Làm thế nào để xây dựng một nền văn hóa tôn vinh thời gian yên tĩnh

Nếu bạn có thể du hành ngược thời gian đến Philadelphia vào mùa hè năm 1787 để thăm hội trường huyền thoại nơi các đại biểu tham gia Hội nghị Lập hiến đang làm việc, bạn sẽ thấy một điều gì đó khá lạ lùng.

Con đường trước Hội trường Độc Lập bị bao phủ bởi một đống đất khổng lồ.

Những người soạn thảo Hiến pháp Hoa Kỳ đã ra lệnh xây dựng hàng rào âm thanh bằng đất này vì họ lo ngại rằng tiếng ồn của xe ngựa, người bán hàng rong và các cuộc trò chuyện bên ngoài sẽ làm xáo trộn sự tập trung cao độ cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của họ. Các đại biểu sẽ không hoàn toàn im lặng trong tu viện. Các ghi chép lịch sử cho thấy rằng đã có rất nhiều cuộc tranh luận gay gắt và bất đồng. Nhưng có một sự công nhận cơ bản rằng nhóm cần một nơi chứa đựng yên tĩnh để thực hiện công việc cực kỳ thử thách của họ. Đó là điểm của gò đất lớn.

Tua đi khoảng 240 năm, và bạn sẽ thấy rằng các nhà lập pháp ở Hoa Kỳ có thái độ khá khác đối với tiếng ồn. Một người trong chúng tôi, Justin, đã làm việc trong vài năm với tư cách là giám đốc lập pháp tại Hạ viện Hoa Kỳ, và anh ấy luôn thấy rằng nó quá ồn ào để suy nghĩ. Với tin tức truyền hình cáp, tiếng kêu vang của thông báo Twitter, báo động decibel cao báo hiệu cuộc bỏ phiếu, không nói gì đến tiếng ồn thông tin tràn ngập Đồi Capitol: vô số email nhạy cảm với thời gian và áp lực liên tục của mạng, chính trị và quản lý truyền thông.

Ví dụ về sự thay đổi triệt để trong hơn 240 năm này minh họa một sự thật đơn giản: Một nền văn hóa tổ chức có thể ồn ào, hoặc nó có thể yên tĩnh.

Một thế giới của tiếng ồn

Có bằng chứng thực nghiệm cho thấy cuộc sống ồn ào hơn bao giờ hết – TV, loa và thiết bị điện tử thông báo to hơn và phổ biến hơn ở các không gian công cộng và văn phòng không gian mở. Trên khắp châu Âu, ước tính có khoảng 450 triệu người, chiếm khoảng 65% dân số, sống với mức độ tiếng ồn mà Tổ chức Y tế Thế giới cho là có hại cho sức khỏe. Tất cả điều này có ý nghĩa nghiêm trọng đối với sức khỏe tinh thần, sức khỏe thể chất và khả năng tạo ra công việc sáng tạo của chúng ta.

Ý nghĩa của tiếng ồn đôi khi có thể mang tính chủ quan. Bản giao hưởng của một người là sự khó chịu của người khác. Chúng tôi định nghĩa “tiếng ồn” là tất cả những âm thanh không mong muốn và kích thích tinh thần cản trở khả năng hiểu thế giới và khả năng hành động theo ý định của chúng tôi. Theo nghĩa này, tiếng ồn không chỉ là một điều phiền toái. Đó là rào cản chính để có thể xác định và thực hiện các giải pháp cho những thách thức mà chúng ta phải đối mặt với tư cách cá nhân, tổ chức và thậm chí toàn xã hội.

Vì vậy, làm thế nào để chúng ta chuyển đổi các tiêu chuẩn của sự ồn ào? Trong các nhóm của chúng tôi và trong các tổ chức rộng lớn hơn của chúng tôi, làm thế nào chúng tôi có thể xây dựng nền văn hóa tôn vinh tầm quan trọng của sự im lặng?

Nếu chúng ta muốn văn hóa tổ chức tôn trọng sự yên tĩnh, có một số nguyên tắc chung mà chúng ta cần áp dụng để tạo ra sự chuyển đổi. Đầu tiên là chúng ta phải cố tình nói về nó; chúng ta cần có những cuộc trò chuyện rõ ràng về những mong đợi của chúng ta xung quanh khả năng kết nối liên tục, khi nào thì được phép ngoại tuyến và khi nào thì có thể chấp nhận để dành không gian chú ý không bị gián đoạn. Những cuộc trò chuyện này có thể đưa ra những câu hỏi sâu sắc hơn về văn hóa như liệu có thể thoải mái trong im lặng cùng nhau thay vì luôn cố gắng lấp đầy không gian hoặc liệu có thể thực hiện đa nhiệm khi một người khác đang chia sẻ điều gì đó với bạn hay không.

