Các doanh nghiệp Hoa Kỳ cần chuẩn bị kỹ hơn cho các rủi ro vật chất

Với sự gián đoạn chuỗi cung ứng, bất ổn dân sự, bạo lực súng đạn, đại dịch toàn cầu, thời tiết thảm khốc, chiến tranh, lạm phát và nỗi sợ suy thoái, chúng ta đang ở trong một kỷ nguyên rủi ro mới. Các tổ chức chưa bao giờ phải đối mặt với một môi trường đe dọa cực đoan hoặc không chắc chắn hơn. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên ngừng hỏi nếu như họ sẽ đối mặt với một cuộc khủng hoảng và chuẩn bị cho khi.

Hầu hết các doanh nghiệp đã làm điều này trong lĩnh vực an ninh mạng — lĩnh vực mà họ coi là rủi ro kinh doanh hàng đầu, theo dữ liệu gần đây từ Khảo sát Pulse của PwC.

Giờ đây, các CEO cần áp dụng sự nghiêm ngặt tương tự đối với bảo mật vật lý cũng như đối với an ninh mạng. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần thực hiện các chiến lược hoạt động mới và trau dồi các kỹ năng mới để bảo vệ tổ chức của họ. Cụ thể, điều này có nghĩa là tạo ra các khuôn khổ rủi ro mới và thực hiện các kế hoạch khủng hoảng được xác định rõ ràng để bảo vệ các tổ chức của họ một cách chủ động. Tóm lại: Hãy chuẩn bị ngay bây giờ, nếu không sẽ bị bất ngờ khi cuộc khủng hoảng tiếp theo ập đến.

Các mối đe dọa ngày càng tăng

Các nhà lãnh đạo nên bắt đầu bằng cách đánh giá bối cảnh rủi ro ngày nay và xác định các mối đe dọa có khả năng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ nhất — đặc biệt là khi các mối đe dọa tăng đột biến đến mức chưa từng có. Báo cáo Tác động Rủi ro Toàn cầu của công ty tôi cung cấp một cái nhìn thoáng qua về môi trường đe dọa ngày nay.

Chẳng hạn, chúng tôi nhận thấy rằng ở Hoa Kỳ, hai trong số ba sự kiện rủi ro phổ biến nhất có liên quan đến các vụ giết người và bạo lực súng đạn. Tốc độ tăng trưởng ở các hạng mục khác cũng cao: Từ giữa năm 2020 đến giữa năm 2022, các mối đe dọa liên quan đến giao thông vận tải tăng 179%, các mối đe dọa hỏa hoạn tăng 150%, rủi ro cơ sở hạ tầng và công nghệ tăng 142% và rủi ro thời tiết khắc nghiệt tăng 61%.

Các mối đe dọa không chỉ xảy ra với tần suất nhiều hơn mà còn trở nên tốn kém hơn. Cơ quan Quản lý Khí quyển và Đại dương Quốc gia đã báo cáo rằng các thảm họa thời tiết và khí hậu đã gây ra thiệt hại hàng tỷ đô la và vô số giờ ngừng hoạt động — mức độ chưa từng thấy kể từ năm 1980. Gần đây nhất, sự tàn phá của Bão Ian đã gây thiệt hại ước tính 67 tỷ đô la.

Các nhà điều hành có trách nhiệm được ủy thác để đảm bảo tổ chức của họ sẵn sàng ứng phó với các sự kiện đang diễn ra trong thời gian thực và giữ an toàn cho nhân viên. Thật không may, theo PwC, chưa đến một phần ba các nhà lãnh đạo đang chuẩn bị cho tình trạng tắc nghẽn chuỗi cung ứng, các sự kiện thời tiết khắc nghiệt, các cuộc tấn công vào cơ sở hạ tầng quan trọng và khủng hoảng sức khỏe cộng đồng — tất cả đều đã khiến nhiều doanh nghiệp đi chệch hướng trong vài năm qua và vẫn tiếp tục như vậy. .

Trường hợp ưu tiên bảo mật vật lý

Việc bảo vệ con người, địa điểm hoặc tài sản của tổ chức khỏi các mối đe dọa vật chất thường bị bỏ qua và việc giảm thiểu rủi ro vật chất thường bị thiếu nguồn lực. Tuy nhiên, hậu quả của các mối đe dọa thể chất là nghiêm trọng. Chúng bao gồm thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch, mất sản phẩm, rời bỏ khách hàng, tổn hại danh tiếng thương hiệu, mối quan hệ với nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp bị phá vỡ và mất niềm tin của nhà đầu tư. Những rủi ro thậm chí có thể bao gồm thương tích của con người hoặc mất mạng.

