của ban quyết định so với một hình thức họp đồng bộ. “Quy trình cho phép sự trung thực cởi mở mà chúng tôi thường không thấy và tiếng nói của mọi người đều được lắng nghe,” một thành viên trong nhóm của một công ty khách hàng, người gần đây đã chuẩn bị một hội đồng quyết định cho biết. “Nhiều phản hồi mà chúng tôi thấy là bất ngờ. Một số người mà tôi biết có thể đã không chia sẻ những ý tưởng đó nếu họ yêu cầu họ phải nói chuyện cởi mở và tại chỗ trong một cuộc họp. “

Ngồi họp hết lần này đến lần khác và không cảm thấy được lắng nghe là điều chắc chắn sẽ làm giảm khả năng phục hồi. Điều mà hầu hết mọi người coi là nguyên nhân chính của sự mệt mỏi thường bị bỏ sót: cách chúng ta làm việc có thể là một trong những yếu tố góp phần lớn nhất gây ra căng thẳng tinh thần và kiệt quệ về mặt tinh thần.

2) Các nhóm kiên cường xây dựng mối quan hệ quan tâm, hỗ trợ lẫn nhau.

Các mối quan hệ hiệu quả phát triển mạnh nhờ sự kết nối mạnh mẽ và sự quan tâm, cơ sở cho phần lớn các bài viết và nghiên cứu của Keith. Thông minh, minh bạch và chấp nhận rủi ro là tất cả những đặc điểm nổi bật của các mối quan hệ bền chặt. Bạn không thể hoạt động hết khả năng của nhóm nếu bạn không biết suy nghĩ của nhau.

Một phương pháp đơn giản giúp xây dựng các mối quan hệ quan tâm, tin cậy và hỗ trợ là Đăng ký Chuyên gia Cá nhân (PPC). Cho dù bạn đang bắt đầu một cuộc họp hay chỉ có một cuộc gọi điện thoại với người mà bạn không nói chuyện trong vài ngày, hãy đảm bảo thực hiện PPC nhanh ở đầu cuộc trò chuyện. Hỏi hai câu hỏi sau:

• Cá nhân bạn đang đấu tranh với điều gì?
• Bạn đang gặp khó khăn gì về chuyên môn?

Roshan Navagamuwa, giám đốc thông tin tại CVS Health, đã sử dụng các đăng ký này với nhóm của mình vào thời điểm họ đang phải chịu rất nhiều áp lực, làm việc với một CEO mới trong bối cảnh hợp nhất giữa CVS và Aetna. Ông nói, các bài tập “mở ra mức độ cam kết chung” đối với sứ mệnh mới của nhóm.

3) Các đội kiên cường cảm thấy có trách nhiệm tập thể để nâng cao năng lượng và hạnh phúc của nhau.

Những gì chúng ta đã thấy xuất hiện ở những đội giỏi nhất, đặc biệt là trong cuộc khủng hoảng vừa qua, là khả năng phục hồi của tập thể trở thành trách nhiệm của cả đội. Hợp đồng xã hội chuyển từ, “Tôi biết mọi người đã gánh vác đủ trên vai, tôi không muốn làm họ căng thẳng với mình” sang “Trách nhiệm của chúng ta là duy trì lẫn nhau qua những thời điểm thử thách bằng cách ăn mừng và nâng đỡ nhau”.

Đây là một đặc điểm hiếm hoi của hành vi nhóm. Dữ liệu của chúng tôi cho thấy chỉ 14% thành viên trong nhóm cảm thấy họ có trách nhiệm tập thể trong việc nâng cao năng lượng và sức khỏe tinh thần của nhau. Trong hầu hết các đội, khả năng phục hồi được coi là trách nhiệm của mỗi cá nhân.

Một phương pháp mang lại lợi ích cao để khuyến khích tư duy này là Kiểm tra năng lượng, cung cấp cho các thành viên trong nhóm thời gian và không gian để thực sự tiết lộ cách họ đang làm và những gì đang diễn ra trong cuộc sống của họ. Khi bắt đầu cuộc họp, hãy nói cách tuần một lần nhưng không nhiều hơn hoặc ít hơn một lần mỗi tháng, trưởng nhóm nói với mọi người, “Này, chúng ta sẽ kiểm tra năng lượng. Mức năng lượng của bạn đang ở mức nào? Đặt một số từ 0 đến 5 trong cuộc trò chuyện. Số 0 có nghĩa là ‘Tôi đang ở trong bụi bẩn,’ và số 5 có nghĩa là ‘Tôi đang nhấm nháp cầu vồng với kỳ lân.’

Nếu bất kỳ thành viên nào trong nhóm báo hiệu năng lượng của họ đang ở mức hai hoặc thấp hơn, thì nhóm đó nên hỏi xem họ có ổn không. Trong một buổi tôi hướng dẫn, một nhân viên đã chia sẻ trong quá trình kiểm tra năng lượng rằng vợ / chồng của họ gần đây đã được thông báo rằng họ cần ghép thận. Sau tiết lộ này, nhóm đã có thể hỗ trợ tinh thần và thậm chí giúp các hoạt động giảm tải để giảm bớt gánh nặng cho đồng nghiệp của họ.

Anja Hamilton, Giám đốc nhân sự của bộ phận kinh doanh điện toán đám mây doanh nghiệp Nutanix, cho biết rằng nhóm của cô đã sử dụng kiểm tra năng lượng khi bắt đầu cuộc họp lập kế hoạch chiến lược đầu tiên của nhóm. “Khi mọi người chia sẻ những gì đang tiêu hao năng lượng của họ, chúng tôi có thể cảm thấy căn phòng ảo trở nên nhẹ hơn – có thể là kết quả của việc mọi người cảm thấy nhẹ nhõm khi họ có thể chia sẻ với nhóm những gì đang xảy ra với họ,” cô nói. “Việc kiểm tra năng lượng là một lời nhắc nhở mạnh mẽ cho chúng tôi rằng trước hết chúng ta đều là con người, điều này rất dễ bị bỏ lỡ trong thế giới ảo của chúng ta. Nó ảnh hưởng đến các tương tác của chúng tôi trong phần còn lại của cuộc họp lập kế hoạch chiến lược và hơn thế nữa. Giờ đây, chúng tôi có bối cảnh cần thiết để cộng tác một cách hiệu quả ”.

Deep Mahajan, giám đốc cấp cao và người đứng đầu bộ phận phát triển con người và văn hóa tại Nutanix cho biết: “Thật tuyệt vời khi trải nghiệm cách kiểm tra năng lượng nhanh chóng (thực hiện ảo) có thể tạo ra sự tin tưởng trong nhóm. “Chúng tôi có thể xác định những điểm chung cũng như đánh giá cao những trải nghiệm khác nhau của chúng tôi.”

Nghiên cứu của chúng tôi, được khám phá sâu trong cuốn sách mới của chúng tôi Cạnh tranh trong thế giới việc làm mới, đã tiết lộ rằng cách chúng tôi thực hiện công việc như một nhóm đóng góp nhiều hơn vào khả năng phục hồi hơn là các yếu tố gây căng thẳng bên ngoài. Trong các đội kiên cường, các cá nhân cảm thấy có trách nhiệm tiếp thêm năng lượng cho nhau. Điều này hoàn toàn trái ngược với những đội bị thách thức bởi cách làm việc khó chịu và các mối quan hệ rạn nứt. Khi chúng ta bước sang năm thứ ba của đại dịch không chắc chắn, việc áp dụng ba phương pháp đơn giản này sẽ giúp các nhà quản lý xây dựng các đội kiên cường hơn – và tái tạo năng lượng.