Bối cảnh kinh tế và thị trường ERP
Năm 2014 chứng kiến sự phát triển chậm chạp của kinh tế toàn cầu với bước đầu phục hồi của kinh tế Mỹ và giảm tốc tăng trưởng của các nền kinh tế châu Âu, Nhật Bản và Trung Quốc. Trong bối cảnh đó, kinh tế Việt Nam đã có một số kết quả tích cực: GDP tăng 5,98% và dự kiến sẽ đạt 6,2% vào năm 2015. So với tỷ lệ tăng trưởng các năm 2013 (5,4%) và năm 2012 (5,2%), đây là tín hiệu khả quan của quá trình phát triển tiếp theo. Chỉ số CPI tăng ở mức 4%, thấp hơn chỉ tiêu 7% cho thấy bước tiến trong việc ổn định môi trường vĩ mô.
Trong năm 2014, cả nước có gần 75.000 doanh nghiệp thành lập mới, giảm 2,7%, và hơn 68.000 doanh nghiệp giải thể hoặc ngừng hoạt động. Điều này cho thấy cộng đồng doanh nghiệp vẫn trong giai đoạn khó khăn. Sự hồi phục và tăng trưởng trong thời gian tới chưa thể có bước đột biến. Những kết quả khả quan có được còn rất mong manh. Tỷ lệ lạm phát thấp phần lớn nhờ vào giá dầu thế giới giảm và GDP tăng trưởng vẫn phụ thuộc nhiều vào sự đóng góp của khu vực FDI. Bên cạnh đó, hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp Nhà nước thấp. Các doanh nghiệp tư nhân vẫn còn yếu, đặc biệt trong năng lực quản trị và khả năng tiếp cận nguồn vốn.
Sự hồi phục nhưng cẩn trọng đó của nền kinh tế cũng phản chiếu lên thị trường ERP, nơi khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp. Số lượng dự án ERP năm 2014 còn khá khiêm tốn, và tập trung nhiều nhất trong các lĩnh vực ngân hàng và xây dựng – bất động sản. Tiêu biểu trong ngành ngân hàng có thể kể đến các dự án cho Ngân hàng Nhà nước, Bảo hiểm Tiền gửi, BIDV, Ngân hàng Công thương và Ngân hàng Phương Đông được khởi động trong năm. Các ngân hàng đang tiếp tục lộ trình hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm cải thiện sự ổn định và năng lực của toàn hệ thống.
Lĩnh vực bất động sản và xây dựng năm qua cũng tạo dấu ấn trong thị trường ERP với các dự án lớn cho Vingroup và FECON. Những doanh nghiệp đã có tầm nhìn, chiến lược đúng và quyết tâm cao để xây dựng hệ thống quản trị cho một nền tảng phát triển lâu dài. Trải qua giai đoạn “chết lâm sàng”, thị trường bất động sản đang dần đứng dậy và bước những bước đi đầu tiên. Tồn kho bất động sản đã giảm mạnh. Theo báo cáo của Bộ Xây dựng, tính đến cuối tháng 11/2014 giá trị tồn kho bất động sản giảm gần 40% so với quý I năm 2013. Những điều kiện thuận lợi hơn của năm tới sẽ cho phép các doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị tốt để bứt phá và thúc đẩy nhiều doanh nghiệp nữa đầu tư làm ERP.
Năm 2015 nền kinh tế được dự báo sẽ tiếp tục tăng trưởng với mức độ khả quan hơn. Tuy nhiên, sự ổn định vẫn sẽ được duy trì để đảm bảo tăng trưởng bền vững và khắc phục những yếu kém còn tồn tại. Những hướng chính mà chính sách vĩ mô tiếp tục nhắm tới là tái cơ cấu ngành ngân hàng để nâng cao năng lực hệ thống và cải thiện vấn đề nợ xấu, cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước và khuyến khích doanh nghiệp nội phát triển. Mục tiêu quyết liệt cổ phần hóa 432 doanh nghiệp Nhà nước trong hai năm 2014-2015 được Thủ tướng Chính phủ khẳng định.
Bên cạnh đó, sự ổn định vĩ mô đã tạo được trong năm 2014 sẽ cho phép một chính sách tiền tệ nới lỏng hơn ở năm tới để khuyến khích các doanh nghiệp tăng trưởng đầu tư và phát triển. Năm 2015 cũng sẽ đánh dấu thời điểm Việt Nam có thể đạt thoả thuận các hiệp định thương mại song phương, đa phương, như FTA với EU, Hàn Quốc, Liên minh Thuế quan châu Âu… và đặc biệt là TPP. Các hiệp định này sẽ mở đường thu hút thêm đầu tư từ doanh nghiệp nước ngoài.
