Cách can thiệp chính xác vào cuộc họp ảo

Việc xen vào trong các cuộc họp ảo có thể là một thách thức khi làm việc trong một nhóm phân tán, nhưng đó là một kỹ năng đáng để trau dồi. Tác giả đưa ra các chiến lược để giúp bạn xen vào một cách khéo léo: 1) báo hiệu sự quan tâm của bạn. 2) thử chiến lược “vượt qua dùi cui”, 3) tìm kiếm các điểm chuyển tiếp tự nhiên, 4) giữ cho nó ngắn gọn, và 5) quyết đoán khi cần thiết.

Hãy hình dung nó – bạn đang gọi điện với một vài đồng nghiệp và sếp của bạn, thảo luận về một dự án mà bạn đang tham gia rất nhiều. Mặc dù bạn có những suy nghĩ muốn chia sẻ, nhưng dường như bạn không thể nói được một lời nào. Đối thoại bóng bàn giữa người quản lý của bạn và đồng nghiệp cho đến khi cuộc họp kết thúc. Bất chấp ý định của bạn, bạn dường như không thể xen vào một cách lịch sự. Bạn cảm thấy thất bại và thất vọng với bản thân vì không thể đưa ra ý tưởng của mình.

Đây là một điều thường xảy ra, đặc biệt là trong độ tuổi của các đội phân tán. Bởi vì đối với tất cả những lợi ích của nó, làm việc từ xa có thể đặt ra những thách thức. Các nghiên cứu đã phát hiện ra rằng giao tiếp ảo đã khiến cho sự hợp tác trở nên tồi tệ hơn và làm giảm khả năng nảy sinh ý tưởng. Tác động thậm chí còn sâu sắc hơn đối với một số nhóm nhất định. Trong một cuộc khảo sát với hơn 1.100 chuyên gia đang làm việc, 45% phụ nữ cho biết rất khó lên tiếng trong các cuộc họp ảo và 1/5 cho biết họ cảm thấy bị đồng nghiệp phớt lờ hoặc coi thường trong các cuộc gọi điện video.

Khách hàng của tôi, Heidi, giám đốc tiếp thị tại một công ty thể thao, đã rơi vào tình trạng khó khăn này khi nhóm của cô ấy chuyển về làm việc tại văn phòng, trong khi cô ấy vẫn làm việc ở nhà. Mặc dù có kiến ​​thức chuyên môn sâu, Heidi sẽ suy nghĩ quá nhiều và tự tạo áp lực cho bản thân để đóng góp “giá trị cao”, điều này thường khiến cô không thể phát biểu. Heidi cũng vô cùng nhã nhặn. Cô ấy không bao giờ muốn bị coi là tự đề cao hoặc thô lỗ. Những xu hướng này, kết hợp với sự xa cách, khiến Heidi bị bỏ qua khi được thăng chức, vì cô không được nhìn thấy và nghe thấy nhiều như các đồng nghiệp của mình.

Có nhiều lý do khiến bạn có thể muốn xen vào trong cuộc họp ảo. Bạn có thể đưa ra quan điểm, cung cấp thông tin cập nhật, điều chỉnh nhận thức, yêu cầu làm rõ hoặc cố gắng giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng. Dưới đây là một số ý tưởng tôi đã chia sẻ với Heidi có thể giúp bạn can thiệp một cách khéo léo.

Báo hiệu sự quan tâm của bạn.

Các chuyên gia trung bình dành hơn một nửa thời gian làm việc của họ cho các cuộc họp, điều đó càng trở nên quan trọng hơn nếu bạn nắm vững những cách mới để thu hút sự chú ý đến bản thân khi bạn có điều gì đó muốn chia sẻ. Như Erica Dhawan, tác giả của Ngôn ngữ cơ thể kỹ thuật số: Cách xây dựng niềm tin và kết nối Không quan trọng Khoảng cách nói, “giao tiếp, đặc biệt là thông qua các phương tiện kỹ thuật số, không còn là một ‘kỹ năng mềm’ nữa – nó là kỹ năng sức mạnh mới sẽ xác định thành công của bạn.”

Nhưng nó có thể là một thách thức để được chú ý, đặc biệt là khi các tín hiệu thông thường, trực tiếp, không lời bị hạn chế. Để tránh gây xáo trộn, hãy báo hiệu mong muốn đóng góp của bạn bằng cách:

• Sử dụng tính năng “giơ tay” trên phần mềm họp của bạn
• Tự bật tiếng hoặc xuất hiện trước camera nếu bạn không xem video
• Nhập cuộc trò chuyện để nói rằng bạn muốn gọi điện
• Nhẹ nhàng giơ tay nếu bạn đang xem video

Hãy thử chiến lược “vượt qua dùi cui”.

