Tâm lý đằng sau cuộc họp quá tải

Mọi người đều ghét các cuộc họp. Tham dự quá nhiều có thể gây căng thẳng và mệt mỏi, đồng thời cả năng suất và chất lượng đều bị ảnh hưởng khi nhân viên không theo kịp, mất tinh thần và mất thời gian làm việc hiệu quả. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi các nhà quản lý trong một cuộc khảo sát cho biết 83% các cuộc họp trên lịch của họ không hiệu quả, hoặc các chuyên gia tại Hoa Kỳ đánh giá các cuộc họp là “kẻ giết người năng suất văn phòng số một”.

Nhưng bất chấp những gì có vẻ là một sự đồng thuận cao, vô số lượt đăng ký, thông báo lỗi, toàn bộ nhân viên và các cuộc gọi Zoom vẫn tiếp tục hoành hành thế giới doanh nghiệp. Điều gì sẽ giúp chúng ta thoát khỏi thói nghiện họp tập thể?

Là một nhà khoa học hành vi tập trung vào quản lý hạnh phúc và thời gian, đồng thời là những người đồng sáng lập phần mềm họp xây dựng công ty khởi nghiệp dựa trên kinh nghiệm hàng thập kỷ thiết kế các công cụ giao tiếp và cộng tác, chúng tôi hiểu sức mạnh của tâm lý học giúp chúng ta thay đổi cách chúng ta hành động (và tương tác ). Dưới đây, chúng ta khám phá những cạm bẫy tâm lý phổ biến khiến chúng ta phải tổ chức và tham dự nhiều cuộc họp hơn mức chúng ta nên gặp, đồng thời đưa ra các chiến lược được hỗ trợ bởi nghiên cứu để giúp nhân viên, người quản lý và toàn bộ tổ chức vượt qua chúng.

1. Gặp gỡ FOMO

Một trong những lý do phổ biến nhất khiến chúng ta phải tham dự quá nhiều cuộc họp là FOMO, hoặc Sợ vắng mặt. Là những người tham gia cuộc họp, chúng tôi lo lắng rằng đồng nghiệp sẽ đánh giá chúng tôi – hoặc tệ hơn là quên chúng tôi – nếu chúng tôi không chấp nhận mọi lời mời. Các chuẩn mực đã ăn sâu vào ý nghĩa của việc trở thành một “người lao động lý tưởng” khiến chúng ta đánh đồng sự hiện diện với năng suất và những giả định này được củng cố khi các ông chủ sử dụng facetime làm đại diện cho cam kết hoặc khi họ không đại diện cho ý kiến ​​của nhân viên vắng mặt trong các cuộc họp.

Mặc dù các nhà quản lý phải tránh những hành vi có hại này, nhưng nhân viên có thể làm việc để vượt qua những nỗi sợ hãi này bằng cách tìm cách thể hiện giá trị và sự gắn bó của họ bên ngoài các cuộc họp. Ví dụ: bạn có thể cảm thấy được trao quyền hơn để từ chối lời mời họp nếu bạn đưa ra ý kiến ​​đóng góp trước cuộc họp hoặc liên hệ với người chủ trì sau khi thực tế.

Điều thú vị là cuộc họp FOMO không giới hạn người tham dự – nó cũng có thể ảnh hưởng đến những người tổ chức, dẫn đến danh sách mời tăng quá mức. Nếu bạn đang dẫn dắt một cuộc họp, hãy nhớ rằng việc bỏ ai đó ra ngoài không phải là một sự xúc phạm nếu cuộc họp không liên quan đến họ và việc thừa nhận khi nào một cuộc họp sẽ làm lãng phí thời gian của họ thì thật đáng trân trọng hơn. Cân nhắc hỏi mọi người về lời khuyên của họ trước và liên hệ với các bên liên quan chính sau đó để đảm bảo họ có thông tin cần thiết mà không khiến họ tham gia vào toàn bộ cuộc trò chuyện.

