Chuẩn bị thông báo sa thải trong một cuộc họp ảo

Nếu nhóm của bạn đang chuẩn bị thông báo sa thải trực tuyến, thì việc chuẩn bị có tính toán cho nhóm điều hành của bạn là rất quan trọng. Đây không chỉ là một cuộc họp Zoom khác; đây là một thông báo ảnh hưởng đến sinh kế của mọi người và tương lai của tổ chức của bạn. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị thích hợp, bạn có thể giải quyết tình trạng sa thải trực tuyến một cách hiệu quả và nhân ái. Bạn sẽ cần làm những việc sau: trước tiên, sắp xếp thời gian diễn tập để bạn chuẩn bị sẵn sàng. Hình dung khán giả của bạn là nhân viên để thể hiện sự đồng cảm. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách hiệu quả để có vẻ chân thực. Nhìn thẳng vào máy ảnh để thể hiện sự trung thực. Và cuối cùng, giữ bình tĩnh và thể hiện sự tự tin bằng cách nhớ hít thở.

Bên cạnh các cuộc họp, phỏng vấn xin việc và thậm chí cả các sự kiện xã hội, việc sa thải đã bước vào kỷ nguyên ảo. Rốt cuộc, đó là điều không thể tránh khỏi. Trong một nghiên cứu gần đây của McKinsey, 35% số người được hỏi cho biết họ có thể làm việc toàn thời gian từ xa. Logic theo sau là khi ai đó làm việc từ xa, họ cũng có thể bị cho nghỉ việc từ xa.

Nhưng điều này không cho phép các nhà quản lý và lãnh đạo công ty xử lý vấn đề mà không có sự nhạy cảm và lòng trắc ẩn. Trong thực tế, nó có nghĩa ngược lại. Giống như hầu hết chúng ta hiện nay đã quen thuộc với các nền tảng như Zoom và Webex, việc bày tỏ cảm xúc và sự yên tâm trên chúng không dễ dàng đối với nhiều người trong chúng ta. Đây là một vấn đề vì có quá nhiều rủi ro khi nhân viên bị sa thải.

Nếu nhóm của bạn đang chuẩn bị thông báo sa thải trực tuyến, thì việc chuẩn bị có tính toán cho nhóm điều hành của bạn là rất quan trọng. Đây không chỉ là một cuộc họp Zoom khác; đây là một thông báo ảnh hưởng đến sinh kế của mọi người và tương lai của tổ chức của bạn. Các giám đốc điều hành không chỉ có nguy cơ đánh mất niềm tin của những nhân viên còn lại và các bên liên quan khác, mà họ còn có thể trở thành tiêu đề cho những vụ “sa thải Zoom” nhẫn tâm và đối mặt với phản ứng dữ dội trên mạng xã hội.

Tuy nhiên, với sự chuẩn bị thích hợp, một giám đốc điều hành có thể giải quyết tình trạng sa thải trực tuyến một cách hiệu quả và nhân ái. Đây là cách nhóm của bạn nên chuẩn bị và đưa ra các thông báo ảo.

Chặn thời gian diễn tập.

Việc chuẩn bị sa thải không nên vội vàng. Đọc lướt một kịch bản đã được viết bởi một nhóm truyền thông không phải là sự chuẩn bị đầy đủ. Tuy nhiên, đây là điều mà tôi thấy các giám đốc điều hành thường làm. Thay vào đó, hãy nhớ câu thần chú của trường tiểu học: luyện tập tạo nên sự hoàn hảo.

Khi ngày thông báo đã có trên lịch, hãy sắp xếp thời gian diễn tập, lý tưởng là vài ngày trước khi thông báo. Sử dụng thời gian này để đảm bảo thông báo được viết và phê duyệt theo luật vài ngày trước khi thông báo và bạn có nhiều thời gian để xem lại tập lệnh, thực hiện bất kỳ thay đổi nào và đọc qua nhiều lần.

Bạn có thể nghĩ rằng bạn không cần nhiều thời gian để chuẩn bị – nhưng bạn thực sự cần nó. Bạn phải cảm thấy thoải mái với tài liệu để thể hiện sự tự tin, bình tĩnh và đáng tin cậy. Bạn cũng cần thời gian để chia nhỏ bài nói thành các gạch đầu dòng và biết chính xác những gì cần truyền đạt ở mỗi điểm.

Nếu bạn chuẩn bị đọc một kịch bản hoặc sử dụng máy nhắc chữ từ xa, bạn sẽ cần diễn tập vài lần trước khi khán giả tin tưởng vào phần trình bày của bạn là chân thực. Ngoài ra, bạn có thể bảo mật các ghi chú Post-It trên màn hình máy tính của mình hoặc đặt một màn hình thứ hai phía sau máy ảnh với các dấu đầu dòng để giữ đúng điểm.

Các bài tập trực quan là chìa khóa.

