Trường hợp cuối cùng để làm sạch bàn của bạn

Môi trường vật chất của nơi làm việc có ảnh hưởng đáng kể đến cách chúng ta làm việc. Khi không gian của chúng ta là một mớ hỗn độn, chúng ta cũng vậy. Điều đó chắc chắn đúng từ góc độ hậu cần đơn giản: chúng ta mất đi những phút làm việc quý giá mỗi khi tìm kiếm một tờ giấy bị thất lạc trên một chiếc bàn bừa bộn. Điều này cũng đúng đối với những người trong chúng ta đã thành công trong việc không cần giấy tờ tại nơi làm việc: một cuộc khảo sát quốc tế cho thấy những người làm công tác thông tin mất tới hai giờ mỗi tuần để tìm kiếm tài liệu bị thất lạc mà không có kết quả. Nhưng sự lộn xộn cũng có thể ảnh hưởng đến chúng ta theo những cách gián tiếp hơn. Nghiên cứu của các tác giả và những người khác đã chỉ ra rằng môi trường vật chất của chúng ta ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức, cảm xúc và hành vi của chúng ta, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và mối quan hệ của chúng ta với những người khác. Không gian lộn xộn có thể có tác động tiêu cực đến mức độ căng thẳng và lo lắng, cũng như khả năng tập trung, lựa chọn ăn uống và thậm chí cả giấc ngủ của chúng ta.

Môi trường vật chất của nơi làm việc có ảnh hưởng đáng kể đến cách chúng ta làm việc. Khi không gian của chúng ta là một mớ hỗn độn, chúng ta cũng vậy.

Điều đó chắc chắn đúng từ góc độ hậu cần đơn giản: chúng ta mất đi những phút làm việc quý giá mỗi khi tìm kiếm một tờ giấy bị thất lạc trên một chiếc bàn bừa bộn. Điều này cũng đúng đối với những người trong chúng ta, những người đã thành công trong việc trở nên không cần giấy tờ tại nơi làm việc: một cuộc khảo sát quốc tế cho thấy những người làm công việc thông tin mất tới hai giờ mỗi tuần để tìm kiếm các tài liệu kỹ thuật số bị thất lạc mà không có kết quả.

Nhưng sự lộn xộn cũng có thể ảnh hưởng đến chúng ta theo những cách gián tiếp hơn. Nghiên cứu của tôi và của những người khác đã chỉ ra rằng môi trường vật chất của chúng ta ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức, cảm xúc và hành vi của chúng ta, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và mối quan hệ của chúng ta với những người khác. Không gian lộn xộn có thể có tác động tiêu cực đến mức độ căng thẳng và lo lắng, cũng như khả năng tập trung, lựa chọn ăn uống và thậm chí cả giấc ngủ của chúng ta. Phần lớn nghiên cứu (và phần lớn sự nhiệt tình của công chúng) xung quanh sự ngăn nắp và lộn xộn hiện đang tập trung vào gia đình, nhưng với sự căng thẳng tại nơi làm việc khiến các doanh nghiệp Mỹ phải trả tới 190 tỷ đô la mỗi năm chỉ tính riêng chi phí chăm sóc sức khỏe, đã đến lúc nhận ra vai trò của sự bừa bộn. đóng vai trò quan trọng trong cuộc sống công việc của chúng ta — và để làm điều gì đó để dọn dẹp mớ hỗn độn đó.

Bừa bộn ảnh hưởng đến não bộ và công việc của bạn

Bạn có thể nghĩ rằng bạn không bị làm phiền bởi tủ hồ sơ đầy ắp hoặc chồng giấy trên bàn của bạn. Nhưng các nhà khoa học tại Viện Khoa học thần kinh Đại học Princeton đã sử dụng fMRI và các phương pháp tiếp cận khác để chỉ ra rằng bộ não của chúng ta thích trật tự và những lời nhắc nhở trực quan liên tục về sự vô tổ chức làm cạn kiệt nguồn nhận thức và giảm khả năng tập trung của chúng ta. Họ cũng phát hiện ra rằng khi những người tham gia dọn dẹp đống lộn xộn khỏi môi trường làm việc của họ, họ có thể tập trung và xử lý thông tin tốt hơn, đồng thời năng suất của họ cũng tăng lên.

