Workshop Là Gì? Quy Trình Tổ Chức, Lợi Ích & 9 Điều Cần Lưu Ý Khi Tổ Chức Workshop Online
Workshop là những buổi trao đổi kiến thức, kỹ năng về một chủ đề bất kì thuộc một lĩnh vực nhất định. Để hiểu hơn về khái niệm workshop là gì cũng như quy trình để tổ chức một buổi workshop thành công. Hãy cùng theo dõi bài viết này từ Thegioibantin nhé!
I. Workshop là gì?
Workshop là hoạt động trao đổi, thảo luận về một chủ đề thuộc lĩnh vực nhất định nào đó. Những người tham gia buổi thảo luận này sẽ có thêm cơ hội được thêm kiến thức, kĩ năng hay chia sẻ những điều mình biết với mọi người tham gia.
Người diễn giả của buổi workshop hay được biết đến với thuật ngữ là speaker sẽ lựa chọn chủ đề phù hợp để tiến hành trao đổi với những người tham dự. Thời gian diễn ra những buổi trao đổi thảo luận này sẽ kéo dài từ 2 đến 4 tiếng. Hoạt động chính thường làm là những cuộc thảo luận với khách mời và phần hỏi đáp những thắc mắc.
Không có một sự giới hạn nhất định nào đối với số lượng những người tham gia workshop. Quy mô của một buổi workshop sẽ tùy thuộc vào đơn vị tổ chức có kinh phí và khả năng đến đâu. Không gian tổ chức không theo bất kì quy chuẩn nào, chỉ cần có thể tạo sự thoải mái, rộng rãi.
II. Quy trình thực hiện tổ chức một buổi workshop
Tuy du nhập vào Việt Nam được một thời gian nhưng workshop vẫn còn là điều mới mẻ với nhiều người. Vậy để tổ chức được một buổi workshop hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra cần phải làm gì?
Chuẩn bị tổ chức buổi workshop
Bước chuẩn bị luôn đóng một vai trò rất quan trọng, quyết định đến 50% sự thành công của workshop. Những việc cần làm để chuẩn bị cho một buổi workshop cụ thể như sau:
- Xác định rõ ràng mục đích khi tổ chức workshop, mục tiêu cần đạt được khi kết thúc.
- Xác định những đối tác liên quan cần tham gia
- Lựa chọn người quản lý, hướng dẫn tổ chức cùng thư ký ghi chép quá trình hoạt động diễn ra
- Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
- Set – up cẩn thận chu đáo khu vực tổ chức workshop, sắp xếp bàn ghế, trang trí phòng ốc, không gian như kế hoạch đã lập.
- Gửi đến những bên đối tác, khách mời tham dự kịch bản chương trình (nếu có)
- Nếu đủ thời gian tổ chức phỏng vấn, phát phiếu hỏi đến những người tham dự để biết được phản hồi của họ về workshop
Quá trình tiến hành workshop
Để hoạt động diễn ra thành công nhất người tổ chức cần phải tuân thủ theo những quy tắc sau đây:
- Luôn tôn trọng những quan điểm, ý kiến mà người tham dự đưa ra
- Thảo luận, trao đổi trên tinh thần cùng chia sẻ, học hỏi lành mạnh
- Khung giờ thảo luận cần có những mốc thời gian nhất định để không ảnh hưởng đến những hoạt động khác
- Tập trung thảo luận về vấn đề chính
- Không đả kích, miệt thị hay có thái độ không đúng mực với những người khác
- Cần có sự tổng kết các ý kiến, đưa ra sự đồng thuận cuối cùng sau khi kết thúc buổi thảo luận
Người điều phối sẽ có vai trò định hướng hoạt động, duy trì sự ổn định, tập trung vào chủ đề chính.
Xác định rõ vai trò của những người tham dự workshop
Mỗi người tham gia buổi workshop đều có những vai trò nhất định của mình. Việc của ban tổ chức là cần biết được vai trò của những đối tượng tham gia mới có thể thu lại được những kết quả mong đợi.
Những nhà tài trợ
Nhà tài trợ là người sẽ hỗ trợ cho buổi workshop trong một số vấn đề, điển hình có thể hỗ trợ về mặt kinh phí hay địa điểm tổ chức. Họ không nhất thiết phải là người có mặt tại phiên làm việc hay chịu trách nhiệm về kết quả của buổi workshop.
