3 Cạm bẫy Thuyết trình Nhóm – và Cách Tránh Chúng

Tập hợp một bài thuyết trình nhóm hiệu quả cần có tinh thần đồng đội và sự phối hợp để nó không giống như một cái chăn chắp vá. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta không bao giờ dành thời gian để chuẩn bị đầy đủ. Tác giả chỉ ra một số sai lầm phổ biến mà mọi người thường mắc phải khi thuyết trình nhóm và đưa ra các phương pháp hay nhất để giúp bạn đi đúng hướng.

Nhiều người trong chúng ta đã trải qua những bài thuyết trình nhóm kém. Nếu bạn đang đưa ra một bài thuyết trình, đó là cuộc tranh giành vào phút cuối cùng vào đêm hôm trước để quyết định xem ai sẽ trình bày phần nào của bài thuyết trình. Nếu bạn đang quan sát một người, đó là sự hỗn loạn khi nghe thấy nhiều người nói chuyện với nhau hoặc thậm chí tệ hơn, bạn chỉ cần đọc từng từ trong slide của họ và bỏ qua khán giả của họ.

Đối với nhiều tổ chức, thuyết trình nhóm là một phần của cuộc sống. Nhóm của bạn có thể đưa ra một bài thuyết trình nhóm cho một khách hàng mới hoặc có thể là bài tập cơ bản trong chương trình phát triển khả năng lãnh đạo của bạn bao gồm một loạt các bài thuyết trình nhóm với người đứng đầu đơn vị kinh doanh của bạn. Các cuộc họp ảo giúp các bài thuyết trình này trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết vì nhóm của bạn không cần phải ở cùng một địa điểm.

Tập hợp một bài thuyết trình nhóm hiệu quả cần có tinh thần đồng đội và sự phối hợp để nó không giống như một cái chăn chắp vá. Tuy nhiên, nhiều người trong chúng ta không bao giờ dành thời gian để chuẩn bị đầy đủ.

Điều gì đang bị đe dọa ở đây? Mỗi bài thuyết trình là một cơ hội để xây dựng niềm tin với khán giả của bạn. Sự gắn kết của bài thuyết trình trong nhóm của bạn là một chỉ báo cho khách hàng của bạn về mối quan hệ của họ khi làm việc với bạn. Nếu bài thuyết trình của bạn rời rạc và vô tổ chức, khách hàng của bạn sẽ tự hỏi kết quả của dự án của bạn sẽ như thế nào. Nếu một thành viên trong nhóm của bạn hạ gục người khác trong khi thuyết trình, nhóm của bạn sẽ đối xử với nhóm của khách hàng như thế nào? Bạn đang trình bày một cái nhìn sơ lược về mối quan hệ làm việc cũng như khả năng của tổ chức bạn.

Các đồng nghiệp của tôi và tôi đã huấn luyện khách hàng của chúng tôi về các bài thuyết trình nhóm của họ trong gần 20 năm. Ngoài ra, tôi là thành viên của khoa trong một khóa học giáo dục điều hành về giao tiếp thuyết phục tại Trường Harvard Kennedy. Khóa học kéo dài ba tuần này lên đến đỉnh điểm trong một loạt các bài thuyết trình của nhóm, mà tôi đánh giá cùng với các giảng viên khác trong chương trình.

Dựa trên kinh nghiệm này, đây là một số sai lầm phổ biến mà chúng tôi thấy trong các bài thuyết trình nhóm, tiếp theo là một số phương pháp hay nhất để giúp bạn đi đúng hướng.

Ba bước sai lầm phổ biến

1. Mỗi slide trông giống như nó được thiết kế bởi một người khác nhau.

Khi không có người nào phụ trách bài thuyết trình, bạn có xu hướng thấy một trang trình bày rời rạc với các phông chữ, kiểu văn bản và hình ảnh khác nhau. Bạn cũng thấy mọi người đặt toàn bộ tập lệnh của họ lên trang chiếu và đọc từng chữ một. Điều này khiến khán giả của bạn mất tập trung và mất đi sự chú ý của họ.

2. Người thuyết trình nói chuyện với nhau.

Khi chúng ta không dành thời gian để quyết định xem ai đang che đậy cái gì – và chúng ta sẽ chuyển đổi từ người này sang người khác như thế nào – chúng ta bắt đầu ngắt lời người khác, điều này làm giảm tính chuyên nghiệp của chúng ta. Một trong những khách hàng của tôi đã từng nói với tôi, “Khách hàng của chúng ta phải nghĩ gì khi chúng ta ngắt lời nhau?”

3. Quên rằng bạn đang “bật”.

Khi ai đó kết thúc phần thuyết trình của nhóm, họ cảm thấy nhẹ nhõm khi nói xong đến nỗi họ quên mất rằng mình vẫn đang “trên sân khấu” hoặc trước máy quay. Họ bắt đầu kiểm tra điện thoại hoặc khoanh vùng thay vì chủ động lắng nghe người nói tiếp theo.

