Sử dụng biểu tượng cảm xúc để kết nối với nhóm của bạn

Nhân viên không kiểm tra cảm xúc của họ ở cửa văn phòng – hoặc phòng Thu phóng. Nhưng có thể khó hơn để biết nhóm của bạn cảm thấy như thế nào khi bạn làm việc từ xa hoặc trong một văn phòng hỗn hợp. Người quản lý có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc như một cách thú vị và dễ dàng để kết nối với nhóm của họ. Họ có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về cách nhóm của bạn đang cảm thấy, giúp bạn xây dựng sự đồng cảm về nhận thức của riêng mình, giúp bạn mô hình hóa những cảm xúc phù hợp và giúp củng cố văn hóa công ty của bạn. Tuy nhiên, việc sử dụng biểu tượng cảm xúc có thể là một bãi mìn giữa các thế hệ và văn hóa, vì vậy nếu bạn chưa quen với việc sử dụng biểu tượng cảm xúc, các tác giả khuyên bạn nên bắt đầu bằng những biểu tượng cảm xúc đơn giản (ví dụ: biểu tượng thích) hơn là những biểu tượng thể hiện cảm xúc phức tạp.

Các nhà lãnh đạo thường dựa vào các dấu hiệu thể chất, chẳng hạn như nét mặt và ngôn ngữ cơ thể, để đánh giá và truyền đạt cảm xúc hoặc ý định. Nhưng làm như vậy sẽ khó hơn ở những nơi làm việc xa, nơi mà các biểu hiện trên khuôn mặt và cử chỉ cơ thể đều khó đọc và truyền đạt.

Bằng chứng giai thoại, cũng như các cuộc trò chuyện mà chúng tôi đã có trong quá trình nghiên cứu liên tục về khả năng lãnh đạo hiệu quả trong thời đại kỹ thuật số, đang chỉ ra việc sử dụng ngày càng nhiều biểu tượng cảm xúc ở nơi làm việc ảo như một sự thay thế cho các tín hiệu vật lý. Chúng có thể giúp làm rõ ý nghĩa đằng sau truyền thông kỹ thuật số, cũng như loại và độ mạnh của cảm xúc được thể hiện. Nhưng chúng cũng có thể là một bãi mìn giữa các thế hệ và văn hóa. Ví dụ, Gen Z được cho là bị xúc phạm khi đồng nghiệp của họ sử dụng biểu tượng cảm xúc mặt cười, mà họ coi là bảo trợ. Và sự khác biệt về văn hóa và địa lý có thể có nghĩa là cử chỉ thân thiện của một người là hành vi xúc phạm của người khác.

Để dẫn đầu ở nơi làm việc từ xa hoặc kết hợp, các nhà quản lý cần nhận thức được những cạm bẫy này và cần hiểu cách sử dụng biểu tượng cảm xúc một cách hiệu quả.

Sử dụng biểu tượng cảm xúc để kết nối với nhóm của bạn

Dựa trên nghiên cứu gần đây về việc sử dụng biểu tượng cảm xúc ở nơi làm việc, các cuộc phỏng vấn của chúng tôi với các nhà lãnh đạo tự nhận là sử dụng biểu tượng cảm xúc để quản lý nhóm, cũng như nghiên cứu của chúng tôi về khả năng lãnh đạo hiệu quả, chúng tôi đã xác định bốn cách sử dụng biểu tượng cảm xúc có thể giúp bạn kết nối với nhân viên và nâng cao khả năng lãnh đạo của bạn trong môi trường kết hợp hoặc từ xa.

1. Tìm hiểu sâu hơn về cảm giác của nhóm của bạn.

Khi nhân viên tại Danske Bank A / S, một công ty dịch vụ tài chính và ngân hàng Đan Mạch, đăng nhập để tham gia các cuộc họp quản lý từ xa của họ, họ sẽ chia sẻ một biểu tượng cảm xúc. “Các cuộc họp ảo của chúng tôi bắt đầu bằng việc nắm bắt tâm trạng trong ngày. Mỗi người chúng tôi đăng một nhãn dán có tên của chúng tôi và một biểu tượng cảm xúc thể hiện cảm xúc của chúng tôi, ”Eduardo Morales, chủ sở hữu sản phẩm của Danske Bank giải thích. Vì những cuộc họp này thường có hơn 40 người tham gia, nên việc chia sẻ biểu tượng cảm xúc cho phép những người tham dự hiểu được tâm trạng của nhau, cũng như tâm trạng chung của cả nhóm, chỉ bằng một cái liếc nhìn vào màn hình. Morales nói: “Nó tiết kiệm thời gian và tương tác của chúng ta phong phú hơn. “Biểu tượng cảm xúc cho phép chúng ta phản ánh và thể hiện nhiều cảm xúc hơn ngoài phản ứng bằng lời nói tiêu chuẩn là ‘Tôi ổn.’