Những điều kiện khả quan trên báo hiệu sự phát triển mạnh hơn của thị trường ERP trong năm 2015. ERP sẽ tiếp tục được đầu tư nhiều từ các ngành ngân hàng và bất động sản, và đặc biệt sẽ có thêm nhiều dự án mới trong các lĩnh vực sản xuất công nghiệp. Trong lộ trình tái cơ cấu và cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước, ERP cũng là một cấu phần không thể thiếu. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý tài chính chặt chẽ, minh bạch hơn, điều hành hoạt động kinh doanh – sản xuất hiệu quả hơn, và ứng phó tốt hơn trước những biến động và rủi ro tiềm tàng.
Hướng chuyên ngành sẽ là xu hướng phát triển của ERP
Các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ. Giá trị lớn nhất mà giải pháp ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và các best-practice trong nghiệp vụ. Ngoài khả năng về công nghệ như năng lực vận hành, tính bảo mật, và khả năng tương tác như đối với hệ thống thông tin nói chung, khả năng về nghiệp vụ là yếu tố bắt buộc phải xem xét khi một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP. Không có một mô hình ERP chung cho mọi doanh nghiệp. Mỗi hệ thống ERP cần được xây dựng dựa trên yếu tố ngành nghề, các điều kiện thuận lợi và khó khăn đặc thù, cơ cấu tổ chức, quy mô và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngành nghề là yếu tố quan trọng hàng đầu cho việc xây dựng một hệ thống ERP. Quản trị tài chính là cấu phần lõi trong hầu hết các hệ thống ERP. Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, hệ thống ERP bao gồm quản trị tài chính doanh nghiệp tích hợp với hệ thống nghiệp vụ lõi (core banking, core insurance…). Đối với các doanh nghiệp thương mại như bán buôn, bán lẻ, hệ thống ERP phải bao gồm quản trị tài chính, quản trị kho hàng, quản trị mua hàng và bán hàng. Các doanh nghiệp sản xuất sẽ cần thêm phân hệ quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, và quản trị nhà xưởng – thiết bị…
Bên cạnh đó, những yếu tố đặc thù về kinh doanh và quản lý của các doanh nghiệp cũng kéo theo nhu cầu về ERP khác nhau. Các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn (ví dụ khách hàng đại chúng) luôn cần có hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM). Nó cung cấp cho họ đầy đủ thông tin 360 độ về khách hàng, giúp họ vận hành hiệu quả các quy trình nghiệp vụ giao dịch với khách hàng từ marketing đến quản lý bán hàng và dịch vụ hỗ trợ. Các cơ quan quản lý Nhà nước cũng cần CRM để quản lý các dịch vụ công với nhân dân, doanh nghiệp và đối tác. Hệ thống thông tin quản trị (Business Intelligence – BI) cũng là một hệ thống lõi mà hầu hết cơ quan quản lý công cần có để tổng hợp thông tin từ nhiều cơ sở, khai thác hiệu quả khối dữ liệu lớn có được, lập báo cáo – phân tích và thực hiện công tác quản lý – điều hành vĩ mô.Với các doanh nghiệp có mô hình tập đoàn hoặc tổng công ty đa ngành, hệ thống ERP tổng thể cho doanh nghiệp bao gồm hai lớp phục vụ hai mức độ quản trị: lớp quản trị tập đoàn và lớp quản trị đặc thù của các đơn vị thành viên. Lớp quản trị tập đoàn gồm những quy trình nghiệp vụ xuyên suốt toàn doanh nghiệp hay hỗ trợ quản trị hợp nhất ở mức độ tập đoàn, ví dụ quản trị tài chính, quản trị nhân sự, và hệ thống báo cáo tổng hợp (BI). Lớp quản trị ở các đơn vị thành viên gồm những quy trình nghiệp vụ phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh đặc thù như bán hàng, sản xuất, quản lý dự án, quản lý khách hàng…
Một hệ thống ERP tổng thể có thể bao phủ mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống như vậy, cần có một lộ trình. Ưu tiên làm ERP với cấu phần nào trước, cấu phần nào sau phụ thuộc vào các điều kiện về thuận lợi, khó khăn và kế hoạch kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Có thể hai doanh nghiệp bán lẻ cùng kinh doanh các mặt hàng giống nhau với quy mô tương tự, song một bên cần ưu tiên quản lý chặt chẽ về tài chính trên toàn chuỗi, bên kia lại đang khó khăn trong việc điều hành trung tâm phân phối. Do vậy lộ trình làm ERP của hai doanh nghiệp này không thể giống nhau.
