Cách cố vấn tại nơi làm việc từ xa

Làm việc từ xa là ở lại đây. Và với sự thay đổi này, nhu cầu của các nhà quản lý và lãnh đạo phải thông thạo tư vấn ảo. Nhiều cá nhân cho rằng sự gần gũi về thể chất là điều cần thiết trong các mối quan hệ phát triển. Nhưng cũng giống như bản thân công việc, cố vấn ít được xác định bởi phương tiện mà nó được hoàn thành hơn là bởi kết quả được giao. Cam kết, sự tin tưởng, chất lượng mối quan hệ và năng lực của người cố vấn là những thành phần thực sự của sự phát triển phát triển, tất cả đều có thể được áp dụng cho tư cách cố vấn ảo.

Để thành thạo việc cố vấn ảo và xây dựng các mối quan hệ phát triển hiệu quả, các nhà quản lý và lãnh đạo cần mài giũa năm kỹ năng. Đầu tiên, hãy xây dựng lòng tin bằng cách biến mối quan hệ trở thành không gian an toàn cho cả hai bên và thực hiện mọi lời hứa mà bạn đã hứa. Thứ hai, làm rõ các quy tắc tham gia, bao gồm quyết định tần suất giao tiếp và các phương tiện được ưu tiên. Thứ ba, hãy có chủ đích khi hình thành mối quan hệ bằng cách đặt câu hỏi và khám phá những giá trị được chia sẻ. Thứ tư, cân bằng tính xác thực với ranh giới. Cuối cùng, khi có thể, hãy cộng tác.

Nơi làm việc chín giờ trong văn phòng không quay trở lại. Làm việc từ xa hiện đang phổ biến trên toàn cầu và một cuộc khảo sát của Gallup vào mùa thu năm ngoái cho thấy rằng làm việc tại nhà – bao gồm các cách sắp xếp kết hợp khác nhau – đang có xu hướng lâu dài. Tính đến tháng 9 năm 2021, 45% nhân viên Hoa Kỳ đang làm việc từ xa một phần hoặc toàn bộ, và 91% trong số họ dự định tiếp tục ở một mức độ nào đó của công việc từ xa sau đại dịch; trên thực tế, 58% sẽ xem xét rời bỏ công việc hiện tại của họ nếu khả năng tiếp cận các thỏa thuận từ xa không còn nữa. Khi kết hợp với bằng chứng cho thấy rằng những người làm việc từ xa có năng suất bằng hoặc cao hơn những người làm việc tại văn phòng của họ, thì rõ ràng rằng công việc từ xa là ở đây để duy trì.

Với sự thay đổi này, đòi hỏi các nhà quản lý và lãnh đạo phải nắm vững tư vấn cố vấn ảo. Bốn thập kỷ nghiên cứu chắc chắn rằng những nhân viên có khả năng tiếp cận với các mối quan hệ cố vấn tích cực sẽ tích lũy được nhiều lợi ích cá nhân và nghề nghiệp. Và khi sự cố vấn là một yếu tố quan trọng của văn hóa công ty, thì việc giữ chân và thăng tiến của những nhân viên mới tài năng sẽ được nâng cao. Nhưng làm thế nào mà các nhà quản lý có thể thay đổi cách tiếp cận của họ để bắt đầu và nuôi dưỡng những mối quan hệ này khi những người cố vấn tiềm năng không có mặt trên thực tế?

Nhiều cá nhân cho rằng sự gần gũi về thể chất là điều cần thiết trong các mối quan hệ phát triển. Nhưng cũng giống như bản thân công việc, cố vấn ít được xác định bởi phương tiện mà nó được hoàn thành hơn là bởi kết quả được giao. Cam kết, sự tin tưởng, chất lượng mối quan hệ và năng lực của người cố vấn là những thành phần thực sự của sự phát triển phát triển, tất cả đều có thể được áp dụng cho tư cách cố vấn ảo.

Cố vấn ảo có rất nhiều lợi thế khác biệt cho môi trường mới của công việc từ xa và kết hợp. Nghiên cứu gần đây về các mối quan hệ phát triển ảo chỉ ra rằng hình thức cố vấn này có thể mang tính bình đẳng hơn; Các dấu hiệu trạng thái trực quan báo hiệu tình trạng tổ chức và tầm vóc thể chất được giảm thiểu trong các cuộc trò chuyện dựa trên video bằng cách giảm tất cả các bên thành một giọng nói và màn hình có kích thước bằng nhau. Hơn nữa, trong môi trường hậu # MeToo, nơi mà việc cố vấn đa giới có thể cảm thấy khó khăn, cơ hội tham gia ảo có thể làm giảm lo lắng về các cuộc gặp mặt trực tiếp. Cố vấn ảo cũng loại bỏ những cản trở của không gian và địa lý được chia sẻ, vì các tùy chọn trực tuyến cho phép linh hoạt hơn trong lịch trình và địa điểm của người cố vấn / người cố vấn. Khả năng ghi lại và ghi lại các phiên cố vấn có thể cho phép các đối tác cố vấn tham khảo và phản ánh về một cuộc trò chuyện trước đây và nếu được chia sẻ, cho phép những người khác học hỏi một cách gián tiếp. Cuối cùng, sự sẵn có rộng rãi của các ứng dụng dịch thuật và phụ đề đóng trên hầu hết các nền tảng ảo hiện đã mở rộng tác động của người cố vấn tới cộng đồng toàn cầu gồm những người cố vấn tiềm năng và bao gồm nhiều hơn những người khuyết tật.

