Nguyên tắc kiểm soát dự án ERP

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai

Không chỉ riêng đội CNTT, tất cả mọi người đều phải tham gia vào quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch (Đưa ra nhiều tiêu chí để đánh giá: Chi phí đầu tư; chi phí bảo trì hằng năm; Năng lực triển khai nhà cung cấp; khả năng đáp ứng sản phẩm; thời gian triển khai… ).Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của DN) và chi phí tiềm ẩn khi tiến hành triển khai dự án.

2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp ERP

Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các DN nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch. Các DN lớn với hơn 1.000 nhân sự, hay doanh số hàng năm lớn nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này.

3. Thành lập ban chỉ đạo dự án

Ban chỉ đạo dự án (nên có 1 người quản trị dự án am hiểu về ERP và fulltime cho quá trình triển khai xuyên suốt trong cả dự án này) nên tham gia sát sao trong quá trình triển khai hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go-live.

4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai một cách thực tế

Các DN thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều DN lại cố dự đoán trước khi phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách hay bị đội lên.

5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý

Nhiều DN thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những DN dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hâụ, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại. Xác định đúng thời điểm triển khai, khi DN có đủ năng lực, vật lực cũng như quy trình sản xuất rõ ràng sẽ giúp quá trình triển khai dự án ERP nhanh và hiệu quả hơn.

Tóm lại: khi bắt đầu áp dụng ERP cho doanh nghiệp mình, bản thân doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị 1 đội ngũ đủ kiến thức về sản phẩm để làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như có đủ quyền hạn để đẩy end-users trong chính doanh nghiệp mình kể cả cần phải thay đổi Bussiness Process hiện tại.

Thegioibantin.com

Jack Sunriver, VinaAspire Corp.