ERP cho mỗi doanh nghiệp được xây dựng trên điều kiện nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp đó. Hiệu quả hệ thống ERP mang lại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhà triển khai. Năng lực triển khai ERP bao gồm khả năng tư vấn theo ngành nghề, năng lực công nghệ và năng lực hỗ trợ. Năng lực tư vấn theo ngành nghề được nhà triển khai tích luỹ qua nhiều dự án trong cùng ngành. Ví dụ một nhà triển khai có kinh nghiệm trong ngành ngân hàng sẽ triển khai dự án mới cho một ngân hàng nhanh hơn với rủi ro thấp hơn. Kinh nghiệm về nghiệp vụ cung cấp các best-practice, không chỉ best-practice tích hợp trong giải pháp mà còn các best-practice được nhà triển khai đúc rút từ hiểu biết trong môi trường kinh doanh nội địa và yếu tố nghiệp vụ áp dụng tại các doanh nghiệp mà họ đã triển khai.
Hệ thống ERP không đứng riêng một mình. Thường có yêu cầu tích hợp để hệ thống quản trị mới của doanh nghiệp kế thừa những hệ thống đã đầu tư từ trước hoặc liên kết với những hệ thống nghiệp vụ khác, ví dụ tích hợp giữa ERP với core banking trong ngân hàng hay ERP với POS trong doanh nghiệp bán lẻ. Tích hợp là công việc phức tạp, đòi hỏi năng lực công nghệ rất cao từ nhà triển khai. Ngoài kỹ năng lập trình, họ phải nắm được các nền tảng công nghệ, giải pháp bảo mật và luồng thông tin trong nghiệp vụ.
Xu thế công nghệ
Xu thế công nghệ cũng là yếu tố quan trọng để lựa chọn giải pháp ERP và đối tác triển khai. Các hệ thống thông tin nói chung và ERP nói riêng đang dần phát triển theo xu hướng công nghệ mới thông minh hơn, hiệu quả hơn. Xu hướng này được tổng hợp trong SMAC (Social, Mobility, Analytics và Cloud).
Theo đó, xu hướng Social cho phép doanh nghiệp kết nối với khách hàng, với cộng đồng dễ dàng hơn và phổ cập hơn. Khả năng kết nối với các mạng xã hội rút ngắn khoảng cách giữa hệ thống với con người, giúp người dùng và khách hàng tương tác một cách thuận tiện. Xu hướng Mobility cho phép người dùng vận hành hệ thống mọi nơi mọi lúc thông qua thiết bị di động. Analytics nâng cao khả năng xử lý thông minh của hệ thống, cho phép khai thác hiệu quả hơn khối lượng dữ liệu lớn mà các doanh nghiệp có được.
Cloud dần trở thành mô hình được ưa chuộng trong việc đầu tư cho hệ thống thông tin. Theo đó, thay vì phải mua một hệ thống với đầy đủ phần cứng, phần mềm và các dịch vụ kèm theo như quản trị, vận hành, các doanh nghiệp sẽ đầu tư dưới hình thức thuê bao. Cloud giúp khách hàng tinh gọn hóa việc mua sắm và sở hữu hệ thống thông tin. Họ sẽ được giảm bớt sự ràng buộc vào những hệ thống phần cứng, phần mềm, và chỉ trả tiền đúng với mức độ sử dụng. Việc đầu tư những hệ thống lớn trước đây vượt quá khả năng của nhiều doanh nghiệp/tổ chức thì với Cloud trở nên hiện thực hơn.
Lựa chọn của doanh nghiệp
Làm ERP là một quá trình thay đổi lớn của doanh nghiệp. Câu hỏi thường xuyên đặt ra trước khi làm ERP là “Bắt đầu từ đâu?”. Nó phải từ chính vấn đề nghiệp vụ của doanh nghiệp. ERP không còn là một hệ thống CNTT đơn thuần mà nó đã bao gồm nhiều giá trị nghiệp vụ bên trong. Khi một doanh nghiệp làm ERP, cán bộ nghiệp vụ phải là người đặt ra yêu cầu, tham gia xây dựng quy trình tương lai và nghiệm thu – tiếp quản hệ thống. Dự án ERP thường có nguồn lực nghiệp vụ nhiều hơn nguồn lực công nghệ.
Những giá trị về ngành nghề của giải pháp và kinh nghiệm tư vấn của đối tác triển khai là các căn cứ cốt yếu để doanh nghiệp lựa chọn cho hệ thống ERP của mình. Hiểu đúng nguồn gốc của vấn đề và nhìn được xu hướng phát triển của giải pháp là tiền đề để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn. Thành công của mỗi dự án bắt đầu từ đó.
Nguồn: VungtauHR, Theo Hữu Văn- Chungta