Để mọi người quay lại văn phòng, hãy làm cho nó trở nên xã hội

Trong khi mọi người trên khắp thế giới quay trở lại nhà hàng, buổi hòa nhạc và du lịch, thì có một nơi mà nhiều người trong số họ không đến: văn phòng. Nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp khao khát, yêu cầu hoặc dự kiến ​​5 ngày một tuần, chín đến năm ngày trở lại văn phòng (RTO) đã thất vọng, và trong một số trường hợp, thậm chí còn phải lùi lại nhiệm vụ.

Trong thế giới hỗn hợp ngày nay, “công việc” ngày càng là thứ mà mọi người làm chứ không phải là một nơi họ đến. Sẽ không quay trở lại năm 2019, vì vậy đã đến lúc suy nghĩ lại về vai trò của văn phòng – đối với cả người lao động và doanh nghiệp.

Nhân viên được trao quyền, năng động sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh. Nhưng cho đến nay, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đã có nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời về chính xác cách văn phòng có thể hỗ trợ và thu hút nhân viên của họ một cách tốt nhất trong một thế giới lai. Nghiên cứu mới nhất của chúng tôi tại Microsoft cho thấy câu trả lời có thể nằm ở điều mà tôi tin rằng phải là trung tâm của mọi nhà lãnh đạo: kết nối lại nhân viên.

Giá trị của văn phòng là ở con người, không phải nơi

Các nhà ra quyết định kinh doanh (BDM) hoàn toàn có mong muốn thu hút mọi người trở lại văn phòng. Dữ liệu từ nghiên cứu Chỉ số Xu hướng Công việc của Microsoft mới nhất của chúng tôi cho thấy 82% BDM nói rằng việc đích thân trở lại văn phòng là một điều đáng lo ngại. Tuy nhiên, hai năm không có thời gian đi làm và khả năng quản lý cân bằng cuộc sống và công việc hiệu quả hơn có nghĩa là nhân viên đang tìm kiếm lý do thuyết phục để quay trở lại văn phòng – và 73% trong số họ nói rằng họ cần một lý do tốt hơn chỉ là mong đợi của công ty. Vì vậy, câu hỏi trở thành, cái gì Là một lý do thuyết phục để đến văn phòng?

Thật đơn giản: Mọi người quan tâm đến mọi người.

Khi được hỏi điều gì sẽ thúc đẩy họ đến văn phòng, các nhân viên đã có một câu trả lời vang dội: thời gian giao lưu với đồng nghiệp:

• 85% nhân viên sẽ có động lực đến văn phòng để xây dựng lại mối quan hệ của nhóm.
• 84% nhân viên sẽ có động lực đi vào văn phòng nếu họ có thể giao lưu với đồng nghiệp.
• 74% nhân viên sẽ đến văn phòng thường xuyên hơn nếu họ biết “những người bạn làm việc” của họ ở đó.
• 73% nhân viên sẽ đến văn phòng thường xuyên hơn nếu họ biết các thành viên trong nhóm trực tiếp của họ sẽ ở đó.

Tôi đã tận mắt cảm nhận được sức mạnh kết nối đó trong chuyến đi đến Vương quốc Anh và Đức vào mùa xuân này – chuyến công tác đầu tiên của tôi kể từ khi đại dịch bắt đầu. Khi gặp gỡ các nhân viên, khách hàng, người sáng tạo và sinh viên địa phương trong suốt cả tuần, tôi đã bị thổi bay bởi cảm giác tràn đầy năng lượng – và tôi được nhắc rằng đó không phải là văn phòng thực tế mà tôi đã bỏ lỡ, mà là những người tại văn phòng.

Dữ liệu cho thấy tôi không phải là người duy nhất cảm thấy như vậy. Với khoảng một nửa số nhân viên nói rằng các mối quan hệ của họ bên ngoài nhóm làm việc trực tiếp của họ đã suy yếu và hơn 40% báo cáo rằng họ cảm thấy mất kết nối với toàn bộ công ty của mình, việc đảm bảo mọi người có cơ hội kết nối lại sẽ rất quan trọng trong năm tới. Và đừng quên nhóm khổng lồ những người đã bắt đầu hoặc thay đổi công việc trong thời gian đại dịch ngừng hoạt động. Đối với họ, mọi khuôn mặt đều mới.

