Khi nào công ty của bạn nên phát triển phần mềm riêng của mình?

Mọi công ty đều cần và sử dụng phần mềm, và một số phần mềm là động lực quan trọng dẫn đến thành công trong kinh doanh. Nhưng khi các công ty nhỏ phát triển đến quy mô trung bình, khoảng cách về hiệu suất phần mềm có thể xuất hiện. Tìm kiếm các giải pháp phần mềm mới có thể khắc phục sự cố và sự kém hiệu quả, đồng thời giúp các nhóm phát triển các sản phẩm và dịch vụ sáng tạo. Nhưng các CEO của các công ty cỡ vừa thường phải đối mặt với một lựa chọn khó khăn: có nên nâng cấp thông qua một nhà cung cấp hay phát triển (hay còn gọi là “cuộn”) mã của riêng họ.

Mọi người đều hiểu rằng việc nâng cấp phần mềm luôn tốn kém và thường gây gián đoạn. Đôi khi họ thất bại hoàn toàn hoặc không thực hiện đúng như lời hứa ban đầu. Điều đó có nghĩa là ít hoặc không có lợi nhuận trên số tiền đã bỏ ra. Nhưng đôi khi, đơn giản là không có phần mềm có sẵn để giải quyết vấn đề riêng của một doanh nghiệp.

Đối với các công ty nhỏ, việc thực hiện các giải pháp thay thế thủ công thường dễ dàng hơn (và hầu như luôn rẻ hơn) khi phần mềm điều hành của họ không hoạt động được. Nhưng các công ty quy mô vừa có thể mất rất nhiều tiền và kìm hãm sự phát triển của họ do sự kém hiệu quả chắc chắn xuất phát từ những cách giải quyết như vậy. Và những quy trình thủ công bị tra tấn đó có thể ngăn các công ty nắm bắt cơ hội kịp thời. Đối với những công ty đó, mã hóa tùy chỉnh là một lựa chọn khả thi. (Các doanh nghiệp lớn với nhiều túi tiền có thể xây dựng các nhóm phát triển phần mềm và thường có đủ tài năng để làm việc đó.)

Hầu hết các công ty cỡ vừa đều có một “siêu người dùng” giỏi giúp đỡ mọi người bằng các khả năng đã được tích hợp sẵn trong phần mềm của họ (như người viết báo cáo, trang tổng quan, v.v.). Và hầu hết phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hiện đại đều có các lớp cho phép tùy chỉnh – thường là lớp nơi người bán lại giá trị gia tăng (VAR) có thể thực hiện thay đổi và lớp khách hàng để khách hàng tùy chỉnh. Nếu một công ty quy mô vừa có thể có được những gì họ cần từ đó, thật tuyệt vời. Nhưng nếu nó không thể thì sao?

Nhiều công ty quy mô vừa gặp khó khăn khi cố gắng quyết định mua phần mềm mới hay cố gắng viết mã của riêng họ, ngay cả khi điều đó chỉ có nghĩa là kết nối các hệ thống khác nhau. Những người khác cố gắng gia công vấn đề cho một công ty phần mềm. Mặc dù việc tạo mã bên ngoài có thể là một phần của một giải pháp, nhưng làm như vậy thành công đòi hỏi quản lý dự án chặt chẽ – một khả năng không phải tất cả các doanh nghiệp cỡ vừa đều có.

Trong khi đó, đồng hồ luôn tích tắc. Hiệu quả có thể đạt được với phần mềm không được thu hồi, ăn mòn lợi nhuận. Cơ hội thị trường bị mất vào tay đối thủ cạnh tranh. Làm thế nào các nhà lãnh đạo doanh nghiệp quy mô vừa có thể xác định thời điểm hợp lý để xây dựng phần mềm của riêng họ?

Khi nào thì cuộn mã của riêng bạn

Sẽ không hiệu quả khi phát triển các chương trình tùy chỉnh cho các chức năng kinh doanh cốt lõi như kế toán, tính lương, thuế bán hàng, hàng tồn kho và quản lý quan hệ khách hàng (CRM), và rất nhiều tùy chọn luôn có sẵn. Nhưng nếu không có phần mềm nào thực hiện những gì bạn cần, bạn có thể không có lựa chọn nào khác ngoài việc tự tung ra thị trường, đặc biệt nếu có cơ hội có giá trị cao để nắm bắt hoặc đạt được hiệu quả đáng kể. (Việc tạo mã của riêng bạn chỉ đáng giá nếu thu được lợi nhuận lớn; nếu không có ROI cao, hãy quên điều đó đi.)

