Các tổ chức cần một phương pháp tiếp cận năng động để dạy mọi người những kỹ năng mới

Khi nhân viên và tổ chức thích ứng với các quy chuẩn công việc kết hợp, công nghệ mới nổi và sự gián đoạn kinh doanh nói chung, các kỹ năng cần thiết để thành công trong môi trường làm việc ngày nay đang thay đổi nhanh chóng. Theo phân tích của Gartner về hơn 7,5 triệu tin tuyển dụng, vào năm 2018, các vị trí tuyển dụng ở Mỹ trong lĩnh vực CNTT, tài chính và bán hàng yêu cầu trung bình 17 kỹ năng. Các loại vai trò tương tự hiện yêu cầu trung bình 21 kỹ năng, bao gồm ít nhất tám kỹ năng mà trước đây không cần. Đồng thời, 29% kỹ năng từ một tin tuyển dụng trung bình trong năm 2018 có thể không cần thiết vào năm sau.

Điều này đặt ra một thách thức lớn cho các tổ chức, đặc biệt là trong cuộc chiến giành nhân tài ngày nay. Các tổ chức đang vật lộn để tìm cách theo kịp sự thay đổi của các kỹ năng, nhưng họ không thể chỉ dựa vào các chiến lược tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu của họ. Thay vào đó, các tổ chức phải tìm hoặc phát triển các kỹ năng họ cần trong lực lượng lao động hiện có của họ.

Để hiểu rõ hơn cách các tổ chức đang quản lý nhu cầu kỹ năng thay đổi của họ, chúng tôi đã khảo sát 6.500 nhân viên, cũng như 75 nhà lãnh đạo nhân sự. Ngoại trừ những trường hợp được chỉ ra, những phát hiện của chúng tôi đến từ các cuộc khảo sát năm 2020 này. Phân tích của chúng tôi cho thấy rằng hầu hết các tổ chức đã sử dụng một trong hai cách tiếp cận để đảm bảo nhân viên có các kỹ năng mà doanh nghiệp cần khi họ cần:

• Hồi đáp nhanh – Thật không may, nhiều tổ chức nhận thấy mình đang thực hiện một cách tiếp cận phản ứng, cố gắng xây dựng các kỹ năng mới khi có nhu cầu. Một lãnh đạo nhân sự từ một tổ chức sản xuất lớn đã chia sẻ thách thức khi cố gắng theo kịp các yêu cầu từ doanh nghiệp để phát triển các kỹ năng mới: “Khi chúng tôi đưa ra một giải pháp học tập, doanh nghiệp đã tiến lên”. Trong các tổ chức có cách tiếp cận phản ứng, nhân viên chỉ áp dụng 54% các kỹ năng mới học được sau 12 tháng. Các tổ chức này đơn giản là quá chậm chạp trong việc cung cấp các kỹ năng cho nhân viên vào những thời điểm họ cần nhất.
• Dự đoán – Mặt khác, hơn 50% các nhà lãnh đạo nhân sự cho rằng giải pháp là đi trước bằng cách dự đoán nhu cầu kỹ năng trong tương lai của doanh nghiệp. Nếu không có quả cầu pha lê, những nỗ lực dự đoán các kỹ năng trong tương lai có nhiều khả năng dẫn đến việc đầu tư không đúng chỗ vào đào tạo lãng phí hoặc các kỹ năng lỗi thời. Nghiên cứu của chúng tôi phát hiện ra rằng việc cố gắng dự đoán các kỹ năng còn tệ hơn phản ứng lại: Nhân viên chỉ áp dụng 37% các kỹ năng mới mà họ học được tại các tổ chức bằng cách tiếp cận dự đoán – ít hơn đáng kể so với cách tiếp cận phản ứng.

Thay vì đầu tư lớn vào các phương pháp dự đoán có thể không hiệu quả hoặc sử dụng phương pháp phản ứng, nghiên cứu của chúng tôi tiết lộ một lựa chọn thứ ba: phương pháp tiếp cận động. Chiến lược này coi quản lý kỹ năng như một bài tập năng động bao gồm sự mơ hồ, làm hòa với sự không hoàn hảo và giải phóng nhân sự, người quản lý và nhân viên để phản ứng nhanh với những điều họ biết và có thể dự đoán. Trong môi trường làm việc hiện tại của chúng ta, nơi mà các nhân viên không ngừng tìm kiếm sự minh bạch, cá nhân hóa và sự lựa chọn được nâng cao, thì phương pháp năng động trao quyền cho họ nhiều thông tin hơn để họ có thể đưa ra những lựa chọn đúng đắn nhằm xây dựng các kỹ năng cần thiết để duy trì vai trò hiện tại trong vai trò mong muốn của họ. Nhân viên tại các tổ chức sử dụng phương pháp tiếp cận kỹ năng năng động áp dụng 75% kỹ năng mới mà họ học được – nhân đôi lượng ứng dụng kỹ năng mới được thực hiện với phương pháp dự đoán.

