THIẾU MỘT NGỌN CỜ
Đội ngũ của bạn gặp khó khăn trong việc:
1- Tìm kiếm và giữ chân nhân tài?
2- Đội ngũ cùng nhìn về một hướng và cùng hành động hướng về mục tiêu chung?
3- Đưa ra một mô tả gọn ghẽ cho khách hàng tiềm năng thuyết phục họ trở thành khách hàng thực sự và sau này là khách hàng trung thành?
Từ việc tìm được người phù hợp cho công việc, giúp họ cùng phối hợp hành động một cách hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể, biến họ thành những thành viên trung thành của tổ chức cho tới việc thuyết phục và giữ chân khách hàng, biến họ thành những đại sứ thương hiệu cho công ty bạn, nếu bạn nhìn kỹ 3 câu hỏi này, bạn sẽ thấy điểm chung. Đó là sức hấp dẫn của tổ chức được CÔ ĐỌNG lại và HIỆN RÕ cho mọi người cùng biết, cùng nhìn, cùng hiểu và cùng tin tưởng. Tôi gọi là MỘT NGỌN CỜ của tổ chức!
Ngọn cờ được hình thành bởi những điều gì?
Ngọn cờ cần có những tính chất gì?
Theo cá nhân tôi, ngọn cờ được hình thành bởi các điểm sau (bạn có thể thêm và bớt vài điểm cho phù hợp với tổ chức của bạn):
01- Tầm nhìn (Vision)
02- Nhiệm vụ (Mission)
03- Ý tưởng và Giá trị Đề nghị (Idea & Value Proposition)
04- Lời hứa (Promise, Commitment)
05- Sự đảm bảo (Guarantee)
06- Khách hàng (Customer)
07- Các giá trị & niềm tin (Values & Beliefs)
08- Nguyên lý và Luật (Principles & Rules)
09- Chiến lược & Kế hoạch (Strategy & Plan)
10- Những hoạt động chính (Activities)
11- Những nguồn lực chính (Resources)
12- Đội ngũ (Team)
13- Truyền thông và giao tiếp (Communication)
14- Mô hình hoạt động (Business Model)
Trong đó:
01-02 Tầm nhìn và Nhiệm vụ dẫn dắt tổ chức đi theo một trách nhiệm, một nhiệm vụ mà những người sáng lập đặt ra. Có thể là cứu người khi hoạn nạn (Chữ Thập Đỏ), có thể là tìm kiếm sự bình đẳng (Các tổ chức dành quyền cho người đồng tính), có thể xóa đói giảm nghèo (Ông Muhamad Yunus cùng Ngân hàng Grameen Bank đã được giải thưởng Nobel Hòa Bình năm 2006), có thể là thay đổi cách thế giới sống và làm việc (Google, Tesla, Apple, Samsung). Khi có Tầm nhìn và Nhiệm vụ rõ ràng, dễ hiểu, thuyết phục, toàn bộ đội nhóm sẽ cùng hướng nỗ lực của mình cho điều này. Chắc chắn khi đó, khách hàng hay những người thụ hưởng thành quả của tổ chức bạn tạo ra cũng cảm nhận được sự khác biệt.
03- Ý tưởng và Giá trị đề nghị (Idea & Value Proposition) cô đọng sản phẩm, dịch vụ của tổ chức bạn thành vài điểm chính quan trọng nhất đối với khách hàng. Như một vị giáo sư chỉ ra, khách hàng không cần mũi khoan đường kính 1cm, khách hàng cần 1 cái lỗ 1cm! Vì cần cái lỗ đó, nên khách hàng mới mua khoan! Việc nhận rõ ra Giá trị đề nghị và tóm tắt Ý tưởng của mình lại trong một vài câu vạch rõ các điểm mà khách hàng thực sự quan tâm. Bạn sẽ chưa có được Ý tưởng và Giá trị đề nghị nếu bạn nói xong cho đối tượng mà họ không hẹn gặp bạn để hỏi sâu hơn về điều bạn đang làm! Hãy làm đi làm lại cho tới lúc khách hàng thể hiện rõ thực sự quan tâm. Lúc đó bạn mới có được Ý tưởng và Giá trị đề nghị ổn ổn.
04- Lời hứa & Cam kết là những điều tổ chức của bạn hứa hẹn với khách hàng. Tiết kiệm 30% so với các sản phẩm khác? Đảm bảo niềm vui? Chỉ mất 3 giờ là học xong, làm việc sẽ mạnh mẽ hơn? Sản phẩm bền hơn người khác 3-5 năm? Lời hứa và Cam kết mạnh mẽ sẽ tạo ra lực hút không chỉ với khách hàng mà còn với cả các thành viên khác trong tổ chức. Nói cho cùng, mọi tổ chức đều đang thay đổi thế giới theo cách của mình, vậy đâu có lý do gì ngăn cản bạn thực hiện sự thay đổi này mạnh mẽ hơn người khác?
