Hybrid Tanked Work-Life Balance. Đây là cách Microsoft đang cố gắng khắc phục.

Nếu có một từ định nghĩa năm 2021, nó sẽ là “quá tải.” Sau một năm rưỡi xảy ra đại dịch, với lượng hộp thư đến tràn ngập và các cuộc họp liên tục, mọi người cảm thấy mệt mỏi. Mọi người cũng đang tìm kiếm câu trả lời cho sự cạn kiệt kỹ thuật số này – bao gồm cả tôi. Với tư cách là người đứng đầu bộ phận phân tích con người của Microsoft, tôi dành nhiều thời gian để khám phá vấn đề này bằng cách xem xét dữ liệu.

Khi các đồng nghiệp của tôi nghiên cứu xu hướng năng suất ẩn danh của hàng triệu khách hàng Microsoft trên khắp thế giới, họ thấy rằng một năm sau đại dịch, thời gian hàng tuần dành cho các cuộc họp Nhóm tăng gấp đôi và một người trung bình gửi thêm 42% cuộc trò chuyện sau nhiều giờ. Mặc dù ban đầu đây có vẻ là cách tốt nhất để các nhóm duy trì kết nối, nhưng kể từ đó, chúng tôi nhận ra rằng các cuộc gọi điện video, email và trò chuyện không ngừng này đã trở thành quá tải kỹ thuật số và chúng tôi thấy những tác động đến sức khỏe trong các cuộc khảo sát nhân viên Microsoft của chúng tôi . Từ tháng 4 đến tháng 11 năm 2020, mức độ hài lòng của nhân viên đối với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống đã giảm 13 điểm phần trăm.

Vì vậy, nhóm của tôi và tôi bắt đầu tìm ra lý do đằng sau sự sụt giảm và xác định các hành động dựa trên dữ liệu mà người quản lý và nhân viên có thể thực hiện để xoay chuyển các con số trong môi trường làm việc kết hợp này.

Chúng tôi tự hỏi mình, chúng tôi có thể học được gì từ các mô hình hoạt động, thời gian nghỉ phép và các cuộc khảo sát của nhân viên? Và các nhà quản lý có thể làm gì để tạo ra một nền văn hóa nơi sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tồn tại và nhân viên phát triển? Một nơi mà việc hoàn thành danh sách việc cần làm của bạn hoặc tránh làm việc sau giờ làm không đòi hỏi nỗ lực siêu phàm và kỷ luật tự giác phi thực tế?

Thực tiễn làm việc ảo ảnh hưởng đến phúc lợi của nhân viên

Để trả lời những câu hỏi này, chúng tôi đã nghiên cứu dữ liệu khảo sát và hoạt động cộng tác tổng hợp và chưa xác định danh tính của hàng nghìn nhân viên Microsoft trong suốt nhiều tháng – phần lớn trong số họ đang làm việc tại nhà do đại dịch. Nhìn chung, chúng tôi phát hiện ra rằng cộng tác quá mức, thiếu tập trung không bị gián đoạn và bỏ qua thời gian nghỉ là những nguyên nhân chính dẫn đến sự giảm cân bằng giữa công việc và cuộc sống mà chúng tôi đang điều tra.

Khi thời gian cộng tác tăng lên, sức khỏe giảm xuống.

Phần đầu tiên trong phân tích của chúng tôi, dựa trên dữ liệu tình cảm và hoạt động công việc vào tháng 4 năm 2020, đã xác nhận điều chúng tôi cho là đúng: Những nhân viên dành nhiều thời gian cộng tác nhất – tham gia các cuộc họp, viết email và gửi trò chuyện – đánh giá mức độ hài lòng với cuộc sống công việc thấp hơn cân bằng hơn so với các đồng nghiệp có thời gian cộng tác ít hơn.

Những nhân viên hài lòng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ tham dự ít hơn 25% các cuộc họp và dành trung bình ít hơn 6 giờ mỗi tuần để cộng tác so với những nhân viên có tâm lý cân bằng công việc và cuộc sống trung lập hoặc không thuận lợi. Ngoài ra, những nhân viên hài lòng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ có xu hướng gửi ít email hơn 29% nói chung và ít hơn 36% email sau giờ làm việc.

