Cách các Đội xuất sắc nhất Giữ cho Ý tưởng Tốt tồn tại

Các nhà lãnh đạo phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc đưa ra nhiều tiếng nói hơn trong quá trình ra quyết định hàng ngày. Việc thu hút các quan điểm đa dạng trong hệ thống phân cấp tổ chức có ý nghĩa kinh doanh tốt: Nó đã được chứng minh là cải thiện sự đổi mới và giúp nhân viên cảm thấy có giá trị và tránh kiệt sức. Nhưng liệu những áp lực này có dẫn đến việc nhiều ý tưởng trở thành hiện thực hơn đối với các đội trung bình không? Không hẳn vậy.

Trong công việc của chúng tôi với tư cách là nhà nghiên cứu, nhà tư vấn và giáo viên, chúng tôi đã thấy rằng “ý định tốt” là chưa đủ khi thực hiện các ý tưởng của nhân viên. Các nhà lãnh đạo có rất nhiều câu chuyện và chiến thuật để khuyến khích mọi người chia sẻ ý tưởng của họ – và có rất nhiều lý do để từ chối chúng. Nghiên cứu cho thấy việc yêu cầu mọi người lên tiếng mà không lắng nghe những gì họ nói có thể phản tác dụng. Nhân viên ngôi sao tràn đầy năng lượng có thể trở nên chán nản và thậm chí bỏ việc khi họ được mời chia sẻ những ý tưởng chẳng đi đến đâu so với khi họ không được mời.

Nhiều nhà lãnh đạo cảm thấy bế tắc. Họ biết rằng quan điểm của nhân viên là rất quan trọng cho việc duy trì và đổi mới, nhưng họ đấu tranh để một mình tạo ra một nền văn hóa nơi nhân viên được trao quyền để nói lên ý tưởng và nhìn thấu chúng – nơi mà ý tưởng tốt mới là vấn đề quan trọng hơn là vai trò hoặc địa vị của người ban đầu đặt ra nó. Dựa trên nghiên cứu của chúng tôi về “trau dồi giọng nói”, chúng tôi đã xác định được một số nhà lãnh đạo chiến thuật và nhóm của họ có thể sử dụng để giúp đảm bảo các ý tưởng tốt được triển khai.

Việc trau dồi giọng nói có thể vượt qua sự từ chối ban đầu

Để hiểu làm thế nào những ý tưởng hay thành hiện thực hay chết trên cây nho, chúng tôi đã dành hai năm trong một tổ chức chăm sóc sức khỏe để theo dõi các trường hợp “giọng nói hướng lên” – tức là những ý tưởng mang tính xây dựng của nhân viên để cải thiện hoạt động của tổ chức hoặc nhóm. Chúng tôi đã chứng kiến ​​nhiều lần bị từ chối, nhưng chúng tôi cũng nhận thấy rằng khoảng 1/4 trong số hàng trăm ý tưởng mà chúng tôi làm theo cuối cùng đã được thực hiện.

Những ý tưởng tạo nên nó chia sẻ một quá trình mà chúng tôi gọi là “trau dồi tiếng nói”: quy trình xã hội, tập thể mà qua đó nhân viên giúp các ý tưởng có tiếng nói của các thành viên có quyền lực thấp hơn đạt được khả năng thực hiện. Có năm chiến thuật cụ thể mà chúng tôi thấy các thành viên trong nhóm tham gia để hồi sinh những ý tưởng bị từ chối ban đầu và sau đó giữ chúng tồn tại theo thời gian: khuếch đại, phát triển, hợp pháp hóa, nêu gương và nêu vấn đề. Các thành viên trong nhóm trong hầu hết các môi trường làm việc có thể thích ứng và áp dụng các chiến thuật này một cách chiến lược.

