Khi nào quyền tự chủ giúp nhóm hoạt động – và khi nào thì không

Từ GitHub đến Google, các công ty đang ngày càng áp dụng các chính sách cho phép các nhóm tự chủ đáng kể đối với cả người mà họ làm việc cùng và công việc của họ. Điều này có thể giúp nhân viên cảm thấy mức độ sở hữu cao hơn đối với công việc của họ, do đó thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới – nhưng nghiên cứu gần đây cho thấy rất dễ để tự chủ đi quá xa. Trong một nghiên cứu mới, các tác giả phát hiện ra rằng các nhóm được phép chọn cả thành phần của nhóm của họ và ý tưởng mà họ làm việc thực sự hoạt động kém hơn đáng kể so với những nhóm chỉ được phép chọn đồng đội hoặc ý tưởng (nhưng không phải cả hai). Dựa trên phát hiện đáng ngạc nhiên này, các tác giả cho rằng câu hỏi mà các nhà quản lý nên tự hỏi mình là không cho dù họ nên trao quyền tự chủ cho các nhóm, nhưng loại nào quyền tự chủ mà họ nên trao cho họ. Thay vì bị ám ảnh bởi quyền tự chủ trên hết, các tác giả gợi ý rằng các nhà quản lý nên có cách tiếp cận sắc thái hơn và suy nghĩ chín chắn về lĩnh vực nào sẽ được hưởng lợi từ quyền tự chủ – và lĩnh vực nào sẽ không.

Tự chủ bao nhiêu thì tự chủ bấy nhiêu? Trong khi một số công ty có cách tiếp cận cứng nhắc trong việc phân công nhiệm vụ, thì việc cho phép nhân viên ở mức độ tự do cao hơn trong việc xác định xem họ làm việc gì và làm việc với ai ngày càng trở nên phổ biến. Các công ty như Spotify, GitHub và Google đã công khai các chính sách của họ cho phép nhân viên tự chọn các dự án và nhóm mà họ làm việc cùng, cho rằng bằng cách thúc đẩy mức độ sở hữu và sự sáng tạo cao hơn, chiến lược này dẫn đến những ý tưởng tốt hơn, sáng tạo hơn.

Điều này có vẻ trực quan, nhưng nghiên cứu gần đây của chúng tôi cho thấy rằng có thể tự chủ quá xa. Chúng tôi đã tiến hành một thử nghiệm thực địa với hơn 900 sinh viên trong khóa học đại học kéo dài 11 tuần về tinh gọn khởi nghiệp, trong đó sinh viên được nhóm thành các nhóm ba người và được giao nhiệm vụ phát triển ý tưởng khởi nghiệp và bài thuyết trình. Cả học sinh và giáo viên đều không biết, chúng tôi đã chỉ định ngẫu nhiên học sinh vào một trong bốn điều kiện, thay đổi xem chúng có quyền tự chủ về ý tưởng mà chúng sẽ thực hiện và thành phần của nhóm của chúng hay không. Trong nhóm đầu tiên, cả hai học sinh được giao cho các đội và cho biết ý tưởng cần theo đuổi. Trong nhóm thứ hai, học sinh có thể chọn đồng đội của mình, nhưng họ đã được chỉ định một ý tưởng để thực hiện. Trong nhóm thứ ba, học sinh được phân vào các đội, nhưng được quyền tự chủ lựa chọn ý tưởng của riêng mình. Và ở nhóm cuối cùng, học sinh được phép chọn cả đồng đội và ý tưởng của mình.

Các đội đã tạo ra các bản thuyết trình được đánh giá bởi một hội đồng gồm các học viên, bao gồm các doanh nhân, nhà đầu tư thiên thần và nhà đầu tư mạo hiểm. Để đảm bảo đánh giá công bằng, tên và ảnh đã được biên tập lại, các giám khảo không được phép trao đổi với nhau trước khi gửi câu trả lời của họ, và mỗi sàn diễn sẽ nhận được ba đánh giá độc lập. Đầu tiên, các giám khảo được yêu cầu đánh giá hoạt động của các bộ bài trong năm lĩnh vực: tính mới, tính khả thi, tiềm năng thị trường, khả năng thành công và khả năng mời đội tham gia cuộc họp tiếp theo. Tiếp theo, sau khi tất cả các sàn đã được chấm điểm riêng lẻ, các trọng tài được yêu cầu phân bổ ngân sách đầu tư hư cấu là 1 triệu đô la cho tất cả các dự án mà họ đánh giá (họ có thể chi một số, tất cả hoặc không chi tiêu trong ngân sách của họ).