Ví dụ, vào năm 2007, BF&S Manufacturing đã đạt được vị thế là nhà sản xuất hợp đồng cho các thành phần phức tạp, khối lượng thấp – nhưng quan trọng – cho hàng không vũ trụ, quân sự, y tế và ngành dọc công nghiệp. Khách hàng của họ muốn giám sát công việc, nhưng BF&S có trụ sở tại Mexico, và nhiều khách hàng của họ không muốn đầu tư thời gian và tiền bạc để đi du lịch và ở lại đó.

BF&S phụ thuộc vào mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, thường nhờ các kỹ sư của họ giải quyết các vấn đề sản xuất. Nhưng khoảng cách và biên giới đang khiến điều đó trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Chỉ chia sẻ màn hình và máy ảnh là không đủ đối với khách hàng của mình và BF&S sợ mất chúng vào tay các nhà sản xuất có trụ sở chặt chẽ hơn, ngay cả khi những doanh nghiệp đó tính phí cao hơn. BF&S cần có khả năng chuyển dữ liệu sản xuất có giá trị từ hệ thống ERP cốt lõi của mình sang một định dạng mà khách hàng của họ có thể sử dụng.

Giám đốc điều hành BF&S Carlos Fernandez đã nhìn quanh nhưng không thể tìm ra giải pháp để mua. Thay vào đó, anh ấy nói, “Chúng tôi đã bắt tay vào một chương trình phần mềm cung cấp dữ liệu thời gian thực 24/7” trên các bản dựng sản phẩm của công ty. Nó bắt đầu với “chàng trai máy tính” như Fernandez gọi anh ta, khi vừa mới tốt nghiệp đại học, xây dựng một công cụ để theo dõi nguyên liệu thô, quá trình thực hiện và hàng tồn kho thành phẩm, đồng thời cung cấp khả năng hiển thị bên trong và bên ngoài.

Nó được hoàn thành và đưa vào sử dụng lần đầu tiên vào năm 2010. Khách hàng rất yêu thích nó. Fernandez bắt đầu phát triển nhóm phát triển phần mềm ở Mexico, hỗ trợ bốn cơ sở ở bang Sonora với tổng số nhân viên là 500. Giờ đây, khách hàng có thể xem video về các máy trạm, tiến độ sản phẩm của họ ở mỗi bước, tồn kho hàng hóa thô và thành phẩm của BF&S, những người đang thực hiện công việc của họ, và tất cả các câu chuyện và thông số kỹ thuật của sản phẩm.

Việc mã hóa tùy chỉnh này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về cả hoạt động kinh doanh của công ty và nhu cầu của khách hàng. Ban đầu do Fernandez đứng đầu, đội ngũ kỹ sư và lãnh đạo hoạt động hiện lên kế hoạch và quản lý việc hỗ trợ và phát triển liên tục của công cụ này.

Hôm nay, mặc dù Fernandez sẽ không tuyên bố rằng mã tự xây dựng của công ty anh ấy là một yếu tố khác biệt cạnh tranh lớn, nhưng anh ấy tin rằng nó mang lại cho khách hàng của anh ấy những gì họ muốn và những gì anh ấy không thể cung cấp thông qua phần mềm bán sẵn: tính minh bạch và một thước đo kiểm soát việc sản xuất các sản phẩm của họ.

Hành trình và chi phí

Lăn mã của riêng bạn không đơn giản và cũng không rẻ. Kỹ sư phần mềm được trả lương cao. Ở Hoa Kỳ, điều đó có nghĩa là mức lương sáu con số. Chi phí tìm kiếm và thuê kỹ sư thường liên quan đến các công ty tìm kiếm, những công ty tính phí từ 15% đến 30% lương của năm đầu tiên và trong vài năm qua, thậm chí họ đã rất vất vả để tìm kiếm những ứng viên tốt. Bên cạnh chi phí tìm nguồn cung ứng, bạn phải phỏng vấn và đánh giá các ứng viên về kỹ năng kỹ thuật, đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới, đồng thời cung cấp môi trường kỹ thuật số để phát triển và thử nghiệm.

