Hướng dẫn cho cuộc họp ảo

Khi một nhóm các nhà nghiên cứu tại Microsoft đã phân tích cách nhân viên tại công ty đó trải qua việc chuyển sang làm việc từ xa, họ tìm thấy một điểm dữ liệu đáng ngạc nhiên: Công nhân đang lên lịch cho các cuộc họp kéo dài 30 phút hơn bao giờ hết, góp phần làm tăng thời gian họp tổng thể lên 10% mỗi tuần. Đây không phải là tin tốt. Như các nhà nghiên cứu chỉ ra, các cuộc họp nói chung làm giảm năng suất và hạnh phúc của nhân viên. Đã đến lúc suy nghĩ lại về các cuộc họp (ảo).

Hai biểu đồ sau đây có thể hướng dẫn bạn và nhóm của bạn quyết định thời điểm, lý do và cách gặp gỡ. Đầu tiên, một HBR cổ điển, cung cấp một cây quyết định với các tùy chọn khác ngoài việc lập lịch khối thời gian đó trên lịch.

Được xuất bản vào năm 2015, mô hình này bao gồm tùy chọn cho các cuộc họp trực tiếp. Mặc dù điều này có thể không hiệu quả đối với một nhóm hoàn toàn ảo, nhưng nó có thể là một lựa chọn cho các nhóm kết hợp hoặc các nhóm ở xa thỉnh thoảng vẫn gặp mặt trực tiếp.

Không chỉ là tính khả dụng mà bạn cần phải xem xét khi lên lịch họp. Nếu nhóm của bạn ở xa, bạn cũng cần xem xét tác động tâm lý của hội nghị truyền hình. Như Scott D. Anthony, Paul Cobban, Natalie Painchaud và Andy Parker viết trong bài báo của họ, “3 bước để có cuộc họp ảo tốt hơn”, người lao động có thể bị “mệt mỏi với video”, trải qua mức độ tập trung thấp hơn thậm chí chỉ sau 30 phút xem video cuộc gọi và căng thẳng gia tăng sau hai giờ hội nghị truyền hình.

Các giải pháp của họ (hoặc BEAN – công cụ hỗ trợ hành vi, tạo tác và thúc đẩy), được nêu trong biểu đồ dưới đây, cung cấp một thiết lập lại tâm lý cho các nhóm bị quá tải bởi các cuộc họp ảo của họ.

• • •

Chúng tôi sẽ không khuyên bạn nên gọi một cuộc họp với nhóm của bạn để thảo luận về điều này! Thay vào đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quay lại biểu đồ quyết định đó ở trên cùng để bạn tự quyết định. Nếu bạn quyết định gọi cuộc họp đó, hãy hỏi nhóm của bạn xem hành vi cuộc họp mong muốn sẽ hữu ích như thế nào để xem xét. Bạn sẽ thử BEANs nào trong buổi họp mặt tiếp theo?

Bộ sưu tập biểu đồ này là một phần của Dữ liệu & Hình ảnh, Trang chủ của HBR cho các biểu đồ.