Thiết kế các chương trình học tập cho một nơi làm việc kết hợp

Sự chuyển dịch sang công việc từ xa và công việc kết hợp, có thể sẽ kéo dài hoặc lâu dài đối với nhiều tổ chức, đã mang lại rất nhiều lo lắng về cách thu hút, phát triển và giữ chân nhân tài khi chúng ta không phải lúc nào (hoặc thậm chí thường xuyên) cùng nhau. Phát triển tài năng đối với nhiều người giống như một nhiệm vụ gần như bất khả thi do phần lớn quan niệm sai lầm phổ biến rằng việc học chính thức và không chính thức được thực hiện tốt nhất khi mọi người ở cùng một phòng.

Tại sao nhiều người tin vào điều này? Chủ yếu là vì đó là thế giới mà chúng ta biết – thế giới mà chúng ta cảm thấy quen thuộc và do đó “đúng”. Nhưng chỉ vì bạn đã học hầu hết trong các lớp học thể chất không có nghĩa rằng đó là cách duy nhất (hoặc tốt nhất) để bạn học. Vâng, bạn đã học được những điều. Tuy nhiên, bạn có thực sự nhớ tất cả những gì bạn đã học? Đó có phải là cách dạy bạn hiệu quả và hiệu quả nhất không? Nếu bạn thực sự trung thực, đã bao nhiêu lần bạn thấy rằng bạn phải tự học tài liệu để chuẩn bị cho kỳ thi vì lớp học không làm gì cho bạn? Và sau đó, sau khi làm bài kiểm tra, bạn đã quên tất cả nhanh như thế nào?

Một trong những điều trớ trêu của bộ não con người là mặc dù nó đặc biệt tốt trong việc lưu giữ thông tin mới, nhưng con người vẫn kinh khủng đánh giá về thời điểm chúng ta học tốt hay không học tốt. Nhiều thập kỷ nghiên cứu cho thấy rằng chúng ta đơn giản là không thể biết được. Chúng tôi biết khi nào chúng tôi thấy việc học thú vị và chúng tôi biết khi nào chúng tôi cảm thấy nó dễ dàng hay khó khăn, nhưng chúng tôi thực sự không biết liệu chúng tôi có đang học hay không trong thời điểm này. Và, vì chúng ta không biết khi nào chúng ta học tốt, thật dễ dàng để kết thúc với rất nhiều niềm tin về việc học tốt trông như thế nào mà hóa ra lại là chuyện hoang đường.

Nó chỉ ra rằng học tập tuyệt vời là về thiết kế tuyệt vời – thiết kế xem xét cách bộ não con người thực sự mã hóa và nhúng thông tin. Trên thực tế, học tập ảo được thiết kế tốt đã được chứng minh là có hiệu quả như học trực tiếp và thường hơn thế. Điều này là do học tập ảo có thể được mở rộng tương đối dễ dàng, phân phối linh hoạt và theo những cách phù hợp với công việc đang diễn ra khác và được bố trí cách nhau để cho phép các cơ hội học tập được đưa vào bộ nhớ dài hạn, được xây dựng và thực hành. Ví dụ, một phân tích tổng hợp của 96 nghiên cứu cho thấy học tập ảo có tác động hơn 19% so với học trực tiếp trung bình. Trên thực tế, việc gặp trực tiếp thường có thể làm giảm chất lượng học tập vì những trải nghiệm đó thường buộc người học phải dành nhiều giờ liên tục trong các hội thảo để cố gắng tập trung nhiều nhất có thể, với ít thời gian để đọc hoặc thực hành những gì được dạy.

Tuy nhiên, có một vài thách thức chính đáng với việc học ảo và kết hợp. May mắn thay, mỗi vấn đề đều có thể giải quyết được khi bạn được trang bị các chiến lược sau.

Giữ sự chú ý

Đa nhiệm và mất tập trung thậm chí còn hấp dẫn hơn khi mọi người cảm thấy họ sẽ không bị “bắt” và khi các hoạt động thay thế (chẳng hạn như trả lời email) có thể dễ dàng truy cập. Dưới đây là hai cách để giữ cho mọi người tập trung:

Làm cho nội dung hấp dẫn.

