Muốn làm việc hiệu quả hơn: Hãy theo học các sếp!

Ai cũng hiểu rằng việc lãnh đạo một công ty là một trong những vai diễn khó khăn nhất trên thế giới. Dù là vận hành một doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn đa quốc gia, các CEO phải quản lý thời gian, những nguồn lực và hàng tá yêu cầu đa nhiệm trong khi tìm kiếm thời gian và không gian suy nghĩ để ra quyết định và chiến lược then chốt.

Điều này đồng nghĩa với việc họ phải phát triển những hệ thống tinh vi và có những mẹo để tối đa hóa năng suất làm việc của mình.

Sau đây là 6 bí kíp làm việc hiệu quả của các CEO được tạp chí Inc. tổng hợp:

Tony Schwartz, chủ tịch hãng Energy Project cho rằng nên dành ra vài phút giải lao sau mỗi 90 phút làm việc để tối đa hóa hiệu suất của bạn. Lý do là gì? Cơ thể con người cũng như một cỗ máy năng lượng vận hành theo chu kỳ 90 phút suốt cả ngày. Khi chúng ta làm việc gì đó trong hơn 1 tiếng rưỡi đồng hồ, một điều tự nhiên xảy ra là mức độ tỉnh táo sẽ đi xuống và sự tập trung sẽ bị rời khỏi bạn hoặc chúng ta sẽ cảm thấy buồn ngủ.

Một bí mật khá ngược đời nhằm ổn định mức độ hiệu suất tuyệt vời là sống như một người chạy nước rút. Áp dụng điều này đồng nghĩa với việc hãy làm việc với sự tập trung cao độ nhất vào buổi sáng, không quá 90 phút mỗi lần, sau đó dành ra 1 lần giải lao.

Hãy để mắt bạn nghỉ ngơi, thay vì tìm kiếm một tách cà phê khác, hãy bước ra khỏi chỗ ngồi trong vài phút.

Không có gì khó chịu hơn là trong những thời điểm bạn cần hoàn thành nhanh công việc trong một dự án lớn thì bị gián đoạn bởi một đồng nghiệp hay sếp khi tiến tới gần bàn làm việc của bạn. Một nghiên cứu chỉ ra rằng, cần tới 25 phút để trở lại lộ trình làm việc sau mỗi lần bị ngắt quãng.

Điều này chính là lý do khiến Andrew Marsh, CEO hãng Fifth Column Games phát triển một hệ thống giúp mọi người trong công ty của mình có thể làm việc không bị gián đoán. Bằng việc đặt những “chiếc nón yên tĩnh” trên bàn làm việc của họ, những nhân viên có một tín hiệu hữu hình từ đó nhắc nhở mọi người rằng họ không nên bị làm việc trừ trường hợp khẩn cấp.

Andrew Marsh cho biết: “Tôi sử dụng chiếc nón yên tĩnh khi toi đang làm việc trong một dự án phức tạp mà cần sự tập trung. Được tập trung cao độ không bị gián đoạn là công cụ hiệu quả có giá trị dành cho mọi người tai Fifth Column Games”.

Vì vậy khi bạn cần tập trung vào những nhiệm vụ căng thẳng, hãy sử dụng một hệ thống giúp thông báo với mọi người điều này. Từ đó sẽ dẫn dắt họ hình thành thói quen gửi email với những nhiệm vụ không khẩn cấp thay vì ra tận bàn làm việc của bạn.

Bạn hiểu rằng điều quan trọng là sử dụng kho báu thời gian của mình một cách khôn ngoan, nhưng nó còn thực sự hiệu quả hơn khi bạn cũng quản lý cả nguồn năng lượng của mình. CEO tạp chí The Muse, Kathryn Minshew, người vốn rất yêu thích tối ưu hóa ngày làm việc của cô bằng cách thực hiện những nhiện vụ cần sự tập trung lớn nhất trong suốt thời gian đỉnh cao của mình. Những giờ vàng này là lúc năng lượng của cô đạt mức cao nhất. Những cuộc họp hay gặp gỡ được cô tránh khỏi những giờ này và chuyển sang các giờ khác trong ngày.

