Ngày nay, ERP không còn là cụm từ quá xa lạ so với các doanh nghiệp muốn cơ cấu lại tổ chức, lại các phòng ban. Tuy nhiên, một đề xuất triển khai ERP – hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một đề xuất rất đắt tiền. Và không phải doanh nghiệp nào chấp nhận đầu tư một khoản chi phí khổng lồ nào cũng thành công khi ứng dụng.
Việc ứng dụng này có thể thành công và mang lại hiệu quả cho công tác kinh doanh, tuy nhiên cũng có những rủi ro dẫn đến dự án ngừng/hủy (đây không phải là con số nhỏ) gây thiệt hại nghiêm trọng cho cả hai bên (phía doanh nghiệp và nhà cung cấp).
Và thất bại này đến từ nhiều phía, tuy nhiên, ở bài viết này, tôi xin liệt kê các yếu tố cơ bản dẫn đến thất bại đứng trên cương vị của một doanh nghiệp áp dụng ERP vào quản lý:
1. Lập kế hoạch sơ sài
Có những trường hợp thực tế, bản thân doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện quá sơ sài kế hoạch triển khai dự án. Kế hoạch là cần thiết nếu bạn muốn việc triển khai hệ thống ERP vào doanh nghiệp của bạn thành công.
Vậy công việc cần làm trong việc lập kế hoạch là gì? Bạn phải đánh giá được quy trình của công ty bạn có ứng dụng được phần mềm ERP hay không? Cần có những hoạt động kiểm soát, đánh giá lại quy trình từng phòng ban, nếu không, sự đầu tư quá lớn của bạn cho dự án chỉ là sự lãng phí.
2. Lựa chọn sai lầm nhà cung cấp
Khi một nhà đầu tư muốn lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm phù hợp, họ rất khó đưa ra quyết định. Bởi thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP (trong lẫn ngoài nước). Bản thân những nhà cung cấp luôn đưa ra được những ưu điểm vượt trội của mình, và điều này vô hình làm nhà đầu tư hoang mang khi lựa chọn.
Do đó, điều đầu tiên bạn cần là phải xác định phạm vi dự án của mình và lên danh sách những nhà cung cấp đủ khả năng giải quyết các vấn đề/yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra.
Đặc biệt, bạn phải yêu cầu nhà cung cấp liệt kê 3 dự án cùng ngành nghề với bạn đã được phía nhà cung cấp triển khai thành công và vẫn đang ứng dụng tốt
ERP là một sự đầu tư đáng kể, tuổi thọ của nó có thể từ 5 -15 năm hoặc có thể lâu hơn. Bạn cần tìm hiểu nhiều yếu tố để đi đến sự lựa chọn cuối cùng hơn là những yếu tố thiên về chi phí.
3. Không có lộ trình rõ ràng
Đây cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến việc thất bại dự án. Khi bắt đầu có những cam kết đầu tiên trong việc ký hợp đồng triển khai dự án, bạn cần yêu cầu rõ nhà cung cấp đưa ra được lộ trình triển khai dự án.
Bạn nên theo dõi, bám sát lộ trình thực hiện dự án.
4. Đánh giá thấp thời gian và nguồn lực cần thiết
Thực tế rất nhiều doanh nghiệp đánh giá rất thấp thời gian triển khai và cũng như nguồn nhân lực cần thiết để hỗ trợ đội dự án.
Một phần mềm bao gồm nhiều nhiệm vụ chứ không đơn thuần là cài đặt và sử dụng. Trong quá trình triển khai dự án, cả hai bên đưa ra được định mức thời gian phát sinh và kiểm tra lỗi, thời gian chạy thực nghiệm tại các thí điểm…
Một vấn đề khác là nguồn lực đầu tư cho dự án. Nếu phía doanh nghiệp bạn không cung cấp nhân sự hỗ trợ nhập liệu cần thiết để thì dự án sẽ đi vào ngõ cụt. Ngoài ra, bạn cần chốt những yêu cầu/đề xuất từ nhà cung cấp trong thời gian gần để dự án không trì trệ.
Một dự án ERP được gọi là thành công, không phải chỉ là sự cố gắng từ một phía mà cần có sự hỗ trợ qua lại từ hai phía.
5. Thiếu vắng nhân sự đứng đầu
Khi bắt đầu triển khai một dự án ERP, điều doanh nghiệp cần làm là bổ nhiệm một nhân sự đóng vai trò là trưởng dự án. Tất nhiên, đồng nghĩa việc nhà cung cấp phần mềm cũng phải có người đứng đầu. Đây là hai nhân vật chịu trách nhiệm chính, tham gia vào mọi khía cạnh khi đưa ra quyết định để đảm bảo rằng ERP đang được triển khai đúng hướng để dự án không trật đường ray.
6. Đào tạo và thay đổi cách thức quản lý mới phù hợp với hệ thống ERP
Một yếu tố khác cho việc triển khai thất bại ERP đó là sự thờ ơ trong việc đào tạo. Thời gian đầu đối với những nhân viên việc trải nghiệm ERP không đơn giản. Do họ đã quen với những cái cũ, bắt từ bỏ và tiếp thu một công nghệ, công cụ hỗ trợ mới là một điều rất khó khăn. Năng suất lao động giảm và thậm chí thất vọng với ERP là điều không tránh khỏi ở thời điểm này.
Vậy điều chúng ta cần làm là gì?
Trước hết, chính đội ngũ lãnh đạo cần chỉ rõ ra những điểm cần thiết vì sao doanh nghiệp ta cần bỏ một chi phi phí đắt đỏ, vừa mất thời gian để thay đổi nền tảng quản lý hiện tại. Và chính đội ngũ lãnh đạo phải là những người tiên phong, thực sự nghiêm túc trong việc quản lý trên hệ thống ERP.
Thứ hai, cần dành thời gian cho việc đào tạo sử dụng. Phải chỉ ra được khi một nhân viên sử dụng thành thạo hệ thống, trước hết họ sẽ thoải mái trong công việc, sau cơ hội nghề nghiệp của họ sẽ trở nên rộng mở ở các công ty ứng dụng ERP.
7. Không đầu tư cơ sở hạ tầng
Một sai lầm khác của doanh nghiệp là việc đầu tư rất ít vào cơ sở hạ tầng, ảnh hưởng đến quá trình vận hành của toàn bộ hệ thống ERP.
Ngày nay, để tiết kiệm chi phí hạ tầng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hệ thống ERP trên nền tảng đám mây. Các ứng dụng dựa trên nền tảng đám mây cho phép người dùng sử dụng dễ dàng, linh hoạt, khả năng mở rộng và tiết giảm tối đa chi phí tổng thể.
Đây là những chia sẻ cá nhân của tôi về những sai lầm trong quá trình triển khai hệ thống ERP? Theo bạn, có những sai lầm nào khác? Hãy chia sẻ ý kiến cùng tôi.
Thegioibantin.com
VinaAspire Corp. – Tư vấn giải pháp ứng dụng CNTT cho Doanh nghiệp