Khi mọi người dành nhiều thời gian tập trung hơn, tình trạng sức khỏe được cải thiện.

Mặt khác, chúng tôi thấy rằng những nhân viên hài lòng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ có số giờ tập trung cao gấp 1,3 lần và gấp 1,3 lần số giờ tập trung vào hai giờ so với những nhân viên ít hài lòng hơn với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.

Khi thời gian đi nghỉ tăng lên, phúc lợi cũng tăng theo.

Tiếp theo, chúng tôi xem xét các mô hình trong thời gian nghỉ hè được thực hiện. Chúng tôi nhận thấy rằng trong thời kỳ đầu của đại dịch, nhiều nhân viên của Microsoft đã ngừng nghỉ hoàn toàn vì họ trú ẩn tại chỗ, tránh đi du lịch và ở nhà. Trên thực tế, chúng tôi thấy rằng lượng thời gian nghỉ phép trung bình được ghi nhận bởi các nhân viên Hoa Kỳ của Microsoft đã giảm tới 83%.

Sự sụt giảm đó đã gây ra hiệu ứng gợn sóng, và chúng ta có thể thấy qua các con số rằng việc đi nghỉ – hoặc không – có tác động thực sự đến nhận thức của nhân viên về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng những nhân viên ở Hoa Kỳ có thể nghỉ để nạp năng lượng trong tháng 3 hoặc tháng 4 năm 2020, nhận thức trung bình về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong tháng 5 cao hơn 8 điểm phần trăm so với những người này. những nhân viên không nghỉ trong những tháng đó.

Vì vậy, nếu một phần của bí quyết sống khỏe nằm ở việc ít cuộc họp hơn, thời gian tập trung nhiều hơn và dành thời gian nghỉ ngơi để nạp năng lượng, thì chính xác chúng ta sẽ làm điều đó như thế nào? Dưới đây là bốn chiến lược mà các nhóm khác nhau tại Microsoft đã bắt đầu triển khai.

Ưu tiên

Dữ liệu của chúng tôi cho thấy rằng một trong những điều quan trọng nhất mà người quản lý có thể làm để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là giúp nhóm của họ sắp xếp thứ tự ưu tiên. Đặc biệt, những nhân viên không nhận được sự hỗ trợ ưu tiên từ người quản lý sẽ ít hài lòng hơn với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ. Trên thực tế, dữ liệu thu thập từ tháng 10 đến tháng 11 năm 2020 cho thấy 81% trong số họ không hài lòng và 42% không cảm thấy năng suất như trước đại dịch.

Bản thân là một nhà quản lý, tôi biết chúng tôi sẽ không bao giờ đạt được điều đó tất cả các xong. Vì vậy, tôi đã phải có những cuộc trò chuyện khó khăn với các đối tác và các nhóm khác, để nói “Được rồi, chúng tôi có thể làm được điều này… nhưng nó có nghĩa là chúng tôi có thể không làm được ba điều còn lại. Điều gì quan trọng nhất ở đây? ” Để thực sự chống lại sự quá tải này và giữ cho khối lượng công việc bền vững, chúng ta không phải lúc nào cũng có thể nói “và” – nó trở thành “một trong hai / hoặc”.

Nhóm của tôi vẫn nói đùa rằng ưu tiên cũng có thể được gọi là “liên lạc với Klinghoffer bên trong của bạn” vì tôi đã nói điều đó rất nhiều. Nhưng nó đã trở thành câu thần chú của tôi vì một lý do.

Ưu tiên là cách chúng tôi tạo ra sự ổn định ngay cả khi đối mặt với sự hỗn loạn. Đây là nền tảng cơ bản của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống vì nó cho phép nhóm của bạn kiểm soát, lên tiếng, nói “không” với những thứ không phải là nhiệm vụ quan trọng – điều này cuối cùng có nghĩa là ít cuộc họp hơn, nhiều thời gian tập trung hơn và quan trọng nhất là sự tự do để dành thời gian nghỉ ngơi.

Các cuộc họp đánh giá lại

Khi công việc được ưu tiên đúng mức, bước tiếp theo là đánh giá lại các cuộc họp nhóm. Dưới đây là một số chiến lược đã hiệu quả với chúng tôi.

Xây dựng trong thời gian nghỉ.