Nếu bạn là con người của buổi sáng, hãy làm những việc quan trọng trước, để dành những việc vụn vặt, ít tư duy sau khi năng lượng của bạn đang yếu dần. Nếu bạn không chắc mình làm việc tốt nhất thời điểm nào, hãy thử theo dõi 1 tuần làm việc của bạn để tìm ra quy luật.

Nhà sáng lập hãng ThinkUp, Gina Trapani có thói quen ưa thích là chỉ kiểm tra email vào một vài thời điểm nhất định trong ngày. Tại sao lại vậy? Thay vì cảm thấy bạn phải phản hồi email sau vài phút xuất hiện trong hộp thư đến, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc thiết lập một kế hoạch kiểm tra và trả lời email hiệu quả. Ví dụ, một lần vào buổi sáng và một vào cuối ngày.

Tuy nhiên phương pháp này phụ thuộc vào vị trí công việc, sẽ không phù hợp nếu sếp của bạn hay những đồng nghiệp thường muốn nhận được phản hồi một cách nhanh chóng. Nhưng bạn có thể ngạc nhiên khi không ít người ủng hộ chiến lược làm việc hiệu quả này.

Tim Ferriss, tác giả cuốn sách The four hour work week, cho rằng bạn nên gửi một email đến các đồng nghiệp của mình báo với họ về lịch kiểm tra email của mình, giải thích lý do phía sau nhằm tăng hiệu quả làm việc và đề nghị họ gọi trực tiếp bạn khi khẩn cấp. Bạn cũng có thể thiết lập cơ chế trả lời tự động với thông điệp lúc nào bạn sẽ lại kiểm tra mail và cách để tiếp cận bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Các CEO không có thời gian để đọc những email dài tựa tiểu thuyết hoặc viết chúng. Andrew Torba, đồng sáng lập hãng Kuhcoon cho rằng, thậm chí ông còn thỉnh thoảng viết những email chỉ 1 từ và đề xuất rằng nên giữ email ngắn gọn súc tích, giống như giới hạn 140 từ của Twitter. “Hãy tự thách thức mình để suy nghĩ nghiêm túc và hiệu quả khi kết nối thông qua email hay bất kỳ một dạng giao tiếp nào khác.”

Bằng cách giữa email ngắn và có trọng điểm, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian viết chúng mà còn tiết kiệm thời gian của động nghiệp trong việc đọc nó. Nếu bạn thấy việc viết một email ngắn quá phức tạp, hãy lên kế hoạch cho 1 cuộc gọi ngắn (5-10 phút) hiệu quả thay vì một email dài tận 4 trang giấy.

Bạn dễ dàng trở nên quá tải khi cảm thấy mình phải tự mình làm tất cả mọi việc. Giao việc là một trong những cách thức tốt nhất để quản lý thời gian của bạn. Hãy san sẻ dự án cho những thành viên khác trong đội ngũ của bạn và để bạn tập trung vào phần mình thực hiện tốt nhất. Doanh nhân Daniel Tan Kh cho rằng, không chỉ giao những nhiệm vụ, việc thực sự tin tưởng rằng họ là những người chủ mới sẽ khiến họ có trách nhiệm trọn vẹn trong việc hoàn thành chúng. Sự giao phó công việc là nhiên liệu quan trọng nhất của cỗ máy hiệu suất.

Giao việc không có nghĩa rằng bỏ hoàn toàn nó khỏi công việc của bạn. Những nếu bạn có quá nhiều thứ trên chiếc đĩa của mình, hãy giao một trong những nhiệm vụ cho các thành viên khác trong đội để có thể cống hiến nhiều sự tập trung cho việc đang hiệu quả nhất. Nếu bạn không có đồng nghiệp, hãy tìm đến sự trợ giúp từ bên ngoài như một người làm việc tự do.