Vì vậy, những gì chúng tôi đã tìm thấy? Thật thú vị, phân tích của chúng tôi gợi ý rằng một số – nhưng không phải toàn bộ – quyền tự chủ mang lại kết quả tốt nhất. Các đội không được phép chọn ý tưởng của họ hoặc đồng đội của họ có hoạt động kém nhất, nhưng những đội có toàn quyền tự chủ chỉ hoạt động tốt hơn một chút: Họ được đánh giá là có ít khả năng thành công hơn 1% so với các đội không có quyền tự chủ.

Ngược lại, các nhóm được trao một số quyền tự chủ tốt hơn đáng kể so với nhóm có toàn quyền tự chủ và nhóm không có quyền tự chủ: Các nhóm có thể lựa chọn ý tưởng của họ hoặc đồng đội của họ (nhưng không phải cả hai) được đánh giá là có khả năng thành công cao hơn 50% so với nhóm không có tự chủ và có khả năng thành công cao hơn 49% so với những người có toàn quyền tự chủ. Họ cũng nhận được nhiều hơn 82% ngân sách đầu tư hư cấu so với những người không có quyền tự chủ và nhiều hơn 23% ngân sách so với những người có toàn quyền tự chủ. Nhìn chung, các đội có thành tích cao nhất là những người được chỉ định đồng đội của họ nhưng được phép tự chủ về ý tưởng của họ, theo sát những người được giao ý tưởng và được phép lựa chọn đội của mình.

Tại sao điều này có thể được? Chúng tôi nhận thấy rằng yếu tố chính thúc đẩy những hiệu ứng này là các nhóm có một số quyền tự chủ có khả năng khớp các ý tưởng với các thành viên trong nhóm một cách tốt nhất. Các nhóm có đồng đội được phân công và quyền tự chủ về ý tưởng có thể chọn ý tưởng dựa trên lợi ích của các thành viên, trong khi những người có ý tưởng được giao và quyền tự chủ đối với tư cách thành viên có thể chọn một cách chiến lược các đồng đội phù hợp nhất để thực hiện ý tưởng. Các nhóm không có quyền tự chủ về tư cách thành viên hoặc ý tưởng của họ không có cách nào để thực hiện loại đối sánh này và việc đối sánh các nhóm và ý tưởng một cách hiệu quả cũng là một thách thức tương tự khi cả hai cùng thảo luận.

Ngoài ra, một yếu tố thúc đẩy thứ yếu là việc được chọn cả đội và ý tưởng của họ đã thúc đẩy sự tự tin thái quá, vốn được biết là tác động tiêu cực đến hiệu suất. Chúng tôi đã yêu cầu các nhóm mô tả hiệu suất và năng lực của chính họ so với của một nhóm tham khảo như thế nào và chúng tôi nhận thấy rằng các nhóm có toàn quyền tự chủ thường đánh giá quá cao khả năng của chính họ.

Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là chúng tôi đã xác định được một lợi ích nhất quán của quyền tự chủ: Sau khi khóa học kết thúc, chúng tôi hỏi sinh viên họ cảm thấy hạnh phúc như thế nào và chúng tôi nhận thấy rằng sinh viên càng có nhiều quyền tự chủ thì họ càng cảm thấy hạnh phúc hơn. Các đội được chọn ý tưởng của riêng mình sẽ hạnh phúc hơn với ý tưởng của họ; các nhóm được chọn thành viên sẽ hạnh phúc hơn với nhóm của họ; và những người phải chọn cả hai đều là những người hạnh phúc nhất trong số họ. Thật không may, mặc dù có nhiều tài liệu về mối liên hệ giữa cảm xúc tích cực và hiệu suất cao hơn, chúng tôi nhận thấy rằng ít nhất trong trường hợp này, những sinh viên-doanh nhân hạnh phúc nhất đã không nghĩ ra những bộ bài quảng cáo có hiệu suất cao nhất.