Khuếch đại

Việc lặp lại công khai ý tưởng hay của người khác, đặc biệt là vào những thời điểm sau đó và thông qua nhiều kênh giao tiếp, có thể giúp thúc đẩy một ý tưởng phát triển. Điều này đặc biệt đúng đối với những người cố gắng gây ảnh hưởng đến các nhân vật có thẩm quyền. Trong phòng khám, chúng tôi đã quan sát thấy nhiều trường hợp về điều này. Ví dụ, một y tá chia sẻ rằng cô ấy bị choáng ngợp như thế nào với các cuộc gọi đến phòng khám đã hạn chế công việc điều dưỡng tại phòng khám của cô ấy và đề xuất các chiến lược khác nhau để xử lý các cuộc gọi. Bác sĩ cảm ơn cô ấy nhưng bác bỏ ý tưởng của cô ấy vì vấn đề rất lớn và “[couldn’t] đã được sửa chữa.” Tuy nhiên, ý tưởng này vẫn tồn tại và các thành viên khác trong nhóm đã đưa ra ý tưởng của y tá một lần nữa ngay cả khi cô ấy đang nghỉ sinh. Vào thời điểm cô ấy quay lại, nhóm đang thử nghiệm các chiến lược định tuyến cuộc gọi khác nhau.

Các chiến thuật khuếch đại tương tự cũng thể hiện rõ trong các nhân viên nữ trong chính quyền Obama. Theo Washington Post, “Khi một phụ nữ đưa ra một điểm chính, những phụ nữ khác sẽ lặp lại điều đó, ghi công cho tác giả của nó. Điều này buộc những người đàn ông trong phòng phải công nhận sự đóng góp – và từ chối họ cơ hội khẳng định ý tưởng là của riêng họ. ” Và trong cuộc trò chuyện gần đây tại NYU Law, Justice Sonia Sotomayor đã mô tả cách cô và Justice Ruth Bader Ginsburg quá cố vượt qua sự gián đoạn liên tục và chiếm đoạt ý tưởng của họ bằng cách khuếch đại ý tưởng của nhau. Trong hội thảo điều hành mới nhất của chúng tôi tại Harvard, Tiến sĩ April Camilla Roslani, một bác sĩ phẫu thuật và hiệu trưởng trường đại học, đã chia sẻ rằng cô ấy khuyến khích nhóm của mình “lặp lại hoặc lặp lại những ý tưởng tốt trong trường hợp chúng bị bỏ qua hoặc không được coi trọng và để nhận ra người đã đưa chúng lên ban đầu. ” Khuếch đại cho phép bất kỳ ai nghe được ý tưởng hay đều có thể đảm bảo rằng nó không bị mất.

Đang phát triển

Đôi khi đưa ra một ý tưởng thì lợi ích của sự nghi ngờ là đủ. Chúng tôi đã thấy các thành viên trong nhóm giữ cho những ý tưởng bị từ chối vẫn tồn tại bằng cách đặt những câu hỏi làm sáng tỏ giúp họ và những người khác hiểu rõ hơn về chúng. Chiến lược này đặc biệt hữu ích trong các nhóm liên ngành, nơi mọi người từ các ngành nghề và giới tính khác nhau thường nói chuyện với nhau, sử dụng các biệt ngữ và các mẫu ngôn ngữ khác nhau. Những khó khăn và cơ hội do một ý tưởng nổi bật đối với một số thành viên trong nhóm có thể vô hình đối với những người khác. Việc phát triển ý tưởng của nhau giúp làm cho chúng dễ đọc trong cả nhóm.

Hợp pháp hóa

Ghi nhận những ý tưởng mà bạn tin tưởng là rất quan trọng cho sự thành công của họ. Chúng tôi đã thấy các thành viên trong nhóm giữ cho các ý tưởng tồn tại bằng cách chia sẻ các ví dụ về trải nghiệm cá nhân tương tự hoặc về cách một ý tưởng tương tự hoạt động tại đối thủ cạnh tranh hoặc tổ chức đồng cấp được ngưỡng mộ hoặc bằng cách mô tả cách ý tưởng có thể có lợi và khả thi tại tổ chức của họ. Nó ngăn cản ý tưởng từ các thành viên quyền lực thấp hơn bị bác bỏ.

