Làm việc từ xa nên (Hầu hết) không đồng bộ

Chuyển đổi kỹ thuật số nên là một phương tiện để kết thúc, nhưng bản thân nó thường bị nhầm lẫn với sự kết thúc. Đây là một phần lý do tại sao 70% tất cả các nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số đều thất bại – bởi vì chúng được thực hiện hoàn toàn vì lợi ích kỹ thuật số mà không xem xét đầy đủ bức tranh lớn hơn.

Đại dịch đã thúc đẩy nhiều xu hướng, từ nền tảng phát trực tuyến, thương mại điện tử và giao thức ăn cho đến việc áp dụng rộng rãi công việc từ xa. Nhưng thay vì tận dụng cơ hội này để cải thiện cách chúng tôi làm việc, hầu hết các tổ chức chỉ đơn giản là đưa văn phòng của họ lên mạng, cùng với những thói quen xấu đã ngấm vào họ.

Trong thời kỳ đại dịch, hầu hết các tổ chức không vượt quá cấp độ hai trong khung năm cấp độ nhóm phân tán của người sáng lập WordPress Matt Mullenweg. Thay vì các cuộc họp liên tục, mọi người nhận được các cuộc gọi Zoom liên tục. Thay vì gián đoạn thực tế, họ bị gián đoạn nhiều hơn qua Slack hoặc Nhóm.

Bất chấp việc loại bỏ thời gian đi làm, mọi người vẫn làm việc nhiều giờ hơn và kém hiệu quả hơn so với trước đây, dẫn đến khối lượng công việc nhiều hơn và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống kém hơn, hai nguyên nhân chính gây ra căng thẳng tại nơi làm việc. Ngày nay, 83% công nhân Mỹ bị căng thẳng tại nơi làm việc, Gallup phát hiện ra rằng một số lượng tương tự trên toàn cầu – 85% – không tham gia vào công việc.

Tất nhiên, đại dịch đã làm trầm trọng thêm tất cả những điều này, khi phân tích tổng hợp này được xuất bản trong Thiên nhiên ghi nhận tỷ lệ lo âu và trầm cảm cao hơn trên toàn cầu do Covid-19. Điều này không có gì là bi kịch khi chúng ta cho rằng hầu hết người lớn dành khoảng một nửa số giờ thức của họ tại nơi làm việc.

Thay đổi cách chúng tôi thực hiện công việc từ xa

Rất cần một động thái để làm việc từ xa tốt hơn. Và nó đã thúc đẩy một số chính phủ và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp trên toàn thế giới kêu gọi lập pháp về quyền ngắt kết nối – một quyền con người được đề xuất liên quan đến việc ngắt kết nối với liên lạc điện tử liên quan đến công việc trong giờ không làm việc, điều mà Pháp đã giới thiệu vào năm 2016. Nhưng nói mọi người đăng xuất lúc 5 giờ chiều hoàn toàn bỏ lỡ vấn đề, bởi vì nó không giải quyết được lý do khối lượng công việc quá nhiều và căng thẳng gia tăng – đó là cách chúng ta làm việc.

Các giải pháp hỗ trợ ban nhạc có ý nghĩa tốt đạt được rất ít nếu các tiêu chuẩn độc hại cướp đi quyền tự chủ và kiểm soát của nhân viên tri thức vẫn được duy trì. Chúng tôi có thể giúp những người làm việc từ xa hoàn thành khối lượng công việc của họ và giảm thiểu xung đột cân bằng giữa công việc và cuộc sống bằng cách chuyển từ tính năng siêu phản hồi và giao tiếp thời gian thực sang giao tiếp không đồng bộ cao hơn – loại hình thực sự cho phép mọi người tự do quyết định thời gian và địa điểm làm việc .

