I.Các bước tiến hành

1.Thành lập đội dự án

Điều quan trọng nhất khi xây dựng team cho dự án đó là bạn phải hiểu rằng team đó hoạt động tốt hay không chỉ phụ thuộc vào 1 (hoặc 1 vài người) nhất định, mặc dù sự đóng góp của những người khác cũng rất quan trọng nhưng  họ sẽ có xu hướng đi theo 1 người dẫn dắt (cũng giống như 1 cuộc thi, trong quá trình bắt nhịp với dự án, 1 vài người có khả năng, kinh nghiệm và tố chất tốt sẽ nhanh chóng vươn lên dẫn đầu và những người còn lại sẽ đi theo sự dẫn dắt của họ)

Do đó, điều cần thiết là phải tìm cho được 1 người đóng vai trò như thế trong team (kể cả khi người này không phải là leader chính của dự án), nếu chưa có được người này thì tốt nhất là dự án nên bắt đầu bằng việc tìm ra 1 người như vậy

2.Thống nhất cách làm

Dự án cần các bước đi cụ thể để đi đến thành công, do đó không thể chỉ nói lý thuyết suông được, cần những kế hoạch và cách thức rõ ràng, công tác tư tưởng cũng phải được làm rõ (nhất là cho các cấp lãnh đạo), tránh việc dự án đi gần đến đích rồi thì các bác ấy lại nhảy vào đưa ra các chỉ đạo chẳng ăn nhằm gì cả.

Phổ biến cách làm cho các bộ phận, các thành viên tham gia, kế hoạch dự án, chi tiết các bước, phân công rõ trách nhiệm, quy trình để thực hiện trong dự án, tránh việc các thành viên (nhất là những người không hiểu dự án) hiểu lờ mờ rồi không biết phải thực hiện những gì

3.Làm rõ các yêu cầu

Defined mô hình tổ chức, các business model của doanh nghiệp

Defined và mô hình hóa các business process

Defined các yêu cầu hiện tại và cả các yêu cầu mở rộng trong tương lai

=> Chuyển các thông tin đầu vào này cho vendors để chuẩn bị cho buổi demo đạt hiệu quả

4.Tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm vendors phù hợp (tùy thuộc vào ngành của bạn là retail, services, production, vv..), có thể tìm theo các case study đã có ở việt nam.

Ưu tiên chọn 1 giải pháp có thể quản lý được các yêu cầu chính – tránh dùng quá nhiều phần mềm gây phức tạp quá trình nâng cấp và mở rộng về sau

Chọn ra khoảng 3-4 vendor để tiếp xúc (căn cứ về mức độ đáp ứng, chi phí triển khai và vận hành)

5.Lựa chọn nhà cung cấp

Trưởng dự án và các key-users thực hiện đánh giá dựa trên: Product knowledge, Mapping our business requirement, Project Timeline, Price, Post Go-Live support

(Xem thêm ở phần tiếp xúc nhà cung cấp ở dưới)

II.Các vấn đề và khó khăn gặp phải

Vấn đề tích hợp với các phần mềm hiện có

Vấn đề khối lượng dữ liệu lớn (khi quy mô doanh nghiệp tăng lên)

Vấn đề đáp ứng được các yêu cầu của sự thay đổi

Vấn đề đáp ứng được các yêu cầu về mặt quản trị

III.Các rủi ro đối với dự án

1.Dự án kéo dài quá lâu

Dự án triển khai kéo dài thực sự là rủi ro lớn nhất cho bất cứ 1 loại hình dự án nào, sự tập trung, nhiệt huyết và hứng thú đều bị giảm sút nghiêm trọng, mọi thành viên đều mệt mỏi, chán nản, dự án kéo dài còn làm tăng chi phí và thời gian (ROI của dự án giảm xuống). Do đó khi đã làm cần làm quyết liệt, triệt để

2.Kỳ vọng ban đầu quá lớn

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp khi đầu tư ERP thường đặt ra mục tiêu và kỳ vọng khá lớn, mọi cái đều phải thực hiện được trên phần mềm, điều bạn cần làm cho họ hiểu là nhu cầu thì đa dạng và vô chừng trong khi đó chức năng của phần mềm (cho dù là tốt nhất thế giới) thì có hạn

Tất nhiên doanh nghiệp khi đầu tư cả trăm ngàn $ vào phần mềm thì sẽ có quyền đặt câu hỏi “tại sao phần mềm cả trăm ngàn $ mà không thực hiện được những chức năng này, chức năng kia”, nhưng bạn cũng cần hiểu rằng có những doanh nghiệp đầu tư cả triệu $ mà vẫn còn gặp phải vấn đề tương tự

3.Không đạt được sự đồng thuận

Có nhiều trường hợp, các lãnh đạo (như CFO, CEO) rất quyết tâm nhưng các quản lý cấp trung (như trưởng phòng kế toán, trưởng chi nhánh hay các key-person kế toán khác) lại không được nhiệt tình cho lắm

Điều này dễ dẫn đến thực hiện kiểu đầu voi đuôi chuột, trên thì đưa ra mệnh lệnh còn dưới thì thực hiện qua quýt, dần dần dự án nhạt dần và hiệu quả cũng theo đó mà đi xuống.

