Một cách tốt hơn để khớp cung và cầu trong chuỗi cung ứng bán lẻ

Sự xoay chuyển điên cuồng trong chuỗi cung ứng đang tàn phá các nhà bán lẻ và nhà cung cấp của họ. Một yếu tố góp phần là thông lệ thông thường của nhà cung cấp dựa vào đơn đặt hàng từ khách hàng trực tiếp của mình trong chuỗi cung ứng chứ không phải dự báo về nhu cầu của khách hàng cuối cùng để lập kế hoạch sản xuất. Phương pháp được mô tả trong bài viết này là một hệ thống yêu cầu một nhà bán lẻ chia sẻ hàng ngày hoặc hàng tuần các dự báo về doanh số bán đơn vị và các nhà cung cấp sử dụng nó để tính toán tất cả các nguồn lực lao động, không gian, thiết bị và vốn cần thiết để mua, sản xuất, vận chuyển, lưu trữ và vận chuyển sản phẩm từ điểm sản xuất cuối cùng đến điểm bán hàng cuối cùng.

Cuộc khủng hoảng chuỗi cung ứng đang diễn ra đe dọa sự thành công của các nhà bán lẻ và nhà cung cấp của họ bởi vì sự biến động của nó khiến cho cả tình trạng thừa hàng (có thứ mà khách hàng không muốn) và hết hàng (hết mặt hàng mà họ mong muốn) có nhiều khả năng xảy ra hơn. Và rủi ro rất cao: Việc hết hàng có thể khiến các nhà bán lẻ phải trả giá bằng tổng lợi nhuận gộp của họ. Tình trạng thừa hàng, nếu may mắn, sẽ khiến các nhà bán lẻ mất 50% tổng lợi nhuận nhưng nhiều khả năng là toàn bộ lợi nhuận.

Một phương pháp mà chúng tôi gọi là đúc dòng chảy cung cấp một cách để thoát khỏi sự kéo theo lợi nhuận của tình trạng thừa hàng và hết hàng. Flow-casting khác với dự báo. Nó chỉ phát triển dự báo doanh số cho người dùng cuối ở cấp cửa hàng bán lẻ (nghĩa là người tiêu dùng) và dự báo này sau đó được sử dụng để tính toán tất cả nhu cầu và lưu lượng hàng tồn kho cho từng yếu tố ngược dòng trong chuỗi cung ứng. Nó được thiết kế để lập kế hoạch cho các yêu cầu về hàng tồn kho, bổ sung, không gian và tài nguyên trong toàn bộ chuỗi cung ứng bán lẻ trong một khoảng thời gian lập kế hoạch dài hạn (thường là 52 tuần trở lên). Điều quan trọng là những dự đoán này được cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần và được cung cấp đồng thời cho tất cả các yếu tố của chuỗi cung ứng.

Việc tất cả các bên tham gia trong chuỗi cung ứng sử dụng dự báo nhu cầu dựa trên dự báo nhu cầu của khách hàng cuối khác với cách hoạt động của hầu hết các chuỗi cung ứng trong lĩnh vực bán lẻ hiện nay. Hiện tại, các yếu tố của hầu hết các chuỗi cung ứng đều coi nhu cầu là đơn đặt hàng từ khách hàng trực tiếp chứ không phải người tiêu dùng cuối cùng. Kết quả là, mỗi yếu tố thấy mình chạy theo nhu cầu không phản ánh đúng nhu cầu của người tiêu dùng. Việc theo đuổi này dẫn đến những thay đổi lớn về cung và cầu được nhận thức dọc theo chuỗi cung ứng được gọi là hiệu ứng roi dadẫn đến tình trạng thừa hàng và hết hàng.

Cách thức hoạt động của Flow-Casting

Các bước phát triển các kế hoạch tạo luồng như sau:

1. Nhà bán lẻ đưa ra dự đoán về doanh số bán hàng của người tiêu dùng, tính theo đơn vị, kéo dài một năm trở lên trong tương lai cho mọi mặt hàng trong mọi cửa hàng, bao gồm bất kỳ mức tăng doanh số theo kế hoạch nào từ các chương trình khuyến mãi hoặc các sáng kiến ​​tiếp thị khác.
2. Dự báo doanh số bán hàng của nhà bán lẻ được khấu trừ từ hàng tồn kho hiện tại của cửa hàng và được sử dụng để tính toán mức tồn kho dự kiến ​​và các lô hàng cần thiết trong tương lai từ nhà cung cấp mà nhà bán lẻ chia sẻ với nhà cung cấp.
3. Dựa trên các dự đoán, tất cả các yếu tố của chuỗi cung ứng tính toán tất cả các nguồn lực lao động, không gian, thiết bị và vốn cần thiết để mua, sản xuất, vận chuyển, lưu trữ và phân phối sản phẩm từ điểm sản xuất cuối cùng đến điểm bán hàng cuối cùng.

Quá trình này có thể được thực hiện thủ công nhưng sẽ tốt nhất nếu nó được tự động hóa — đầu tiên là tại nhà bán lẻ và sau đó là trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Điều đó nói rằng, một số nhà cung cấp nhỏ hơn có thể chỉ cần nhập các dự đoán vào bảng tính mà họ sử dụng để lập kế hoạch.

