3 Chiến lược Quản lý Nhóm Thiếu nhân sự

Nhờ liên tục từ chức, khối lượng công việc của nhiều nhân viên đã tăng lên mức không thể giải quyết được. Có một số giải pháp phổ biến cho tình trạng thiếu nhân sự: phân bổ lại công việc, thuê nhân viên thay thế và thuê ngoài các nhiệm vụ cấp dưới. Nhưng trong bối cảnh thiếu hụt nhân tài dai dẳng của Great Resignation, nhiều nhà quản lý nhận thấy rằng các giải pháp thông thường của họ là không đủ. Tác giả trình bày ba chiến lược cho các nhà quản lý đang gặp khó khăn với các đội thiếu nhân lực.

Với tỷ lệ thôi việc vẫn cao hơn 23% so với mức trước đại dịch, nhiều tổ chức đang thiếu nhân sự. Khi chỉ một vài nhân viên từ chức, khối lượng công việc của họ thường có thể được phân phối lại cho những nhân viên còn lại. Thật vậy, nguồn lực dồi dào để giúp các nhà quản lý phân chia khối lượng công việc một cách công bằng và giúp nhân viên quản lý khối lượng công việc gia tăng. Tuy nhiên, khi các phòng ban từ 50 trở thành phòng ban của 35 người và nhóm 10 người trở thành nhóm bảy người, việc phân phối lại khối lượng công việc là một giải pháp lâu dài không thể thực hiện được.

Ngoài việc phân phối lại công việc, có một số giải pháp phổ biến cho tình trạng thiếu nhân sự: thuê nhân viên thay thế và thuê ngoài các nhiệm vụ cấp thấp hơn. Nhưng trong bối cảnh thiếu hụt nhân tài dai dẳng của Great Resignation, nhiều nhà quản lý nhận thấy rằng các giải pháp thông thường của họ là không đủ. Dưới đây là ba chiến lược dành cho các nhà quản lý đang gặp khó khăn với đội ngũ thiếu nhân lực.

Suy nghĩ lại về lịch dự án

Một trong những cách nhanh nhất để biến những người có hiệu suất cao thành người có hiệu suất thấp là phân bổ thời gian của họ cho quá nhiều dự án khác nhau mà họ không có thời gian để suy nghĩ sâu sắc. Ví dụ, trong công việc của tôi với một công ty bảo hiểm toàn cầu, khi số lượng giám đốc ngân quỹ giảm dần, một giám đốc ngân quỹ có hiệu suất cao trong lịch sử nhận thấy mình dành 10% thời gian cho mỗi nhóm trong số 10 nhóm dự án lớn – không có thời gian dành cho cô ấy. trách nhiệm công việc của cá nhân. Kết quả là lịch hàng tuần đầy ắp các cuộc họp được đặt trước, nhiều nhóm thất vọng và kết quả kém.

Điều quan trọng là phải ưu tiên các dự án và trì hoãn những gì bạn có thể. Ví dụ, có thật sự cần phải được nâng cấp hệ thống hàng năm, hoặc mỗi năm khác có thực sự ổn không? Những gì bạn không thể trì hoãn cần phải được thực hiện một cách chiến lược hơn và lên lịch cẩn thận hơn – tốt nhất là tuần tự. Nếu người quản lý ngân quỹ có bốn tuần được phân bổ cho mỗi dự án, với một tuần nghỉ giữa các lần sửa đổi trung bình hoặc các dự án trước đó, thì mỗi dự án trong số 10 dự án có thể đã được hoàn thành trong năm và có hai tuần để dành cho một số PTO xứng đáng . Mặc dù việc tranh giành các nguồn lực khan hiếm và yêu cầu các dự án của bạn là ưu tiên hàng đầu, nhưng với tư cách là người quản lý, điều quan trọng hơn là phải tập trung nỗ lực của nhân viên hơn là thời gian đồng hồ. Nói cách khác, đừng chỉ giành lấy bất cứ thứ gì bạn có thể nhận được – hãy giúp nhân viên làm việc tốt nhất của họ.

Ưu tiên nhu cầu của khách hàng cốt lõi

Việc giảng dạy kinh doanh truyền thống nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một danh mục khách hàng và sản phẩm đa dạng để giảm thiểu rủi ro và làm cho doanh nghiệp của bạn mạnh hơn. Thật vậy, việc chỉ tập trung vào một số khách hàng lớn có khả năng bấp bênh. Tuy nhiên, khi bạn ở trong tình huống không thể quản lý tốt toàn bộ cơ sở khách hàng của mình, việc cho mọi người một chút có thể khiến những khách hàng quan trọng không hài lòng tiếp tục.

