3 cách để xây dựng lòng tin với các nhà cung cấp của bạn

Sự gián đoạn liên quan đến đại dịch của chuỗi cung ứng trên khắp thế giới đã khiến các mối quan hệ nhà cung cấp thiếu sót một cách đau đớn. Họ đã làm rõ ràng rằng sự tin tưởng giữa các công ty và nhà cung cấp của họ là yếu tố không thể thiếu để xây dựng một chuỗi cung ứng linh hoạt.

Nhưng các công ty làm việc như thế nào để phát triển và duy trì lòng tin? Và, nếu lòng tin đã bị giảm sút, liệu có thể thay đổi hướng đi và tạo ra một mối quan hệ tốt hơn không? Nghiên cứu gần đây trả lời những câu hỏi này và cung cấp hướng dẫn thực tế có thể giúp các đối tác thương mại tăng mức độ tin cậy trong các mối quan hệ của họ.

Hãy tưởng tượng một mối quan hệ kinh doanh chiến lược với rất ít sự tin tưởng giữa người mua và nhà cung cấp. Nó có thể khiến tổ chức mua hàng quản lý vi mô đối với nhà cung cấp hoặc đưa ra các biện pháp bảo vệ như yêu cầu kiểm tra chất lượng bổ sung, bổ sung kho đệm vào hàng tồn kho và áp dụng các hình phạt đối với hoạt động kém.

Nhưng sự tin tưởng thấp trong một mối quan hệ kinh doanh là một con đường hai chiều. Các nhà cung cấp không hài lòng không thích bị quản lý vi mô. Khi điều đó xảy ra, nhóm quản lý tài khoản của nhà cung cấp có thể trở nên thất vọng. Giám đốc tài chính của nhà cung cấp có thể yêu cầu thêm 15% “yếu tố khó khăn” vào giá của khách hàng và người điều hành tài khoản của nhà cung cấp chịu trách nhiệm về tài khoản có thể thấy mình đang gặp khó khăn khi các thành viên trong nhóm rời đi để làm việc với các tài khoản tốt hơn.

Những hành vi này làm tăng đáng kể chi phí giao dịch liên quan đến hoạt động kinh doanh và hầu như luôn ngăn cản các tổ chức muốn hợp tác để giải quyết những thách thức chiến lược hơn.

Phương pháp đo lường lòng tin

Nhưng lòng tin là một thứ mờ nhạt. Làm thế nào để bạn đo lường mức độ tin tưởng trong các mối quan hệ? Câu hỏi này đã khiến ba chúng tôi phát triển một công cụ đánh giá, đo lường sức khỏe của mối quan hệ đối tác thương mại và giúp hai bên hiểu được hành động và hành vi của họ có thể ức chế sự tin tưởng trong mối quan hệ như thế nào.

Là một phần của nghiên cứu, chúng tôi đã thực hiện 129 đánh giá trên 98 mối quan hệ đối tác thương mại duy nhất trong hơn hai chục ngành công nghiệp. Trung bình, các đánh giá được thực hiện trong 1,7 năm đối với hợp đồng hiện tại của các đối tác thương mại và có giá trị hợp đồng trung bình hàng năm là 94 triệu đô la. Trong nhiều trường hợp, các đối tác thương mại đã làm việc theo các hợp đồng trước đó và đang tìm cách tạo ra các mối quan hệ chiến lược hơn đòi hỏi mức độ tin cậy cao hơn. Mười lăm trong số các mối quan hệ cho phép chúng tôi thực hiện các đánh giá tiếp theo, điều này cho chúng tôi những hiểu biết có giá trị về cách biến một mối quan hệ có độ tin cậy thấp thành một mối quan hệ hợp tác hiệu quả cao.

Công cụ của chúng tôi để đánh giá khả năng tương thích và sự tin cậy của các đối tác (C&T) đo lường năm thành phần quan hệ chính góp phần tạo nên một mối quan hệ lành mạnh và tin cậy.

• Tiêu điểm là khả năng kết hợp các vai trò cá nhân thành một định hướng của công ty để mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan. Có một mục đích chung và hướng đi và sự rõ ràng xung quanh hướng đó.
• Liên lạc là sự chuyển tải ý nghĩa một cách hiệu quả và hiệu quả thông qua lời nói và hành động để đạt được và phát triển các kết quả cùng có lợi. Nó bao gồm chia sẻ cởi mở và kịp thời thông tin mà đối tác cần để đưa ra quyết định.
• Định hướng nhóm là khả năng tập trung và hướng các mục tiêu và mục tiêu cá nhân vào một chiến lược nhóm gắn kết. Định hướng nhóm là một chỉ số quan trọng cho thấy các đối tác thương mại làm việc cùng nhau tốt như thế nào.
• Sự đổi mới là khả năng của một tổ chức để đối phó một cách linh hoạt với sự thay đổi và khả năng chấp nhận rủi ro cũng như thử các ý tưởng và giải pháp mới. Mối quan hệ bền vững và tin cậy cho phép các bên chia sẻ rủi ro và phần thưởng, đầu tư vào khả năng của nhau và hợp tác để đạt được các mục tiêu chung.
• Tin cậy về hiệu suất là sự nhất quán trong việc thực hiện như đã hứa – tức là đáp ứng các cam kết.