May mắn thay, mỗi bước sai lầm đó có thể được ngăn chặn bằng sự chuẩn bị đúng đắn.

Ba phương pháp hay nhất

1. Lập chiến lược trước.

Khi chuẩn bị cho bất kỳ kiểu thuyết trình nào, tôi dạy mọi người đặt ba câu hỏi: Đối tượng của bạn là ai? Mục tiêu của bạn là gì? và Tại sao bạn? Đối với các bài thuyết trình nhóm, điều quan trọng là phải trả lời những câu hỏi đó cùng nhau. Câu hỏi cuối cùng, Tại sao bạn ?, điều đó thực sự có nghĩa là Bạn quan tâm làm gì?, nhắc bạn chia sẻ động lực của bản thân về chủ đề này, giúp nhóm của bạn gắn kết như một khối gắn kết.

Khi bạn thêm bản trình bày nhóm vào lịch của mình, hãy dành thời gian để chuẩn bị với tư cách một nhóm. Sử dụng thời gian này để thống nhất về mức độ hiểu biết của khán giả về chủ đề, mục tiêu cụ thể của bạn cho bài thuyết trình, thông điệp chính, dàn ý chung và ai sẽ trình bày từng phần trước khi mỗi người bắt đầu viết các thành phần riêng lẻ của mình. Điều này giúp bạn tránh được căng thẳng vào phút cuối khi cố gắng điều chỉnh từng trang trình bày của mình thành một khối gắn kết. Đồng thời quyết định xem ai sẽ trả lời loại câu hỏi nào hoặc quyết định ai trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm trả lời các câu hỏi và giao chúng cho người phù hợp trả lời.

2. Thực hành theo nhóm.

Trước khi trình bày, hãy dành thời gian cho việc xem qua hoàn chỉnh với các trang trình bày. Cụ thể, hãy thực hành chuyển đổi của bạn từ người này sang người khác, chẳng hạn như, Stacey đã làm rất tốt khi trò chuyện với chúng tôi về những thách thức khi gia nhập thị trường mới này. Bây giờ, tôi sẽ cung cấp một vài giải pháp dựa trên chuyên môn của công ty chúng tôi. Sử dụng bộ hẹn giờ để đảm bảo bạn đang giữ đúng thời gian quy định hoặc đặt giới hạn thời gian thực tế dựa trên định dạng cuộc họp của bạn, để bạn đảm bảo có nhiều thời gian cho các câu hỏi. Dành thời gian để đánh giá các trang trình bày cùng nhau để ngôn ngữ, phông chữ và cách sử dụng đồ họa được nhất quán.

3. Cung cấp với sự tự tin và tính xác thực.

Khi đã đến lúc thuyết trình nhóm, hãy dẫn dắt với diễn giả đại diện tốt nhất cho tổ chức của bạn; tạo cơ hội cho các diễn giả cấp dưới trình bày ở giữa. Điều này đảm bảo tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ và giảm bớt một số áp lực cho các loa mới hơn. Khi nói chuyện trực tiếp, hãy định vị bản thân sao cho bạn có thể tham khảo các slide nhưng nói trực tiếp với khán giả. Mang cá tính riêng của bạn vào bài thuyết trình; bạn có thể nói điều gì đó như, Nếu bạn đến từ California như tôi, thì bạn sẽ biết… Những giai thoại cá nhân kết nối với khán giả là một cách tuyệt vời để xây dựng lòng tin giữa khán giả và từng thành viên trong nhóm trình bày.

Điều gì thay đổi trong cài đặt ảo?

Tất cả các đề xuất trên đều đúng trong các bài thuyết trình ảo, đặc biệt là tầm quan trọng của việc chạy hoàn chỉnh trên nền tảng ảo mà bạn sẽ sử dụng. Trong những tình huống này, hãy chỉ định một người chạy các trang chiếu cho toàn bộ bản trình bày để mỗi người không phải chia sẻ màn hình của họ. Đảm bảo mỗi người nói đều có kiến ​​thức chuyên môn, đủ ánh sáng chiếu vào khuôn mặt của họ và có thể nghe rõ ràng. Dùng cái này băng hình để tham khảo về cách chuẩn bị cho các bài thuyết trình ảo. Khi nói, hãy nhìn thẳng vào ống kính máy quay để khán giả nhìn thấy và cảm nhận được ánh mắt của bạn. Khi bạn không nói, hãy tự tắt tiếng để tiếng ồn xung quanh không ảnh hưởng đến người nói.

Hoàn thành tốt, một bài thuyết trình nhóm thể hiện sức mạnh của nhóm và chất lượng công việc của bạn. Hãy tận dụng cơ hội mạnh mẽ này để xây dựng lòng tin với khán giả và kết quả là giúp tổ chức của bạn thành công.