4.Người dùng quay lại với excel

Có những người ở 1 số công đoạn nhất định thì chỉ thích dùng excel, có 1 số khâu không thực hiện được trên phần mềm (do lúc đầu chưa đưa ra yêu cầu hoặc do quy trình thay đổi), hoặc do dùng phần mềm khó quá (và người dùng không được hỗ trợ đầy đủ), vv.. Tất cả những lý do này khiến cho người dùng có xu hướng quay trở về với excel

IV.Các sai lầm thường gặp

1.Không làm tốt quy trình

Điều này xuất phát từ 2 nguyên nhân chính là bạn không đủ kinh nghiệm và khả năng học hỏi kém, nếu chưa có kinh nghiệm bạn vẫn có thể học

Một quy trình không rõ ràng, không ưu việt, không tính đến các khả năng mở rộng và thay đổi thì nó sẽ nhanh chóng bị thay, nếu đem các quy trình không “chắc chắn” này áp vào phần mềm thì rất nguy hiểm vì phần mềm không dễ thay đổi như quy trình

Tình huống thông thường hay xảy ra là nhiều bộ phận họp thì ko đi, làm quy trình thì không tham gia, vv.. Để rồi sau khi triển khai xong thì lại nói phần mềm ko làm được cái này, không làm được cái kia

2.Thiếu tầm nhìn

Người làm ERP mà thiếu tầm nhìn thì cũng nguy hiểm như kinh doanh mà thiếu tầm nhìn vậy.

V.Các kinh nghiệm rút ra

1.Đừng trông chờ nhiều vào khả năng tư vấn nghiệp vụ của nhà tư vấn triển khai trong nước

Chủ yếu là bạn đặt ra yêu cầu rồi họ làm thôi, họ không tư vấn thêm cho bạn được gì đâu, hơn nữa kể cả họ có làm cho các doanh nghiệp trong ngành rồi thì mỗi doanh nghiệp vẫn có những đặc thù riêng và không thể áp dụng những cái của doanh nghiệp này sang cho các doanh nghiệp khác

Điều này cũng có thể được lý giải theo 1 cách khác, đó là nếu ngay cả bạn không hiểu rõ về đặc thù của doanh nghiệp mình thì cũng không thể trông chờ người ngoài hiểu được

2.Hiểu mình muốn gì quan trọng hơn việc tìm kiếm các case study tương tự

Các doanh nghiệp thông thường khi muốn triển khai 1 hệ thống phần mềm thường đặt ra yêu cầu là nhà cung cấp phải có kinh nghiệm triển khai các dự án tương tự cho các doanh nghiệp cùng ngành trước đó

Đây là điều khó thực hiện được nhất là với các nhà cung cấp phần mềm trong nước

2.Chọn giải pháp nào thì cuối cùng bạn cũng sẽ quay về với excel thôi

Chỉ có điều nếu trước đó chưa sử dụng phần mềm thì bạn sẽ còn chưa yên tâm, sử dụng rồi bạn sẽ thấy excel vẫn là nhất

3.Sự thành công phụ thuộc vào những key nhất định của dự án

Cho dù bạn có cả 1 đội dự án tham gia, nhưng sự thành công và hiệu quả của dự án hầu như chỉ phụ thuộc vào 1 vài người nhất định (những người có khả năng và sự chủ động), các thành phần khác đa số là chỉ phụ họa thôi, tuy vậy bạn cũng cần có chiến lược để lôi kéo để họ phát biểu trong các buổi họp

4.Nỗ lực và sự nhiệt tình của bạn quan trọng hơn mọi kế hoạch đưa ra ban đầu

Dù bạn có kinh nghiệm đến đâu thì mỗi tình huống, mỗi trường hợp đều có những yêu cầu riêng và bạn luôn phải nỗ lực để vừa học, vừa làm.

5.Thông điệp từ ban lãnh đạo phải đủ mạnh

Nếu như thông điệp mà anh đưa ra chỉ là “chúng ta nên làm erp, chúng ta cần làm erp” thì người khác sẽ nghĩ là “cũng có lý nhưng phải xem làm được đến đâu”, hoặc người tiêu cực hơn sẽ nghĩ là “ông này chỉ nói phét thôi, không làm được đâu”, vv.. Bạn nên hiểu là có rất nhiều người đang muốn chứng minh là bạn sai, rất nhiều người đang muốn chống lại sự thay đổi.