Đối với mỗi thành phần, người mua và nhà cung cấp cho điểm cả quan điểm của họ về bản thân và nhận thức của họ về đối tác của họ. Mục tiêu chính là xác định các lỗ hổng làm nổi bật các khu vực góp phần gây ra sự lệch lạc và mất lòng tin. Một khi các lỗ hổng được xác định, các đối tác thương mại có thể bắt đầu công việc thu hẹp các lỗ hổng.

Nghiên cứu cho thấy ba bài học mà các tổ chức có thể sử dụng để cải thiện sức khỏe mối quan hệ của họ.

1. Niềm tin bắt đầu bằng sự phù hợp văn hóa.

Trong nghiên cứu của chúng tôi cho Được đánh giá: P&G, McDonald’s và Microsoft đang xác định lại chiến thắng trong các mối quan hệ kinh doanh như thế nào, một cuốn sách mà hai chúng tôi (Kate và Karl) hợp tác với Jeanne Kling, giám đốc điều hành của Procter & Gamble cho rằng sự phù hợp văn hóa với các nhà cung cấp là yếu tố thành công quan trọng. Sự phù hợp về văn hóa trong mối quan hệ đối tác thương mại có thể được tóm tắt là có quan điểm tương tự về cách tổ chức làm việc, giao tiếp và đưa ra quyết định. Phương pháp đánh giá C&T của chúng tôi cho phép các đối tác kinh doanh đánh giá sự phù hợp văn hóa của họ trên cả năm khía cạnh.

Một ví dụ về sự không phù hợp về văn hóa mà chúng tôi đã gặp liên quan đến một công ty thiết bị y tế và một nhà cung cấp mà họ có quyền quản lý cơ sở thuê ngoài. Văn hóa hoạt động của công ty thiết bị y tế coi trọng tính linh hoạt và đổi mới trong khi văn hóa của nhà cung cấp là thứ bậc và định hướng theo quy trình. Nhận thấy điều này, các bên đã đồng ý một cách thân thiện rằng nhà cung cấp sẽ không tham gia vào quá trình chào giá cạnh tranh sắp tới. Các bên cũng đã thống nhất một cách công bằng để bồi thường cho nhà cung cấp để giúp hỗ trợ quá trình chuyển đổi suôn sẻ sang nhà cung cấp tiếp theo.

2. Mô hình kinh doanh của bạn quan trọng.

Khi các tổ chức mua sắm hàng hóa và dịch vụ, họ có thể lựa chọn các mô hình kinh doanh tìm nguồn cung ứng, từ giao dịch cao (mua hàng với một đơn đặt hàng đơn giản) đến các hợp đồng chiến lược cao dựa trên việc đạt được các kết quả kinh doanh đầy tham vọng như tăng tốc độ tiếp cận thị trường và đổi mới để đáp ứng Các Mục tiêu Phát triển Bền vững của Liên hợp quốc (SDGs) về sản xuất có trách nhiệm.

Nghiên cứu của chúng tôi sử dụng các đánh giá của C&T cho thấy rằng sự lựa chọn mô hình kinh doanh tìm nguồn cung ứng của một tổ chức có thể có tác động tích cực đến lòng tin. Hãy xem một công ty dược phẩm đã thuê ngoài việc quản lý cơ sở vật chất của mình cho một nhà cung cấp trong gần 25 năm. Trong năm 2015, các bên đã hoạt động theo mô hình kinh doanh tìm nguồn cung ứng dựa trên hiệu suất, điều này đặt ra rủi ro cho nhà cung cấp để đảm bảo mức tiết kiệm chi phí và hiệu suất. Trong khi các mục tiêu về tiết kiệm và hiệu suất đều được đáp ứng, công ty dược phẩm đã khó chịu với sự thiếu đổi mới của nhà cung cấp. Tương tự như vậy, nhà cung cấp cảm thấy thất vọng vì lợi nhuận của họ bị thiệt hại mỗi khi thực hiện công việc ngoài phạm vi hợp đồng. Ở đây, đánh giá của C&T cho thấy các bên có sự phù hợp văn hóa tốt nhưng bản thân hợp đồng đã khiến các bên chống lại nhau trong một tình huống thắng-thua kinh điển.

