Giống như xử lý hộp thư đến, xóa tin nhắn Slack hoặc quản lý danh sách việc cần làm, việc chuẩn bị một chương trình làm việc có thể khiến chúng ta cảm thấy như mình đã hoàn thành một điều gì đó. Và khi chúng tôi xem qua các chương trình làm việc chi tiết, có gạch đầu dòng với đồng nghiệp trước hoặc trong cuộc họp, chắc chắn cảm giác như năng suất đang diễn ra. Nhưng nghiên cứu cho thấy rằng những cảm giác này trên thực tế có thể dẫn chúng ta vào cái bẫy của rạp chiếu chương trình nghị sự: Chúng ta dành thời gian và nỗ lực vào các chương trình nghị sự tạo ra sự xuất hiện của các cuộc họp hiệu quả, mà không thực sự cải thiện cách thức cuộc họp được điều hành (và thậm chí có khả năng dẫn đến kém hiệu quả hơn, các cuộc họp quá cấu trúc). Để tránh rơi vào bẫy này, các tác giả cho rằng chúng ta nên áp dụng cách tiếp cận lấy kết quả làm trung tâm, tập trung vào việc xác định đơn giản mục tiêu của cuộc họp – những gì chúng ta muốn đạt được và tại sao – thay vì cố gắng tạo ra một chương trình làm việc chi tiết mô tả chính xác chúng ta sẽ đạt được mục tiêu đó trước như thế nào.
Không có gì bí mật: hầu hết các cuộc họp đều khủng khiếp. Là một nhà khoa học hành vi và là hai người sáng lập một công ty khởi nghiệp chuyên cải thiện các cuộc họp, đó là phần dễ dàng trong quảng cáo chiêu hàng của chúng tôi. Nhưng sửa chữa chúng? Không dễ thế đâu.
Chúng tôi đã khảo sát nhân viên trong các ngành và vai trò, chúng tôi đã đọc sách và bài báo, chúng tôi đã xem xét vô số công cụ và kỹ thuật, và chúng tôi đã học được hai điều: Thứ nhất, nhiều chuyên gia dường như nghĩ rằng thành phần quan trọng của hàng hóa cuộc họp là chương trình nghị sự của nó. Thật khó để tìm một cuốn sách về các cuộc họp không bắt đầu với tầm quan trọng của chương trình nghị sự và hầu hết các giám đốc sản phẩm mà chúng tôi đã nói chuyện đều chỉ ra rằng họ tin rằng chương trình nghị sự là trọng tâm để tổ chức các cuộc họp tốt hơn. Và thứ hai, có rất nhiều nghiên cứu cho thấy chỉ riêng các chương trình nghị sự là không đủ để tổ chức các cuộc họp hiệu quả.
Thật vậy, trong khi bạn có thể cho rằng các chương trình nghị sự chi tiết cải thiện các cuộc họp của bạn, chúng hoàn toàn có thể có tác dụng ngược lại. Điều này là do nhiều nhân viên vô tình tham gia vào một hoạt động mà chúng tôi gọi là nhà hát chương trình nghị sự: Họ dành thời gian và công sức vào các chương trình nghị sự tạo ra sự xuất hiện của các cuộc họp hiệu quả mà không thực sự cải thiện cách thức cuộc họp được điều hành. Điều gì thúc đẩy hành vi phản tác dụng này – và thay vào đó, những người lãnh đạo cuộc họp nên làm gì?
Chi phí ẩn của nhà hát chương trình nghị sự
Năm 2003, chuyên gia bảo mật Bruce Schneier đã đặt ra thuật ngữ rạp hát an ninh để mô tả “các biện pháp bảo mật giúp mọi người cảm thấy an toàn hơn mà không cần làm bất cứ điều gì để thực sự cải thiện an ninh của họ”. Ông lập luận rằng rạp hát an ninh không chỉ không hiệu quả mà còn có thể làm giảm an ninh thực tế theo hai cách quan trọng: Thứ nhất, ngay cả các biện pháp an ninh sân khấu cũng tiêu tốn nguồn lực của cả tổ chức thực hiện bảo mật và những người phải tuân theo nó, để lại ít tài nguyên hơn cho an ninh thực sự. . Và thứ hai, nó có thể tạo ra cảm giác an toàn giả khiến mọi người trở nên kém cảnh giác hơn, càng làm giảm mức độ an toàn thực sự.