Quy mô tổ chức các buổi workshop thường nhỏ nên những hạng mục cần nhà tài trợ cũng không nhiều, hay có sự phân chia hạng mục.
→ Xem thêm: Cách Các Tổ Chức Phi Lợi Nhuận Có Thể Khuyến Khích Các Nhà Tài Trợ Đóng Góp Nhiều Hơn
Người tổ chức điều phối
Họ là những diễn ra, người “cầm trịch” chủ chốt trong toàn bộ phiên làm việc của workshop. Người thuộc vị trí này sẽ giới thiệu về mục đích tổ chức, hướng dẫn những người tham dự về hoạt động của buổi workshop cũng như giám sát toàn bộ phiên làm việc này.
Người điều phối buộc phải đi theo quá trình hoạt động, tổ chức của workshop từ đầu đến cuối. Vì vậy, yêu cầu đối với những người điều phối là khả năng bao quát cao, phối hợp với nhiều bộ phận khác nhau để giải quyết những vấn đề bất ngờ.
III. Lợi ích khi tổ chức Workshop Online
Workshop Online là một bước chuyển mình rất lớn trong ngành tổ chức hội thảo, sự kiện và mang lại nhiều lợi ích to lớn.
- Cơ hội kết nối, thăng tiến nghề nghiệp
-
Có thêm kiến thức từ những nhà diễn giả ở những buổi Workshop sẽ mang lại cho các bạn.
- Học hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước.
- Học hỏi kiến thức mới và đưa rõ ra những câu hỏi để có lời trả lời từ những cái đang còn vướng mắc.
- Nâng cao các kỹ năng cần thiết nhất cho các bạn.
V. 9 điểm cần lưu ý khi tổ chức Workshop Online
Tổ chức Workshop Online là một cách tuyệt vời để chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm, đặc biệt là trong thời buổi công nghệ phát triển như hiện nay. Tuy nhiên, nếu không có tổ chức hoặc kế hoạch, bất kỳ dự án nào cũng sẽ thất bại. Dưới đây là 9 điểm cần lưu ý khi tổ chức Workshop Online bạn không nên bỏ qua:
1. Lập kế hoạch nội dung
Khi có ý định tổ chức Workshop Online, bạn sẽ xác định chủ đề cần giải quyết, thời lượng tổ chức của một buổi hội thảo, cũng như ai sẽ là người chia sẻ, dẫm dắt hội thảo, chương trình diễn ra trong buổi Workshop cùng các thông tin chi tiết khác. Thông tin phải tuân theo một cấu trúc logic và phải được kết nối với nhau.
Ở giai đoạn này, bên cạnh chuẩn bị về hậu cần, bạn cần tạo ra một kịch bản nội dung và tuân theo một trật tự: giới thiệu, thảo luận và kết luận về một chủ đề.
Ngoài ra, nếu có nhiều hơn một diễn giả, bạn nên có giới hạn về thời gian và nội dung. Bằng cách đó, người này không trùng lặp với chủ đề sẽ được trình bày bởi người kia.
2. Chủ đề
Chọn chủ đề là một điều rất quan trọng mang sự thành công của hội thảo của bạn. Đầu tiên, bạn phải xác định liệu buổi Workshop Online sẽ hướng đến người mới bắt đầu hay những người có kinh nghiệm.
Điều này rất quan trọng vì quảng cáo phải hướng đến đối tượng đã chọn. Và thông tin này cũng cần rõ ràng để người tham gia không cảm thấy nhàm chán khi tham gia.
Bởi một người nào đó mới bắt đầu chắc chắn sẽ thất vọng tại một hội thảo cấp cao mà họ không thể hiểu được chủ đề trong tầm tay. Mặt khác, một người giàu kinh nghiệm cũng sẽ cảm thấy bị lừa dối khi được trình bày với nội dung mà họ đã có kiến thức rộng lớn.
3. Chuyên môn trong chủ đề được trình bày
Ngoài việc đưa ra một chủ đề hấp dẫn và tài liệu độc đáo, hội thảo nên được tổ chức, dẫn dắt bởi một người thực sự có thể nói và hiểu chủ đề, có thể gọi là chuyên gia về chủ đề đó.