Lạc quan như chúng tôi về cố vấn ảo, chúng tôi thừa nhận rằng có một số trở ngại tiềm ẩn. Cố vấn ảo có thể đòi hỏi sự chủ tâm cao hơn so với cố vấn tại văn phòng trực tiếp, nơi có ít cơ hội cố vấn hơn trong các tương tác tình cờ trên hành lang hoặc các cuộc trò chuyện qua lại không chính thức. Nó cũng có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn để thiết lập sự tin tưởng và mối quan hệ trong mối quan hệ, vì có thể thiếu đầy đủ các tín hiệu phi ngôn ngữ và sắc thái giọng nói. Giống như nhiều hợp tác trực tuyến, cố vấn ảo cũng có thể bị quá tải email và mệt mỏi trước màn hình, điều này có thể khiến mối quan hệ trở nên theo định hướng nhiệm vụ và hiệu quả hơn là tập trung vào hỗ trợ quan hệ.

Có rất ít cơ hội tiếp cận với chương trình đào tạo và giáo dục chính thức về nghệ thuật và khoa học của việc cố vấn ảo thành công. (Chỉ có khoảng 30% công ty tổ chức đào tạo về cố vấn ảo trước đại dịch, nhưng những nỗ lực đó tập trung nhiều hơn vào phần mềm và chính sách của công ty hơn là các kỹ năng chiến thuật giữa cá nhân và xã hội để thành công trong mối quan hệ ảo.) May mắn thay, có những kỹ năng mà các nhà lãnh đạo có thể học để thành công. Để bắt đầu, chúng tôi khuyên bạn nên làm rõ 5 chiến lược cố vấn ảo này.

Xây dựng lòng tin.

Thiết lập lòng tin là nền tảng cho bất kỳ mối quan hệ phát triển nào và có thể đòi hỏi sự chủ ý hơn nữa trong các phương tiện ảo. Những kỹ năng đó bao gồm chủ động tiếp cận, thể hiện cam kết và độ tin cậy của bạn trong các cuộc họp, đồng thời thể hiện sự quan tâm, lo lắng và lòng trắc ẩn thực sự về hoàn cảnh công việc và cuộc sống của người cố vấn. Tích cực lắng nghe, tò mò và tránh các giả định về nguyện vọng hoặc mối quan tâm của người được cố vấn. Nói về cách biến mối quan hệ ảo trở thành không gian an toàn cho cả hai bên (điều này bao gồm một thỏa thuận về tính bảo mật về những gì sẽ và sẽ không được ghi lại hoặc chia sẻ) và thực hiện bất kỳ lời hứa nào bạn đưa ra. Người cố vấn của bạn không thể ghé qua văn phòng của bạn để nhắc bạn về lời giới thiệu mà bạn đã hứa, vì vậy, hãy giành lấy sự tin tưởng của họ bằng cách làm theo mà không bị nhắc nhở.

Làm rõ các quy tắc tham gia.

Trái ngược với bản chất không chính thức hơn của việc sắp xếp cuộc họp trực tiếp, tư vấn cố vấn ảo đòi hỏi sự chú ý nhiều hơn đến việc đặt ra các kỳ vọng xung quanh hậu cần truyền thông. Ngoài việc quyết định tần suất giao tiếp, hãy thảo luận về các phương tiện giao tiếp ưu tiên, bao gồm đồng bộ (ví dụ: nền tảng dựa trên video hoạt động cho cả hai bên, hệ thống cố vấn nội bộ và cuộc gọi điện thoại) và không đồng bộ (ví dụ: email, tin nhắn và phương tiện truyền thông xã hội các nền tảng như LinkedIn). Điều nào cảm thấy thoải mái cho cả hai bên và ranh giới nào về thời gian giao tiếp nên được tôn trọng? Ngoài ra, khi bạn hoặc người cố vấn của bạn đang làm việc từ xa, hãy linh hoạt trong lịch họp và phù hợp với nhu cầu chăm sóc, giáo dục tại nhà, cam kết cá nhân và các thực tế làm việc tại nhà khác.

Hãy có chủ đích khi hình thành mối quan hệ.