Ngoài ra, với tư cách là người lãnh đạo cuộc họp, bạn cũng có thể thực hiện phần việc của mình để giải quyết các mối quan tâm về FOMO của những người tham gia. Trao đổi rõ ràng khi có lời mời và nếu không có một số nhân viên, hãy nói rõ rằng bạn đánh giá cao lời khuyên của họ và chỉ đưa họ ra khỏi danh sách vì bạn nghĩ rằng thời gian của họ sẽ tốt hơn cho các ưu tiên khác. Quan trọng nhất, hãy đảm bảo rằng bạn không sử dụng việc tham dự cuộc họp làm đại diện cho sự cam kết, dù là ý thức hay tiềm thức. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhân viên làm việc hiệu quả nhất tham gia ít cuộc họp hơn và bảo vệ lịch của họ để làm việc chuyên sâu, vì vậy nếu bạn đang dựa vào việc tham dự cuộc họp để đánh giá mức độ tham gia của nhân viên, đã đến lúc đưa ra các số liệu khác.

Cuối cùng, cách tốt nhất để giúp nhóm của bạn vượt qua cuộc họp FOMO là tự lập mô hình tương tác lành mạnh. Để khuyến khích nhóm của bạn từ chối các cuộc họp không cần thiết, hãy từ chối các cuộc họp một cách rõ ràng. Để khuyến khích mọi người chặn thời gian tập trung sâu, hãy tự mình làm như vậy – và công khai nó. Một trong những đồng nghiệp của chúng tôi thậm chí còn đưa thời gian làm việc sâu vào chữ ký email của họ, vì vậy cả nhóm của họ đều biết khi nào họ sẽ không rảnh và hiểu rằng họ có thể làm như vậy.

2. Ích kỷ khẩn cấp

Đôi khi, tất cả chúng ta đều trở thành con mồi của khuynh hướng Egocentric – nghĩa là xu hướng tập trung nhiều hơn vào nhu cầu, mong muốn và quan điểm của bản thân. Khi nói đến các cuộc họp, sự thiên vị này dẫn đến một hiện tượng mà chúng tôi gọi là “sự khẩn cấp ích kỷ”. Có nghĩa là, các nhà lãnh đạo sẽ lên lịch họp bất cứ khi nào thuận tiện cho họ, mà không nhất thiết phải xem xét nhu cầu hoặc lịch trình của nhóm của họ. Đôi khi các nhà lãnh đạo thậm chí cố ý lên lịch họp khi nhóm của họ có xung đột, buộc mọi người phải chuyển lịch của họ xung quanh để phù hợp.

Để rõ ràng, mặc dù điều này có thể cực kỳ bực bội, nhưng sự khẩn cấp ích kỷ thường không độc hại. Mọi người nổi tiếng là tệ trong việc nhận ra chi phí cơ hội, có nghĩa là nó thậm chí có thể không xảy ra với nhiều nhà lãnh đạo rằng việc lên lịch họp có nghĩa là nhóm của họ sẽ không thể dành thời gian để làm điều gì đó có giá trị hơn. Cũng dễ dàng khiến cho những mục đích tốt bị thất lạc trong quá trình xay hàng ngày. Trong một công việc trước đây, một người trong chúng tôi phải đi làm dài ngày, vì vậy người quản lý của chúng tôi đã rất vui lòng chặn từ 4 đến 5 giờ chiều trong lịch của chúng tôi để chúng tôi có thể đánh bại giao thông vào giờ cao điểm. Lòng trắc ẩn này kéo dài trọn vẹn 24 giờ: Đến ngày thứ hai, khu nhà đó chật kín các cuộc họp.

Để giải quyết những thách thức này, các nhà lãnh đạo nên chủ động nhắc nhở bản thân suy nghĩ về các chi phí cơ hội liên quan đến việc yêu cầu nhóm của họ tham gia một cuộc họp. Đây có thể là chi phí tài chính – ví dụ, một công ty nhận thấy rằng một cuộc họp hàng tuần của các nhà quản lý cấp trung đã tiêu tốn của tổ chức hơn 15 triệu đô la một năm – hoặc nhiều chi phí cá nhân hơn, chẳng hạn như thời gian đi làm hoặc năng lượng tinh thần bị mất của nhân viên.