Một khoảng thời gian nhỏ giữa các buổi hợp tác là cơ hội để nhân viên lấy một cốc nước, sẵn sàng cho cuộc gọi tiếp theo hoặc chuyển đổi tinh thần sang một chủ đề mới. Khi chúng tôi chuyển trọng tâm từ việc tối đa hóa thời gian họp sang tối đa hóa hiệu quả cuộc họp, nghiên cứu về bộ não của Microsoft cho thấy rằng các cuộc họp chỉ với khoảng đệm từ 5 đến 10 phút giữa chúng không chỉ giảm mức độ căng thẳng cho nhân viên của bạn mà còn giúp tập trung và gắn kết tốt hơn. Trong Outlook hoặc nền tảng email khác, các tổ chức có thể đặt mặc định trong toàn công ty cho những thời gian nghỉ này hoặc từng nhân viên và nhóm có thể thay đổi cài đặt của riêng họ.

Tránh liên kết trong tuần.

Giống như thời gian nghỉ giữa các cuộc họp, thời gian vào đầu và cuối mỗi tuần giúp nhân viên chuyển đổi. Ví dụ, các cuộc họp vào sáng thứ Hai có thể gây áp lực cho nhân viên trong việc chuẩn bị vào cuối tuần, góp phần gây ra cảm giác choáng ngợp hơn nữa. Thay vào đó, hãy chỉ định các buổi sáng Thứ Hai để tập trung và chuẩn bị nhằm thiết lập nhóm để cộng tác thành công trong suốt cả tuần. Chúng tôi cũng đã thấy nhiều nhóm tại Microsoft coi những ngày Thứ Sáu không họp là thời gian dành riêng để hoàn thành công việc quan trọng và rút phích cắm điện hoàn toàn trước cuối tuần.

Nhấn tạm dừng.

Một nghiên cứu gần đây của Microsoft Research cho thấy đa tác vụ trong các cuộc họp tăng lên đáng kể trong các cuộc họp dài hơn và lớn hơn. Trong nghiên cứu, mọi người cũng thường đề cập rằng họ đa nhiệm trong các cuộc họp mà họ thấy không liên quan hoặc không quan tâm hoặc không tham gia.

Vì vậy, hãy dành thời gian lùi lại và đánh giá lại hiệu quả của các cuộc họp đối với nhóm của bạn bằng cách hỏi quan điểm của các thành viên trong nhóm của bạn. Ngoài ra, hãy tự hỏi bản thân, bạn có sở hữu các cuộc họp với mức độ tương tác thấp và nhiều nhiệm vụ không? Một số cuộc họp có thể ngắn hơn không? Ít thường xuyên hơn? Ai thực sự cần ở đó? Liệu chúng có nên lặp lại hay chỉ được lên lịch khi cần thiết? Họ có cần phải họp không?

Bảo vệ thời gian để tập trung và thiết lập ranh giới

Khi công việc được ưu tiên và các cuộc họp bị thu hẹp, hãy khuyến khích nhóm của bạn ưu tiên thời gian họ dành cho công việc tập trung và đặt ra ranh giới để bảo vệ nó.

Khuyến khích thời gian tập trung.

Đề nghị nhóm của bạn chủ động dành ra các khoảng thời gian cho công việc tập trung mỗi tuần để giải quyết các ưu tiên chính. Khắc phục thời gian này cho phép nhân viên tham gia vào công việc sâu và đi sâu vào các dự án mà không bị phân tâm hoặc gián đoạn. Thời gian tập trung nhiều hơn có nghĩa là tiến bộ hơn, có nghĩa là ít bị choáng ngợp hơn. Nó cũng có nghĩa là ít công việc đổ dồn vào sau giờ làm việc hơn.

Sử dụng công nghệ để tôn trọng những giờ yên tĩnh.

Công việc kết hợp vượt ra ngoài “nơi” chúng tôi làm việc – nó còn về “khi nào”. Ví dụ, việc cân bằng công việc với lịch trình cá nhân đôi khi có nghĩa là xem qua hộp thư đến vào buổi tối khi tôi có thể thực sự tập trung là cách tốt nhất để tôi hoàn thành công việc. Mặt khác, nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng một email sau giờ làm việc từ một người quản lý có thể có tác động đáng kể đối với công việc sau giờ làm việc của nhóm.

