Chỉ với 10 phút đầu tiên khi tới văn phòng, bạn có thể cải thiện năng suất, hiệu quả làm việc cả ngày thế nên đừng phạm phải 10 sai lầm dưới đây.
Bạn có biết chỉ vài phút bắt đầu ngày làm việc có thể quyết định hiệu quả làm việc của bạn trong cả ngày?
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng, mặc dù vậy nếu tối ưu hoá được 10 phút đầu tiên này, bạn sẽ có cả ngày hiệu quả. Bạn không tin ư?
Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.
1. Đến muộn
Đến muộn có thể nói là sai lầm thường gặp phải nhất của dân công sở, những lý do thì có thể vô vàn, từ con quấy, tắc đường cho tới bị… cún tha mất giày. Thế nhưng, thời gian có mặt tại văn phòng là thước đo quan trọng trong quá trình đánh giá nhân viên của lãnh đạo.
Thống kê mới đây của Huffington Post cho thấy quản lý thường đánh giá nhân viên đến muộn là kém nghiêm túc và mặc dù hiệu quả công việc của họ có cao thế nào đi chăng nữa, trong mắt đội ngũ quản lý, họ luôn là một kẻ không tuân thủ.
Thêm vào đó, đừng nghĩ bạn làm thêm giờ vì đến muộn có thể trung hoà được tội lỗi ban đầu, điều này hoàn toàn không đúng. Quy định được xây dựng để tuân thủ và đến sớm hơn vài phút so với thời gian quy định sẽ giúp bạn có được ngày làm việc dài, hiệu quả hơn.
2. Không chào hỏi các đồng nghiệp
Mặc dù đây là tác phong cơ bản tại bất kì đâu, thế nhưng một bộ phận không nhỏ giới văn phòng đã “quên” rằng họ cần chào hỏi đồng nghiệp của mình, nếu tốt hơn cả hãy chúc đồng nghiệp có được một ngày làm việc hiệu quả. Tất nhiên, bạn cần làm điều này cẩn thận không những để tăng sự gắn kết giữa bản thân với đồng nghiệp mà nó còn tạo nên bầu không khí ấm cúng trong môi trường làm việc.
Nếu như bạn là quản lý và bạn không chào cấp dưới của mình khi tới văn phòng, sẽ chẳng có ai nể phục bạn. Tất nhiên, khi không có được sự nể phục, đừng mong chờ đội ngũ nhân sự sẽ sẵn sàng lăn xả trong mọi tình huống công việc được bạn giao phó.
Một câu chào hỏi không tốn quá nhiều thời gian, hãy gắn kết với đồng nghiệp và để họ thấy sự hiện diện của bạn, đừng xuất hiện như một cái bóng vô hình trên văn phòng.
3. Uống cafe quá sớm
Nghe có vẻ thật nực cười nhưng bộ đôi công sở và cafe đã đi vào tiềm thức của bất kì ai, mọi người luôn muốn uống một tách cafe trước khi làm việc để tỉnh táo và tập trung hơn. Tất nhiên, điều này hoàn toàn chính xác thế nhưng thời điểm uống một cốc cafe lại rất quan trọng.
Một nghiên cứu cho hay cơ thể con người tiết ra hóc môn giúp tái tạo năng lượng, hóc môn này hoạt động mạnh nhất vào thời điểm từ 8 giờ sáng cho tới 9 giờ sáng. Đây sẽ là bình năng lượng giúp bạn duy trì các hoạt động của mình trong ngày.
Việc uống một cốc cafe vào khoảng thời gian này sẽ kìm hãm khả năng sản sinh năng lượng tự nhiên của cơ thể và khiến chúng ta bị phụ thuộc quá nhiều vào cafeine. Nghiên cứu cho thấy khoảng thời gian hợp lý nhất để uống cafe là sau 9 giờ 30 sáng.
Nếu bạn nhanh chóng cảm thấy mệt mỏi trong buổi sáng, hãy thử đổi khung giờ uống cafe của mình để thấy sự khác biệt.
4. Trả lời tất cả các email khi vừa tới văn phòng
Ngay khi vừa tới văn phòng, bạn mở hòm thư và trả lời tất cả các email được gửi từ tối hôm trước. Mặc dù vậy, điều này không thật sự hiệu quả.
Trong nghiên cứu của Michael Kerr, một diễn giả kinh tế nổi tiếng, thì trong 10 phút đầu tiên, hãy chọn lọc những email có nội dung quan trọng nhất sau đó phân loại các email còn lại.
Cái đích của bạn chính là một bản kế hoạch ngắn về trả lời email, ưu tiên những email quan trọng và tập trung giải quyết những email quan trọng trước, những đầu việc nhỏ hơn có thể để lại phía sau.
Việc trả lời toàn bộ email vào buổi sáng cũng làm cho bạn trở thành tâm điểm cho những đầu việc sắp tới. Trả lời theo thứ tự sẽ giúp bạn phân tách công việc trong ngày, tránh quá tải cũng như đạt hiệu quả cùng sự tập trung cao độ. Thứ tự ưu tiên trả lời email sẽ là email của sếp, các email có nội dung quan trọng và sau đó là những email còn lại.
5. Làm việc ngay mà không có kế hoạch
Trong 10 phút ban đầu, tại sao lại mở máy tính, lấy tài liệu làm việc luôn mà không xây dựng kế hoạch làm việc trong ngày cho bản thân? Chỉ với 10 phút, bạn có thể nhanh chóng xây dựng một thời gian biểu trong ngày với các đầu việc cụ thể. Cách thức này giúp bạn tự đánh giá được hiệu quả làm việc vào cuối ngày cũng như nó sẽ giúp bạn không bỏ lỡ bất kì đầu việc quan trọng nào.