Nếu bạn đang gặp sự cố, hãy thử sử dụng một công cụ như công cụ này để tính toán chi phí bằng tiền cho mỗi cuộc họp hoặc nói chuyện với nhóm của bạn để tìm hiểu xem các cuộc họp đang ảnh hưởng như thế nào đến cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của họ. Và tất nhiên, khi bạn đã hiểu rõ hơn về các chi phí, hãy xem liệu có cách nào bạn có thể giải quyết chúng hay không. Thay vì làm gián đoạn quy trình làm việc của mọi người với lời mời vào phút cuối, hãy cố gắng lên lịch các cuộc họp trước. Cố gắng hết sức để tìm ra những khoảng thời gian thuận tiện cho cả hai và cân nhắc việc rút ngắn hoặc hủy cuộc họp hoàn toàn nếu lợi ích có vẻ không nhiều hơn nhược điểm.

3. Cuộc họp với tư cách là thiết bị cam kết

Đôi khi chúng tôi sử dụng các cuộc họp như một thiết bị cam kết: nghĩa là, các cơ chế để giúp đảm bảo mọi người tuân theo những lời hứa của họ. Khoa học hành vi cho thấy thời hạn bên ngoài (như cuộc họp với sếp của bạn) có thể là một động lực hiệu quả – nhưng bản thân cuộc họp thường không cần thiết, với mọi người chỉ đơn giản là báo cáo về cách họ đã làm hoặc không đạt được mục tiêu đã thỏa thuận.

Để giải quyết vấn đề này mà không làm mất tác dụng thúc đẩy của các cuộc họp như các thiết bị cam kết, hãy nói trước với nhóm của bạn rằng cuộc họp sẽ bị hủy nếu thời hạn được đáp ứng – về cơ bản đóng khung việc hủy bỏ như một phần thưởng cho việc đạt được mục tiêu. Nếu công việc không được hoàn thành kịp thời, cuộc họp vẫn có thể hữu ích, vì những yếu tố không lường trước được dẫn đến sự chậm trễ có thể sẽ được hưởng lợi từ cuộc thảo luận. Nếu công việc đã hoàn thành, hãy gửi một email chúc mừng và tiết kiệm cho mọi người một giờ. Và nếu tất cả mọi người đã xong, ngoại trừ Steve, đừng có cuộc họp; thay vào đó, hãy tìm một cách khác để khiến Steve có trách nhiệm mà không làm mất thời gian của những người khác.

4. Hiệu ứng khẩn cấp

Khi chúng ta căng thẳng, việc hoàn thành các nhiệm vụ có vẻ khẩn cấp (nhưng thực ra không quan trọng) có thể giúp bạn nhẹ nhõm hơn. Điều này được gọi là Hiệu ứng khẩn cấp. Lên lịch và tham dự các cuộc họp có thể khiến chúng ta cảm thấy như chúng ta đã hoàn thành một điều gì đó, và vì vậy chúng ta thường không thích từ chối hoặc hủy bỏ chúng, ngay cả khi chúng về mặt khách quan không quan trọng bằng công việc khác của chúng ta. Điều này thường được kết hợp bởi một cảm giác quán tính mạnh mẽ: Nếu chúng ta luôn tổ chức một cuộc họp nhất định vào một thời điểm nhất định, thì việc tiếp tục làm việc đó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc đánh giá lại xem đó có thực sự là một ý tưởng hay hay không.

Giải pháp? Đặt hủy hoặc kết thúc sớm làm mặc định, đặc biệt là đối với các cuộc họp định kỳ. Thay vì hỏi, “Có ai có bất kỳ bản cập nhật nào không”, hãy nói, “Trừ khi ai đó có thông tin mới, hãy hủy và tất cả chúng ta có thể lấy lại một giờ.” Nếu bạn không chắc liệu một cuộc họp có cần thiết hay không, hãy thử không có cuộc họp đó và xem điều gì sẽ xảy ra. Hãy biến nó thành một thói quen thường xuyên trong các cuộc họp định kỳ để hỏi xem bạn có cần cuộc họp tiếp theo hay không.