Vào thời điểm mà các cuộc thảo luận quốc gia vẫn tập trung vào khả năng suy thoái kinh tế, nhiều doanh nghiệp đang xem xét lại P&L của họ. Khi họ dự tính ngân sách hiện tại và các chi phí có thể có trong tương lai, đầu tư vào an ninh vật chất có thể sẽ bị nghi ngờ. Nhưng các mối đe dọa đối với tài sản vật chất không dừng lại vì suy thoái kinh tế. Cơn bão đến gần trụ sở ven biển của bạn không quan tâm đến việc có một cuộc suy thoái sắp xảy ra.

Có thể hữu ích khi xem đầu tư vào bảo mật vật lý không chỉ là một trung tâm chi phí. Thay vào đó, nó thực sự có thể là một lợi thế chiến lược. Theo PwC, các công ty chủ động đối mặt với sự không chắc chắn sẽ tạo ra một nền văn hóa linh hoạt và linh hoạt hơn trong mọi điều kiện. Với suy nghĩ này, nhà lãnh đạo doanh nghiệp chủ động giải quyết các mối đe dọa vật lý có thể không chỉ giúp nhân viên và hoạt động của họ an toàn hơn mà còn có thể giúp công ty của họ chống lại suy thoái kinh tế hơn và có thể vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh thiếu chuẩn bị.

Hiểu rủi ro động

Một khía cạnh khác của việc tạo ra khả năng phục hồi của tổ chức là khả năng nhìn thấy rủi ro động: khả năng một cuộc khủng hoảng có thể nối tiếp nhau. Khi các tổ chức không tính đến các mối đe dọa xếp tầng, khủng hoảng có thể dẫn đến chi phí hoặc thiệt hại không mong muốn. Hãy xem xét một vài ví dụ.

Vào năm 2021, khi con tàu container khổng lồ Ever Given mắc cạn và chặn Kênh đào Suez trong sáu ngày, con tàu, chủ sở hữu của nó và hoạt động bình thường của kênh đào đã bị ảnh hưởng rõ ràng. Tuy nhiên, khi có một tác động đáng kể đến một con đường chính trong chuỗi cung ứng toàn cầu, thì những tác động đó sẽ vượt ra ngoài con kênh và chính con tàu. Hậu quả của sự cố này là những hậu quả toàn cầu mà từ đó một số công ty và thị trường vẫn đang phục hồi hơn một năm sau đó.

Ở quy mô nhỏ hơn nhiều, một cửa hàng tạp hóa nhượng quyền của Hoa Kỳ đã phải đối mặt với vấn đề lũ lụt tại một trong các cửa hàng của họ. Điều này tạo ra các hiệu ứng xếp tầng: Có quá nhiều nước trong cửa hàng và lũ lụt gây thiệt hại cho chính cửa hàng, nhưng nước cũng phá hủy hàng tồn kho. Do đó, các chi phí bất ngờ để khắc phục rò rỉ và cửa hàng đã trở nên tồi tệ hơn vì cửa hàng cũng bị mất doanh thu.

Những ví dụ này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch chủ động. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nên làm việc với các bên liên quan để thường xuyên đánh giá các mối đe dọa hàng đầu đối với tổ chức của họ. Điều này có thể bao gồm phân tích các sự kiện lịch sử trong cộng đồng của nhân viên, các cuộc khủng hoảng mà các tổ chức tương tự phải đối mặt hoặc các mối đe dọa tăng đột biến ở một số khu vực địa lý nhất định. Điều quan trọng là phân tích càng chi tiết càng tốt. Sau đó, các bên liên quan sẽ có thể thấy các tác động khác nhau đã xảy ra, cả trực tiếp và gián tiếp, do một mối đe dọa cụ thể.

Khi một mối đe dọa xảy ra, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có nghĩa vụ kép: Đầu tiên là quan tâm đến người của họ, sau đó là chăm sóc hoạt động của họ.

Lập kế hoạch ngay bây giờ để tránh đau đớn về sau

Để đảm bảo công ty của bạn có thể đứng vững trong thời kỳ khủng hoảng, việc chuẩn bị đầy đủ là vô cùng quan trọng. Mỗi nhân viên phải tin tưởng rằng mọi người, từ cấp lãnh đạo đến cấp mới, sẽ biết phải làm gì khi khủng hoảng xảy ra.