Và sau đó bạn phải quản lý các nhiệm vụ phát triển mã, đảm bảo rằng chúng hoạt động hiệu quả. Khi bộ phận phát triển vượt qua năm hoặc sáu kỹ sư, bạn sẽ cần một giám đốc điều hành DevOps để giám sát bộ phận đó – nếu các lập trình viên không được quản lý tốt, ngày và tuần có thể bị mất trong khi năng suất giảm mạnh.

Và bạn không thể chỉ thuê các nhà phát triển và quản lý và mong đợi điều kỳ diệu xảy ra. Các kỹ sư tạo ra những gì doanh nghiệp yêu cầu họ làm. Chúng phát triển mạnh nhờ sự rõ ràng. Vì vậy, bạn sẽ cần dành thời gian nắm bắt các cơ hội kinh doanh của mình và cần có khả năng mô tả các tính năng, chức năng và tùy chọn bạn muốn. Lộ trình phần mềm đó phải được hoàn thành trước khi các kỹ sư của bạn bắt đầu viết mã. Nếu không làm tất cả những điều này tốt và đúng hạn, bạn sẽ có những nhân tài đắt giá đang ngồi trên tay họ, có khả năng phải tìm kiếm những nơi khác để làm việc.

Cuối cùng, khi bạn phát triển mã tùy chỉnh, bạn cần duy trì nó. Phần mềm bị hỏng mọi lúc. Tin tặc liên tục tìm ra các vectơ tấn công mới. Các nhu cầu mới xuất hiện và người dùng yêu cầu sửa đổi. Ngay cả các ngôn ngữ lập trình cũng có tuổi đời, vì vậy cứ sau 5 đến 10 năm, phần mềm có thể cần phải được viết lại. Các chi phí tiếp tục đến.

Tuy nhiên, trong khi mã hóa tùy chỉnh là một thách thức, nó có thể là một yếu tố then chốt và rất đáng để gặp rắc rối đối với một số công ty đang đổi mới giải pháp cho khách hàng của họ.

Corefact (một khách hàng có quy mô vừa phải) là một nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị trọn gói cho các ngành bất động sản và thế chấp. Vào năm 2005, công ty đã đưa ra một ý tưởng mới. Nếu một nhà môi giới có thể gửi một tấm bưu thiếp cho một khách hàng tiềm năng với một URL duy nhất sẽ đưa khách hàng đến một trang web có nhà riêng của họ ở trung tâm, điều đó có thể cực kỳ hấp dẫn và có thể là một người thay đổi cuộc chơi. Khách hàng của Corefact, những người môi giới, đã rất phấn khích, không chỉ bởi sức hấp dẫn tiềm năng đối với khách hàng của họ, mà còn bởi tất cả dữ liệu mà loại tương tác này sẽ cung cấp cho họ.

Corefact không thể mua phần mềm để làm điều này – nó là mới. Người sáng lập và Giám đốc điều hành của Corefact, Chris Burnley luôn là một nhà công nghệ. Trước khi làm việc cho Corefact, ông đã thành lập một số công ty hoạt động dựa trên công nghệ. Nhờ năng lực công nghệ này, công ty đã tìm ra cách in dữ liệu có thể thay đổi – các URL duy nhất – trên bưu thiếp và sau đó chuyển chúng đến các máy chủ web sẽ đợi chủ nhà nhập URL, sau đó, một trang web mới, duy nhất sẽ là được tạo ngay lập tức. Đến năm 2006, phần mềm được đưa ra với một kỹ sư duy nhất.

Ngày nay, đội ngũ kỹ sư đã phát triển lên 10 người, đặt tại Mỹ và nước ngoài. Họ đã tạo ra mã tùy chỉnh không chỉ đối mặt với khách hàng mà còn kết hợp hiệu quả hàng nghìn đơn đặt hàng hàng ngày thông qua nhập đơn hàng, đồ họa và ép trước và tự động hóa quy trình hiệu quả của công việc trên máy ép và thông qua quá trình hoàn thiện.

Burnley nói, “Khái niệm ban đầu của chúng tôi đưa chúng tôi lên một chặng đường phát triển nhanh chóng, nhưng khả năng đổi mới với công nghệ của chúng tôi tiếp tục thúc đẩy chúng tôi. Tất nhiên, khoản đầu tư vào các kỹ sư là rất lớn và đang diễn ra, nhưng danh sách các cơ hội còn dài ”.