Nghiên cứu về việc xây dựng mối quan hệ và vượt qua những thành kiến ​​và giả định trong mối quan hệ cố vấn đa văn hóa chỉ ra rằng làm việc để thiết lập sự tương đồng ở mức độ sâu sắc là rất quan trọng. Ví dụ: hãy cân nhắc sử dụng các công cụ xây dựng mối quan hệ trong giai đoạn đầu của cố vấn ảo để hiểu rõ hơn về giá trị, tính cách và cách gọi chuyên nghiệp của người cố vấn của bạn. Đặt những câu hỏi đi sâu hơn vào trải nghiệm, cảm xúc và ước mơ cuộc sống hoặc nghề nghiệp của cả người cố vấn và người cố vấn, để bạn có thể cảm thấy mức độ gần gũi và tương đồng. Hãy chủ ý chia sẻ và phản ánh những điểm tương đồng, mục tiêu nghề nghiệp và mục tiêu mối quan hệ của bạn để phát triển một liên minh làm việc mạnh mẽ. Nỗ lực chu đáo khi phát triển mối quan hệ và khám phá những giá trị được chia sẻ là cách tốt nhất để giảm thiểu những thành kiến ​​ngầm. Những điều này bao gồm tình trạng đồng tính luyến ái trong các mối quan hệ trực tuyến – sở thích tương tác với những người giống nhau về mặt nhân khẩu học – và mặc định là có những định kiến ​​về chủng tộc hoặc giới tính.

Cân bằng tính xác thực với ranh giới.

Theo một nghĩa nào đó, cố vấn ảo có thể mang lại hình thức hướng đến nhiệm vụ cao hơn xung quanh việc ghép đôi người cố vấn – người cố vấn, lên lịch và các chủ đề thảo luận. Tuy nhiên, với nhiều cố vấn ảo đang diễn ra trong nhà của chúng ta, sẽ không thể tránh khỏi những cái nhìn thoáng qua về cuộc sống cá nhân của cả hai bên, bao gồm cả sự xâm nhập không có kế hoạch của đối tác, trẻ em và vật nuôi.

Mặt khác, những người cố vấn tuyệt vời nên chào đón những khoảnh khắc này – bao gồm những tiết lộ trung thực từ những người cố vấn về những thách thức của sự hòa nhập giữa công việc và cuộc sống – như cơ hội để đồng cảm, hiểu biết sâu sắc hơn và kết nối, cũng như bình thường hóa những trải nghiệm này cho một người cố vấn bằng cách chia sẻ những thách thức của bản thân trong lĩnh vực này . Ngoài ra, người cố vấn nên nhớ duy trì một số ranh giới quan hệ. Điều này có thể bao gồm việc tránh tiết lộ có thể cảm thấy khó xử đối với những người được cố vấn, lưu ý đến cách ăn mặc của một người, tương tác một cách tôn trọng với các thành viên trong gia đình (của bạn và người cố vấn của bạn) và kiểm tra mức độ thoải mái của họ trước khi chia sẻ thông tin cá nhân.

Là những người nắm giữ quyền lực tương đối trong vai trò cố vấn, những người cố vấn phải cân bằng giữa việc giữ cho nó có thật và quá quen thuộc hoặc tệ hơn – trở nên đáng sợ.

Khi có thể, hãy cộng tác.

Cố vấn tại văn phòng theo truyền thống đã tạo ra nhiều cơ hội làm việc cùng nhau trong các dự án như nghiên cứu, phát triển sản phẩm hoặc quảng cáo chiêu hàng mang lại lợi ích cho người được cố vấn, người cố vấn và tổ chức. Sự hợp tác như vậy có thể trở thành một nền tảng để giảng dạy, huấn luyện và kết nối với người cố vấn của bạn. Cũng đừng bỏ qua tiềm năng hợp tác trong các mối quan hệ ảo.

Ví dụ: một trong những tổ chức chăm sóc sức khỏe khách hàng của Ellen đã khuyến khích các cặp cố vấn ảo trình bày một dự án sau một năm chính thức hợp tác cùng nhau. Một cặp đã tạo ra một bài thuyết trình hội nghị về nghiên cứu ung thư vú, trong khi một cặp khác thiết lập một phòng khám di động trong một ngày để kiểm tra chụp X-quang tuyến vú. Sự cộng tác có chủ đích thúc đẩy các kỹ năng có thể chuyển giao như quản lý dự án, trình bày, viết, nghiên cứu, đưa ra và nhận phản hồi.

Giống như các kỹ năng quản lý mới cho công việc từ xa, có các kỹ năng mới cho cố vấn ảo. Với sự chuẩn bị có chủ đích và phát triển kỹ năng, cố vấn ảo có thể khá hiệu quả. Dù là phương tiện nào cho mối quan hệ cố vấn ảo tiếp theo của bạn, chúng tôi hy vọng rằng bằng cách phát triển những kỹ năng này, bạn sẽ chuẩn bị tốt cho một mối quan hệ ảo có tác động cao.