Cách thương lượng nhà cung cấp tự động của Walmart

Đó là một vấn đề lâu đời trong mua sắm: Người mua là công ty thiếu thời gian để thương lượng đầy đủ với tất cả các nhà cung cấp. Về mặt lịch sử, điều này đã để lại giá trị chưa được khai thác cho cả người mua và nhà cung cấp. Để giải quyết thách thức này, Walmart đã triển khai phần mềm đàm phán do AI hỗ trợ với giao diện dựa trên văn bản (tức là một chatbot) để kết nối với các nhà cung cấp. Cho đến nay, chatbot đang đàm phán và hoàn tất các thỏa thuận với 68% nhà cung cấp đã tiếp cận, với mỗi bên đạt được thứ mà nó đánh giá cao. Bài viết này đưa ra bốn bài học để mang lại kết quả từ các cuộc đàm phán mua sắm tự động: nhanh chóng chuyển sang thử nghiệm sản xuất, bắt đầu với các danh mục chi tiêu gián tiếp với các nhà cung cấp đã được phê duyệt trước, quyết định các đánh đổi thương lượng có thể chấp nhận được và mở rộng quy mô bằng cách mở rộng khu vực địa lý, danh mục và trường hợp sử dụng .

Walmart, giống như hầu hết các tổ chức có hoạt động mua sắm lớn, không thể tiến hành các cuộc đàm phán tập trung với tất cả hơn 100.000 nhà cung cấp của mình. Kết quả là, khoảng 20% ​​các nhà cung cấp của nó đã ký thỏa thuận với các điều khoản cắt cookie mà thường không được thương lượng. Đó không phải là cách tối ưu để tương tác với những “nhà cung cấp đầu cuối” này. Nhưng chi phí thuê thêm người mua để thương lượng với họ sẽ vượt quá bất kỳ giá trị bổ sung nào.

Walmart đã giải quyết vấn đề bằng phần mềm hỗ trợ trí tuệ nhân tạo bao gồm giao diện dựa trên văn bản (hoặc chatbot) thay mặt Walmart đàm phán với các nhà cung cấp là con người. Walmart Canada đã thử nghiệm giải pháp này vào tháng 1 năm 2021 và sử dụng phản hồi của nhà cung cấp để hoàn thiện hệ thống. Walmart kể từ đó đã triển khai giải pháp này ở ba quốc gia khác và các hoạt động của Walmart ở nhiều quốc gia hơn có kế hoạch sớm triển khai công nghệ này.

Bài viết này chia sẻ bốn bài học về cách sử dụng đàm phán mua sắm tự động theo những cách có lợi cho cả người mua và nhà cung cấp. Các hệ thống như vậy có thể tạo ra khoản tiết kiệm, cải thiện các điều khoản cho cả hai bên và tăng tính linh hoạt và khả năng phục hồi của chuỗi cung ứng.

Phi công

Với những tiến bộ trong trí tuệ nhân tạo (AI), Walmart bắt đầu khám phá khả năng tự động hóa các cuộc đàm phán mua sắm cho các nhà cung cấp đầu cuối và cấp phép cho một sản phẩm phần mềm có tên Pactum AI vào năm 2019. Việc triển khai đã bị hoãn lại vì Covid-19, nhưng một trong số chúng tôi (Michael DeWitt) đã phục hồi sáng kiến ​​một năm sau đó, vào tháng 1 năm 2021, cho tổ chức của anh ấy, Walmart International.

Vì Walmart đã thử nghiệm phần mềm trong môi trường hộp cát, nên Walmart International chuyển trực tiếp sang một thí điểm nhỏ trong hoạt động kinh doanh ở Canada của công ty. Thí điểm kéo dài ba tháng, bao gồm nhiều bên liên quan – 89 nhà cung cấp, năm người mua và đại diện từ các bộ phận tài chính, kho bạc và pháp lý của Walmart Canada – và Pactum, công ty đã tạo ra công nghệ AI cơ bản.