Qua nghiên cứu của mình, chúng tôi nhận thấy rằng các chương trình họp có thể rơi vào một cái bẫy tương tự. Việc tập hợp một chương trình chi tiết cho mọi cuộc họp có thể tốn rất nhiều công sức (tốn kém nguồn lực có thể được sử dụng ở nơi khác), và nó có thể khiến chúng ta cảm thấy chuẩn bị và hoàn thành công việc ngay cả khi nó không dẫn đến các cuộc họp hiệu quả hơn. Ví dụ, trong một nghiên cứu sơ bộ, chúng tôi đã yêu cầu 200 nhân viên toàn thời gian hình dung việc chuẩn bị cho một cuộc họp. Sau đó, chúng tôi bảo một nửa trong số họ tưởng tượng rằng họ cũng đã cùng nhau lập một chương trình cho cuộc họp, và chúng tôi thấy rằng nhóm này cảm thấy chuẩn bị nhiều hơn 21% và cho rằng các cuộc họp của họ sẽ hiệu quả và năng suất hơn 11-12% so với những người tưởng tượng. thực hiện các công việc chuẩn bị giống hệt nhau nhưng không lập chương trình nghị sự.
Khi chúng ta đã dành thời gian và nỗ lực để soạn thảo một chương trình, chúng ta có thể cho rằng chương trình đó đang gia tăng giá trị. Nhưng nhìn chung, nghiên cứu cho thấy rằng các chương trình nghị sự là cực kỳ hữu ích khi nói đến việc cải thiện các cuộc họp, với một nghiên cứu cho thấy rằng một chương trình bằng văn bản không có tác động tích cực đến việc đánh giá chất lượng cuộc họp của những người tham dự, trong khi một nghiên cứu khác kết luận rằng một chương trình chính thức ít hơn quan trọng hơn việc bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ và có tác động như việc cung cấp thức ăn miễn phí. Và cũng giống như rạp hát an ninh, rạp chiếu chương trình nghị sự có cái giá phải trả: Các nhân viên trong nghiên cứu của chúng tôi cho biết đã dành hơn ba giờ mỗi tuần để làm việc cho các chương trình nghị sự, cho thấy rằng các chương trình nghị sự không chỉ mang lại cảm giác hoàn thành sai lầm – chúng có thể tích cực gây hại cho các nhóm bằng cách sử dụng các nguồn tài nguyên đáng ra có thể được chi tiêu tốt hơn ở những nơi khác.
Tập trung cuộc họp của bạn vào kết quả – Không phải chuyện hoang đường
Vì vậy, nếu các chương trình nghị sự thường không hoạt động (và thậm chí có thể phản tác dụng), chúng ta có thể làm gì thay thế? Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy rằng các cuộc họp hiệu quả là tập trung vào kết quả, không tập trung vào quá trình. Thay vì bắt đầu với một chương trình cố gắng xác định chính xác cách cuộc họp sẽ được điều hành, thay vào đó, các cuộc họp lấy kết quả làm trung tâm được thúc đẩy bởi ít nhất một mục tiêu rõ ràng.
Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, chỉ cần tự hỏi bản thân, “Tôi hy vọng đạt được điều gì trong cuộc họp này?” Trong một nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy rằng chỉ cần nhắc mọi người suy nghĩ về kết quả mong muốn của cuộc họp đã khiến họ đặt ra những mục tiêu rõ ràng hơn đáng kể cho cuộc họp đó. Khi bạn biết kết quả mà bạn hy vọng đạt được, nó có thể hướng dẫn mọi khía cạnh khác của việc lập kế hoạch và điều hành cuộc họp. Cụ thể, chúng tôi đã xác định năm bước có thể giúp bạn chuẩn bị cho một cuộc họp dựa trên kết quả – mà không rơi vào bẫy của nhà hát chương trình nghị sự:
- Bắt đầu với tại sao. Cái gì riêng mục đích của cuộc họp này? Bạn hy vọng đạt được điều gì? Câu trả lời của bạn cho câu hỏi này sẽ cho biết cách bạn tiếp cận bốn bước còn lại, vì vậy bạn nên suy nghĩ về nó.
- Chuyển sang Gì. Để đạt được mục tiêu bạn đã xác định, liệu một cuộc thảo luận dạng tự do đơn giản có đủ không? Nếu có, thì việc chuẩn bị của bạn đã xong. Nếu không, hãy liệt kê các chủ đề hoặc chủ đề bạn sẽ cần đề cập.