Nhiệm vụ đơn giản của việc lựa chọn biểu tượng cảm xúc mang lại cho các thành viên trong nhóm một chút thời gian để tự phản ánh bản thân, điều này đã được phát hiện là có tác động tích cực đến hiệu suất. Và những người có nhận thức về bản thân cao hơn trở nên chu đáo hơn trong việc thể hiện cảm xúc của họ, điều này dẫn đến việc lựa chọn biểu tượng cảm xúc để thể hiện tâm trạng nhất định của họ chính xác hơn.

2. Xây dựng sự đồng cảm về nhận thức của riêng bạn.

Cảm xúc của nhân viên là điểm dữ liệu có thể giúp bạn hiểu điều gì thúc đẩy họ và cách họ trải nghiệm công việc.

“Làm cách nào để tôi với tư cách là một nhà lãnh đạo hiểu được nhóm của tôi đang làm gì và họ cảm thấy thế nào về công việc của mình khi mọi người đều ở xa?” Luke Thomas, người sáng lập công ty khởi nghiệp phần mềm Friday.app hỏi. Anh ấy quyết định bắt đầu sử dụng biểu tượng cảm xúc như một phần của lượt đăng ký hàng tuần của mình. Anh ấy yêu cầu các báo cáo trực tiếp chọn một biểu tượng cảm xúc để cho biết tuần của họ diễn ra như thế nào, sau đó đưa ra các câu hỏi mở, chẳng hạn như: Tuần này diễn ra tốt đẹp như thế nào? Phần tồi tệ nhất trong tuần là gì? Tôi có thể giúp được gì không?

Thomas giải thích rằng những cập nhật này cho phép anh ta có những cuộc thảo luận trực tiếp phong phú hơn và sau đó hành động theo nhu cầu của nhân viên. Anh nói: “Tôi dành ít thời gian hơn để cập nhật trạng thái và đăng ký, đồng thời dành nhiều thời gian hơn vào việc xây dựng các mối quan hệ tốt hơn, loại bỏ các yếu tố cản trở và huấn luyện.

3. Mô hình hóa cảm xúc thích hợp.

Cảm xúc rất dễ lây lan và nghiên cứu cho thấy chúng có thể còn được khuếch đại nhiều hơn trong không gian kỹ thuật số. Quản lý trạng thái cảm xúc và tâm trạng của nhóm của bạn là một yếu tố quan trọng của lãnh đạo và biểu tượng cảm xúc có thể giúp các nhà lãnh đạo thể hiện và làm gương cho các tín hiệu cảm xúc phù hợp với các tình huống nhất định.

Một lãnh đạo cấp cao tại một công ty sản phẩm tiêu dùng toàn cầu giải thích rằng anh ấy sử dụng biểu tượng cảm xúc và ảnh GIF để giúp động viên các thành viên trong nhóm và đồng nghiệp của mình: “Tôi sử dụng chúng như“ người đến đón ”để tiếp thêm sinh lực và thúc đẩy tâm trạng và hành vi tích cực trong nhóm của mình. ” Anh ấy đã mô tả một ví dụ gần đây về cách anh ấy sử dụng một bức ảnh GIF và biểu tượng cảm xúc hài hước để mang lại khoảnh khắc thú vị cho một cuộc thảo luận tài chính đầy thử thách đang diễn ra trên một cuộc trò chuyện trực tuyến. Tín hiệu kỹ thuật số đóng vai trò như một quá trình chuyển đổi, giúp cuộc thảo luận được hướng tới một định hướng tích cực hơn.

Các nhà lãnh đạo có thể ảnh hưởng lớn đến văn hóa tình cảm của một tổ chức. Sử dụng biểu tượng cảm xúc đại diện cho những cảm xúc tích cực tại nơi làm việc, chẳng hạn như hạnh phúc, tự hào, nhiệt tình và lạc quan, là bước đầu tiên đối với các nhà lãnh đạo đang tìm kiếm các tín hiệu kỹ thuật số làm mô hình vai trò hiệu quả.