Hệ thống này cung cấp cho các nhà bán lẻ và nhà cung cấp của họ một loại khả năng hiển thị mới — dự đoán về nhu cầu, nguồn cung và hàng tồn kho theo mặt hàng và địa điểm hướng tới tương lai, hàng ngày hoặc hàng tuần. Ý nghĩa đối với các nhà bán lẻ và nhà cung cấp của họ là rất đáng kể. Phân luồng không chỉ giúp các nhà cung cấp không cần phải dự đoán nhu cầu của các đối tác thương mại bán lẻ của họ; nó cũng đảm bảo rằng bức tranh cung và cầu thống nhất dọc theo toàn bộ chuỗi cung ứng đang được đồng bộ hóa lại hàng ngày. Bằng cách làm như vậy, nó làm giảm đáng kể tình trạng thừa và hết hàng, đồng thời giảm thiểu đáng kể hiệu ứng bullwhip.

Nếu có một số khía cạnh của tương lai có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng hoặc hàng tồn kho, thì đó là trong các kế hoạch phân luồng. Ví dụ: giả sử một nhà bán lẻ dự định mở một số cửa hàng mới. Các cửa hàng này sẽ có dự báo doanh số bán hàng theo sản phẩm, dự báo này sẽ được đưa vào kế hoạch phân luồng.

Nhà bán lẻ khởi xướng tốt nhất việc tạo luồng. Tuy nhiên, nếu bạn là nhà cung cấp chính cho một nhà bán lẻ, bạn có thể chủ động bắt đầu phương pháp phân luồng. Ví dụ: một nhà cung cấp chính cho một trong những nhà bán lẻ giảm giá lớn nhất đã sử dụng thông tin từ dữ liệu điểm bán hàng của nhà bán lẻ (với sự hợp tác của nhà bán lẻ) để phát triển luồng cho nhà bán lẻ theo cửa hàng đến trung tâm phân phối của nhà bán lẻ đến phân phối của nhà cung cấp trung tâm đến nhà máy của nhà cung cấp. Nhà bán lẻ này đã trải qua sự cải thiện về lượng hàng trong kho (từ 97% lên 99%) và lượng hàng tồn kho giảm 20%.

Rủi ro và chi phí

Rủi ro khi chuyển đổi sang phương pháp tạo luồng là các công ty không hiểu rằng đây là một quá trình và thay đổi tư duy, do đó quá trình chuyển đổi cần được quản lý như một sáng kiến ​​quản lý thay đổi, không chỉ là nâng cấp công nghệ. Điều đó đòi hỏi mọi người trong mạng lưới nhà bán lẻ và nhà cung cấp phải được giáo dục, đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ khi họ học hỏi và dần dần quen với những cách làm việc mới.

Quá trình chuyển đổi này thường mất từ ​​hai đến ba năm — phần lớn là do các nhà bán lẻ lớn có hàng trăm nhà cung cấp chính và tổng cộng hàng nghìn nhà cung cấp. Phân tích luồng phải được chạy ở chế độ mô phỏng trước khi đi vào hoạt động để tất cả các bên liên quan chính trong nhà bán lẻ và tại các nhà cung cấp chính có thể thấy dự báo của hệ thống chỉ dựa trên dự báo về doanh số bán hàng của người tiêu dùng, giúp mọi người có thời gian để giảm thiểu bất ngờ khi hệ thống đi vào hoạt động.

Các khoản đầu tư để triển khai phân luồng bao gồm chi phí cho công nghệ mới, tích hợp hệ thống, nỗ lực toàn vẹn dữ liệu (như xóa lịch sử bán hàng đối với các giai đoạn bán hàng bất thường và các sự kiện như gián đoạn liên quan đến thời tiết), dạy mọi người khái niệm về cách tiếp cận, đào tạo họ cách thực hiện sử dụng công nghệ để thực hiện quy trình và hỗ trợ chúng. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, con số này chiếm chưa đến một phần tư của một phần trăm doanh thu hàng năm.

Truyền luồng trong hành động

Princess Auto, nhà bán lẻ phụ tùng ô tô sau thị trường cũng như các sản phẩm và công cụ liên quan có hơn 50 cửa hàng trên khắp Canada, là người sớm áp dụng phương pháp đúc dòng chảy. Nó lưu trữ liên tục đạt được hàng ngày còn hàng trong kho (nghĩa là khách hàng có thể tìm thấy mặt hàng họ muốn mua) từ 97% đến 98%, tăng từ 92% vào năm 2015 — ngay cả trong thời gian khuyến mại và quan trọng là đối với các sản phẩm từ cả nhà cung cấp trong và ngoài nước.

Năm 2016, năm đầu tiên công ty sử dụng hệ thống đúc dòng chảy, doanh số bán hàng của công ty đã tăng hơn 10% do lượng hàng tồn kho được cải thiện. (Chúng tôi thường nhận thấy rằng cứ mỗi 2% đến 3% hiệu suất hàng tồn kho tăng lên thì doanh số bán hàng sẽ tăng ít nhất 1%.) Hàng tồn kho của cả cửa hàng và trung tâm phân phối của Princess Auto đều giảm hơn 10%.

Các nhà bán lẻ quan tâm đến việc thu được lợi ích của phương pháp tạo luồng nên bắt đầu bằng cách đánh giá tác động, lợi ích và thách thức của việc sử dụng phương pháp này. Vì tính năng đúc theo luồng cải thiện lượng hàng tồn kho và giảm tình trạng thừa hàng, nên lợi nhuận gia tăng mà nó tạo ra vượt xa đáng kể chi phí bỏ ra và nó dẫn đến người tiêu dùng hài lòng hơn.