Bạn có thể tự đặt giờ cho những đầu việc của mình trên điện thoại và nếu như bạn làm xong một đầu việc sớm hơn, bạn có thể sử dụng khoảng thời gian rảnh rỗi này để làm những công việc khác như đọc báo chẳng hạn.
Lưu ý rằng bạn nên hẹn giờ cả cho những buổi họp và cần tính trước để tránh tình trạng đứt quãng khi làm việc. Giả dụ như bạn đang thống kê sổ sách, dự tính cho mình 2 giờ để hoàn thiện và khi vừa làm được 30 phút thì cuộc họp tới. Sau khi họp, quá trình làm việc ban đầu sẽ bị đứt quãng dẫn tới việc tốn thêm thời gian xem xét lại những gì đã làm.
6. Việc dễ làm trước
Đi làm không giống với việc giải một đề thi khi bạn ưu tiên làm những câu dễ trước và để lại câu khó.
Quá trình làm việc kéo dài trong 8 giờ hoặc nhiều hơn khiến cơ thể sớm mệt mỏi, chính vì thế thay vì làm những đầu việc đơn giản trước, hãy dành toàn bộ năng lượng cho những công việc khó nhằn nhất ngày.
Một khi đã hoàn thành xong những đầu việc khó, phần năng lượng còn lại đủ để vận hành não bộ hoàn thiện những đầu việc nhẹ nợ hơn.
7. Làm quá nhiều việc cùng lúc
Vào mỗi buổi sáng, khi hóc môn sản sinh năng lượng hoạt động, bạn có cảm giác mình như là siêu nhân với năng lượng vĩnh cửu và sẵn sàng làm nhiều đầu việc cùng lúc. Mặc dù vậy, giống với đầu mục 6, thay vì làm quá nhiều việc cùng lúc, hãy tập trung vào những đầu việc khó nhất để tối ưu hoá năng lượng bản thân sau đó thực hiện những công việc dễ hơn.
Có thể làm nhiều việc cùng lúc sẽ khiến bạn oai hơn trong mắt đồng nghiệp, thế nhưng đừng quên hiệu quả công việc mới là thước đo đánh giá chứ không phải là vài phút hào nhoáng của bản thân.
8. Bận tâm tới những suy nghĩ tiêu cực
Bước chân trái ra ngoài cửa, vừa ra ngoài đã giẫm phải túi rác hay ra đường bị va quệt giao thông? Hãy bỏ ngay những suy nghĩ đó khỏi đầu khi tới văn phòng vì một khi bạn còn bận tâm đến nó, nó sẽ còn tiêu tốn thời gian của bạn. Chưa kể tới việc bạn sẽ muốn giải toả và kể chúng với đồng nghiệp để rổi đến cuối ngày tất cả mọi người chẳng làm được gì.
Thay vào đó, bạn có thể xếp những suy nghĩ tiêu cực vào một ngăn riêng trong não bộ sau đó chia sẻ hoặc nghĩ về chúng trong giờ nghỉ trưa hay sau khi kết thúc giờ làm. Hãy để một ngày làm việc nghiêm túc và tập trung nhất có thể.
9. Họp
Nghe có vẻ ngược đời khi mà khoảng thời gian bắt đầu một ngày làm việc thường được sử dụng cho những cuộc họp, tất nhiên về lý thuyết đây là điều đúng khi mà đó là khoảng thời gian ít vướng bận nhất của toàn bộ đội ngũ nhân sự. Mặc dù vậy, nếu bạn đã đi họp bạn sẽ hiệu chúng mệt mỏi ra sao, để dành khoảng thời gian nhiều năng lượng nhất trong ngày để họp chẳng khác gì với việc bạn mua một chiếc xe thể thao để đi khi đường tắc.
Nếu bạn là quản lý, hãy để những buổi họp vào cuối ngày, khi lịch đã lên, vắng mặt là điều không thể chấp nhận. Buổi họp cuối ngày sẽ giúp không ai phí phạm năng lượng để đạt hiệu quả tốt hơn cho những đầu việc phức tạp.
10. Làm việc không theo lịch
Khi tới văn phòng, bạn thấy bàn làm việc của mình thật bừa bộn, thế nhưng bạn vẫn cần uống một cốc cafe hay đi lấy tài liệu mà sáng nào bạn cũng làm. Phải làm gì trong trường hợp này?
Theo Charles Duhigg, tác giả cuốn “Sức mạnh của thói quen” thì những công việc phát sinh nên để sau và hãy hoàn thiện các hoạt động mỗi ngày trước tiên. Giả sử bạn quen với việc đến văn phòng, đánh giày, đánh răng, đọc báo, uống cafe… thì hãy thực hiện nó trước, bạn có thể dọn dẹp chiếc bàn bày bừa của mình sau.
Lý do ư? Làm việc theo thói quen hoặc theo lịch giúp bạn đỡ phải suy nghĩ xem nên làm gì trước hay sau, điều này đồng nghĩa với giảm năng lượng sử dụng cho não bộ, kéo dài năng suất một ngày.
Tất nhiên, những thói quen này được hình thành theo khoảng thời gian dài làm việc, hãy chọn cho mình những thói quen phù hợp để bắt đầu ngày làm việc mới, hạn chế những công việc tiêu tốn năng lượng quá nhiều ví dụ như… chống đẩy trước khi làm việc vì nó có thể đốt sạch năng lượng cả ngày của bạn.
Nguồn: cafebiz, Văn Vũ, Theo Trí Thức Trẻ/Huffington Post