Các nhà lãnh đạo nhận ra việc tạo kết nối có thể khó khăn như thế nào, với gần 70% nói rằng việc đảm bảo sự gắn kết và kết nối xã hội trong các nhóm là một thách thức vừa phải đến lớn do sự chuyển đổi sang tương lai. Nhưng bây giờ họ cần nhận ra tầm quan trọng của nó và hành động – hoặc có nguy cơ mất nguồn vốn xã hội giúp các công ty tiếp tục hoạt động.

Các nhà lãnh đạo cần chủ ý sử dụng văn phòng để xây dựng lại vốn xã hội: giá trị mà người lao động nhận được từ mạng lưới của họ, như nhận được ý tưởng và cảm hứng mới, có thể yêu cầu trợ giúp hoặc lời khuyên, hoặc tìm cơ hội phát triển nghề nghiệp mới. Vốn xã hội không phải là một thứ tốt đẹp để có; điều quan trọng là để nhân viên có thể làm việc tốt nhất của họ và các tổ chức có thể tiếp tục đổi mới. Vì vậy, việc tạo tiền đề cho sự kết nối có ý nghĩa ở tất cả các cấp phải là cốt lõi trong các kế hoạch RTO của mọi tổ chức.

Điều này bắt đầu bằng việc chứng minh cho nhân viên thấy rằng việc đến văn phòng đáp ứng nhiều hơn mong muốn tùy tiện được nhìn thấy “cơ thể trên ghế”. Các nhà lãnh đạo cần ưu tiên xây dựng và tái thiết kết nối giữa mọi người để thúc đẩy sự sáng tạo, tinh thần đồng đội và các hệ thống hỗ trợ mạnh mẽ giúp họ có thể giải quyết các thách thức. Đây là ba cách để làm điều đó.

Bỏ đi công việc bận rộn

Đặt kết nối là ưu tiên hàng đầu cho thời gian trực tiếp. Không ai muốn vào văn phòng chỉ để dành cả ngày cho các cuộc gọi video và trả lời email và ping. Nhưng đó là điều có thể xảy ra, trừ khi các nhà lãnh đạo và quản lý cố tình tạo ra cả không gian và sự cho phép để nhân viên dành thời gian kết nối lại.

Hãy hiểu rằng giao tiếp xã hội trực tiếp này không làm mất đi năng suất – nó thúc đẩy sự đổi mới, an toàn tâm lý, giữ chân và hơn thế nữa. Để thúc đẩy và bảo vệ thời gian kết nối, hãy khuyến khích nhân viên và nhóm thiết lập các tiêu chuẩn về thời gian phản hồi dự kiến ​​khi ở văn phòng để không trở thành khoảng thời gian chồng chéo lên nhau. Và để giảm bớt lo lắng xung quanh công việc chồng chất, hãy cân nhắc tổ chức những ngày không họp nhóm hoặc khuyến khích nhân viên đặt trước và bảo vệ thời gian tập trung để mọi người biết rằng họ có thể bắt kịp sau đó. Ví dụ: hãy xem xét các ngày Thứ Sáu không có cuộc họp: Được sạc lại từ thời gian trực tiếp đầu tuần, nhân viên có thời gian tập trung không bị gián đoạn và có thể dành cả ngày ở chế độ “hoàn thành công việc”.

Tạo các nghi thức trực tiếp mới

Để hỗ trợ việc xây dựng lại vốn xã hội và liên kết nhóm, các nhà lãnh đạo cần thiết kế những trải nghiệm mang mọi người lại với nhau theo những cách mới. Tạo cơ hội kết nối có chủ đích, chẳng hạn như bữa trưa phục vụ kéo dài từ một nhà hàng nổi tiếng gần đó để thu hút nhân viên địa phương đến văn phòng hoặc tổ chức “tuần làm việc nhóm” hàng quý để tập hợp các nhân viên địa phương và từ xa lại với nhau trong một chuỗi hội thảo hàng ngày.

Những nhân viên trẻ tuổi đặc biệt muốn sử dụng thời gian ở văn phòng như một cách để thiết lập bản thân là một phần của cộng đồng nơi làm việc và cảm thấy kết nối hơn với đồng nghiệp của họ. Ở một mức độ cao hơn so với các đối tác Gen X và Boomer, nhân viên Thế hệ Z và Millennial coi văn phòng là cơ hội để xây dựng mối quan hệ với lãnh đạo cấp cao và những người quản lý trực tiếp của họ. Nhưng cũng quan trọng không kém, 78% trong số họ nói rằng họ đặc biệt có động lực để làm việc trực tiếp khi gặp những người bạn làm việc của họ.