Những điều rút ra cho nơi làm việc

Tất nhiên, có một sự khác biệt lớn giữa sinh viên trong một lớp học khởi nghiệp và những học viên doanh nghiệp trong thế giới thực. Môi trường lớp học cung cấp loại dữ liệu quy mô lớn và môi trường thí nghiệm được kiểm soát khó tiếp cận ở những nơi làm việc truyền thống, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra những hạn chế của nó. Mặc dù nghiên cứu trước đây cho thấy hợp lý khi ngoại suy cách mọi người trong thế giới lao động có thể hành động dựa trên hành vi của sinh viên trong các nghiên cứu tương tự như của chúng tôi, các nhà quản lý sẽ khôn ngoan khi xem xét bối cảnh của họ có thể khác với bối cảnh mà chúng tôi đã mô tả như thế nào và để điều chỉnh cho phù hợp. Với lưu ý đó (áp dụng cho nhiều lời khuyên được hỗ trợ bởi nghiên cứu), chúng tôi có thể đưa ra hai chiến lược để giúp các nhà quản lý tận dụng quyền tự chủ trong nhóm của họ hiệu quả hơn:

Đầu tiên, câu hỏi cần đặt ra không phải là cho dù bạn nên trao quyền tự chủ cho các nhóm, nhưng loại nào quyền tự chủ mà bạn nên trao cho họ. Quyền tự chủ không tốt cũng không xấu. Trong nghiên cứu của mình, chúng tôi đã khám phá cách hiểu biết nhiều sắc thái hơn về quyền tự chủ cùng với các khía cạnh của thành phần nhóm và hình thành ý tưởng có thể thúc đẩy hiệu suất. Và đây chỉ là hai – có thể có nhiều loại quyền tự chủ khác mà các nhà quản lý có thể cân nhắc. Mặc dù quyền tự chủ hoàn toàn hiếm khi được đền đáp, nhưng các nhà quản lý có thể thử nghiệm để có được sự rõ ràng về loại quyết định nào có lợi khi được hướng dẫn nhiều hơn và loại quyết định nào tốt hơn nên để nhân viên tự quyết định.

Thứ hai, công việc của chúng tôi minh họa sức mạnh của sự ngẫu nhiên. Một trong những thành phần đáng ngạc nhiên nhất trong phát hiện của chúng tôi là khi các nhóm chọn ý tưởng của riêng họ, những nhóm có thành viên ngẫu nhiên được phân công thực hiện tốt hơn các nhóm có các thành viên được chọn bởi nhau. Nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng mọi người có xu hướng bị thu hút bởi bạn bè của họ hoặc những người trông giống mình và chúng tôi đã quan sát thấy kiểu mẫu tương tự trong các nhóm chọn thành viên của chính họ. Điều này không trực tiếp giải thích tại sao các đội này hoạt động kém, nhưng gián tiếp, điều này có nghĩa là các đội có quyền tự chủ hoàn toàn bị mắc kẹt trong các buồng dội âm, điều này làm tăng sai sự tin tưởng của họ vào bộ bài của họ và cuối cùng làm tổn hại đến hiệu suất. Mặc dù chúng tôi không đề xuất rằng tất cả các nhóm nên được thành lập một cách ngẫu nhiên, nhưng kết quả của chúng tôi chỉ ra rằng việc đưa một yếu tố ngẫu nhiên vào cách các nhóm được chỉ định có thể cải thiện hiệu suất trong một số bối cảnh.

Không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả để xác định chính xác mức độ tự chủ cần trao cho nhóm của bạn. Thay vào đó, các nhà quản lý nên áp dụng một cách tiếp cận mang nhiều sắc thái hơn để xác định cách thức đưa ra các quyết định quan trọng. Điều này có nghĩa là di chuyển các triết lý đen trắng trong quá khứ và suy nghĩ chín chắn về lĩnh vực nào sẽ được hưởng lợi từ quyền tự chủ – và lĩnh vực nào sẽ không.