Đó là một chủ đề đang tái diễn trong các ngành (ví dụ: đầu tư, bảo hiểm và chăm sóc sức khỏe) mà số lượng chính sách, khách hàng hoặc bệnh nhân mà một nhân viên dự kiến ​​sẽ quản lý đã tăng lên đáng kể – đôi khi thậm chí còn tăng gấp đôi hoặc gấp ba lần. Ví dụ, một người quản lý tài sản mà tôi đã làm việc tại một công ty dịch vụ tài chính đa quốc gia, người hai năm trước được kỳ vọng sẽ gọi cho khoảng 60 khách hàng mỗi tuần thì nay có lượng khách hàng là 246 người mỗi tuần. Thời gian đó diễn ra dưới 10 phút cho mỗi khách hàng mà không có thời gian dành cho bất kỳ việc gì khác, chẳng hạn như gặp gỡ khách hàng mới hoặc thực hiện nghiên cứu thị trường. Không có khách hàng nào nhận được dịch vụ tuyệt vời và nhân viên đã làm việc nhiều giờ và liên tục chịu áp lực khủng khiếp. Không có gì ngạc nhiên khi họ vừa nhận một công việc mới.

Đôi khi việc ưu tiên khách hàng liên quan đến việc sa thải khách hàng, nhưng có những biện pháp ít quyết liệt hơn để thử. Ví dụ: mọi khách hàng có thực sự cần một cuộc điện thoại cá nhân hàng tuần hay một số khách hàng có thể hài lòng với một cuộc gọi hàng quý kèm theo email tự động hàng tuần hoặc bản tin hàng tháng? Ngoài ra, hãy xem xét liệu các thuật toán hoặc thậm chí phân loại / lọc nhóm đơn giản trong Excel có thể được giới thiệu để xác định khách hàng nào nên được ưu tiên vào một tuần nhất định hay không – ví dụ: những người có khoản đầu tư hiện đang gặp biến động thị trường. Lý tưởng nhất là giải pháp tầm trung sẽ hiệu quả trong việc giảm khối lượng công việc của nhân viên trong khi vẫn duy trì cơ sở khách hàng của bạn. Nhưng nếu không, bạn có thể cần phải ưu tiên các khách hàng cốt lõi của mình hơn là có một danh mục khách hàng lớn.

Tìm các biện pháp can thiệp nhanh

Tìm kiếm những biện pháp can thiệp có thể cải thiện đáng kể công việc hàng ngày của nhân viên và thành thạo trong vòng chưa đầy một tuần. Ví dụ, có những cách nào để tự động hóa việc nhập dữ liệu, chẳng hạn như chuyển biểu mẫu giấy thành biểu mẫu điện tử mà khách hàng tự nhập? Có thể dạy nhân viên một vài công thức trong Excel hoặc tạo các mẫu báo cáo giúp tiết kiệm hàng giờ tính toán thủ công không? Ba cấp độ phê duyệt có thể được giảm xuống một, hoặc số tiền yêu cầu phê duyệt có thể được tăng lên? Có thể sử dụng một kho lưu trữ tài liệu dùng chung để tiết kiệm thời gian thực hiện dự án tích hợp phản hồi từ email của 10 người không?

Ngoài ra, nếu các nhiệm vụ ít thường xuyên hơn – ví dụ, báo cáo tài chính hoặc hoạt động hàng tháng – là yếu tố cản trở sự tồn tại của nhân viên của bạn, hãy cố gắng thực hiện bất kỳ can thiệp cải tiến quy trình nào thậm chí còn ngắn hơn (lý tưởng là một ngày hoặc ít hơn). Nếu bạn có thể, hãy mời các nhà tư vấn hoặc nguồn nhân lực bên ngoài để quản lý phần lớn việc thiết kế và triển khai các biện pháp can thiệp để tránh làm áp đảo thêm lực lượng lao động vốn đã quá căng thẳng. Mặc dù đầu tư vào cải tiến quy trình có thể tốn kém, nhưng nó có thể rẻ hơn nhiều so với việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý một cánh cửa quay vòng của những nhân viên đang thất vọng vì các quy trình bị hỏng.

. . .

Nhờ sự thiếu hụt nhân sự, khối lượng công việc của nhiều nhân viên đã tăng lên mức không thể giải quyết được. Đối với những nơi làm việc hoạt động trên một tổ chức bộ xương, bây giờ là lúc để thực hiện các biện pháp can thiệp cải tiến quy trình, ưu tiên các khách hàng và sản phẩm cốt lõi của bạn, đồng thời chỉ định nhân viên của bạn vào ít dự án đồng thời hơn – chứ không phải nhiều hơn.