Dưới đây là ba bước mà các tổ chức có thể thực hiện để áp dụng một cách tiếp cận năng động để nâng cao kỹ năng và đào tạo lại nhân viên.

Xác định nhu cầu thay đổi kỹ năng

Hầu hết các tổ chức ngày nay dựa vào các nhà quản lý và lãnh đạo để xác định nhu cầu kỹ năng và nhân sự để thực hiện các giải pháp. Khi các nhà lãnh đạo nhận ra rằng nhân viên đang thiếu các kỹ năng thiết yếu, thì giả định là bộ phận Nhân sự có thể giúp họ phát triển chúng. Cụ thể hơn, hơn 75% các nhà lãnh đạo nhân sự báo cáo rằng các nhà lãnh đạo trong bộ phận học tập và phát triển chịu trách nhiệm chính về các kỹ năng tại tổ chức của họ. Nhưng không phải lúc nào các nhà lãnh đạo ngoài bộ phận nhân sự cũng biết được ý nghĩa tài năng của các mục tiêu kinh doanh, điều này có thể dẫn đến việc xác định sai các lỗ hổng kỹ năng hoặc bỏ qua các nhu cầu quan trọng.

Để phát hiện và thu hẹp khoảng cách về kỹ năng khi chúng phát sinh, thường xuyên thu thập ý kiến ​​đóng góp từ nhân viên, lãnh đạo và khách hàng bằng cách tạo điều kiện cho mạng lưới các bên liên quan có thể báo cáo về nhu cầu kỹ năng cụ thể trong lĩnh vực của họ. Cùng với nhau, các mạng lưới cảm nhận kỹ năng này có thể theo dõi các nhu cầu thay đổi và đảm bảo nhân viên luôn sẵn sàng.

Ví dụ, Lloyds Banking Group, một công ty dịch vụ tài chính có trụ sở chính tại London và là khách hàng của Gartner, áp dụng phương pháp lặp đi lặp lại để lập bản đồ nhu cầu kỹ năng. Nhân sự tạo điều kiện cho sự hợp tác giữa một mạng lưới các bên liên quan về kỹ năng bao gồm các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, các đối tác từ mỗi đơn vị kinh doanh và các chuyên gia nhân sự. Sự hợp tác này giúp họ nhanh chóng xác định không chỉ khoảng cách kỹ năng mà còn cả các hành động tại địa phương và toàn doanh nghiệp để thu hẹp chúng. Các bên liên quan gặp gỡ thường xuyên để xem xét bảng điều khiển kỹ năng chứa thông tin về các kỹ năng hiện có của nhân viên và các biện pháp can thiệp tài năng được lên kế hoạch để đáp ứng nhu cầu kỹ năng của doanh nghiệp. Họ kiểm tra tiến độ so với các biện pháp can thiệp đã thống nhất và báo cáo bất kỳ thay đổi nào có khả năng ảnh hưởng đến chiến lược kỹ năng toàn doanh nghiệp. Thông qua cách tiếp cận này, Lloyds có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu để đảm bảo đáp ứng nhu cầu kỹ năng của địa phương và toàn doanh nghiệp.

Phát triển kỹ năng khởi động

Nhiều tổ chức đáp ứng nhu cầu kỹ năng phát triển nhanh chóng ngày nay bằng cách cung cấp các khóa đào tạo chính thức hơn. Thật không may, theo Khảo sát Kỹ năng Thay đổi năm 2018 của Gartner với hơn 7.000 nhân viên trên toàn thế giới, không có mối quan hệ đáng kể giữa thời gian nhân viên dành cho đào tạo ảo hoặc trong lớp học chính thức và tỷ lệ kỹ năng họ sử dụng. Trong khi việc đào tạo bài bản, chu đáo vẫn có chỗ đứng của nó, thì đối với nhiều kỹ năng được yêu cầu, nó quá chậm. Tất cả thường xuyên, vào thời điểm đào tạo được tạo ra và chuyển giao, nhu cầu đã thay đổi.