Chúng tôi đã thấy tầm quan trọng của chiến thuật này ngay cả các tổ chức bên ngoài. Ví dụ, La Alianza Nacional de Campesinas, một tổ chức của những phụ nữ làm nông, đã viết một bức thư ngỏ, trong đó họ hợp pháp hóa những trải nghiệm quấy rối tình dục nơi làm việc của các “chị em” của họ ở Hollywood, giúp thúc đẩy việc thành lập quỹ bảo vệ pháp lý Time’s Up.

Làm gương

Các nhà nghiên cứu nghiên cứu về sự đổi mới và xung đột nêu bật tầm quan trọng của việc thảo luận những ý tưởng hữu hình chứ không phải là vô định hình. Tìm cách đưa ra bằng chứng sơ bộ rằng một ý tưởng bị bác bỏ trước đây là khả thi và quan trọng là có thể giúp hồi sinh nó. Phù hợp với câu nói rằng đôi khi cầu xin sự tha thứ sẽ tốt hơn là xin phép, nếu bạn ở vị trí thấp hơn trong hệ thống phân cấp tổ chức, hãy chủ động chứng minh bằng những cách nhỏ về cách một ý tưởng có thể thực sự hoạt động trong thực tế hoặc thu thập dữ liệu như một phần của công việc hàng ngày của bạn có thể thúc đẩy các cuộc thảo luận giúp giữ cho một ý tưởng tồn tại.

Đồng minh có thể nêu gương, nhưng người nắm giữ ý tưởng cũng có thể tham gia vào công việc này. Ví dụ, chúng tôi quan sát thấy một nhân viên lễ tân đề xuất rằng nhân viên nên có một chỗ ngồi trong các cuộc họp của lãnh đạo – một ý tưởng đã bị từ chối khi trưởng nhóm giải thích rằng một đề xuất tương tự không nhận được đủ sự ủng hộ trong vài năm trước. Mặc dù ý tưởng bị từ chối nhiều lần nữa, cô lễ tân đã tình nguyện làm đầu mối liên lạc giữa nhóm và ban lãnh đạo, khiến bản thân không thể thiếu cả hai và giành được một ghế trong bàn lãnh đạo.

Phát sinh vấn đề

Ủng hộ một ý tưởng không có nghĩa là ủng hộ vô điều kiện. Công khai chỉ ra những điểm yếu liên quan đến một ý tưởng có thể giữ cho nó tồn tại bằng cách cung cấp cho các đồng minh cơ hội để công khai đưa ra các giải pháp và giải quyết các mối quan ngại một cách trực tiếp. Trên thực tế, chúng tôi đã tìm ra cách tốt nhất để “giết chết” một ý tưởng là không nêu vấn đề hoặc nêu ra những điểm yếu cụ thể, ngăn các đồng minh có cơ hội giải quyết các mối quan ngại. Việc thừa nhận tất cả các rào cản mà một ý tưởng sẽ gặp phải sẽ giúp người nắm giữ ý tưởng chuẩn bị và giúp các đồng minh tham gia giải quyết vấn đề chung. Việc nêu vấn đề không phải là để im lặng mà là thừa nhận rằng có thể mất thời gian và công sức để ý tưởng tìm được chỗ đứng.

Thúc đẩy trau dồi giọng nói

Để đảm bảo những ý tưởng hay của nhân viên có cơ hội được triển khai tốt hơn, các nhà lãnh đạo nên đào tạo nhóm của họ tham gia vào việc trau dồi tiếng nói. Bằng cách giới thiệu việc trau dồi giọng nói cho các nhóm của họ, các nhà lãnh đạo:

• Thiết lập quan điểm mà các thành viên trong nhóm có thể xây dựng lẫn nhau hoặc ít nhất là cho nhau lợi ích của sự nghi ngờ
• Thúc đẩy làm việc theo nhóm hơn là cạnh tranh bằng cách thưởng cho các thành viên trong nhóm vì đã phát triển những ý tưởng hay của người khác
• Cung cấp các hành vi thực tế mà nhóm có thể tham gia và nhận ra
• Tạo cơ cấu trách nhiệm giải trình ngoài mục đích tốt của các nhà lãnh đạo

Điểm cuối cùng đó có thể khó đối với các nhà lãnh đạo vì họ đang thiết lập các điều kiện để nhóm của họ có thể sử dụng một số sức mạnh tập thể trong việc thúc đẩy các ý tưởng được thực hiện – những ý tưởng mà nhà lãnh đạo có thể không phải lúc nào cũng ủng hộ. Tuy nhiên, họ có thể tìm thấy những lợi ích lâu dài hơn đối với tinh thần của nhân viên bằng cách mô hình hóa việc trau dồi giọng nói trong nhóm của họ và họ cũng có thể thấy nó hữu ích trong các cuộc họp mà họ là thành viên nhóm quyền lực thấp hơn.