Vì vậy, hãy xây dựng thêm thời gian trực tiếp có chủ đích để kết nối khi giới thiệu nhân viên mới. Và đối với những nhân viên mới vào nghề, hãy nghĩ đến việc tạo ra các sự kiện tập trung để giúp họ xây dựng mạng lưới của mình. Mới tháng trước, tôi đã có cơ hội làm được cả hai điều này khi nói chuyện với những người mới tuyển dụng của trường đại học Marketing Microsoft như một phần của chương trình giới thiệu kéo dài một tuần của họ. Và mặc dù mục tiêu là truyền cảm hứng họBản thân tôi cảm thấy được truyền cảm hứng, tràn đầy năng lượng và – vâng – được kết nối.

Dù bạn làm gì, hãy làm điều đó với tính xác thực

Trong Chỉ số Xu hướng Công việc mới nhất của chúng tôi, 85% nhân viên xếp hạng tính xác thực là phẩm chất số một mà người quản lý có thể có để hỗ trợ họ hoàn thành công việc tốt nhất. Tin tốt là 83% các nhà ra quyết định kinh doanh nói rằng điều quan trọng là lãnh đạo cấp cao của họ phải thể hiện một cách chân thực, vì vậy mức độ nhận biết là tương đối cao.

Vậy tính xác thực trông như thế nào trong thực tế? Nó bắt đầu ở phần trên cùng, bằng cách tạo ra một nền văn hóa đích thực, nơi các kết nối cởi mở, chân thực và đồng cảm có thể xảy ra. Bạn sẽ cần phải dẫn đầu bằng cách sử dụng một giọng nói đích thực thể hiện sự cởi mở, hòa nhập và rằng bạn ở đó để giúp mọi người xây dựng vốn xã hội của họ. Chúng tôi yêu cầu mọi người tại Microsoft phát huy hết khả năng của mình để làm việc và điều đó chỉ có thể thực hiện được khi họ có được sự an toàn về tâm lý, đặc biệt là đối với những nhân viên đến từ các nhóm không có đại diện và có thể không nhìn thấy bản thân trong những người xung quanh. Là một nhà lãnh đạo, tôi luôn tự hỏi bản thân làm thế nào để tạo ra một văn hóa và môi trường làm việc mà mọi nhân viên đều cảm thấy an toàn để kết nối ở cấp độ sâu hơn, ngoài các mối quan hệ giao dịch.

Văn hóa và giao tiếp đích thực cần phải vượt qua không gian vật chất, vì không phải nhân viên nào cũng có mặt tại văn phòng hàng ngày, thậm chí hàng tháng hoặc hàng quý, tùy thuộc vào nơi họ sống. Tăng diện tích bề mặt cho kết nối là đặc biệt quan trọng để đảm bảo chúng ta không bị mất nền tảng khi đưa vào; vì nhân viên từ các nhóm không được đại diện có nhiều khả năng thích làm việc từ xa, các nhà lãnh đạo cần đảm bảo rằng thông tin liên lạc của họ tiếp cận tất cả các nhân viên, dù họ làm việc ở đâu. Sử dụng các định dạng đa phương tiện như podcast hoặc tương tác trên các diễn đàn nội bộ sẽ tạo ra một cuộc trò chuyện liên tục và đối thoại hai chiều, giúp giữ cho mọi người cảm thấy được kết nối, thông báo và gắn bó. Ví dụ: tôi luôn nhận được nhiều câu hỏi hơn những gì tôi có thể trả lời trong phần Hỏi và Đáp trực tiếp của hoạt động chung tay của tôi. Nhưng cuộc trò chuyện không cần phải kết thúc khi sự kiện diễn ra – thay vào đó, nhóm lãnh đạo của tôi và tôi theo dõi các câu hỏi chưa được trả lời của nhân viên trong diễn đàn Microsoft Marketing của chúng tôi, giữ cho cuộc thảo luận và luồng thông tin tiếp tục.

Tất cả chúng tôi vẫn đang học cách để hoàn thành công việc kết hợp. Từ nghiên cứu, rõ ràng rằng việc đặt con người làm trung tâm bằng cách thúc đẩy sự kết nối giữa các nhân viên là chìa khóa cho vai trò mới của văn phòng.