Vai trò của Giám đốc dự án (Project Manager)
Nói một cách đơn giản, Giám đốc dự án có trách nhiệm quản lý dự án để đáp ứng các mục tiêu của dự án và mang lại giá trị và lợi ích cho tổ chức. Là Giám đốc dự án, bạn phải đưa ra một kế hoạch quản lý dự án mà mọi người đồng ý và tin là thực tế. Một Project Manager cần có trách nhiệm đảm bảo rằng dự án được hoàn thành theo tiến độ và ngân sách dự án, bao gồm các thay đổi được phê duyệt và đáp ứng các mục tiêu khác. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm cung cấp lợi ích dự án.
Thẩm quyền của Giám đốc dự án
Mức độ thẩm quyền của Giám đốc dự án có thể thay đổi tùy thuộc vào cấu trúc của tổ chức và các yếu tố khác, chẳng hạn như họ được phân công bán thời gian hay theo hợp đồng. Tuy nhiên, trong bài kiểm tra PMP, thẩm quyền của Giám đốc dự án (Project Manager) thường được hiểu là Giám đốc dự án có thể:
- Được giao cho dự án không muộn hơn giai đoạn khởi tạo dự án
- Giúp viết điều lệ dự án (hiến chương dự án)
- Phụ trách dự án, nhưng không nhất thiết là phụ trách nguồn lực. Xem thêm Vai trò của Giám đốc chức năng trong quản lý dự án
- Không bắt buộc phải là một chuyên gia kỹ thuật
- Xác định và phân tích các ràng buộc và giả định
- Hướng dẫn và chỉ đạo các nỗ lực lập kế hoạch dự án
- Chọn các quy trình phù hợp cho dự án
- Xác định sự phụ thuộc giữa các hoạt động
- Phân tích các yêu cầu tiến độ không thực tế và thực hiện hành động để tạo ra một tiến độ thực tế
- Phát triển dự phòng thời gian và chi phí cho dự án
- Có thẩm quyền và trách nhiệm cần thiết để hoàn thành công việc quản lý dự án
- Nói “không” khi cần thiết
- Tích hợp các cấu phần của dự án thành một tổng thể gắn kết đáp ứng nhu cầu của khách hàng
- Hoàn thiện và đạt được phê duyệt kế hoạch quản lý dự án
- Ảnh hưởng đến nhóm dự án và bầu không khí mà nhóm làm việc bằng cách thúc đẩy giao tiếp tốt, cách ly nhóm khỏi chính trị (cả bên trong và bên ngoài dự án), tăng cường các khía cạnh tích cực của sự khác biệt văn hóa và giải quyết các vấn đề của nhóm
- Dành nhiều thời gian để chủ động hơn là xử lý các vấn đề (bị phản ứng)
- Hiểu được sự khác biệt văn hóa có thể ảnh hưởng đến dự án như thế nào, đặc biệt trong trường hợp các nhóm toàn cầu, nhóm ảo hoặc dự án liên quan đến nhiều tổ chức
- Đảm bảo sự tương tác chuyên nghiệp giữa nhóm dự án và các bên liên quan khác
- Project Manager phối hợp các tương tác giữa nhóm dự án và các bên liên quan chính
- Hiểu và thực thi trách nhiệm nghề nghiệp và xã hội
- Hỗ trợ nhóm và các bên liên quan khác trong quá trình thực hiện dự án
- Giao tiếp
- Phát triển nhóm
- Sử dụng phần thưởng và công nhận
- Xác định và cung cấp mức chất lượng cần thiết
- Xác định các bên liên quan, hỗ trợ sự tham gia của các bên liên quan và quản lý sự mong đợi của các bên liên quan trong suốt dự án
- Quản lý kiến thức dự án, bao gồm chia sẻ bài học kinh nghiệm
- Giải quyết vấn đề
- Project Manager có quyền đưa ra quyết định
- Thể hiện đạo đức và khả năng lãnh đạo
- Quản lý và kiểm soát tài nguyên
- Duy trì kiểm soát dự án bằng cách đo lường hiệu suất và xác định phương sai so với kế hoạch
- Giám sát rủi ro, truyền thông và sự tham gia của các bên liên quan để đảm bảo chúng phù hợp với kỳ vọng
- Xác định sự cần thiết của các yêu cầu thay đổi, bao gồm các hành động khắc phục và phòng ngừa được đề xuất hoặc sửa chữa lỗi
- Phê duyệt hoặc từ chối các thay đổi theo ủy quyền của ban kiểm soát thay đổi (CCB), quản lý ban kiểm soát thay đổi, và thường xuyên ngồi trong ban kiểm soát thay đổi
- Sử dụng các số liệu để xác định phương sai và xu hướng trong công việc dự án và chịu trách nhiệm phân tích tác động của các phương sai và xu hướng này
- Project Manager làm việc trực tiếp với các thành viên trong nhóm để giải quyết các phương sai so với kế hoạch quản lý dự án
- Giữ cho các thành viên trong nhóm tập trung vào quản lý rủi ro và các phản ứng/giải pháp có thể với các rủi ro
- Thực hiện đóng dự án vào cuối mỗi giai đoạn và cho toàn bộ dự án
- Thực hiện hoặc ủy thác hầu hết các hoạt động dự án
- Áp dụng kiến thức quản lý dự án và sử dụng các kỹ năng cá nhân và lãnh đạo để đạt được thành công của dự án
Thuộc tính của Project Manager
Ngoài kiến thức chuyên môn và trình độ quản lý chung cần thiết cho dự án, Giám đốc dự án nên có ít nhất các thuộc tính sau:
- Kiến thức về quản lý dự án, môi trường kinh doanh, các khía cạnh kỹ thuật và các thông tin khác cần thiết để quản lý dự án một cách hiệu quả
- Kỹ năng cần thiết để lãnh đạo nhóm dự án một cách hiệu quả, điều phối công việc, hợp tác với các bên liên quan, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định
- Khả năng phát triển và quản lý phạm vi, tiến độ, ngân sách, tài nguyên, rủi ro, kế hoạch, thuyết trình và báo cáo
- Các thuộc tính khác cần thiết để quản lý thành công dự án, chẳng hạn như tính cách, thái độ, đạo đức và khả năng lãnh đạo.
Kỹ năng mềm của Project Manager
Giám đốc dự án (Project Manager) hoàn thành công việc thông qua nhóm dự án và các bên liên quan khác. Giám đốc dự án quản lý dự án dựa trên các kỹ năng mềm quan trọng:
- Khả năng lãnh đạo
- Xây dựng đội ngũ
- Tạo động lực
- Giao tiếp
- Ảnh hưởng
- Quyết định
- Nhận thức chính trị và văn hóa
- Đàm phán
- Tạo điều kiện
- Quản lý xung đột
- Huấn luyện
Giám đốc dự án thành công khi các mục tiêu dự án đã đạt được. Một khía cạnh khác của thành công là sự hài lòng của các bên liên quan. Giám đốc dự án nên giải quyết các nhu cầu, mối quan tâm và kỳ vọng của các bên liên quan để đáp ứng các bên liên quan. Để thành công, Project Manager nên điều chỉnh cách tiếp cận dự án, vòng đời và quy trình quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án và sản phẩm.
Thế giới bản tin | VinaAspire News