Dưới đây là hai công cụ mà các nhà lãnh đạo có thể sử dụng để thúc đẩy việc trau dồi giọng nói trong nhóm của họ.

Chọn chiến thuật phù hợp

Một đặc điểm quan trọng của lãnh đạo là đặt tên và nêu ý nghĩa cho những vấn đề quan trọng mà những người khác quan tâm nhưng có thể thiếu ngôn ngữ để diễn đạt hoặc cảm thấy họ có quyền giải quyết. Điều này hoàn toàn đúng với trường hợp tu luyện giọng nói. Bằng cách chia sẻ khái niệm tu luyện giọng nói với nhóm của họ và giúp các thành viên trong nhóm phản ánh về cơ hội thực hiện các chiến thuật tu luyện, các nhà lãnh đạo có thể tạo tiền đề cho việc trau dồi giọng nói tích cực. Làm như vậy có thể mang lại cho các nhà lãnh đạo lợi ích thứ yếu là thiết lập một giai điệu tâm lý an toàn và hòa nhập trong nhóm của họ, bằng cách nhấn mạnh rằng họ tin rằng mọi người đều có những đóng góp quan trọng trong cả việc nêu ra ý tưởng và nhìn thấy họ thông qua.

Để hỗ trợ các nhà lãnh đạo đưa việc trau dồi giọng nói cho nhóm của họ, bảng sau trình bày tổng quan về các chiến thuật tu luyện và đưa ra các câu hỏi phản ánh ví dụ để giúp các thành viên trong nhóm suy nghĩ về cơ hội thực hiện các chiến thuật này trong công việc của riêng họ. Các nhà lãnh đạo có thể chia sẻ thông tin này để khơi mào cuộc thảo luận như một phần của quá trình ra mắt một nhóm mới hoặc như một phần của “khởi động lại” cho một nhóm đang tìm cách thiết lập lại các quy tắc và quy trình làm việc của mình. Các đội khác đang tiếp tục có thể đã sử dụng chiến thuật tu luyện giọng nói và các nhà lãnh đạo có thể thúc đẩy tiến độ hơn nữa bằng cách nhận biết, đặt tên và khuyến khích họ tiếp tục sử dụng.

Xem xét môi trường

Các chiến thuật trau dồi giọng nói hiệu quả nhất khi chúng đáp ứng với tại sao một ý tưởng ban đầu đã bị từ chối. Ví dụ: nếu những người có khả năng bật mí một ý tưởng không cho rằng ý tưởng đó là quan trọng hoặc có thể thực hiện được, thì việc khuếch đại là một chiến thuật sai lầm, nhưng việc hợp pháp hóa nó có thể cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để thúc đẩy nó tiến lên. Điều này đặc biệt đúng với những ý tưởng yêu cầu những người nắm quyền từ bỏ hoặc thay đổi điều gì đó quan trọng đối với họ. Trong những trường hợp đó, tham gia vào hoạt động bán phát hành là rất quan trọng để tạo cơ hội cho việc cùng nhau nêu vấn đề và cùng giải quyết vấn đề. Trong bảng sau, chúng tôi đề xuất một số nhóm chiến thuật – đồng minh, đồng sáng tạo, đặt vấn đề và kiên trì – có thể đáp ứng với các hình thức kháng cự cụ thể.

***

Từ công việc của chúng tôi với các nhà lãnh đạo trong các ngành, chúng tôi thấy rằng nhiều người đang áp dụng các hành vi mới để tạo ra môi trường làm việc toàn diện và có sự tham gia hơn. Việc trau dồi giọng nói có thể là một bổ sung hữu ích cho tiết mục của họ.