Thật khó để gửi một thông điệp trực tuyến, nơi bạn không có khán giả thực để tạo kết nối cảm xúc. Để tạo kết nối cảm xúc đó trên Zoom, bạn cần hình dung khán giả. Để làm điều này, hãy suy nghĩ về những điều sau đây:

• Khán giả xem từ đâu? Nhà? Văn phòng?
• Ai ở với họ? Những gia đình của họ? Đồng nghiệp?
• Họ sẽ cảm thấy gì khi nghe tin?
• Mối quan tâm trước mắt của họ là gì?
• Họ sẽ hỏi gì mà tôi có thể giải quyết ngay lập tức?
• Tôi có thể giảm bớt nỗi sợ hãi nào?

Bạn có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách tạo “hình đại diện” đại diện cho những nhân viên chủ chốt, chẳng hạn như một người cha 45 tuổi của ba đứa con hoặc một phụ nữ 63 tuổi sắp nghỉ hưu. Bạn có thể giả vờ như đang nói chuyện trực tiếp với những nhân viên cụ thể này, đề cập đến nỗi sợ hãi của họ và cố gắng xoa dịu chúng.

Xem ngôn ngữ cơ thể của bạn.

Ngôn ngữ cơ thể là quan trọng. Khán giả của bạn sẽ để ý những dấu hiệu cho thấy bạn đang lo lắng. Nếu bạn nghịch nhẫn cưới, di chuyển kính, chạm vào mặt, gãi râu hoặc xê dịch hoặc xoay ghế, họ có thể coi đây là dấu hiệu cho thấy họ không nên tin tưởng bạn. Thay vào đó, để có vẻ gắn kết hơn, hãy thử nghiêng người về phía máy ảnh một chút.

Nhiều giám đốc điều hành đã được huấn luyện không sử dụng tay khi phát biểu. Đây là lời khuyên tồi tệ, vì bàn tay của chúng ta giúp truyền đạt cảm xúc và niềm đam mê. Nếu chúng tôi bị hạn chế sử dụng chúng, chúng tôi có thể tỏ ra cứng nhắc. Đặc biệt phù hợp với cuộc trò chuyện này, khi chúng ta để tay ngoài tầm nhìn, điều đó có thể gợi ý rằng chúng ta đang che giấu điều gì đó. Vì tất cả những lý do này, bạn nên cảm thấy được khuyến khích sử dụng tay một cách tự nhiên khi nói.

Nhìn thẳng vào máy ảnh.

Chụp ảnh đúng cách cũng rất quan trọng. Máy ảnh nên ở ngang tầm mắt. Nếu máy ảnh thấp hơn khuôn mặt của bạn, bạn sẽ trông hống hách. Nếu máy ảnh quá cao, bạn sẽ trông nhu mì. Trong khi nói, hãy nhìn thẳng vào camera — không nhìn vào từng khán giả xuất hiện trong các ô trên màn hình. Điều này cho phép bạn duy trì giao tiếp bằng mắt với mọi nhân viên.

Ngoại lệ đối với quy tắc này là nếu bạn đặt câu hỏi sau thông báo. Trong trường hợp này, bạn nên nhìn vào màn hình máy tính của nhân viên khi họ đang đặt câu hỏi. Điều này là tự nhiên và sẽ giúp bạn “đọc căn phòng”.

Nhớ thở.

Có thể hiểu được sự lo lắng trong một cuộc họp như thế này; có lẽ bạn đang mang nhiều cảm xúc của riêng mình và bạn có thể cảm thấy tức giận hoặc xấu hổ. Điều quan trọng là phải nhớ thở. Nó không chỉ giúp bạn thực hiện công việc của mình mà sự lo lắng có thể làm thay đổi đáng kể giọng nói của một người. Để thể hiện sức mạnh và sự tự tin, điều cần thiết là cố gắng chống lại điều này thông qua việc hít thở đúng cách.

Trước khi bạn bắt đầu thông báo, hãy hít một hơi thật sâu bằng bụng để tác động vào cơ hoành và mở rộng dạ dày của bạn. Làm lại sau hai hoặc ba câu đầu tiên. Và tiếp tục làm điều đó. Nếu không có những hơi thở này, bạn sẽ không có được dung tích phổi đầy đủ và những từ ở cuối câu của bạn có thể bị cắt ngang khi bạn hết hơi. Điều này sẽ khiến bạn trông kém tự tin hơn.

Hỗ trợ nhân viên khi họ cần nhất.

Sa thải không bao giờ dễ dàng; chúng thậm chí còn khó hơn khi bạn làm đúng, bằng cách nghĩ đến những người sẽ bị ảnh hưởng bởi tình trạng mất việc làm và tình trạng bất an. Thêm vào đó là những khó khăn của giao tiếp ảo khiến nó thậm chí còn khó hơn.

Tuy nhiên, với sự chuẩn bị, tư duy và ngôn ngữ cơ thể phù hợp, đội ngũ lãnh đạo của bạn có thể đưa ra những tin tức khó khăn một cách hiệu quả và nhân ái. Khi bạn truyền đạt thông điệp tốt, các nhân viên cũ sẽ cảm thấy được ủng hộ và tôn trọng. Trong khi đó, những nhân viên còn lại sẽ cảm thấy có động lực để tiếp tục làm việc vì bạn đã khiến họ tin tưởng rằng công ty đang đi đúng hướng.