Theo ước tính, ngày nay chúng ta thường phải bỏ ra tới 28% thời gian tại nơi làm việc chỉ để đọc và trả lời email. Do đó, viết một email thế nào cho đúng là việc rất quan trọng. Một ngày làm việc đã rất mệt mỏi và áp lực rồi, chẳng có ai muốn bị “chọc tức” thêm bởi những email ngớ ngẩn cả.
Theo Alyssa Gelbard – nhà sáng lập và là chủ tịch của dịch vụ tư vấn việc làm Resume Strategists, cho biết: “Lạm dụng một số từ ngữ dư thừa trong email có thể làm giảm ý nghĩa thông điệp của bạn, và tạo cảm giác bạn thiếu sự quả quyết”.
Nếu bạn muốn nhận được sự tin cậy trong công việc cũng như những hồi đáp tích cực, đã đến lúc bạn cần tránh sử dụng những cụm từ dưới đây khi viết email.
1. “Chỉ…” / “Đơn giản là…”
Ví dụ: “Tôi chỉ muốn kiểm tra xem bạn có thông tin phản hồi nào về bản báo cáo tôi đã gửi qua hay không”.
Tại sao? Kate Gremillion – CEO và người sáng lập Mavenly + Co cho biết: “Từ này hạ thấp tầm quan trọng của công việc đang được thảo luận. Ngụ ý rằng đây là việc không cần được ưu tiên, hoặc không đòi hỏi kỹ năng hay thời gian đáng kể”.
Hãy dùng: “Bạn có phản hồi nào về bản báo cáo tôi đã gửi qua không? Tôi cần chúng vào cuối ngày”.
2. “Có thể”
Ví dụ: “Có thể tôi sẽ giao việc này cho các bạn vào buổi tối”.
Từ này mang hàm ý không chắc chắn. Nếu bạn đang do dự về điều gì đó, hãy cung cấp thông tin thực tế hơn.
Hãy dùng: “Tôi không có khả năng gửi các bảng phân công nhiệm vụ vào tối nay vì tôi cần phải hoàn thành một số công việc. Tôi sẽ gửi chúng vào cuối ngày mai”.
3. “Thử…” / “Cố gắng…”
Ví dụ: “Tôi sẽ thử chỉnh sửa bản thảo bạn đã gửi cho tôi”.
Từ này cho thấy bạn không tự tin vào khả năng của bản thân mình. Việc yêu cầu sự trợ giúp từ người khác chẳng có gì sai, tuy nhiên nó cho thấy bạn chưa thực sự quan tâm về kết quả công việc.
Hãy dùng: “Tôi sẽ sửa bản thảo ngay bây giờ. Bạn có thể dành cho tôi 5 phút trước khi tôi bắt tay vào làm được không, vì tôi có một số thắc mắc?”
4. “Nghĩ rằng…” / “Theo quan điểm của tôi thì…” / “Tôi cảm thấy là…”
Ví dụ: “Tôi nghĩ rằng chúng ta nên kiểm tra phạm vi thương tổn của bệnh nhân”.
Cách nói này sẽ tạo điều kiện để người nghe bác bỏ ý kiến của bạn. Hãy tự tin vào ý kiến của bản thân mình.
Hãy dùng: “Hãy kiểm tra phạm vi thương tổn của bệnh nhân”.
5. “Thứ gì đó”
Ví dụ: “Tôi đã thấy đơn khiếu nại của khách hàng. Tôi sẽ tặng họ phiếu giảm giá hoặc một thứ gì đó khác”.
Cụm từ này cho thấy bạn không quan tâm về độ chính xác của thông tin bạn cung cấp, gây tổn hại đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Hãy dùng: “Tôi đã thấy khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng chậm trễ ngày hôm qua. Tôi sẽ tặng họ một phiếu giảm giá vào lần mua hàng tiếp theo”. Như vậy sẽ tốt hơn rất nhiều.
6. “Có lẽ…”
Ví dụ: “Có lẽ là chúng ta nên giải thích lý do tại sao con người lại mập lên”, “Có lẽ là tôi sẽ giảm cân vào ngày mai”.
Dùng “có lẽ” tạo cảm giác là bạn không có chính kiến rõ ràng và đang có phần lo lắng.
Nên dùng: “Chúng ta hãy liệt kê những lý do tại sao con người lại mập lên”, “Tôi bắt buộc phải giảm cân từ ngày mai”.
7. “Lấy làm tiếc là…”
Ví dụ: “Tôi rất lấy làm tiếc là có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều, liệu chúng ta có thể làm việc lúc 2 giờ?”
Cách nói này hoàn toàn không cần thiết và làm giảm giá trị tiếng nói của bạn. Hãy nói thẳng ra yêu cầu của bản thân và những gì bạn muốn, không nhất thiết phải tỏ ra có lỗi ngày từ những câu chữ đầu tiên.
Hãy dùng: “Tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Bạn có bận việc gì vào lúc 2 giờ chiều không?”
Thegioibantin.com
Nguồn: Theo Monster