Bạn có thể tránh được sự cần thiết phải làm gián đoạn hoàn toàn bằng cách chuẩn bị trước. Tôi gọi đây là chiến lược “vượt qua dùi cui”. Cách thức hoạt động rất đơn giản: trước cuộc họp video, hãy xem lại chương trình làm việc và cho người tổ chức biết bạn muốn đóng góp ở đâu. Bằng cách đó, người tổ chức có thể kêu gọi bạn (tức là “chuyển dùi cui” cho bạn) vào thời điểm thích hợp.

Có hai lợi ích phụ quan trọng của phương pháp này. Đầu tiên, bạn phải có trách nhiệm thực sự lên tiếng, bởi vì bạn biết mình sẽ được gọi. Thứ hai, nó có thể cung cấp cho bạn một bầu không khí quyền lực, vì người tổ chức cuộc họp đang trì hoãn với bạn vì quan điểm của bạn.

Tìm kiếm các điểm chuyển tiếp tự nhiên.

Nói chuyện với nhau trong một cuộc họp ảo vừa phổ biến vừa gây khó chịu. Bạn và khán giả sẽ cảm thấy như một quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn nếu bạn chờ đợi để nói giữa các chủ đề của chương trình nghị sự, nhưng hãy cố gắng xen vào nhanh hơn so với khi bạn gặp gỡ trực tiếp. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như:

• Điểm tuyệt vời. Trước khi chúng ta tiếp tục, hãy để tôi thêm…
• Thực ra, có điều tôi cần nói ở đây…
• Tôi rất vui vì bạn đã đưa ra điều đó. Tôi muốn thêm…

Nếu bạn đã nói hoặc cần tôn trọng hơn (chẳng hạn như khi ngắt lời ai đó cao cấp hơn bạn), bạn có thể sử dụng câu từ chối như một câu hỏi. Ví dụ, “Bạn có phiền không nếu tôi nhảy vào? Tôi có một ý tưởng dựa trên những gì bạn vừa nói “hoặc” Tôi có thể sử dụng cơ hội này để chia sẻ điều gì đó liên quan đến quan điểm của bạn không? ” Xin phép theo cách này không khiến bạn tỏ ra yếu đuối mà ngược lại, nó cho thấy bạn là người chu đáo và quan tâm đến người khác.

Giữ cho nó ngắn gọn.

Khi bạn đã có sàn, hãy càng ngắn gọn càng tốt. Bắt đầu bằng cách nêu rõ mục đích của bạn khi làm gián đoạn (nghĩa là “Đây là điểm dữ liệu quan trọng cho chiến lược của chúng tôi…”). Sau khi bạn kết thúc, hãy lịch sự trao lại cuộc trò chuyện cho người điều hành cuộc họp hoặc người nói tiếp theo. Ví dụ, “Cảm ơn vì đã cho phép tôi nhảy vào. Greg – Tôi sẽ chuyển nó lại cho bạn ngay bây giờ.”

Hãy quyết đoán khi cần thiết.

Có thể có những lúc bạn cần rút lại cuộc trò chuyện từ một người nói quá. Trong những trường hợp này, một chiến lược nên sử dụng là “kỹ thuật ghi âm”, trong đó bạn bình tĩnh lặp lại một từ hoặc cụm từ với giọng đều tay. Hãy thử nói liên tục tên của người đó (“John, John, John – hãy để tôi vào đây”) hoặc biểu hiện như “Tôi đang nói” hoặc “chúng ta cần tiếp tục”.

Bạn cũng có thể tham gia và chuyển hướng một đồng nghiệp dài dòng bằng những câu hỏi cụ thể như, “Tôi không chắc điều này liên quan đến chủ đề của chúng ta như thế nào. Bạn có thể giải thích mối liên hệ? ” hoặc “Nếu bạn phải tóm tắt cách tiếp cận của mình trong một câu, nó sẽ là gì?”

Việc xen vào trong các cuộc họp ảo ban đầu có thể không đến với bạn một cách tự nhiên, nhưng đó là một kỹ năng đáng để trau dồi. Hãy xem xét rằng một nghiên cứu năm 2022 trong Tạp chí Tâm lý học Ứng dụng nhận thấy rằng, “những nhân viên học cách nói chuyện một cách tự tin và rõ ràng sẽ có nhiều khả năng được coi là lãnh đạo hơn khi làm việc theo nhóm. Đổi lại, họ sẽ có nhiều cơ hội hơn để tạo ra sự khác biệt tích cực trong nhóm và tổ chức của họ – và để thăng tiến sự nghiệp của chính họ. “

Sử dụng những chiến lược này để bắt đầu lên tiếng cho bản thân bằng sức mạnh và bớt xấu hổ.