Trước tiên, hãy cố gắng xác định rủi ro vật chất nào phù hợp nhất với hoạt động của bạn. Xác định năm mối đe dọa lớn nhất đối với tổ chức và sau đó xếp hạng chúng dựa trên mức độ nghiêm trọng và xác suất xảy ra. Những rủi ro này được quyết định bởi ngành công nghiệp của công ty và sự phức tạp trong hoạt động. Ví dụ: nếu bạn là công ty vận tải hoặc nhà phân phối, thì một cơn lốc xoáy hoặc bão tuyết lớn ảnh hưởng đến các nhà kho và đường cao tốc chính có thể nằm ở đầu danh sách của bạn. Nếu công ty của bạn có trụ sở chính tại Los Angeles, cháy rừng có thể là điều cần ưu tiên. Nếu bạn là nhà sản xuất hoặc công ty tài chính có trung tâm chăm sóc khách hàng hoặc nhà máy ở Philippines, thì bạn nên cân nhắc ưu tiên thời tiết khắc nghiệt, biểu tình hoặc thậm chí sạt lở đất cục bộ ở khu vực đó. Việc xác định các mối đe dọa này sẽ cung cấp một khuôn khổ trong đó doanh nghiệp có thể phân tích các mối đe dọa theo chức năng chéo — nghĩa là tính đến cách một mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp theo những cách khác nhau.

Sau khi bạn đã đánh giá các mối đe dọa tiềm ẩn, đã đến lúc tạo một kế hoạch giảm thiểu rủi ro. Kế hoạch của bạn có thể bao gồm các vai trò và trách nhiệm trong thời kỳ khủng hoảng, quy trình đi lại và phương thức liên lạc. Kế hoạch cũng nên thúc đẩy sự liên kết trong ứng phó với khủng hoảng để giảm thiểu sự nhầm lẫn nếu mối đe dọa xuất hiện và tính đến mọi tác động có thể có mà mối đe dọa có thể gây ra cho toàn bộ doanh nghiệp. Mặc dù các kế hoạch giảm thiểu rủi ro nên bao gồm các bên liên quan từ nhiều bộ phận, nhưng nên có một người có quyền sở hữu rõ ràng đối với bảo mật vật lý, với một cách dễ dàng để theo dõi các mối đe dọa khi chúng phát triển. Sau khi bạn đã xác định được thành viên nhóm này, hãy thiết lập cấu trúc báo cáo để giảm thiểu sự nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm nếu mối đe dọa trở thành hiện thực.

Các kế hoạch cũng nên bao gồm việc thành lập các nhóm quản lý khủng hoảng. Những cá nhân này sẽ có thể giao tiếp nơi để đi, nói gì và phải làm gì nếu một số sự kiện nhất định xảy ra trong mối đe dọa. Để giúp các nhóm quản lý khủng hoảng thực hiện nhanh chóng trong khủng hoảng, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể muốn loại bỏ các điểm vướng mắc về thủ tục để phản ứng khẩn cấp có thể diễn ra suôn sẻ. Ví dụ, điều này có thể có nghĩa là cung cấp quyền truy cập nhanh vào các quỹ khẩn cấp hoặc ủy quyền trước thời gian làm thêm giờ cho nhân viên.

Hãy nhớ cập nhật thường xuyên các kế hoạch giảm thiểu khi rủi ro xuất hiện và làm cho các kế hoạch đó có thể truy cập được trên toàn công ty. Nó có thể giúp triển khai một giải pháp công nghệ có thể sắp xếp dữ liệu rủi ro mới nhanh hơn và giúp đảm bảo các kế hoạch luôn cập nhật và phù hợp. Ngoài ra, AI có thể giúp tự động hóa các bản cập nhật và giảm thiểu lỗi khi đối mặt với khủng hoảng. Nó có thể phát hiện các mối đe dọa bằng cách xử lý hàng triệu điểm dữ liệu, vì vậy các tổ chức có thể đưa ra quyết định thông minh, nhanh chóng khi mỗi phút đều có giá trị.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng thực hành làm cho hoàn hảo. Để chuẩn bị cho một cuộc khủng hoảng, điều quan trọng là phải chạy các bài tập trên bàn để thực hành các phản ứng. Điều này đảm bảo các kế hoạch hoạt động và các bên liên quan được chuẩn bị khi một sự kiện thực sự xảy ra.

Sau một cuộc khủng hoảng, phỏng vấn và lắng nghe từ tất cả các bên liên quan về kinh nghiệm của họ. Điều này sẽ giúp tránh những sai lầm tiềm ẩn trong tương lai. Điều quan trọng cần nhớ là các hoạt động công việc có thể phải thay đổi trong một khoảng thời gian sau khi mối đe dọa qua đi, giúp mọi người có thời gian phục hồi và quay lại làm việc. Điều này sẽ cho nhân viên thấy rằng sức khỏe của họ là ưu tiên hàng đầu của công ty.

Hưởng lợi từ khả năng phục hồi của tổ chức

Không thể tránh được mọi rủi ro. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể tận dụng cơ cấu tổ chức, quy trình và công nghệ để tạo ra khả năng phục hồi của tổ chức khi đối mặt với các mối đe dọa chưa từng có. Theo một nghiên cứu từ Bain, các công ty thành công tìm thấy lợi nhuận ngay cả khi nền kinh tế suy thoái. Nói cách khác, đạt được khả năng phục hồi trên thực tế tạo ra lợi nhuận.