4. Củng cố văn hóa công ty của bạn.

Các tổ chức có văn hóa cảm xúc có thể tác động đến mọi thứ, từ sự hài lòng của nhân viên đến mức kiệt sức cho đến hiệu quả tài chính. Biểu tượng cảm xúc có thể vừa phản ánh và nâng cao văn hóa cảm xúc của tổ chức bạn trong giao tiếp hàng ngày của bạn.

“Văn hóa doanh nghiệp của chúng tôi rất vui vẻ và thân thiện – chúng tôi ôm đồm rất nhiều”, một quản lý tại một nhà bán lẻ đồ nội thất gia đình toàn cầu chia sẻ. Sau khi chuyển sang làm việc từ xa, các nhà quản lý tại công ty đã phải tìm ra một cách mới để thể hiện khía cạnh này trong văn hóa của họ. “Chúng tôi không thể kết thúc một cuộc họp của bộ phận mà không gửi biểu tượng cảm xúc và ảnh GIF. Rất nhiều người trong số họ, ”một người nói với chúng tôi. Nếu văn hóa cảm xúc mạnh mẽ, như đúng với văn hóa được mô tả ở trên, biểu tượng cảm xúc có thể được sử dụng một cách tự do và không nhất thiết phải có người lãnh đạo đặt ra tiêu chuẩn.

Trong các nền văn hóa công sở khác, các nhà lãnh đạo sử dụng biểu tượng cảm xúc để củng cố các giá trị cốt lõi của tổ chức của họ. Lấy ví dụ về công ty khoa học vật liệu, DuPont. “Chúng tôi muốn thể hiện sự đánh giá cao và công nhận lẫn nhau, vì vậy tôi thường sử dụng biểu tượng cảm xúc vỗ tay để ghi nhận thành tích của mọi người,” Lori Gettelfinger, một nhà lãnh đạo thương hiệu toàn cầu của DuPont giải thích.

Dành thời gian để đánh giá văn hóa cảm xúc của tổ chức bạn, văn hóa này có thể được hệ thống hóa trong các tuyên bố sứ mệnh, giá trị và hành vi hàng ngày. Sau đó, hãy nghĩ về các cử chỉ kỹ thuật số, chẳng hạn như biểu tượng cảm xúc, có thể giúp củng cố nó.

Giảm thiểu cơ hội vi phạm

Nếu bạn là người mới hoặc do dự khi sử dụng biểu tượng cảm xúc ở nơi làm việc, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng những biểu tượng cảm xúc đơn giản (ví dụ: thích) thay vì biểu tượng cảm xúc đại diện cho những cảm xúc phức tạp (ví dụ: biểu tượng cảm xúc cười ra nước mắt) để giảm khả năng một biểu tượng cảm xúc sẽ xúc phạm .

Hành vi xúc phạm thường bắt nguồn từ việc diễn giải sai một biểu tượng cảm xúc đã gửi hoặc khi ai đó sử dụng một biểu tượng cảm xúc mà họ nghĩ có nghĩa là một thứ nhưng thực sự lại có nghĩa khác. Ví dụ: nếu một người quản lý gửi biểu tượng cảm xúc có hình hai bàn tay ép vào nhau, thì biểu tượng đó có gửi thông điệp tri ân không? Một yêu cầu cho một đặc ân? Hay là chắp tay cầu nguyện? Và biểu tượng cảm xúc có khuôn mặt tươi cười và hai tay đang ra hiệu cho một cái vẫy tay thân thiện “xin chào” hay đang ôm? Nếu bạn không chắc chắn, tốt hơn nên tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc và gắn bó với thứ gì đó đơn giản hơn và ít cởi mở hơn để giải thích.

Nhân viên không kiểm tra cảm xúc của họ ở cửa văn phòng – hoặc phòng Thu phóng. Và khi bạn đang dẫn đầu trong một không gian ảo, sẽ khó hơn để biết được cảm giác của nhóm của bạn. Sử dụng biểu tượng cảm xúc có thể giúp người quản lý kết nối với nhân viên và củng cố văn hóa tình cảm của tổ chức.