Nhân viên muốn các công nghệ kinh doanh có tính cộng tác cao hơn

Đại dịch đã củng cố phần mềm cộng tác như một trung tâm nơi hoàn thành công việc, nhưng hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp phần lớn diễn ra trong các ứng dụng chuyên biệt khác, chẳng hạn như phần mềm lập kế hoạch tài chính, quản lý chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng. Điều này có thể dẫn đến nhiều công việc “vô hình” cho nhân viên để mang dữ liệu, thông tin và thông tin chi tiết đến các không gian nơi đồng nghiệp đang đưa ra quyết định và thúc đẩy dự án tiến lên.

Khảo sát mới nhất của Microsoft về xu hướng kinh doanh tổng hợp thông tin đầu vào từ 2.700 nhân viên và 1.800 người ra quyết định kinh doanh ở Hoa Kỳ, Vương quốc Anh và Nhật Bản về các chức năng công việc để khám phá cách thức công nghệ — hoặc không — giúp họ thực hiện công việc của mình. Chúng tôi nhận thấy rằng, mặc dù những tiến bộ trong công nghệ tại nơi làm việc có thể tăng tốc khả năng đảm nhận công việc có ý nghĩa hơn của nhân viên và giảm tình trạng rời bỏ văn phòng, nhưng đó chỉ là một nửa phương trình trong việc cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

Nhân viên đang tìm kiếm các công cụ cho phép cộng tác liền mạch, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và hướng dẫn bằng thông tin chuyên sâu, đồng thời có thể tùy chỉnh các công cụ này cho các thách thức kinh doanh cụ thể. Dưới đây là cách các nhà lãnh đạo có thể đầu tư vào những lĩnh vực này để đạt được hiệu quả đạt được trong các hoạt động hàng ngày và giải phóng nhóm của họ để thực hiện những công việc quan trọng hơn.

Làm cho cộng tác trở thành một trung tâm cho tất cả các loại công việc

Ngày nay, người lao động muốn các công cụ kỹ thuật số thích ứng với cách làm việc độc đáo của họ. Gần như tất cả công nhân được khảo sát (91%) đều làm việc từ xa ít nhất một hoặc hai ngày một tuần. Để hỗ trợ tốt nhất cho thế giới công việc mới này, 85% nhân viên cho rằng các công cụ cộng tác là một trong những lĩnh vực trọng tâm quan trọng nhất.

Mỗi bộ phận kinh doanh sử dụng phần mềm khác nhau để quản lý các tác vụ chung dành riêng cho vai trò của họ — bên cạnh các công cụ cộng tác và năng suất thông thường như email, hội nghị truyền hình và trò chuyện. Nhân viên mong muốn có thể gửi câu hỏi nhanh qua trò chuyện, chia sẻ liên kết tài liệu để chỉnh sửa trực tiếp và lên lịch cuộc gọi ảo một cách dễ dàng. Nhưng hầu hết các nhân viên được khảo sát không nhận được những gì họ cần từ các công cụ cộng tác vì họ không được tích hợp với dữ liệu và thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình:

• 59% cho biết các công cụ cộng tác của họ không phù hợp với cách nhóm của họ thích làm việc hơn.
• 64% cho biết các công cụ này không tích hợp với các quy trình của tổ chức họ (ví dụ: phần mềm tiếp thị, tài chính và bán hàng).
• 72% mong muốn các công cụ cộng tác của họ tương thích với nhau vì rất khó để làm việc cùng nhau giữa các nhóm.

Kết quả là, mọi người lãng phí thời gian sao chép dữ liệu vào email hoặc cuộc trò chuyện hoặc theo dõi số từ nhiều đồng nghiệp. Ít nhất bảy trong số 10 người được hỏi trích dẫn dữ liệu không chính xác, không thể truy cập và chia sẻ dữ liệu phi tập trung và các nhóm làm việc từ các bộ dữ liệu khác nhau là những thách thức chính mà công ty của họ cần giải quyết. Gần 86% nhân viên được khảo sát cho biết nhóm của họ sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​các giải pháp giúp thông tin (như tài liệu, dữ liệu kinh doanh và hồ sơ khách hàng) dễ truy cập hơn trong toàn tổ chức.

Sự phân mảnh nơi thông tin tồn tại và nơi thông tin được chia sẻ rất kém hiệu quả. Cuộc khảo sát của chúng tôi cho thấy rằng những hạn chế này — bao gồm các bộ phận sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau — tạo ra nhiều silo hơn khiến việc chia sẻ thông tin trở nên khó khăn (72% số người được hỏi), đồng thời tạo ra nhiều hơn — chứ không phải ít hơn — các nhiệm vụ hành chính và công việc dư thừa, có giá trị thấp (74%).