Một nghiên cứu về tác động của sự bừa bộn trong nhà cho thấy những người cảm thấy choáng ngợp trước số lượng “đồ đạc” trong nhà của họ có nhiều khả năng trì hoãn hơn. Một nghiên cứu khác đã chỉ ra rằng môi trường gia đình bừa bộn kích hoạt các chiến lược đối phó và tránh liên quan đến việc ăn vặt và xem TV. Mặc dù chúng tôi không biết liệu điều này có phổ biến ở nơi làm việc hay không, nhưng có thể văn phòng bừa bộn có thể tạo ra những nhân viên đưa ra lựa chọn ăn uống kém trong giờ nghỉ và dành ít thời gian thực sự hơn cho công việc.

Sự bừa bộn cũng có thể ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần chung của chúng ta, khiến chúng ta cảm thấy căng thẳng, lo lắng hoặc chán nản. Ví dụ, nghiên cứu từ Hoa Kỳ vào năm 2009 cho thấy mức độ hormone gây căng thẳng cortisol cao hơn ở những bà mẹ có môi trường gia đình bừa bộn; nồng độ cortisol tăng cao duy trì theo thời gian có thể dẫn đến lo lắng và trầm cảm. (Thật thú vị, nó cũng có thể hoạt động theo cách khác. Các nhà nghiên cứu ở Hoa Kỳ đã kiểm tra tác động qua lại giữa căng thẳng và sự bừa bộn nơi làm việc và phát hiện ra rằng căng thẳng và kiệt quệ về cảm xúc khiến người lao động trì hoãn việc đưa ra quyết định và giữ nhiều tài liệu hơn cho tất cả các nhiệm vụ đang diễn ra của họ trong tầm với : vì thế hàng đầu đến không gian làm việc lộn xộn.)

Mối quan hệ của chúng ta với những người khác cũng có thể bị ảnh hưởng bởi sự bừa bộn của chúng ta. Trong một nghiên cứu, những người tham gia có bàn làm việc lộn xộn được coi là kém tận tâm, dễ bị kích thích thần kinh hơn và ít dễ chịu hơn. Những nhận thức như vậy về một nhân viên có khả năng ảnh hưởng tiêu cực đến cách những người khác tương tác với họ và có thể gây ra những hậu quả tiêu cực cho sự phát triển nghề nghiệp của họ.

Những gì có thể được thực hiện?

Thường xuyên dọn dẹp không gian làm việc của bạn, thay vì để mọi thứ tích tụ, là cách đã được thử nghiệm và đúng đắn để ngăn chặn tình trạng lộn xộn. Tránh để mọi thứ trở nên tồi tệ đến mức bạn bắt đầu dọn dẹp như một hình thức trì hoãn. Nếu bạn làm việc tại nhà, việc duy trì một không gian làm việc được chỉ định có thể giúp tạo ranh giới giữa các mục công việc và các mục trong nhà.

Đối với các nhóm và tổ chức, thiết lập những ngày “dọn dẹp mùa xuân” thường xuyên với bánh pizza có thể tạo ra sự tương tác xã hội và hỗ trợ xung quanh một nhiệm vụ mà hầu hết mọi người không thích (Marie Kondo không tính). Cân nhắc thiết lập chính sách bàn làm việc sạch sẽ để quản lý sự ngăn nắp của không gian làm việc chung. Làm việc với nhóm CNTT của bạn để cung cấp hỗ trợ cho nhân viên dưới dạng các công cụ quản lý tài liệu trực tuyến, cũng như làm rõ những gì nên được giữ lại và những gì có thể bị loại bỏ. Khi làm như vậy, các tổ chức cần đạt được sự cân bằng giữa các cân nhắc thực tế và an ninh, đồng thời lưu ý đến nhu cầu tự nhận dạng và quyền tự chủ của nhân viên.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng sự lộn xộn không phải lúc nào cũng xấu. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng bàn làm việc lộn xộn có thể khiến chúng ta sáng tạo hơn. Các phát hiện cho thấy môi trường gọn gàng, ngăn nắp khiến chúng ta có nhiều khả năng tuân thủ các kỳ vọng và chơi an toàn, trong khi những môi trường lộn xộn khiến chúng ta phá vỡ chuẩn mực và nhìn mọi thứ theo một cách mới. Vì vậy, trong khi một chiếc bàn hoàn toàn sạch sẽ có thể báo hiệu sự thiếu sáng tạo, thì một chiếc bàn rất bừa bộn có thể gửi đi những thông điệp bất lợi về đạo đức làm việc và tính cách của bạn. Giữ sẵn những thứ cần thiết cho các dự án hiện tại, nhưng chống lại sự cám dỗ để tích trữ.