Thông điệp mạnh đưa ra phải là “cty đã bỏ hàng trăm ngàn $ vào dự án này không phải chỉ để xem thử, các anh chị có trách nhiệm chính trong việc đưa nó thành khoản đầu tư có hiệu quả”, từ đó bằng việc ban hàng 1 loạt chính sách liên quan như quy định rõ trách nhiệm của các phòng ban/cá nhân trong việc xây dựng quy trình và sử dụng hệ thống sau này, ban hành cả những tiêu chuẩn KPI liên quan

VI.Một số bài học thành công

1.Erp = chính sách + quy trình + con người + phần mềm

Nói như thế để thấy phần mềm chỉ đóng 1 phần khá nhỏ trong thành công chung của dự án, cho dù bạn có chọn được phần mềm tốt nhất thế giới nhưng nếu không biết kết hợp những yếu tố khác thì bạn cũng sẽ thất bại nặng nề

Cần những chính sách để đặt con người vào đúng vị thế của họ, cần quy trình, biểu mẫu để đặt công việc vào guồng, cần con người đủ khả năng và tâm huyết để vận hành các guồng đó, phần mềm đơn giản chỉ là công cụ hỗ trợ cho 3 yếu tố còn lại

2.Bạn phải thu hút được người dùng

Để dự án thành công, khả năng leadership được thể hiện rất rõ trong lúc này, nếu bạn có khả năng lãnh đạo, thu hút người dùng, kéo họ vào cuộc và truyền nhiệt huyết cho họ

3.Bạn cần giúp người dùng hiểu nhu cầu của họ

Điều bạn cần làm là không phải đi tìm hiểu nhu cầu của từng người dùng, nhu cầu cụ thể thì nhà cung cấp sẽ phải tìm hiểu

Điều bạn cần làm là giúp người dùng hiểu nhu cầu của họ, bạn cần cho người dùng nghĩ trước về tất cả những điều này, giúp họ hệ thống lại các nhu cầu và thúc đẩy họ sáng tạo

Bởi để đến khi nhà cung cấp vào rồi người dùng mới nghĩ thì sẽ không kịp (vì bạn chỉ có 1-2 tháng làm việc với họ, thời gian này là không đủ để hình thành rõ các yêu cầu, nhất là các yêu cầu mang tính chiến lược)

VII.Kinh nghiệm tiếp xúc và làm việc với nhà cung cấp, nhà tư vấn triển khai

1.Chiến thuật của các nhà cung cấp

Quy trình thông thường của các nhà cung cấp trong nước là buổi đầu họ sẽ sang demo sản phẩm, trao đổi qua loa về yêu cầu của bạn sau đó về viết 1 tài liệu giải pháp (mà thông thường là chẳng có giải pháp nào bạn cần ở trong đó) và gửi lại cho bạn (trong đó có chào các mức giá luôn) (không biết các bạn thấy thế nào chứ cá nhân tôi thấy nếu làm như vậy mà đòi lấy tiền của khách hàng thì quá khó)

2.Cách thức hiệu quả để tiếp xúc nhà cung cấp

Thông thường nên tiếp xúc với nhiều nhà cung cấp, nhiều sản phẩm để có cái nhìn đa chiều hơn về các phần mềm, tuy vậy nếu các cuộc tiếp xúc không có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu thì sẽ không đạt được hiệu quả (và cũng sẽ không công bằng với nhà cung cấp nếu bạn chỉ muốn tham khảo mà không có ý định nghiêm túc với họ)

Bạn cần chuẩn bị các câu hỏi để tìm hiểu thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp, cần 1 lịch trình làm việc cụ thể với nhà cung cấp, và phía bạn nên có sự tham gia của các bộ phận,

3.Nên tiếp xúc làm 3 bước

Buổi thứ nhất: để nhà cc demo và tư vấn thêm cho bạn, với mục tiêu là học hỏi, làm rõ thêm nhu cầu, tìm kiếm case study tương tự, và qua đó đánh giá 1 phần nào khả năng của nhà cc và độ phù hợp của sản phẩm

Buổi thứ 2: giới thiệu với nhà cc các yêu cầu cụ thể của bạn, yêu cầu họ tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề

Buổi thứ 3: để nhà cc đưa ra các giải pháp cho vấn đề và nhu cầu của bạn, đây là buổi sẽ đánh giá quyết định xem sẽ chọn nhà cc nào

VIII.Các bài học khác

1.Bạn không thể bán sản phẩm cho 1 người không thích bạn

Chưa nói đến sp của bạn tốt hay không, nếu người ta không thích bạn thì sp của bạn đã bị loại rồi, tôi nói điều này bởi 1 số sales vẫn mắc những sai lầm cơ bản (trao đổi, làm việc thiếu chuyên nghiệp và có thái độ không đúng mực)

2.Sự thành công không đến từ giải pháp, con người mới là yếu tố quyết định

Vấn đề chính không nằm ở việc bạn chọn SAP hay Oracle, vấn đề là bạn áp dụng được chúng đến đâu, do đó công việc của bạn không phải là chọn ra phần mềm tốt nhất thế giới, mà cái chính là bạn phải tìm ra cách để áp dụng chúng hiệu quả nhất. Quan trọng không phải là lựa chọn phần mềm nào mà chiến lược tổng thể của bạn như thế nào

Giá tham khảo (tính riêng module tài chính)

Với các giải pháp trong nước (Bravo, Fast Business, lạcviệt accnet): 20-40k

Với các giải pháp nước ngoài tầm trung (SAP B1, Exact Globe, Info, Microsoft AX, ): 50-100k

Với các giải pháp nước ngoài hàng đầu (SAP A1, Oracle EBS):  > 150k

Thegioibantin.com

Tác giả: Đinh Xuân Tú