5. Gặp gỡ chứng hay quên

Thông thường, chúng ta kết thúc trong cùng một cuộc họp tồi tệ lặp đi lặp lại, chỉ vì không ai nhớ những gì đã thảo luận trong cuộc họp trước. Để tránh gặp phải tình trạng đãng trí, hãy lên lịch một cuộc họp nhóm ngắn năm phút sau các cuộc gọi nội bộ và bên ngoài quan trọng. Những thông tin sơ lược này đặc biệt quan trọng trong một môi trường ảo hoàn toàn, vì với ít cơ hội kết nối không chính thức hơn, rất dễ khiến các nhà lãnh đạo cuộc họp không nhận thấy khi nhân viên (đặc biệt là những người cấp dưới) rời khỏi cuộc gọi một cách bối rối.

Ngoài ra, các nhà lãnh đạo nên tạo thói quen theo dõi những gì đã nói – và những gì đã có nghĩa là – và chia sẻ những bản tóm tắt đó với những người tham dự và bất kỳ bên liên quan nào không có mặt. Vấn đề không phải là ghi lại toàn bộ diễn biến của cuộc họp, mà là cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về các điểm chính và các mục hành động ở định dạng giúp thông tin dễ tiếp cận nhất có thể. Như một lợi ích phụ, việc xem xét định kỳ tài liệu này cũng có thể giúp nhóm của bạn quyết định xem các cuộc họp này có hiệu quả hay không và việc hủy bỏ hoặc rút ngắn chúng trong tương lai có hợp lý hay không.

6. Vô minh đa nguyên

Bạn đã bao giờ ngồi qua một cuộc họp kéo dài ba giờ đồng hồ đầu óc, tự hỏi bản thân làm sao có khả năng bạn là người duy nhất thấy nó vô nghĩa như thế nào? Việc cho rằng bạn là người bực bội nhất trong phòng là điều bình thường, nhưng tâm lý học cho rằng đây thường là ảo giác. Sự thiếu hiểu biết đa nguyên đề cập đến một hiện tượng mà mặc dù tất cả chúng ta đều đang trải qua cùng một điều, chúng ta cho rằng những người khác không cảm thấy giống như chúng ta. Sự thiên vị này khiến chúng ta tiếp tục lên lịch và tham gia các cuộc họp ngay cả khi mọi người đều thầm đồng ý rằng chúng vô dụng, bởi vì chúng ta cho rằng mình là người duy nhất nghĩ như vậy.

Để khắc phục sự thiếu hiểu biết về đa nguyên, các nhà lãnh đạo nên khuyến khích nhóm của họ cởi mở chia sẻ những thất vọng và phản hồi của họ, đồng thời họ nên làm việc cùng nhau để thường xuyên xác định và loại bỏ các cuộc họp không hiệu quả. Ví dụ: trong một nghiên cứu sắp tới, chúng tôi đã sử dụng dữ liệu lịch và email của công ty để xác định các cuộc họp mà người tham dự đa nhiệm nhất. Khi chúng tôi chia sẻ kết quả với một đội, người quản lý tự hào thông báo: “Tôi đã ngừng tham dự cuộc họp đó vài tuần trước, thật lãng phí thời gian!” Sau đó anh ấy nói: “Chờ một chút. Tại sao bạn tất cả vẫn tiếp tục? Chúng ta có nên hủy cuộc họp này hoàn toàn không? ” Hóa ra không ai thích cuộc họp; họ chỉ đơn giản là quá lo lắng để nói bất cứ điều gì.

***

Tất nhiên, không có cách chữa trị một lần và hoàn thành chứng nghiện họp ở nơi làm việc hiện đại. Những cạm bẫy mà chúng tôi đã xác định bắt nguồn từ những thành kiến ​​chung của con người, và những thành kiến ​​đó cực kỳ khó vượt qua. Nhưng bằng cách hiểu được tâm lý đằng sau các cuộc họp tồi tệ, cả người quản lý và nhóm của họ có thể hướng tới các quy tắc giao tiếp lành mạnh hơn, tương tác hiệu quả hơn và lịch sạch hơn.