Chúng tôi nhận thấy rằng, trong các bối cảnh và tình huống khác nhau, trả lời ba câu hỏi sau có thể giúp các nhóm bắt đầu tôn trọng thời gian yên tĩnh.

Tôi tạo ra tiếng ồn tác động tiêu cực đến người khác bằng những cách nào?

Bắt đầu một cuộc trò chuyện về sự yên tĩnh được chia sẻ không chỉ có nghĩa là nắm bắt cơ hội để chỉ tay vào thói quen ồn ào của người khác. Điểm khởi đầu tốt nhất cho một cuộc trò chuyện về tiêu chuẩn nhóm là kiểm tra lại bản thân. Làm thế nào bạn đang đóng góp vào tiếng ồn thính giác và thông tin mà tập thể lớn hơn phải đối mặt?

Có thể bạn vô tình để chuông và thông báo ở chế độ bật đầy đủ. Có thể bạn “suy nghĩ lung tung” hoặc ngắt lời người khác theo thói quen. Có lẽ bạn bốc đồng đăng bài trên mạng xã hội hoặc gửi quá nhiều tin nhắn hoặc email yêu cầu phản hồi. Có thể bạn chơi nhạc hoặc podcast trong không gian chung mà không kiểm tra với người khác hoặc nhảy vào các cuộc gọi công việc quan trọng trong khi con gái bạn đang ngồi bên cạnh bạn làm bài tập về nhà.

Hãy dành một chút thời gian để đặt câu hỏi liệu bất kỳ thói quen nhất định nào tạo ra tiếng ồn là cần thiết hay nó thực sự chỉ là một xung động chưa được xác định – một mặc định cần được thiết lập lại. Nếu sự tự quan sát của bạn không mang lại những hiểu biết rõ ràng, hãy hỏi một người nói sự thật trong cuộc sống của bạn để quan sát về cách bạn có thể làm tốt hơn.

Thói quen ồn ào nào làm phiền tôi nhất?

Susan Griffin-Black, đồng giám đốc điều hành của EO Products, một công ty sản xuất sản phẩm chăm sóc cá nhân tự nhiên, nói với chúng tôi rằng cô ấy đã thề nhiều năm trước rằng “không bao giờ sử dụng điện thoại hoặc máy tính của tôi khi ai đó đang nói chuyện với tôi, không đa nhiệm khi tôi ‘m với người khác. ” Cô ấy giữ vững quy tắc vàng của mình, mặc dù có hàng trăm nhân viên, một gia đình và rất nhiều cam kết xã hội.

Giống như cam kết của Susan Griffin-Black về việc không làm đa nhiệm khi có sự hiện diện của người khác, bạn có thể đặt ra nguyên tắc vàng để giảm thiểu tiếng ồn hoặc mang lại sự yên tĩnh có chủ ý hơn. Mô hình hóa những gì bạn muốn thấy nhiều hơn trên thế giới. Hãy dừng lại để xem xét điều gì bạn coi trọng nhất khi nói đến việc giảm thiểu tiếng ồn và tìm kiếm sự yên tĩnh. Quy tắc vàng cá nhân nào phản ánh điều đó? Hoặc, cách khác, hãy xem xét thói quen ồn ào nào khiến bạn bận tâm nhất. Quy tắc vàng nào sẽ giải quyết những vấn đề đó?

Làm cách nào tôi có thể giúp người khác tìm thấy thời gian yên tĩnh mà họ cần?

Vào những năm 1990, với tư cách là giám đốc điều hành của Citysearch (nay là một bộ phận của Ticketmaster), Michael Barton đã nhận thấy một vấn đề. Công nhân, đặc biệt là các lập trình viên và nhà phát triển, đã phải vật lộn với tiếng ồn và sự gián đoạn thường xuyên trong văn phòng kế hoạch mở. Một nhà phân tích trẻ của công ty đã đề nghị với anh ta một ý tưởng: Đưa cho mỗi thành viên trong nhóm một “băng đô màu đỏ” – một dải vải màu đỏ tươi dài 3 foot / 3 inch – để đeo làm biển báo “đừng làm phiền”. Sẽ không có sự kỳ thị nào liên quan đến việc mặc nó nếu mọi người biết rằng họ có thể chỉ cần mở ngăn kéo, lấy chiếc khăn quàng cổ màu đỏ ra, quàng qua cổ và được coi là “không có mặt tại văn phòng”. Barton đã lên ý tưởng về chuỗi và công ty quyết định thử nó.