Ngay từ đầu, Walmart International đã ước tính rằng hệ thống sẽ mang lại lợi tức đầu tư tích cực nếu chatbot có thể chốt các giao dịch với 20% nhà cung cấp tham gia vào chương trình thí điểm. Nhà bán lẻ đã chọn “hàng hóa không bán lại” – các danh mục như dịch vụ đội xe, xe đẩy và thiết bị khác được sử dụng trong các cửa hàng bán lẻ – chứ không phải các sản phẩm bán cho khách hàng của Walmart. Nó quyết định tập trung vào các nhà cung cấp có dữ liệu chính xác về các điều khoản thanh toán và nơi có cơ hội rõ ràng để cải thiện các điều khoản thanh toán và đảm bảo chiết khấu bổ sung.

Walmart International nhắm mục tiêu các lịch trình thanh toán, hy vọng có thể thương lượng các khoản chiết khấu thanh toán sớm hoặc các điều khoản thanh toán kéo dài mà không có chiết khấu. Đổi lại, Walmart sẽ cung cấp cho các nhà cung cấp tùy chọn thay đổi quyền chấm dứt hợp đồng ngay lập tức mà không có lý do của Walmart (được gọi là “chấm dứt hợp đồng để thuận tiện”) sang việc cung cấp thông báo chấm dứt bằng văn bản 30-, 60 hoặc 90 ngày. Walmart cũng sẽ cung cấp cho các nhà cung cấp cơ hội tăng trưởng về chủng loại và khối lượng bán hàng một cách có chọn lọc để đổi lấy chiết khấu giá.

Người mua nội bộ đã chọn các nhà cung cấp để nhắm mục tiêu và tạo các kịch bản đào tạo cho thuật toán học máy của Pactum AI. Các kịch bản đã được sử dụng để tạo ra các kịch bản có cấu trúc để hướng dẫn các nhà cung cấp thông qua các cuộc đàm phán. Các nhà cung cấp có thể phản ứng với các tình huống theo tốc độ của riêng họ.

Walmart International đã mời khoảng 100 nhà cung cấp đầu cuối để thử giải pháp. Tám mươi chín đồng ý tham gia. Chatbot đã thành công trong việc đạt được thỏa thuận với 64% trong số họ – cao hơn nhiều so với mục tiêu 20% – và với thời gian thương lượng trung bình là 11 ngày. Trung bình, Walmart đã tiết kiệm được 1,5% trên khoản chi tiêu đã thương lượng và gia hạn thời hạn thanh toán lên trung bình 35 ngày.

Trong các cuộc phỏng vấn sau thí điểm với các nhà cung cấp đã tham gia vào các cuộc đàm phán thành công, 83% trong số họ mô tả hệ thống này dễ sử dụng và thích khả năng tạo phản hồi và thời gian hệ thống cho phép họ suy nghĩ về cuộc đàm phán theo tốc độ của riêng họ. Ví dụ, Ben Garisto, chủ tịch MIWE, một nhà sản xuất thiết bị làm bánh, cho biết, “Trong các cuộc đàm phán trực tiếp, không phải lúc nào bạn cũng có câu hỏi trước và bạn đang trả lời theo thời gian thực. Các loại yêu cầu tự động khác cho các đề xuất đôi khi giống như một mẫu có ít chỗ để kể câu chuyện của bạn ”.

Tuy nhiên, một số nhà cung cấp vẫn muốn thương lượng trực tiếp. Các nhà cung cấp khác muốn một kịch bản ít dài dòng hơn, linh hoạt hơn thay vì cấm các nhà cung cấp thực hiện lại các bước ban đầu trong đàm phán.

Sau khi thử nghiệm sản xuất, Walmart đã cải thiện các kịch bản và kịch bản và mở rộng giải pháp cho các nhà cung cấp ở Hoa Kỳ, Chile và Nam Phi. Cho đến nay, chatbot đã chốt giao dịch với 68% nhà cung cấp đã tiếp cận và tiết kiệm trung bình 3%.

Các công ty khác quan tâm đến việc tự động hóa mua sắm có thể áp dụng các bài học này về cách phát triển và giới thiệu một hệ thống như vậy:

1. Di chuyển nhanh chóng đến một thí điểm sản xuất.

Theo Gartner, hành trình của AI đối với nhiều công ty đang chậm chạp trong giai đoạn chứng minh khái niệm – ít hơn một nửa được đưa vào sản xuất. Đó là bởi vì giai đoạn chứng minh khái niệm tập trung vào khả năng kỹ thuật thay vì mục tiêu kinh doanh. Walmart quyết định bỏ qua giai đoạn chứng minh khái niệm và chuyển thẳng sang giai đoạn thử nghiệm sản xuất tập trung vào các mục tiêu kinh doanh.