Vào năm 2017, họ quyết định thử một cách tiếp cận hợp đồng mới sử dụng mô hình tìm nguồn cung ứng được trao, kết hợp hợp đồng quan hệ chính thức với mô hình kinh tế dựa trên kết quả. (Nó được gọi là “được trao” vì các bên có lợi ích nhất định trong thành công của nhau.) Giờ đây, các bên chia sẻ rủi ro và phần thưởng khi mang lại kết quả mong muốn được xác định chung. Kết quả đạt được rất đáng kể sau khi các bên thay đổi mô hình kinh doanh – cả về kết quả và sự tin tưởng tăng lên. Nhà cung cấp đã đưa ra 48 sáng kiến ​​chuyển đổi và gần 250 dự án tiêu chuẩn hóa, giúp tiết kiệm chi phí ở mức hai con số và thu được các ưu đãi mang lại lợi nhuận cao hơn. Niềm tin cũng tăng lên, tăng 22% vào năm 2019. Sức khỏe mối quan hệ của họ tiếp tục tăng và đến năm 2021 đã tăng 35%.

3. Tăng cường lòng tin là một lựa chọn chiến lược.

Bạn có thể biến nó thành một mối quan hệ lành mạnh không? Hay bạn có thể có một mối quan hệ tốt và làm cho nó trở nên tuyệt vời bằng cách tăng cường sự tin tưởng? Câu trả lời cho cả hai đều là có. Nhưng làm như vậy không chỉ xảy ra; nó là một lựa chọn chiến lược được hỗ trợ bởi những thay đổi hành vi có ý thức.

Trong tất cả các tổ chức, chúng tôi đã nghiên cứu nhu cầu thay đổi đóng vai trò như một chất xúc tác để cải thiện sức khỏe mối quan hệ. Đánh giá của C&T giúp các đối tác thương mại nắm bắt được khái niệm mơ hồ về sự tin tưởng và cung cấp một phép đo định lượng về sức khỏe mối quan hệ của họ. Điều quan trọng không kém, bản đánh giá nêu bật những khoảng trống mà các hành vi không đáng tin cậy đang tạo ra xích mích.

Đó là trường hợp của Cơ quan Y tế Đảo Vancouver và Y tế Đảo Nam, một nhóm bác sĩ hoạt động theo thỏa thuận dịch vụ lao động để cung cấp dịch vụ bác sĩ bệnh viện cho cơ quan này. Khi sự thiếu tin tưởng làm đình trệ các cuộc đàm phán hợp đồng, các bên chuyển sang đánh giá trung lập về mối quan hệ của họ, bao gồm cả việc sử dụng đánh giá. Nó cung cấp hướng dẫn rõ ràng về những gì đang gây ra các vấn đề về lòng tin của họ và giúp các bên nhận ra rằng cả hai đều muốn có sự phù hợp tốt hơn.

Họ đã có một lựa chọn tỉnh táo để biến mối quan hệ rắc rối của mình thành một mối quan hệ tin cậy và hợp tác. Những nỗ lực của họ đã dẫn đến sự gia tăng Chỉ số C&T của họ từ 0,48 lên 0,71 chỉ trong hai năm. Cùng với sự tin tưởng gia tăng, kết quả kinh doanh cũng tăng lên như đạt được các mục tiêu hạn chế chi phí và phát triển các giải pháp sáng tạo như chương trình Bệnh viện tại nhà.

Kết quả là có thật.

Nghiên cứu của chúng tôi có thể được tóm tắt bằng một phương trình đơn giản: niềm tin = hạnh phúc (về chi phí thấp hơn, cải thiện hiệu suất, đổi mới và thậm chí là cảm giác chung về sự tích cực và hạnh phúc trong công việc).

Đánh giá của C&T định lượng mức độ hạnh phúc bằng cách yêu cầu các đối tác thương mại cung cấp các tính từ mô tả mối quan hệ của họ. Ví dụ: đánh giá cơ bản của Cơ quan Y tế Đảo Vancouver và Cơ quan Y tế Đảo Nam đã sử dụng các từ như không tin tưởng, suy sụp, căng thẳng, không tin tưởng, đối nghịch, độc hại và đáng ngờ. Trong một cuộc đánh giá tiếp theo của C&T hai năm sau đó, các thành viên trong nhóm đã mô tả mối quan hệ là hợp tác, tôn trọng, tin tưởng, hỗ trợ và, vâng, thậm chí là hạnh phúc. Chỉ cần hạnh phúc như thế nào? Một so sánh cho thấy một sự thay đổi mạnh mẽ với tỷ lệ phần trăm các tính từ chuyển từ 84,5% tiêu cực sang 86,2% tích cực.

Điểm mấu chốt? Để tăng sự tin tưởng với các đối tác thương mại của bạn, hãy bắt đầu bằng cách xem xét sự phù hợp văn hóa và lựa chọn mô hình kinh doanh tìm nguồn cung ứng phù hợp. Và đừng đánh giá thấp sức mạnh của việc đưa ra lựa chọn chiến lược để xây dựng lòng tin một cách có ý thức.