Tuy nhiên, như James Clear, tác giả của sách bán chạy nhất Thói quen nguyên tử đặt nó, “Bạn không đạt đến mức đạt được mục tiêu của mình. Sự sụp đổ của bạn đến cấp độ của hệ thống của bạn. “

Các công cụ sau đây có thể giúp các nhà lãnh đạo triển khai các hệ thống để tác động đến cách chúng ta làm việc tốt hơn.

Ban công tác

Một người trung bình gửi và nhận khoảng 121 email công việc mỗi ngày, dành khoảng 23% thời gian cho những email không cần thiết và gửi khoảng 200 tin nhắn tức thì mỗi tuần qua các nền tảng như Slack. Sự phụ thuộc vào email và tin nhắn tức thời này khiến mọi người rơi vào tình trạng phản ứng nhanh, kết quả là kiểm tra email 6 phút một lần và có thể đăng nhập vào Slack cả ngày.

Các ban công việc, cung cấp một nguồn chân lý minh bạch và duy nhất về tình trạng của các nhiệm vụ dự án, cho chúng ta một cái nhìn rõ ràng về những gì đồng nghiệp của chúng ta đang làm khi nào và tiến độ đã đạt được như thế nào.

Cho dù đó là bảng tác vụ từ Trello, Asana, Monday hay Basecamp, các bảng cho phép người dùng để lại nhận xét và đặt câu hỏi theo cách thúc đẩy phản hồi không đồng bộ thay vì kéo email và nhắn tin tức thời theo thời gian thực.

Tính minh bạch này giảm áp lực lên các đầu mối giao tiếp liên quan đến báo cáo và cập nhật trạng thái, đồng thời giúp mọi người ưu tiên công việc của họ theo cách phù hợp với các mục tiêu dài hạn. Điều này giúp họ không trở thành nạn nhân của việc luôn chú ý đến nhiệm vụ cấp bách tùy tiện thay vì nhiệm vụ quan trọng.

Giờ làm việc và công cụ lập lịch

Luật Bartleby cho rằng các cuộc họp lãng phí 80% thời gian của 80% số người tham dự. Một nghiên cứu năm 2017 do Trường kinh doanh Harvard Giáo sư Leslie Perlow tin tưởng vào ý tưởng này, với 71% giám đốc điều hành cấp cao nói rằng các cuộc họp không hiệu quả và không hiệu quả. Với điều này, và cho rằng một người bình thường dành từ 35% đến 50% thời gian của họ cho các cuộc họp và đang bị mệt mỏi do Zoom, kết thúc cuộc họp điên cuồng cung cấp cho chúng ta một con đường rõ ràng để giải phóng thời gian của mọi người.

Để làm được điều đó, chúng ta cần chấm dứt việc đặt thời gian bừa bãi vào lịch của đồng nghiệp mà ít quan tâm đến các ưu tiên và cam kết của họ. Giờ làm việc là một khái niệm có thể giúp thực hiện điều này, được phổ biến bởi Cal Newport, tác giả của Làm việc sâu. Về cơ bản, nó đề cập đến khoảng thời gian mà mọi người dành cho các cuộc họp hàng ngày hoặc hàng tuần. Lý tưởng nhất là các khe thời gian có giới hạn không quá 30 phút, bất kể trường hợp khẩn cấp hoặc bất thường, và phù hợp với mô hình công việc ưa thích của mọi người. Ví dụ, những con chim sớm được khuyên là nên chặn buổi sáng để làm việc sâu, trong khi những con cú đêm có khả năng cũng làm như vậy vào buổi chiều của chúng. Các công cụ như Calendly, x.ai và các công cụ khác có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc đặt trước các khoảng thời gian không hy sinh các ưu tiên của người khác và có thể giúp cải thiện hiệu quả cuộc họp.