Thành thật mà nói, đây là điều mà lẽ ra chúng tôi phải luôn làm, và nó thậm chí còn quan trọng hơn bây giờ. Tương tác không nhất thiết phải có nghĩa là “vui vẻ” hay “thú vị” (mặc dù thật tuyệt nếu bạn có thể thực hiện được những điều đó). Về cơ bản, sự gắn bó với việc học xuất phát từ việc làm rõ kiến ​​thức có liên quan như thế nào đối với người học, tập trung vào những gì không rõ ràng hoặc đáng ngạc nhiên và xác nhận rằng thông tin được trình bày theo những cách có tính trôi chảy, nghĩa là chúng tạo ra sự dễ hiểu. Làm cho mọi người học những thứ họ có thể không bao giờ sử dụng trong vai trò của họ, nói với họ những điều họ đã biết (ví dụ: “phản hồi là quan trọng”) và đọc các trang trình bày với các đoạn văn phông chữ nhỏ là những cách tuyệt vời để làm mất sự chú ý của người học ảo của bạn (hoặc bất kỳ con người nào, đối với vấn đề đó, dù là trực tiếp hay thực tế).

Điều khiển có kỹ năng và ý thức về những gì người học của bạn thực sự muốn học là chìa khóa. Trong toàn bộ tổ chức EY, chúng tôi ngày càng sử dụng sự kết hợp có chủ đích giữa học trực tuyến theo yêu cầu (ví dụ: nội dung tương tác, video hoặc hội thảo trên web được ghi lại mà người học có thể truy cập bất kỳ lúc nào) cộng với trải nghiệm trực tiếp ảo với những người điều hành giỏi cung cấp nội dung và dẫn dắt các cuộc thảo luận thông qua nền tảng hội nghị truyền hình. Cách thứ nhất là một cách tuyệt vời để cung cấp kiến ​​thức nền tảng một cách linh hoạt và cách sau tạo cơ hội cho phản hồi và thực hành.

Giữ người học trên ngón chân của họ.

Có một lý do khiến giáo viên khoa học cấp ba của bạn thích đưa ra những câu đố bất ngờ. Họ biết rằng việc đưa học sinh vào vị trí – ví dụ, bằng cách kêu gọi mọi người thường xuyên và ngẫu nhiên – là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng mọi người đến lớp đều chuẩn bị và chú ý. Điều này không ngừng đúng khi người học chuyển sang thế giới học tập của người lớn. Tại tổ chức EY, chúng tôi sử dụng hình thức thăm dò ý kiến ​​đột xuất, kêu gọi người học đóng góp, duy trì tính tương tác và khuyến khích người học luôn bật camera. Dù bạn bao nhiêu tuổi, không ai thích bị bắt gặp ngủ trưa trong lớp.

Quản lý năng lượng

Thế giới công việc lai căng mang nguồn mới cạn kiệt. Ví dụ: mọi người dường như có nhiều khả năng đặt chỗ cho mình trong các cuộc họp liên tục hơn bao giờ hết, hiếm khi đứng dậy khỏi bàn làm việc hàng giờ liền. Ngoài ra, việc phải nhìn thấy chính mình trên máy ảnh trong các cuộc họp ảo đã được chứng minh là giúp nâng cao nhận thức về bản thân (tương tự như hiệu quả của việc nhìn vào chính mình trong gương). Nghiên cứu cho thấy rằng sự gia tăng nhận thức về bản thân có thể có những tác động tích cực bởi vì chúng ta thường hành xử theo những cách phù hợp hơn với giá trị của bản thân khi chúng ta phải chứng kiến ​​bản thân làm điều đó. Tuy nhiên, việc thường xuyên tự nhận thức không phải là điều tự nhiên – tất cả sự tự giám sát và cảnh giác bổ sung đó đang khiến chúng ta kiệt sức vào cuối mỗi cuộc họp, với rất ít thời gian để phục hồi trước cuộc họp tiếp theo. Dưới đây là ba cách để giảm thiểu tình trạng kiệt sức này:

Hãy cho nó nghỉ ngơi.

Trong bất kỳ kinh nghiệm học tập nào, bạn cần đảm bảo mọi người được giải lao từ 5 đến 10 phút cho mỗi 30 đến 60 phút học tập. Thời gian học càng dài thì thời gian nghỉ càng dài. Và các hoạt động được thực hiện trong các phòng đột phá là không phải nghỉ giải lao. Bởi vì họ liên quan đến việc tương tác với những người khác – thường là những người bạn không biết rõ – họ đang cạn kiệt năng lượng theo cách riêng của họ, đặc biệt là đối với những người hướng nội. Nghỉ ngơi là một phá vỡ: cơ hội để làm việc khác và đổ xăng trở lại bình.

Khuyến khích nghỉ ngơi bổ sung.

Trong hầu hết các trải nghiệm học tập, nếu bạn cho mọi người năm phút giải lao, họ sẽ kiểm tra email. Sự bốc đồng là điều dễ hiểu; tuy nhiên, kết quả là người học không thực sự được hưởng lợi. Người hướng dẫn cần phải mạnh mẽ nhấn mạnh rằng điều quan trọng là phải rời khỏi bàn làm việc của họ nếu có thể. Di chuyển xung quanh, thay đổi quan điểm của bạn. Làm điều gì đó mà bạn thực sự thích làm, chẳng hạn như Wordle hàng ngày của bạn hoặc ăn một bữa ăn nhẹ lành mạnh. Các hoạt động thay đổi quan điểm và bản chất là dễ chịu là cách hiệu quả nhất để bổ sung năng lượng và sự tập trung.