Chỉ bằng cách “cộng tác” các ứng dụng — như thêm khả năng trò chuyện vào hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc khả năng lấy dữ liệu CRM để trò chuyện — các nhà lãnh đạo có thể tăng sự hài lòng của nhân viên bằng cách giảm thời gian tìm hiểu thông tin chi tiết và giá trị trong tổ chức và cải thiện giao tiếp.

Tùy chỉnh hoạt động kinh doanh của bạn với phần mềm mã thấp

Không phải mọi vấn đề đều có thể được giải quyết bằng phần mềm doanh nghiệp một kích cỡ phù hợp với tất cả được mua và triển khai trên các bộ phận kinh doanh. Đó là một lý do khiến bộ phận CNTT thường bị choáng ngợp bởi các dự án phát triển phần mềm tùy chỉnh có thể không thành công, đặc biệt là khi thiếu vốn hoặc được thêm vào một loạt các dự án tồn đọng khác.

Các giải pháp mã thấp là một cách tuyệt vời để các bộ phận kinh doanh cá nhân hóa các giải pháp năng suất của họ, tập hợp các quy trình kinh doanh và cộng tác lại với nhau. Đổi mới mã thấp đang gia tăng vì nó mang lại cho mọi người “siêu năng lực” của nhà phát triển, cho phép bộ phận bán hàng, tiếp thị và các nhân viên khác trong toàn doanh nghiệp cải thiện quy trình của họ mà không cần mã hóa. Các giải pháp mã thấp có thể giúp tự động hóa các quy trình, nhờ đó giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại hoặc tận dụng các khả năng của AI để hiển thị thông tin chuyên sâu ngay trong quy trình công việc.

Các công cụ phần mềm mã thấp có thể trao quyền cho nhân viên giải quyết các vấn đề của chính họ. Trên thực tế, hơn ba trong số bốn (77%) nhân viên được khảo sát mong muốn họ có nhiều quyền truy cập hơn vào các công cụ hoặc nền tảng mã thấp để xây dựng các giải pháp kỹ thuật số giúp họ đạt được mục tiêu.

Một ví dụ về giải pháp mã thấp, được hỗ trợ bởi AI là tạo tính năng tóm tắt tài liệu tùy chỉnh. Ví dụ, trong một bộ phận pháp lý, việc đọc và tóm tắt tài liệu có thể tạo ra hàng giờ làm việc bận rộn cho luật sư. Sử dụng các công cụ tự động hóa mã thấp, luật sư không có bất kỳ chuyên môn kỹ thuật nào cũng có thể sử dụng các lệnh ngôn ngữ tự nhiên để tạo quy trình tự động trích xuất và tóm tắt nội dung từ các tài liệu lớn. Ứng dụng có thể chia sẻ tài liệu qua email hoặc trò chuyện với danh sách phân phối đặt trước để cộng tác thêm.

Quyền truy cập vào các công cụ mã thấp đã chứng minh lợi tức đầu tư tuyệt vời, với hơn 80% số người trả lời khảo sát nói rằng các công cụ mã thấp đã cho phép họ tự túc thực hiện các nhiệm vụ mà trước đây phải yêu cầu một nhóm các nhà phát triển thực hiện. Đó là giải pháp đôi bên cùng có lợi cho những nhân viên giờ đây có thể tự mình quản lý hiệu quả công việc, các nhóm CNTT được giải phóng để tập trung vào các dự án ưu tiên cao và các nhà lãnh đạo đang tìm cách cắt giảm chi phí phát triển và công nghệ. Trên thực tế, gần một nửa (46%) những người ra quyết định kinh doanh được khảo sát đồng ý mạnh mẽ rằng các quy trình mã thấp đã cho phép nhân viên đóng vai trò trực tiếp hơn trong các nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức.

Nắm bắt trí tuệ nhân tạo và tự động hóa

Nắm bắt các giải pháp kinh doanh có sử dụng trí tuệ nhân tạo là một bước thiết yếu trong việc chuyển đổi văn hóa làm việc của chúng ta từ thời gian dành cho “công việc” sang tập trung vào chất lượng và hiệu quả. Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như nhập dữ liệu, ghi chú, báo cáo và xử lý tài liệu là cần thiết cho hoạt động kinh doanh — nhưng không phải là một phần hoàn thành trong ngày của nhân viên.

Giá trị của AI và tự động hóa mới bắt đầu được chú trọng. Gần 9 trong số 10 người tham gia khảo sát sử dụng AI và tự động hóa tại nơi làm việc cảm thấy hài lòng hơn và thoải mái dành nhiều thời gian hơn cho công việc quan trọng. Họ cũng nói rằng khi khả năng tự động hóa được tích hợp với phần mềm cộng tác — ví dụ: khả năng tự động hóa việc tạo và chia sẻ ghi chú cuộc gọi — thì chúng có thể hoạt động liền mạch hơn giữa các nhóm.