Tài liệu chia sẻ

Tài liệu được chia sẻ cho phép mọi người làm việc trên cùng một tài liệu một cách không đồng bộ mà không phải chịu gánh nặng kiểm soát phiên bản. Các ví dụ đơn giản về điều này bao gồm Google Docs và mở rộng đến Dropbox Paper và công cụ thiết kế giao diện người dùng, Invision, tất cả đều hỗ trợ chú thích trong tài liệu và gắn thẻ thành viên trong nhóm.

Các nền tảng cộng tác trực quan như Miro và Mural hỗ trợ cả bảng trắng thời gian thực và không đồng bộ cho công việc động não và chiến lược. Việc sử dụng các tài liệu được chia sẻ trong các cuộc gọi Zoom thời gian thực cũng đảm bảo rằng các tin nhắn quan trọng không bị mất khi dịch, giảm khả năng xảy ra và chi phí làm lại trong tương lai.

Plugin nhắn tin tức thì

Các plugin có thể giúp làm chậm hiệu quả các ứng dụng như Slack, giúp chúng ta thoát khỏi chu kỳ xem và chia sẻ hàng tấn ảnh gif mèo và meme văn hóa đại chúng mỗi ngày, hướng chúng ta đến việc sử dụng nền tảng nhắn tin tức thời không đồng bộ hơn. Chúng tôi có thể thoát khỏi tình trạng quá tải thông tin với plugin Must-Read, chỉ cung cấp các thư mà đồng nghiệp đã gắn thẻ bạn vào. Trình trả lời tự động của TryRoots cho phép những người dùng Slack khác biết rằng bạn hiện đang đi vắng, khi bạn trực tuyến trở lại và cung cấp một đường dẫn để truy đòi nếu cần thiết. Các plugin như Team Standup giúp giảm bớt áp lực cho các công việc thường ngày như hoạt động hàng ngày và yêu cầu mọi người trả lời các câu hỏi liên quan đến khối lượng công việc của họ trong ngày thông qua một bot tự động và khi nào phù hợp với họ.

E-mail

Các plugin như BlockSite, Freedom hoặc Inbox Pause có thể chặn dòng email liên tục trong các khoảng thời gian trong ngày. Các plugin của Gmail như Quick Compose chỉ mở cửa sổ soạn email khi chúng ta cần viết email và giúp chúng ta tránh đuổi những con thỏ lông lá xuống các hốc thỏ.

P2

Khi điều khiển từ xa trở thành điều kiện thuận lợi cho các tổ chức trên toàn thế giới, một làn sóng công cụ mới có khả năng xuất hiện. Một công cụ như vậy đến từ nhóm của Automattic. Họ báo trước P2 là một nền tảng để các nhóm chia sẻ, thảo luận và cộng tác cởi mở, mà không bị gián đoạn. “Các cuộc trò chuyện trên P2 diễn ra theo dòng, cập nhật trong thời gian thực và cung cấp không gian cho các câu trả lời theo chuỗi, ”Mullenweg, người sáng lập Automattic cho biết. P2 đang được sử dụng để hỗ trợ cả cộng tác dự án và giới thiệu tuyển dụng từ xa mới.

Tuy nhiên, trên tất cả, các công cụ kỹ thuật số chỉ hiệu quả khi bạn sử dụng chúng hiệu quả như thế nào và sự liên kết giữa người quản lý và nhân viên là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ sáng kiến ​​chuyển đổi kỹ thuật số nào.

Các nhà lãnh đạo phải dẫn dắt bằng ví dụ và thông báo rằng không sao cả khi không phản hồi mọi thứ trong thời gian thực, rằng có thể từ chối yêu cầu họp, tắt thông báo cũng không sao và không trực tuyến cả ngày cũng không sao. Làm như vậy sẽ không chỉ mang lại cho mọi người cơ hội chiến đấu để giải quyết tình trạng căng thẳng kinh niên tại nơi làm việc và gắn kết trên toàn thế giới, mà còn giúp họ giành chiến thắng trong cuộc chiến giành nhân tài, điều mà chỉ có thể tốt cho lợi nhuận.