- Hãy nghĩ về ai. Một khi bạn biết lý do tại sao bạn họp và những gì bạn hy vọng sẽ nói chuyện, bạn có thể xác định những người bạn cần trong phòng để đạt được mục tiêu đó – và ai không cần phải có mặt ở đó. Cân nhắc xem bạn có thể kiểm tra trước với một số bên liên quan hay không, vừa để tiết kiệm thời gian cho họ vừa giữ cho cuộc họp tập trung hơn.
- Đừng lạm dụng thế nào. Một số mục tiêu được hưởng lợi từ các cuộc trò chuyện có cấu trúc, được tạo điều kiện. Ví dụ, các cuộc họp brainstorm, hồi tưởng thiết kế và các cuộc họp quanh phòng và trả lời một câu hỏi chắc chắn có vị trí của chúng. Nhưng đừng ngại tìm ra cấu trúc trong thời gian thực dựa trên vị trí cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên. Trong công việc của mình, chúng tôi thường thấy rằng khi chúng tôi lên kế hoạch trước cho một cấu trúc, chúng tôi cuối cùng sẽ từ bỏ những kế hoạch đó trong cuộc họp, trong khi cấu trúc theo thời gian thực như một nhóm có thể đưa nhóm lại với nhau và giữ cho mọi người có mặt và gắn bó.
- Hãy cẩn thận với khi nào. Thật hấp dẫn khi đặt giới hạn thời gian cho mọi thứ: mười phút cho chủ đề đầu tiên, năm phút cho chủ đề thứ hai, v.v. Nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, rất khó để tuân theo những lịch trình này và chúng có thể tạo ra động lực cho cuộc họp phản tác dụng. Ví dụ, nghiên cứu cho thấy rằng đặc biệt đối với các dự án sáng tạo, việc tuân theo một kế hoạch cứng nhắc có thể khiến bạn không nói đủ lâu để nảy ra ý tưởng tốt nhất. Mặc dù các mốc thời gian sơ bộ có thể hữu ích cho các cuộc họp đặc biệt phức tạp, chúng thường ít cần thiết hơn bạn nghĩ và chúng có thể hữu ích hơn như những hướng dẫn cá nhân để bạn tự ghi nhớ hơn là một cấu trúc được thông báo chính thức cho nhóm.
Nhiều hơn thường không tốt hơn
Giống như xử lý hộp thư đến, xóa tin nhắn Slack hoặc quản lý danh sách việc cần làm của chúng tôi, việc chuẩn bị một chương trình làm việc có thể khiến chúng tôi cảm thấy như mình đang kiểm soát và chúng tôi đã hoàn thành một điều gì đó. Và khi chúng ta xem qua các chương trình làm việc chi tiết, có gạch đầu dòng với đồng nghiệp của mình trước hoặc trong cuộc họp, có vẻ như năng suất sẽ đang xảy ra. Nhưng nghiên cứu cho thấy rằng những cảm giác này trên thực tế có thể khiến chúng ta lạc lối.
Tốt nhất, rạp chiếu chương trình nghị sự có nghĩa là rất nhiều công việc mà không được đền đáp. Tệ nhất, nó rút cạn nguồn lực từ công việc hiệu quả hơn và dẫn đến các cuộc họp không hiệu quả, có cấu trúc quá chặt chẽ. Thực tế là nhiều cuộc họp chỉ đơn giản là không thu được lợi ích từ một chương trình nghị sự – và đối với những cuộc họp đó, điều quan trọng là chỉ xác định các chi tiết quan trọng, không hạn chế bản thân và nhóm của bạn một cách không cần thiết. Vì vậy, thay vì khóa một chương trình làm việc chuyên sâu cho mọi cuộc họp trên lịch của bạn, chỉ cần đảm bảo rằng bạn biết lý do tại sao bạn lại họp ngay từ đầu. Miễn là bạn có một mục tiêu rõ ràng và định hướng kết quả cho cuộc trò chuyện, phần còn lại sẽ tuân theo.
Thế giới bản tin | Vina Aspire News
Vina Aspire – Vững bảo mật, trọn niềm tin
Nguồn : https://hbr.org/2022/10/is-agenda-theater-ruining-your-meetings