05- Sự đảm bảo là điều bạn cam kết với khách hàng nếu họ không hài lòng và không thấy Lời Hứa và Cam kết của bạn đúng sự thật. Hoàn tiền 100%? Đổi hàng mới trong 1 tháng? Làm lại cho tới lúc hài lòng? Khách hàng luôn lo ngại việc chọn tổ chức của bạn sẽ là sai lầm ngu ngốc của họ. Tốn tiền, tốn thời gian, mất uy tín chỉ là vài điểm trong số rất nhiều những lo ngại mà họ đang có. Bạn sẽ làm gì để họ bớt lo ngại?
06- Khách hàng là một nhóm nhỏ người mà tổ chức của bạn nhắm đến. Vậy nhóm nhỏ đó là ai, đang làm gì, ở đâu, họ có những tính cách gì, họ đang phải giải quyết những thách thức nào, đang gặp những nỗi đau đớn, bực bội nào mà họ chưa giải quyết được hoặc được giải quyết chưa rốt ráo? Tổ chức của bạn có nhìn rõ những khách hàng này và thuyết phục họ một cách dễ dàng? Hãy thử liệt kê ra giấy vài khách hàng lớn nhất của bạn, ghi rõ ra những thông tin về họ, những điều bạn đem lại cho họ mà họ thực sự trân trọng? Khách hàng lớn nhất, tuyệt vời nhất của bạn là ai? Bạn làm sao tìm được 9 người như người đó? 99? 999?
07- Những giá trị và Niềm tin là những quy luật cơ bản mà bạn cùng những người sáng lập của tổ chức tin tưởng và tuân theo. Hãy đọc tuyên ngôn độc lập của 2 nước Hoa Kỳ và Việt Nam đều bắt đầu bằng việc khẳng định những giá trị cơ bản “sống, tự do, mưu cầu hạnh phúc”. Vậy tổ chức của bạn đưa ra những điều gì? Bạn chọn Chăm chỉ hay Sáng tạo? Bạn chọn Kỷ luật hay Thoải mái? Bạn chọn Nghiêm túc hay Vui vẻ thân thiện? Những Giá trị và Niềm tin đó có được diễn giải ra thành các hành động, hành vi cụ thể để mọi người cùng hiểu và làm theo? Tin tôi đi, nếu bạn hỏi 10 người Chăm chỉ cụ thể là những hành động gì, họ sẽ trả lời bạn theo nhiều kiểu, nhiều hành động khác nhau. Muốn tổ chức của bạn thống nhất, bạn cần thống nhất với mọi người định nghĩa của tổ chức mình cụ thể. Họ cần được hiểu và tin tưởng những điều cần làm, và những điều không nên làm.
08- Nguyên lý và Luật là những dẫn giải từ Giá trị & Niềm tin ra thành những quy luật hướng cho mọi người cách hành xử. Tôi xem phim về luật sư nước ngoài có một quy luật Reasonable Doubt (tạm dịch Sự nghi ngờ có nguyên nhân) – khi một bị can tội sát nhân ra tòa – luật sư bào chữa chỉ cần tìm ra MỘT điều gì đó có nguyên nhân bằng chứng chứng minh lý luận của bên buộc tội là không đúng, gây nghi ngờ thì không được khép tội người đó để tránh kết tội oan. Đó là một nguyên lý lái các hoạt động tại tòa của hàng trăm ngàn vụ án. Vậy những nguyên lý của tổ chức bạn là gì? Bảo vệ Chủ đầu tư, Nhân viên hay Khách hàng? Những nguyên lý cơ bản này được thể hiện qua các tài liệu, văn bản, chính sách của các phòng ban ra sao? Bạn có thể chỉ ra những điều cốt lõi này để mọi thành viên của tổ chức cùng hiểu giống bạn? Họ có tin và thực hiện theo? Bạn đi theo dạng tự do, 1 người quyết định hay theo kiểu ban bệ 1 quyết định phải có 5-7 chữ ký?
Ghi chú quan trọng: số 07-08 bạn hãy hình dung như Hiến pháp và Luật của một đất nước. Nếu coi tổ chức của bạn là 1 đất nước thu nhỏ thì việc soạn ra các bộ hiến pháp & luật là cần thiết và sẽ ảnh hưởng tới hoạt động hàng ngày và mục tiêu lâu dài của tổ chức. Hãy cẩn trọng trong câu từ và đảm bảo mọi người đều hiểu đúng.