Khuyến khích người học ngừng nhìn vào bản thân.

Một số nền tảng học tập ảo, chẳng hạn như Zoom, cho phép bạn tắt chế độ tự xem để bạn có thể nhìn thấy những người tham gia khác mà không cần phải nhìn chằm chằm vào chính mình. Đây là một lựa chọn đáng để chỉ ra cho những người học, những người khó có thể biết tất cả những gì mà sự tự nhận thức đang tiêu hao năng lượng của họ. Nếu bạn không sử dụng nền tảng có tính năng này, một ghi chú dính đơn giản được đặt một cách chiến lược sẽ hoàn thành công việc.

Làm cho các yếu tố xã hội thoải mái

Các buổi học đột phá nơi người học chia sẻ những hiểu biết sâu sắc và áp dụng kiến ​​thức mới cùng nhau để giải quyết vấn đề là một phần quan trọng của trải nghiệm học tập. Chúng cũng thường có giá trị mạng lưới cơ hội, cho phép nhân viên tạo kết nối mà họ có thể không bao giờ thực hiện được. Thật không may, các phiên đột phá và mạng ảo cảm thấy thực sự kỳ lạ và chúng tôi không có quy chuẩn hoặc lược đồ để thực hiện chúng. Định mức là cảm giác của chúng ta về cách mọi thứ được cho là sẽ xảy ra. Ví dụ, ở Mỹ, đi bộ ở phía bên phải của hành lang hoặc vỉa hè là một quy tắc, cũng như nói lời cảm ơn khi ai đó mở cửa cho bạn. Lược đồ giống như “bản đồ” tinh thần về cách tham gia từng bước vào các hoạt động phức tạp. Ví dụ, tỷ lệ cược là bạn có một lược đồ cho việc ăn uống trong nhà hàng – bạn biết vai trò của mọi người và thứ tự diễn ra các sự việc.

Khi con người thiếu ý thức về các tiêu chuẩn hoặc lược đồ cho một tình huống, họ sẽ hoảng sợ một chút. Mọi người đều cảm thấy không thoải mái, và không có gì đặc biệt hiệu quả xảy ra. Dưới đây là hai cách để làm cho các khía cạnh xã hội của việc học ảo bớt khó xử:

Hãy có quy định.

Nếu bạn muốn người học của mình có một phòng học tuyệt vời hoặc trải nghiệm kết nối mạng, hãy cho họ biết những gì họ phải nói và làm. Tại tổ chức EY, chúng tôi cung cấp cho họ một “kịch bản” (có thể nói là) cho khoảng thời gian họ ở cùng nhau. Chúng tôi phân công vai trò, cung cấp hướng dẫn rõ ràng và tạo ra một nhóm kỳ vọng chung về những gì sẽ xảy ra. Được trang bị với sự rõ ràng đó, mụn có thể bắt đầu cảm thấy tự nhiên và bình thường hơn, và ít kỳ lạ hơn rất nhiều.

Giữ cho nó ngắn.

Ngoài việc thiếu các tiêu chuẩn và lược đồ về cách kết nối mạng ảo, mọi người không phải lúc nào cũng có cách dễ dàng để thoát khỏi một cuộc trò chuyện không diễn ra tốt đẹp. Trong những ngày của mạng trực tiếp, thường dễ dàng bịa ra một cái cớ để phải ở “một nơi khác”. Trong những căn phòng ảo, bạn rất dễ cảm thấy bị mắc kẹt, điều này khiến mọi người ngay từ đầu muốn tránh đặt mình vào những tình huống đó. Giữ các cơ hội kết nối ngắn gọn và cung cấp cho mọi người ví dụ về những điều cần nói để họ cảm thấy dễ dàng và thoải mái khi sử dụng thời gian.

. . .

Học tập ảo và kết hợp có thể có tác động ngang nhau và thường xuyên hơn so với học trực tiếp. Với một chút thành ý và tập trung vào thiết kế tuyệt vời, chúng tôi có thể vượt qua những thách thức và giúp tất cả mọi người của chúng tôi trở nên tốt hơn trong thế giới lai mới này.

Các quan điểm được phản ánh trong bài viết này là của các tác giả và không nhất thiết phản ánh quan điểm của Ernst & Young LLP hoặc các thành viên khác của tổ chức EY toàn cầu.