Hơn nữa, ngay cả khi đã biết chủ đề và là một chuyên gia về chủ đề đó, hãy cố gắng tìm hiểu thêm sâu hơn. Tìm kiếm các câu chuyện và trường hợp thực tế thông qua trên Internet, nói chuyện và trao đổi với các chuyên gia về chủ đề này để làm phong phú thêm hội thảo của bạn. Đồng thời đầu tư vào các tài liệu hỗ trợ – chẳng hạn như slide, hình ảnh,v.v.
4. Đối tượng
Như đã nói ở trên, việc xác định đối tượng là rất quan trọng để tạo nội dung cụ thể. Ngoài việc xác định liệu khóa học sẽ dành cho người mới bắt đầu hay những người đã có kinh nghiệm, bạn cũng phải xác định phạm vi dự kiến và đặc điểm đối tượng dự kiến.
Một số ngành, chẳng hạn như Marketing, nó rất rộng và có nhiều đặc điểm riêng. Ví dụ, các trường hợp thành công có thể chỉ liên quan đến khu vực, vị trí địa lý. Hoặc đặc điểm của khán giả ở một khu vực có thể không có ý nghĩa ở khu vực khác.
Vì vậy, bạn phải xác định thị trường ngách cần tiếp cận. Điều này sẽ giúp ích cả trong việc xây dựng nội dung.
5. Mục tiêu hội thảo
Mục đích của bạn khi tổ chức buổi Workshop Online này là gì? Cần xác định rõ và đặt ra các mục tiêu đo lường rõ ràng.
Điều đó có thể là cải thiện thương hiệu hoặc xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp, tăng cường độ nhận diện trong một phân khúc cụ thể hoặc định vị mình như một người có “tiếng tăm” trong một lĩnh vực nào đó. Nhưng dù mục đích là gì thì nó cũng phải tồn tại để có thể thực hiện các phân tích với kết quả thu được.
6. Cho phép tham gia miễn phí hay trả phí
Việc xác định đó là Workshop Online trả phí hay miễn phí liên quan trực tiếp đến việc xác định mục đích của việc tạo ra buổi hội thảo. Nếu bạn muốn cung cấp kiến thức mới lạ và độc quyền trong một thị trường, thì việc tổ chức Workshop Online bán vé có thể rất thú vị.
Nhưng nếu bạn đang muốn tạo dựng tên tuổi trên thị trường và thu hút khán giả cho thương hiệu của mình, thì lựa chọn tốt nhất là cung cấp miễn phí. Bằng cách này, mọi người có thể biết công việc và doanh nghiệp của bạn và sau đó, thuê dịch vụ của bạn hoặc mua sản phẩm.
Trong trường hợp này, hãy đảm bảo tạo ra Landing Page (Trang đích) để nắm bắt thông tin liên hệ của người tham gia. Vì bạn đang cung cấp nội dung chất lượng, miễn phí, nên đổi lại bạn có thể yêu cầu điều gì đó, chẳng hạn như tên, email hoặc bất kỳ thông tin nào bạn coi là chiến lược cho doanh nghiệp của mình.
7. Quảng cáo hội thảo
Sau khi lên kế hoạch và tổ chức hội thảo, đã đến lúc thực hiện quảng cáo. Tìm hiểu xem khán giả dự định của bạn đang ở những kênh nào và bắt đầu quảng cáo. Có thể là LinkedIn, Facebook, Zalo và thậm chí là Instagram. Ngoài ra, các chiến dịch tiếp thị qua email, nếu được nhắm mục tiêu tốt, có thể mang lại kết quả tốt.
8. Trang, thiết bị chất lượng
Sẽ không có ích gì khi chuẩn bị kỹ lưỡng và chia sẻ nội dung đáng kinh ngạc nếu chất lượng phát video không đáp ứng được sự mong đợi của người dùng.
Việc chuẩn bị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng, đặc biệt là đường truyền Internet chất lượng là điều cần chú ý và quan tâm để góp phần cho một buổi Workshop Online hiệu quả và thành công.
9. Nền tảng để tổ chức hội thảo
Bạn cũng cần chọn một nền tảng để tổ chức cho hội thảo. Bằng cách này, bạn có thể quản lý, thao tác và điều khiển buổi Workshop một cách dễ dàng và chuyên nghiệp.
Thế giới bản tin | Vina Aspire News
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
Nguồn: gostudio.co; workshop.vn