Cân nhắc việc nhập dữ liệu, việc này đang trở thành một phần quan trọng trong vai trò của nhân viên trong các bộ phận kinh doanh vì dữ liệu rất cần thiết đối với cách thức hoàn thành công việc. Ví dụ, bộ phận bán hàng có thể sử dụng AI để tự động cập nhật cơ sở dữ liệu với dữ liệu cần thiết về tương tác của khách hàng. Điều này sẽ giải phóng nhân viên để làm những công việc có ý nghĩa hơn, chẳng hạn như viết một đề xuất kinh doanh.

AI cũng có thể hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề và cung cấp các cơ hội học tập theo tình huống cụ thể. Lấy nhân viên trung tâm liên lạc qua điện thoại với khách hàng, làm việc để giải quyết vấn đề. Họ cần nhiều thông tin trong tầm tay để mang lại trải nghiệm khách hàng chất lượng cao: tên và địa chỉ của khách hàng, lịch sử mua hàng của họ, thông tin chi tiết về vấn đề họ đã gọi và các tùy chọn giải pháp tiềm năng. AI có thể giúp cung cấp hướng dẫn cho một đại lý trong thời gian thực, cung cấp các luận điểm và tài nguyên hữu ích, có liên quan như chi tiết về sản phẩm và giá cả cũng như lịch sử mua hàng. Thay vì ghi chép, tổng đài viên có thể tập trung vào cuộc trò chuyện bằng cách chia sẻ ý tưởng và tài nguyên tại thời điểm đó. AI cũng có thể giúp tập hợp các chuyên gia trong toàn công ty lại với nhau trong một cuộc trò chuyện “bầy đàn” để giải quyết vấn đề theo thời gian thực, cũng như sử dụng phân tích cảm tính để cung cấp phản hồi và các công cụ huấn luyện để học hỏi và cải tiến liên tục trong công việc.

Khi các công cụ tự động hóa trở nên thân thiện và thông minh hơn với người dùng, khả năng thiết yếu này sẽ loại bỏ các rào cản đối với việc truy cập thông tin, tăng tốc quy trình làm việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên bằng cách loại bỏ các nhiệm vụ thông thường.

Doanh nghiệp có thể làm gì vào năm 2023 để cá nhân hóa năng suất giữa các bộ phận

Nghiên cứu rất rõ ràng: Nhân viên muốn có nhiều giải pháp năng suất được cá nhân hóa hơn và sự hỗ trợ từ công nghệ để tự động hóa các quy trình và báo cáo thủ công khiến họ cảm thấy như đang làm việc bận rộn. Họ mong muốn các ứng dụng kinh doanh của họ có tính hợp tác và thông minh. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng một số bước sau:

• Thu hút nhân viên tham gia vào các khoản đầu tư kinh doanh kỹ thuật số để trao quyền cho họ làm việc hiệu quả hơn, từ tự động hóa các quy trình đơn giản đến tích hợp chặt chẽ các tính năng cộng tác trên phần mềm tổ chức.
• Đánh giá khả năng kỹ thuật số trên năng suất hiện tại, CRM, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và phần mềm kinh doanh khác để tích hợp thông tin chi tiết và tự động hóa do AI cung cấp vào các quy trình kinh doanh.
• Thực hiện các bước để hợp nhất dữ liệu được lưu trữ trước đây tại chỗ và/hoặc trên đám mây, trao quyền cho các nhóm truy cập và chia sẻ thông tin một cách tập trung, thu thập thông tin chi tiết và thúc đẩy hành động kinh doanh.
• Tận dụng kiến ​​thức chuyên môn từ những người không phải là nhà phát triển và nhà phát triển chuyên nghiệp bằng cách cho phép họ cộng tác trên các giải pháp trong thời gian thực để đổi mới liên tục và hiệu quả. Tăng tốc độ của nhà phát triển tổ chức bằng cách cho phép những người không phải là nhà phát triển giải quyết các thách thức kỹ thuật của riêng họ — thúc đẩy quyền tự chủ và cuối cùng là đổi mới nhanh hơn.
• Tạo một diễn đàn để nhân viên phát triển và chia sẻ các ứng dụng được xây dựng tùy chỉnh nhằm giải quyết nhu cầu kinh doanh với những người ra quyết định CNTT và ban lãnh đạo.

Trong môi trường kinh tế ngày nay, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp muốn giúp nhân viên của họ cảm thấy có động lực và cần thiết cho các mục tiêu tổng thể của công ty — đồng thời tối đa hóa các khoản đầu tư công nghệ hiện có của họ. Thực hiện các bước này để giới thiệu các công cụ cho phép cộng tác liền mạch, tự động hóa công việc lặp đi lặp lại và hướng dẫn bằng thông tin chi tiết có thể đạt được điều này bằng cách cho phép nhân viên tập trung vào công việc quan trọng.