Nhưng họ không xây dựng mọi phần mềm mà họ sử dụng. Khi nói đến việc nâng cấp hệ thống ERP của mình, họ đã chọn một sản phẩm tiêu chuẩn của Netsuite, trong đó họ đang kết nối các hệ thống xử lý đơn hàng tự tạo của mình. Tương tự như vậy, gần đây họ đã bỏ một CRM tự tạo để thay thế cho Salesforce, giữ cho nhóm phát triển của họ tập trung vào việc tạo ra phần mềm mà họ không thể mua.

Ba năng lực bạn cần để tự phát huy

Các ví dụ mà tôi đã thảo luận yêu cầu số lượng khác nhau của ba năng lực sau, tùy thuộc vào mức độ phức tạp của các yêu cầu mã tùy chỉnh của bạn:

Chuyển các nhu cầu kinh doanh thành các dự án phần mềm.

Xác định nhu cầu kinh doanh – và các giải pháp của họ – là một quá trình nhất thiết phải lặp đi lặp lại, lưu ý những hạn chế của phần mềm hiện có, cũng như tài nguyên và dữ liệu sẵn có của bạn. Đây không phải là phát triển phần mềm hay quản lý kinh doanh; đó là một dạng kỹ thuật mà một chân đứng trong doanh nghiệp và chân kia hiểu rõ về cách thức hoạt động của hệ thống phần mềm hiện tại của bạn.

Năng lực này có thể được nắm giữ bởi một giám đốc điều hành trong một công ty cỡ vừa nhỏ hơn hoặc bởi một nhóm nhỏ khi tổ chức phát triển. Những gì xảy ra là một vấn đề hoặc cơ hội, những gì xuất hiện là một loạt các bước chi tiết để tạo và duy trì mã: chính xác dữ liệu sẽ được sử dụng và logic hoặc quy trình nào nên được sử dụng để tạo ra giải pháp. Nếu không có tất cả các bước này, cố gắng tạo mã tùy chỉnh sẽ không có ý nghĩa gì.

Phát triển mã.

Tùy thuộc vào hoàn cảnh, một doanh nghiệp quy mô vừa có thể có một lập trình viên hoặc một bộ phận kỹ thuật đầy đủ. Ví dụ, tại công ty trước đây của tôi, chúng tôi có Dave, một nhân viên kho hàng trẻ tuổi, người thích viết mã theo sở thích, thỉnh thoảng lên tầng trên cho các dự án mã hóa nhỏ. Để có những cơ hội lớn hơn, việc phát triển mã có thể phát triển thành một loạt các nhóm kỹ sư với các kỹ năng khác nhau và tập trung làm việc trong một bộ phận DevOps hoàn chỉnh, do một VP hoặc giám đốc công nghệ dẫn đầu.

Các hoạt động phần mềm.

Mặt hoạt động của việc quản lý các ứng dụng tùy chỉnh là rất tốn kém – bạn cần duy trì tình trạng của mã tùy chỉnh và đảm bảo các quy trình, con người và công cụ của bạn được cập nhật. Các yếu tố của hoạt động bao gồm hỗ trợ người dùng / bàn trợ giúp, đào tạo, quản lý rủi ro bảo mật, sửa lỗi, tùy chỉnh bổ sung liên tục, thuộc tính hiệu suất và thời gian hoạt động, v.v.

Tận dụng phần mềm cây nhà lá vườn để mang lại sự đổi mới cho thị trường của bạn hoặc để tạo ra các hoạt động hiệu quả hơn có thể là động lực tăng trưởng mạnh mẽ. Nhưng quyết định mua nó so với xây dựng nó là một quyết định quan trọng. Nếu không thể mua phần mềm bạn cần, thì việc xây dựng phần mềm đó có thể có ý nghĩa. Nhưng không thể phủ nhận rằng đó là một con đường khó khăn và chỉ đáng giá nếu lợi ích của nó là lớn. Trước khi xây dựng, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu chi phí thực tế để thành công trong dài hạn và chỉ bắt tay vào những nỗ lực viết mã mà bạn chắc chắn rằng doanh nghiệp của mình có khả năng thực hiện.