Vết đỏ không phải là thuốc chữa bách bệnh. Nó không loại bỏ nhiều vấn đề về tiếng ồn và gián đoạn. Nhưng đó là một sự khởi đầu. Nó đã dẫn đến một số thử nghiệm khác, bao gồm các máy trạm nhỏ cỡ bốt điện thoại yên tĩnh và một “hang động công nghệ” kín đáo để làm công việc viết mã. Tuy nhiên, quan trọng hơn, sự can thiệp của dải băng đỏ đã đặt ra vấn đề về tiếng ồn và sự mất tập trung và mở ra một cuộc đối thoại quan trọng.

Khi nào nó phù hợp và khi nó nằm trong tầm ảnh hưởng của bạn, hãy xem xét cách bạn có thể trở thành người đấu tranh cho sự yên tĩnh – không chỉ trong toàn bộ tổ chức, mà đặc biệt cho những người thiếu quyền lực hoặc quyền tự chủ trong việc sắp xếp hoàn cảnh của chính họ. Có thể bạn đang ở một vị trí trong công ty của mình, nơi bạn có thể chỉ ra hoàn cảnh của một kỹ sư hoặc người viết quảng cáo, những người rõ ràng cần một nơi tôn nghiêm từ nơi làm việc. Về khía cạnh cá nhân, có thể bạn nghi ngờ đứa cháu trai hướng nội của mình có thể thỉnh thoảng nghỉ ngơi sau những sự kiện náo nhiệt của gia đình và bạn có thể nhẹ nhàng nêu vấn đề với anh chị em của mình.

Mặc dù bạn không thể đơn phương đặt ra các tiêu chuẩn và văn hóa nhóm tổng thể dựa trên những gì bạn cho là đúng, nhưng bạn có thể tìm kiếm những ý tưởng mới để đề xuất hoặc các khả năng mới để quản lý cảnh quan âm thanh hoặc nâng cao không gian xung quanh, đặc biệt là những ý tưởng phục vụ lợi ích của những người thiếu ảnh hưởng.

Biến đổi định mức tiếng ồn

Những người tham gia Công ước Lập hiến năm 1787 đã có những quy tắc tôn vinh sự cân nhắc trong yên lặng. Tạo điều kiện cho sự chú ý nguyên sơ là một mục tiêu chung. Đống bùn đất lớn đó nhắc nhở họ – và công chúng – rằng điểm tụ họp của họ là vượt ra khỏi sự phân tâm để làm công việc quan trọng. Mặc dù một đống bụi bẩn sẽ không giải quyết được các vấn đề ngày nay (tiếng ồn thường xuyên phía trong văn phòng và nhà của chúng ta), có nhiều cách, như chúng ta đã thấy ở trên, để thay đổi văn hóa tổ chức đối với tiếng ồn và sự yên tĩnh.

Tại Citysearch, đó là tấm băng đô màu đỏ. Đối với Susan Griffin-Black, nó tuân thủ một quy tắc vàng. Nhưng có nhiều cách khác để giúp tạo ra văn hóa yên tĩnh. Tại một số tổ chức, đó là “không có email vào các ngày thứ Sáu” hoặc “không có cuộc họp vào các ngày thứ Tư”. Ở những người khác, nó loại bỏ kỳ vọng có sẵn và trên các thiết bị điện tử vào cuối tuần hoặc sau 5 giờ chiều. Đối với một số nơi làm việc, việc thiết kế lại sơ đồ mặt bằng có thể giúp những loại công nhân cụ thể có được sự tập trung mà họ cần. Một giải pháp có thể là cấp phép các khối thời gian không bị gián đoạn trong ngày làm việc. Một người khác có thể từ bỏ sơ đồ tầng mở và chuyển toàn bộ văn phòng đến một tòa nhà mới. Đối với những người khác, nó loại bỏ email là phương tiện liên lạc chính và thay vào đó chuyển sang các cuộc họp cập nhật nhóm hai lần mỗi ngày hoặc một hệ thống điện tử duy trì không gian đầu yên tĩnh.

Trên khắp xã hội của chúng ta ngày nay, các tiêu chuẩn của sự ồn ào ngày càng gia tăng sâu sắc. Các nhu cầu như kết nối liên tục và duy trì lợi thế cạnh tranh vẫn phổ biến trong hầu hết các nền văn hóa công sở. Rất ít tổ chức trao giải hoặc ưu tiên sự chú ý nguyên sơ của con người. Nhưng có những chiến lược đơn giản mà chúng ta có thể sử dụng để tìm ra những nơi trú ẩn cá nhân của riêng mình và chuyển đổi các nền văn hóa rộng lớn hơn. Bằng cách giành lại sự im lặng ở nơi làm việc, chúng ta có thể tạo điều kiện để giảm bớt sự kiệt sức và tăng cường khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.

Ngay cả trong một thế giới ngày càng ồn ào, chúng ta có thể yên lặng bên nhau.