Những nhu cầu kỹ năng đang phát triển nhanh chóng này đòi hỏi các giải pháp mới, nhanh hơn – cái mà Gartner gọi là “máy gia tốc kỹ năng”. Trình tăng tốc kỹ năng tận dụng các nguồn lực và chuyên môn hiện có để hỗ trợ nâng cao kỹ năng “đủ tốt” để đáp ứng nhu cầu kỹ năng một cách kịp thời. Đưa ra một giải pháp đầy đủ kịp thời sẽ tốt hơn là thực hiện một giải pháp đào tạo hoàn thiện quá muộn. Trong thực tế, điều này có thể trông giống như:

• Xác định các kỹ năng bổ trợ – Xây dựng đường tắt cho các kỹ năng theo yêu cầu bằng cách xác định các kỹ năng liền kề, nền tảng từ các kỹ năng mà nhân viên đã có.
• Đào tạo “người phổ biến kỹ năng” cho các đồng nghiệp của huấn luyện viên – Nâng cao kỹ năng một nhóm chọn lọc gồm những nhân viên có động lực và có ảnh hưởng và sau đó yêu cầu họ huấn luyện đồng nghiệp về các kỹ năng mới khi có nhu cầu.
• Cung cấp học tập cho nhân viên khi họ cần nhất – Sử dụng dữ liệu để xác định và điều chỉnh việc phân phối học tập phù hợp với những thời điểm phát sinh nhu cầu kỹ năng trong doanh nghiệp.

Việc xác định các vị trí bổ sung kỹ năng có thể giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp tiếp cận với một nhóm nhân viên và ứng viên rộng rãi và đa dạng hơn, những người có thể bắt kịp tốc độ một cách nhanh chóng. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể cần một nhân viên có kỹ năng sử dụng Python, một ngôn ngữ lập trình đa năng. Thay vì giới hạn việc tuyển dụng hoặc tìm kiếm nội bộ đối với những nhân viên có kiến ​​thức về Python, người quản lý tuyển dụng cũng nên xem xét các ứng viên có các kỹ năng liên quan chặt chẽ, chẳng hạn như Linux, Java hoặc Perl. Có một trong những kỹ năng liền kề này thường giúp nhân viên dễ dàng nâng cao kỹ năng hơn – ngay cả thông qua việc tự học hoặc học tập tại chỗ – trong lĩnh vực mong muốn.

Hình dưới đây cho thấy các tính năng bổ sung kỹ năng cho Python. Các kỹ năng liên quan chặt chẽ như Java là một phần của mạng lưới tổng thể các kỹ năng bổ sung mà những người có kỹ năng Python thường có hoặc có thể phát triển nhanh chóng. Các kỹ năng bậc ba, giống như các ngôn ngữ kịch bản khác, có liên quan đến Python nhưng đã bị loại bỏ thêm một bước nữa.

Một tổ chức sản xuất lớn mà chúng tôi đã phỏng vấn đã áp dụng cách tiếp cận này bằng cách suy nghĩ rộng hơn về nền tảng của những nhân viên hiện tại có nhiều khả năng phát triển các kỹ năng về khoa học dữ liệu. Thay vì cạnh tranh để thuê các nhà khoa học dữ liệu có kinh nghiệm, họ đầu tư vào việc phát triển những kỹ năng này giữa các nhân viên có nền tảng trong các lĩnh vực lân cận như toán học, thống kê và phân tích kinh doanh.

Cung cấp việc học cho nhân viên vào đúng thời điểm là một động lực tăng tốc kỹ năng khác. Nhận thấy rằng thời gian học tập và ứng dụng bị ngắt kết nối, một trong những khách hàng của Gartner, CVS Health, một công ty chăm sóc sức khỏe sở hữu chuỗi bán lẻ CVS, đã tập trung vào việc điều chỉnh việc phân phối học tập phù hợp với nhu cầu của nhân viên và doanh nghiệp. Các nhà lãnh đạo nhân sự nhận ra rằng thông tin đầu vào từ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không phải lúc nào cũng đủ hoặc đủ kịp thời để xác định khi nào các kỹ năng và học tập mới là cần thiết nhất. Họ sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để xác định:

• Những thời điểm mà nhân viên cần áp dụng các kỹ năng mới và có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ ​​việc học (chẳng hạn như các mốc nhiệm kỳ và thăng chức).
• Cơ hội xây dựng các kỹ năng để hỗ trợ công việc kinh doanh trong những thời điểm có nhu cầu cao (chẳng hạn như mùa cúm).
• Dữ liệu về năng suất hoặc hiệu suất trong công việc theo thời gian thực mà HR truy cập trực tiếp từ các hệ thống kinh doanh khác nhau để kích hoạt đào tạo, đào tạo lại hoặc nâng cao kỹ năng một cách thường xuyên.

