Sử dụng tư duy thiết kế để cải thiện sự an toàn của người lao động trong sản xuất

Lực lượng lao động Ấn Độ tự hào có hơn 450 triệu người, với hơn 50 triệu người làm việc trong ngành sản xuất. Trong nền kinh tế rộng lớn và chuyển động nhanh này, điều kiện làm việc thiếu an toàn và thực hành làm việc không an toàn đang đặt ra một thách thức lớn. Số liệu của chính phủ cho thấy tai nạn liên quan đến công việc, chỉ đứng sau tai nạn đường bộ, đã giết chết ít nhất 47.000 người vào năm 2019 (và cần lưu ý rằng nhiều người tin rằng những con số này phần lớn chưa được báo cáo ở cấp quốc gia). Nâng cao an toàn cho lực lượng lao động là ưu tiên của tất cả các tổ chức có trách nhiệm của Ấn Độ, ngay cả khi họ thường đấu tranh để cân bằng giữa nhu cầu an toàn và năng suất. Nhận thức được vấn đề khó khăn đó, chúng tôi muốn biết liệu các cách tiếp cận mới về an toàn tại nơi làm việc và đào tạo công nhân có thể giúp giữ an toàn cho nhiều công nhân hơn hay không.

Công ty tư duy thiết kế của chúng tôi được thuê bởi một công ty Ấn Độ, ITC Limited, công ty có sự hiện diện đa dạng trong các ngành như thuốc lá và các sản phẩm thuốc lá, hàng tiêu dùng, khách sạn, bao bì, bìa, giấy đặc biệt và kinh doanh nông sản. ITC đã đầu tư nhiều năm nỗ lực và nguồn vốn đáng kể để loại bỏ các điều kiện không an toàn và đánh giá thực tiễn làm việc theo các tiêu chuẩn tốt nhất toàn cầu. Nhưng tiến độ bắt đầu chậm lại. Việc họ tìm kiếm những cách thức mới để tiếp tục xu hướng hướng tới một nơi làm việc an toàn hơn – cuối cùng là một nơi có tầm nhìn không xảy ra tai nạn cho nhân viên – đã đưa họ đến với cánh cửa của chúng tôi. Chúng tôi đã thảo luận về những cách mới để suy nghĩ về vấn đề này – từ khía cạnh hành vi về an toàn tại nơi làm việc, sử dụng tư duy thiết kế.

Tại sao phải thiết kế tư duy? ITC nhận ra rằng trong khi cải tiến quy trình và cơ sở hạ tầng hiện đại sẽ giúp giảm thiểu tai nạn, những can thiệp này là chưa đủ. Bất chấp các đánh giá an toàn đang diễn ra, các quy trình vận hành tiêu chuẩn dễ tiếp cận, lịch trình đào tạo an toàn thường xuyên, các vụ tai nạn vẫn xảy ra. Ví dụ về những tai nạn này bao gồm xử lý vật liệu và hóa chất không đúng cách, mắc kẹt trong máy móc đang quay và rơi từ độ cao. Trong các cuộc trò chuyện với công ty của chúng tôi kéo dài vài tháng, điều nổi lên là nhu cầu hiểu rõ hơn về thái độ và hành vi của người lao động và người quản lý đối với sự an toàn. Cụ thể, ITC đã quan tâm đến việc tìm hiểu:

1. Tại sao người lao động có thể đưa ra những lựa chọn không an toàn ngay cả khi họ biết rằng họ có thể bị thương
2. Tại sao điều kiện lao động không an toàn không được người lao động chủ động báo cáo và người quản lý giải quyết kịp thời

Hy vọng rằng đặc điểm tư duy thiết kế lấy con người làm trung tâm có thể giúp điều chỉnh lại vấn đề này theo những cách mà chỉ những cải tiến quy trình thường xuyên không thể làm được. Chúng tôi bắt đầu công việc của mình tại một trong những nhà máy lớn nhất của ITC và tập trung vào một đơn vị tích hợp.

Phát triển cách tiếp cận tư duy thiết kế

Công ty chúng tôi đã sử dụng một thiết kế nghiên cứu kết hợp, là sự kết hợp của các phương pháp định tính và định lượng, nhằm nỗ lực cung cấp chiều sâu và bề rộng về chủ đề phức tạp về hành vi an toàn. Chúng tôi bắt đầu với các đánh giá an toàn dưới dạng một cuộc khảo sát mà công nhân và người quản lý điền vào. Nếu cần, chúng tôi sẽ hỗ trợ các thành viên trong nhóm hoàn thành bản khảo sát.