Công nghệ có thể giúp nhóm của bạn trao quyền cho mọi người làm việc theo cách tốt nhất cho họ trong khi vẫn tránh được tâm lý “luôn luôn bật” đó. Khi tôi làm việc vào buổi tối – đó là cách tôi làm việc tốt nhất với tư cách là riêng biệt, cá nhân, cá thể – Tôi tận dụng tính năng “gửi trễ” để đảm bảo giờ làm việc linh hoạt của mình không trở thành tác nhân gây căng thẳng vào đêm khuya của người khác.

Tôi cũng đã khuyến khích nhóm của mình ẩn thông báo để loại bỏ áp lực kiểm tra email và cuộc trò chuyện khi họ rời khỏi công việc. Chúng tôi cũng đã thiết lập các quy tắc nhóm về thời điểm mong đợi phản hồi, vì vậy không ai cảm thấy như họ đang liên tục được gọi.

Khuyến khích thời gian đi vắng

Cuối cùng, hãy tích cực thảo luận về các cách giúp nhân viên dễ dàng hơn trong kỳ nghỉ kiếm được nhiều tiền của họ.

Thời gian xa cách có thể không giống như trước đây.

Khả năng rút phích cắm là chìa khóa để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Cho dù đó là kỳ nghỉ, ngày lưu trú, ngày sức khỏe tâm thần, ngày ốm đau, hoặc tuân theo các ngày lễ tôn giáo, nghỉ ngơi và nạp năng lượng có thể có ý nghĩa khác nhau đối với những người khác nhau. Vào cuối năm 2019, chúng tôi đã xác định lại thời gian nghỉ ốm tại Microsoft để bao gồm những ngày chăm sóc sức khỏe tâm thần; chúng tôi không nhận ra rằng điều đó sẽ trở nên quan trọng như thế nào sau đó vài tháng khi đại dịch xảy ra. Chúng tôi cũng cung cấp năm ngày hạnh phúc trên toàn cầu cùng với kỳ nghỉ được phân bổ thường xuyên của họ để khuyến khích nhân viên nghỉ nhiều hơn.

Nói chung, hãy giúp nhóm của bạn hiểu rằng có nhiều lý do để dành thời gian không phụ thuộc vào việc đi du lịch hoặc các chuyến đi và rằng sức khỏe của họ là ưu tiên đáng để dành thời gian.

Giúp bạn có thời gian nghỉ dưỡng dễ dàng hơn.

Nhân viên sẽ khó rời bỏ công việc nếu họ không cảm thấy như họ có được sự bảo trợ hoặc hỗ trợ. Với tư cách là người quản lý của họ, hãy chủ động đề nghị hỗ trợ trang trải khi họ đi vắng. Bạn cũng có thể tạo một hệ thống bạn thân để mỗi nhân viên có người giám sát công việc của họ khi đi vắng. Bạn thậm chí có thể tạo điều kiện cho các ngày đồng thuận khi các thành viên trong nhóm của bạn đồng ý dành thời gian chung để giảm thiểu email và các công việc tích lũy khác mà họ sẽ quay lại.

. . .

Thời điểm chuyển tiếp và thay đổi lớn là cơ hội để lùi lại và suy nghĩ lại. Khi thế giới thay đổi, cách chúng ta làm việc cũng có thể thay đổi. Điều mạnh mẽ nhất mà tôi học được từ nghiên cứu của chúng tôi về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là chúng tôi với tư cách là những nhà quản lý có cơ hội thách thức hiện trạng và nói, “điều này có thể tốt hơn”.

Bằng cách tập trung vào các chiến thuật trên, các nhà quản lý có thể tạo ra một thế giới nơi trách nhiệm cân bằng giữa công việc và cuộc sống không chỉ đặt trên vai một cá nhân. Đó là về việc thiết lập các chuẩn mực của nhóm và một môi trường trao quyền cho mọi người tập trung vào tác động chứ không phải hoạt động. Bằng cách tạo ra sự rõ ràng và xác định những điều quan trọng, các nhà quản lý cho phép nhân viên của họ làm việc tốt nhất của họ và phát triển mạnh mẽ trong một môi trường kết hợp.