Tăng cường sự minh bạch giữa nhân viên và tổ chức

Đảm bảo cả tổ chức và nhân viên đều đi theo cùng một hướng là chìa khóa để phát triển các kỹ năng một cách năng động. Trong khi nhiều nhà lãnh đạo và quản lý cố gắng thúc đẩy nhân viên tham gia học hỏi liên tục bằng cách nuôi dưỡng tư duy học hỏi, thì hầu hết nhân viên đều đã có động lực. Trên thực tế, 97% nhân viên báo cáo rằng họ sẽ học một kỹ năng mới nếu có cơ hội. Tuy nhiên, chỉ có 39% tin rằng tổ chức của họ có hiệu quả trong việc giúp họ hiểu cách thông tin về nhu cầu kỹ năng áp dụng cho bối cảnh của chính họ.

Để giúp nhân viên đưa ra quyết định sáng suốt về sự phát triển của họ, các nhà lãnh đạo cần chia sẻ nhu cầu kỹ năng đang phát triển – ngay cả khi kế hoạch không chắc chắn – và những thay đổi này có khả năng tác động đến các vai trò cụ thể như thế nào. Nhân viên cũng nên chia sẻ các kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của họ với doanh nghiệp. Trao đổi thông tin này trao quyền cho nhân viên và lãnh đạo thông tin họ cần để phù hợp và theo đuổi các cơ hội phát triển cùng có lợi và linh hoạt.

“Người quản lý kết nối” – những người có thể kết nối nhân viên với đúng người và nguồn lực vào đúng thời điểm – đặc biệt hiệu quả trong việc chẩn đoán điểm mạnh, lĩnh vực phát triển, động lực và nguyện vọng nghề nghiệp của nhân viên. Họ cũng minh bạch hơn với nhân viên về nhu cầu kỹ năng và cơ hội.

Trong các cuộc phỏng vấn của chúng tôi với các nhà lãnh đạo nhân sự về cách tiếp cận của họ để chia sẻ thông tin kỹ năng giữa các nhà lãnh đạo và nhân viên một cách minh bạch hơn, chúng tôi nhận thấy rằng một số tổ chức hàng đầu đã bắt đầu yêu cầu nhân viên ghi lại các kỹ năng như một phần của danh mục đầu tư hoặc hồ sơ trong suốt sự nghiệp của họ. Tại các tổ chức này, nhân viên sử dụng cổng thông tin nhân sự do nhân sự cung cấp để theo dõi các kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm hiện tại cùng với mục tiêu nghề nghiệp và nguyện vọng phát triển của họ. Các nhà lãnh đạo cũng có thể truy cập thông tin này để thực hiện các vai trò quan trọng và hướng nhân viên đến các cơ hội phát triển dựa trên hồ sơ của họ. Giúp nhân viên hiểu mối liên hệ giữa theo dõi thông tin kỹ năng và cơ hội nghề nghiệp trong tương lai khiến họ có nhiều khả năng cam kết duy trì hồ sơ của mình hơn.

Khi các ngành công nghiệp, tổ chức, nhu cầu của khách hàng và định mức công việc tiếp tục thay đổi và phát triển, nhu cầu về đào tạo lại và nâng cao kỹ năng nhanh chóng sẽ chỉ tăng lên. Những thách thức này đòi hỏi các tổ chức phải xem xét lại ranh giới của các giải pháp hiện tại đối với khoảng cách kỹ năng. Thay vì cố gắng đọc một quả cầu pha lê để xác định các kỹ năng của tương lai hoặc chờ đợi yêu cầu từ các nhà lãnh đạo doanh nghiệp về các kỹ năng mới, việc áp dụng phương pháp tiếp cận kỹ năng năng động dẫn đến khả năng cao nhất là nhân viên thực sự áp dụng các kỹ năng họ học được vào vai trò hiện tại của họ.