Tiếp theo, chúng tôi sử dụng một phương pháp mà chúng tôi thường gọi là phương pháp sandwich, bao gồm hai vòng phỏng vấn. Trong vòng phỏng vấn đầu tiên, chúng tôi đã tìm hiểu nhận thức về an toàn và các thực hành an toàn, cũng như mức độ ưu tiên của chúng liên quan đến an toàn trong công việc. Sau đó, chúng tôi quan sát các nhà quản lý và nhân viên làm việc trong nhiều giờ – trong khi cố gắng hòa nhập để họ không cảm thấy như bị theo dõi. Chúng tôi đã phỏng vấn lại các nhà quản lý và công nhân sau lần quan sát này, khi chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa những gì họ đang nói và những gì họ thực sự đang làm. Điều này cũng cung cấp một cái nhìn rõ ràng hơn về các yếu tố như nhận thức, hành vi, thực thi, sự năng động của nhân viên và các ưu tiên kinh doanh ảnh hưởng đến an toàn.

Tiếp theo, chúng tôi sử dụng bản đồ thái độ, một kỹ thuật trực quan khám phá các liên kết tức thì được tạo ra với các từ, hình ảnh và cụm từ. Chúng tôi đã yêu cầu người lao động và người quản lý lập bản đồ suy nghĩ của họ về các hành vi không an toàn trong cuộc sống cá nhân của họ (như nhảy khỏi xe buýt đang chạy hoặc vượt đèn đỏ). Các hiệp hội mà họ chia sẻ theo từng từ đã giúp chúng tôi hiểu rõ hơn cách người lao động và nhà quản lý nghĩ về sự an toàn bằng cách đánh giá khả năng chịu đựng của họ đối với các loại hoạt động rủi ro khác nhau. Điều này cho phép chúng tôi hiểu rõ hơn về hệ thống niềm tin mà các cá nhân sử dụng xung quanh việc ưu tiên an toàn, thái độ và nhận thức của họ đối với an toàn và năng suất cũng như động lực giữa các cấp tổ chức khác nhau và các bên liên quan.

Được trang bị những hiểu biết cơ bản này về thái độ đối với an toàn, sau đó, chúng tôi đã thử nghiệm các biện pháp thúc đẩy hành vi để xem liệu chúng có thể giúp người lao động đưa ra các lựa chọn an toàn hơn và giúp các nhà quản lý giám sát an toàn tại nơi làm việc hiệu quả hơn hay không. Ví dụ: chúng tôi đã thử nghiệm với động tác thúc đẩy hành vi trước khi cam kết bởi vì khi mọi người chủ động cam kết với một mục tiêu, họ có nhiều khả năng đạt được mục tiêu đó hơn. Để làm điều này, chúng tôi đã liệt kê các tình trạng không an toàn đã biết trên bảng trắng, với các nhà quản lý cam kết một ngày để giải quyết vấn đề. Điều này không chỉ khuyến khích các nhà quản lý đạt được thời hạn giải quyết mà còn khuyến khích người lao động chủ động báo cáo các tình trạng không an toàn.

Khi chấp nhận rủi ro, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của đồng nghiệp

Thiết kế nghiên cứu kết hợp của chúng tôi đã tạo ra dữ liệu từ các cuộc khảo sát, quan sát, trò chuyện, lập bản đồ thái độ và thúc đẩy hành vi. Nhiệm vụ tiếp theo của chúng tôi là tổng hợp nghiên cứu đó để xác định các vấn đề sâu xa cần được giải quyết và cung cấp những hiểu biết sâu sắc có thể truyền cảm hứng và cung cấp các giải pháp.

Một cái nhìn sâu sắc mà chúng tôi nhận thấy là khi thông điệp an toàn được đưa xuống nền, thì sản xuất và hiệu quả được ưu tiên hơn mọi thứ khác trong suy nghĩ của người lao động và người quản lý. An toàn được coi là trách nhiệm của cấp quản lý – đúng như vậy, nhưng nó cũng đòi hỏi phải ra quyết định tốt ở cấp độ cá nhân và công nhân. Ngoài ra, thực hiện các hành vi rủi ro tương đương với trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm được tôn trọng giữa các đồng nghiệp. Nói cách khác, mọi người đã tận dụng những cơ hội không an toàn để gây ấn tượng với người khác. Đây là những nhận thức mà chúng tôi và ITC phải thiết lập để thay đổi.