“Chủ doanh nghiệp” của Walmart – những người chịu trách nhiệm về ngân sách và chịu trách nhiệm chi tiêu với các nhà cung cấp (ví dụ: hoạt động đối với nguồn cung cấp của cửa hàng và CNTT cho phần cứng và phần mềm) – đã giúp tạo ra các trường hợp và tình huống sử dụng thương lượng. Người mua của Walmart đã cung cấp kiến ​​thức chuyên môn quan trọng về các tình huống đàm phán cần thiết để đào tạo chatbot và chỉ định các nhà cung cấp tham gia vào cuộc thử nghiệm (dựa trên cơ sở đó các nhà cung cấp tiến hành đủ hoạt động kinh doanh với Walmart để đảm bảo một cuộc đàm phán và sẽ chào đón cơ hội đàm phán). Nhóm pháp lý đảm bảo rằng tập lệnh của chatbot và hợp đồng kết quả tuân thủ các tiêu chuẩn và chính sách hợp đồng của Walmart.

2. Bắt đầu với các danh mục chi tiêu gián tiếp và các nhà cung cấp đã được phê duyệt trước.

Walmart bắt đầu với hàng hóa không phải để bán lại (tức là không bán cho khách hàng bán lẻ của mình) để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp do thử nghiệm phương thức mua sắm mới. Walmart cũng tập trung vào các nhà cung cấp đã được phê duyệt trước vì vậy nhu cầu xác nhận các nhà cung cấp mới sẽ không làm trì hoãn việc bắt đầu thí điểm.

3. Quyết định những đánh đổi có thể chấp nhận được.

Mua sắm tự động yêu cầu xác định chính xác ranh giới của những gì người mua sẵn sàng nhượng bộ để đổi lấy những gì họ muốn. Ví dụ: AI chatbot cần biết những đánh đổi cụ thể mà người mua sẵn sàng đưa ra, chẳng hạn như chuyển từ thanh toán đầy đủ trong 10 ngày sau khi nhận được hóa đơn sang nhận thanh toán trong 15, 20, 30, 45 hoặc 60 ngày. sau khi nhận được hóa đơn để đổi lấy các điều khoản chấm dứt được cải thiện và cơ hội cho các nhà cung cấp mở rộng hoạt động kinh doanh của họ với Walmart.

4. Mở rộng quy mô bằng cách mở rộng địa lý, danh mục và các trường hợp sử dụng.

Phương châm của Walmart cho dự án này là “đóng đinh và mở rộng quy mô”. Các thí điểm sản xuất thành công đã giúp Walmart bán giải pháp cho các bộ phận khác của doanh nghiệp. Sau khi thử nghiệm ở Canada, Hoa Kỳ, Chile và Nam Phi, việc triển khai ở Mexico, Trung Mỹ và Trung Quốc sắp diễn ra. Các danh mục cũng đã được mở rộng để bao gồm thương lượng giá tuyến đường vận chuyển và một số hàng hóa để bán lại. Một số nhà cung cấp tầm trung hiện sử dụng hệ thống và chatbot đa ngôn ngữ.

Việc mở rộng quy mô đã tăng năng suất vì phần mềm học hỏi từ mọi cuộc thương lượng, giảm thời gian thiết lập cho các danh mục mới. Ngoài ra, chatbot có thể chạy 2.000 cuộc đàm phán đồng thời – điều mà không người mua nào có thể làm được.

Người ta có thể thấy quỹ đạo: Khi các điều khoản và điều kiện trở nên mang tính thuật toán hơn, sẽ có ít nhà cung cấp hơn và các phần của nhóm chi tiêu không được quản lý. Các chuyên gia đấu thầu sẽ tập trung ít hơn vào việc đàm phán các thỏa thuận và nhiều hơn vào các mối quan hệ chiến lược, ngoại lệ và cải tiến liên tục.