09- Chiến lược và Kế hoạch là những tài liệu quan trọng định hướng những điều bạn và các thành viên của tổ chức những điều NÊN & KHÔNG NÊN LÀM để đạt được những mục tiêu quan trọng sống còn nhất. Sai lầm của các tổ chức, chủ doanh nghiệp là sợ chia sẻ chiến lược của mình, phần lớn không có chiến lược hoặc chiến lược chỉ có vài người biết. Xin thưa: ĐÓ KHÔNG PHẢI LÀ CHIẾN LƯỢC MẠNH. Chiến lược mạnh là chiến lược phù hợp với công ty của bạn mà đối thủ không thể sao chép, toàn thể thành viên trong tổ chức đều biết và hiểu rõ mình cần làm gì trong kế hoạch này. Khi bạn không chia sẻ với những thành viên trong tổ chức, họ sẽ làm không đúng ý bạn hoặc bạn phải nhúng tay vào toàn bộ các hoạt động của công ty (ôi, tôi lo cho sức khỏe của bạn). Việc vạch ra Chiến lược và cụ thể hóa nó thành Kế hoạch hành động sẽ đẩy bạn cùng tổ chức của mình tiến mạnh, nhanh hơn người khác.
10- Những hoạt động chính là cốt lõi hành động của tổ chức. Sản xuất hay bán hàng? Sáng tạo hay làm gia công? Những hoạt động này không chỉ là những công việc hàng ngày mà tổ chức của bạn thực hiện. Nó còn định hình năng lực tương lai của bạn (Future Competencies) để tạo ra Năng Lực Cốt Lõi (Core Competencies) mà đối thủ không thể sao chép nổi. Xin lưu ý là năng lực của tổ chức chứ không phải năng lực cá nhân. Với từng thành viên mới, tổ chức của bạn phải đào tạo họ để đạt được tiêu chuẩn của mình đưa ra (tham khảo số 03-04 nêu trên).
11- Nguồn lực tổ chức của bạn đang có có thể là tiền, có thể là chất xám, bằng sáng chế… Tổ chức của bạn có điều gì đặc biệt về nguồn lực? Bạn có độc quyền điều gì đó? Bạn có cách khai thác hiệu quả hơn, nguồn lực sử dụng ít hơn? Chỉ rõ những nguồn lực đầy đủ cũng đảm bảo được thành công của tổ chức. Việc thiếu nguồn lực có thể gây lo lắng trong nội bộ. Quân ra trận cần có lương, vũ khí, khí tài, đạn dược. Nếu thiếu, phương thức bù của bạn sẽ ra sao?
12- Đội ngũ là tập hợp những người quan trọng nhất của tổ chức được phân bổ vào những chức năng, phòng ban quan trọng. Dựa vào những điều đã nêu trên, bạn hình dung tính cách, năng lực của từng cá nhân này ra sao. Họ sẽ làm việc chung, tương tác ra sao với nhau mỗi ngày? Luồng thông tin, luồng quyền lực (ví dụ ký duyệt) sẽ ra sao? Tổ chức của bạn đã có đủ những người cần thiết? Bạn tìm đâu ra những người còn lại? Bạn đào tạo ra sao để họ ngày càng mạnh hơn để phù hợp với tổ chức của bạn khi mạnh lên, hoạt động rộng hơn hoặc sâu hơn?
13- Truyền thông và giao tiếp định hình thông điệp chính của tổ chức của bạn cho nội bộ các thành viên hay ra bên ngoài cho khách hàng hay xã hội. Facebook hiện nay đã có hơn 30 triệu người Việt sử dụng, xác suất cao là các thành viên của tổ chức của bạn cũng đang sử dụng. Vậy họ nói chuyện gì với nhau? Họ nói gì với thế giới? Thay vì tìm cách kiểm soát và bắt buộc kèm hay không kèm thưởng phạt, bạn làm gì giúp họ tuyên truyền về Nhiệm vụ của tổ chức, về những điều cao đẹp mà tổ chức của bạn đang hướng tới? Về sản phẩm dịch vụ đặc biệt? Về những thành tích làm khách hàng mê đắm?
14- Mô hình hoạt động là chốt cuối cùng của bộ nội dung dành cho ngọn cờ này. Nếu bạn đã từng đọc kỹ cuốn sách Business Model Generation (được Alphabooks dịch và phát hành tại VN với tên gọi Tạo lập mô hình Kinh doanh) bạn sẽ thấy nhiều điểm tôi vừa nêu trùng với 9 điểm trong cuốn sách. Thứ nhất, điều này thể hiện việc tôi coi trọng vô cùng cuốn sách và các kiến thức mà cuốn sách này đem lại cho các tổ chức, doanh nghiệp, doanh chủ. Thứ hai, tôi cho rằng để làm rõ được toàn bộ doanh nghiệp chúng ta cần đi sâu vào từng bước và hiểu rộng hơn rất nhiều so với 9 điểm mà cuốn sách nêu ra. Mô hình kinh doanh nên là một phần quan trọng, nhưng việc của doanh chủ cần làm là dẫn dắt công ty trở nên vững mạnh hơn rất nhiều so với hiện tại. Mô hình nên và rất cần là một phần quan trọng, nhưng chưa đủ.
Bạn đã có ngọn cờ của tổ chức?
Thegioibantin.com
Tác giả: Trần Xuân Hải