Để bắt đầu, chúng tôi đã tiến hành các chương trình đào tạo về Tư duy thiết kế và Kinh tế học hành vi để cho phép các nhà quản lý nắm quyền sở hữu các phương pháp tiếp cận mới đối với sự an toàn của người lao động. Chúng tôi muốn chuyển cuộc trò chuyện xung quanh vấn đề an toàn của người lao động sang cuộc trò chuyện mà mọi người đều có cùng giả định và bắt đầu từ cùng một nơi. Trong chương trình đào tạo, các nhà quản lý đã được giới thiệu về phương pháp luận của chúng tôi cũng như các kết quả nghiên cứu và hiểu biết sâu sắc. Làm việc cùng nhau, chúng tôi đã đồng tạo ra các giải pháp để khắc phục các khu vực có vấn đề chung.

Ví dụ: để lưu ý đến thông điệp an toàn cho người lao động và người quản lý, chúng tôi đã thiết kế các mã thông báo an toàn mà ai đó có thể dễ dàng bỏ vào túi của họ, để đưa ra lời nhắc tích cực, xúc giác để đưa ra các lựa chọn an toàn trong suốt cả ngày. Các công nhân nhặt một mã thông báo khi họ bước vào nhà máy. Vào cuối ngày, nhân viên được yêu cầu đánh giá một cách riêng tư và ẩn danh mức độ an toàn của họ trong ngày bằng cách đặt mã thông báo của họ vào hộp có nhãn “an toàn” hoặc “không an toàn”. Cơ hội được phản ánh về hành vi an toàn của họ đã khiến họ nhận thức rõ hơn về thông điệp an toàn. Theo thời gian, chúng tôi nhận thấy ít hành vi rủi ro hoặc không an toàn hơn và hộp “an toàn” có nhiều mã thông báo an toàn hơn “hộp không an toàn”.

Chúng tôi cũng đã sử dụng cú huých trước khi cam kết. Chúng tôi đã đồng tạo ra một giải pháp với ITC nhấn mạnh trách nhiệm giải trình hai chiều về sự an toàn. Các nhà quản lý mong muốn công nhân không thực hiện các hành vi không an toàn và công nhân mong các nhà quản lý nhanh chóng khắc phục các tình trạng không an toàn. Mỗi bên chịu trách nhiệm cho bên kia, do đó tạo ra trách nhiệm giải trình hai chiều. Để làm được điều này, sàn nhà máy có một danh sách các điều kiện không an toàn được báo cáo, bao gồm tình trạng và cuối cùng là ngày giải quyết. Lễ kỷ niệm an toàn toàn nhà máy đã được tổ chức với việc ban lãnh đạo cấp cao khen thưởng các quản lý và công nhân vì đã thể hiện hành vi an toàn, báo cáo các tình trạng không an toàn và giải quyết nhanh các tình trạng không an toàn. Theo thời gian, chúng tôi thấy những người lao động chấp nhận các cơ hội không an toàn hoặc rủi ro để gây ấn tượng với đồng nghiệp của họ giờ đã chọn tuân thủ các hướng dẫn an toàn.

Và, khi người lao động và người quản lý bắt đầu hiểu tầm quan trọng của hành vi cá nhân trong việc tạo ra một nơi làm việc an toàn, họ đã trở thành những người truyền bá phúc âm lớn nhất về cách tuân thủ và hỗ trợ các thực hành an toàn.

Các chỉ số về sự tiến bộ, nhưng con đường dài phía trước

Các chỉ số an toàn của đơn vị nhà máy bắt đầu được cải thiện trong hai phần được chọn cho chương trình thử nghiệm. Công nhân báo cáo nhiều tình trạng không an toàn hơn và các nhà quản lý đã giải quyết những tình trạng đó nhanh hơn. An toàn trở thành trách nhiệm của mọi người. Những cải tiến này là chỉ số quan trọng trong việc giảm số vụ tai nạn. Được khuyến khích bởi những kết quả này, chúng tôi đang mở rộng giải pháp trên toàn nhà máy, sửa đổi thiết kế giải pháp của chúng tôi cho các lĩnh vực chuyên môn mới và cung cấp đào tạo khi cần thiết.

Đây không phải là một nỗ lực nhỏ. Tư duy thiết kế là một quá trình nghiên cứu, hình thành và thử nghiệm chuyên sâu. Nó đòi hỏi sự kiên nhẫn và thời gian để thấy được sự cải thiện. Việc áp dụng nó vào một vấn đề quan trọng như an toàn lao động đòi hỏi phải có kế hoạch cẩn thận và sự tham gia của nhiều cá nhân, điều này làm tăng thêm chi phí của nỗ lực. Nhưng chúng tôi nhận thấy rằng bằng cách hiểu rõ hơn các giả định của người lao động và tham gia vào thử nghiệm nhanh, loại công việc hành vi này có thể là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện sự an toàn của người lao động. Hành vi không thay đổi trong một sớm một chiều – nhưng trong trường hợp này, rất đáng để chờ đợi khi nó có khả năng cứu sống.