Cách giúp nhóm của bạn học hỏi trong quy trình làm việc

Học tập trong dòng chảy công việc — khi việc học tập diễn ra trong thời điểm hiện tại và là một phần của ngày làm việc thông thường — là điều cần thiết đối với mọi người. Khi các nhóm không tìm cách học hỏi khi họ làm việc, họ sẽ hạn chế hiệu suất của mình. Nhưng khi họ tìm thấy dòng chảy học tập của mình, nó sẽ trở nên ăn sâu vào các thói quen và nghi thức hàng ngày đến mức nó không còn được gọi là “học tập” nữa mà thay vào đó trở thành một phần không thể thiếu trong cách thức công việc diễn ra. Dưới đây là những điều người quản lý cần biết về việc học hỏi trong quy trình làm việc — và cách triển khai nó trong nhóm của họ.

Khi chúng tôi hỏi các nhóm ở các công ty và khu vực địa lý khác nhau về tần suất học hỏi tại nơi làm việc, họ thường trả lời là “thỉnh thoảng” và “không thường xuyên”. Và khi chúng tôi hỏi quá trình học đó diễn ra như thế nào, câu trả lời thường là “khi tôi tham gia một khóa học”.

Đối với nhiều người, việc học vẫn được coi là một thứ gì đó chính thức, có cấu trúc và được lên lịch trình — do các tổ chức sở hữu và do các chuyên gia thực hiện. Nhưng trong một bối cảnh công việc được đặc trưng bởi sự phức tạp và không chắc chắn, đó là một chiến lược nguy hiểm để hạn chế việc học một thứ gì đó tách biệt với công việc hàng ngày của chúng ta.

Việc không kết hợp việc học vào công việc hàng ngày sẽ tạo ra thách thức ở mọi cấp độ trong một tổ chức. Học tập trong dòng chảy công việc — khi việc học tập diễn ra trong thời điểm hiện tại và là một phần của ngày làm việc thông thường — là điều cần thiết đối với mọi người. Đối với các cá nhân, nếu việc học luôn là một hoạt động ngoại khóa, nó sẽ làm giảm khả năng được tuyển dụng và khả năng phục hồi nghề nghiệp. Khi các nhóm không tìm cách học hỏi khi họ làm việc, họ sẽ hạn chế hiệu suất của mình. Và đối với các tổ chức, việc không học hỏi theo dòng chảy sẽ làm giảm khả năng đáp ứng với sự thay đổi và cạnh tranh trên thị trường của họ.

Khi các cá nhân, nhóm và tổ chức tìm thấy quy trình học tập của họ, nó sẽ trở nên ăn sâu vào các thói quen và nghi thức hàng ngày đến mức nó không còn được gọi là “học tập” nữa mà thay vào đó trở thành một phần không thể thiếu trong cách thức công việc diễn ra. Dưới đây là những điều người quản lý cần biết về việc học hỏi trong quy trình làm việc — và cách triển khai nó trong nhóm của họ.

3 nguyên tắc học tập trôi chảy

Có ba nguyên tắc cần ghi nhớ khi tạo ra văn hóa học tập theo dòng chảy:

Học tập được tích hợp.

Trong khi trước đây chúng ta đi làm để học để làm việc thì bây giờ học là để làm. Nó không phải là thứ nên được lên lịch trong một giờ mỗi tuần hoặc một ngày mỗi tháng. Ưu tiên là tăng cường học hỏi mà mọi người thu được từ các cuộc họp, dự án và nhiệm vụ vốn đã là một phần công việc của họ.

Học tập là hoạt động.

Chờ đợi hoặc hy vọng việc học đến theo cách của chúng ta là điều ngược lại với việc học theo dòng chảy. Thay vào đó, một tư duy chủ động và bộ kỹ năng là điều bắt buộc phải có để việc học diễn ra suôn sẻ. Để việc học theo dòng chảy trở thành hiện thực, nó đòi hỏi các cá nhân và nhóm phải hành động liên tục và nhất quán.

Học tập là thói quen.

Khi học theo dòng chảy có hiệu quả, nó sẽ được gắn vào nhịp điệu, thói quen và nghi thức của cách mọi người làm việc. Việc học không thuộc sở hữu của bất kỳ cá nhân nào — đó là trách nhiệm chung và là một phần văn hóa của nhóm. Nó thể hiện trong ngôn ngữ được sử dụng và cách mọi người làm việc cùng nhau.

Cách giúp nhóm của bạn học trong Flow

Dưới đây là ba cách thực hành để giúp nhóm của bạn bắt đầu học hỏi trong quy trình làm việc:

khoảnh khắc sai lầm

Ai cũng mắc sai lầm. Việc mọi người học hỏi từ những sai lầm đó có tạo nên sự khác biệt cho hiệu suất của cá nhân và tập thể hay không. Khi sai lầm xảy ra, chúng ta rất dễ bỏ lỡ cơ hội học hỏi, vì chúng ta có xu hướng tập trung vào việc tìm ra giải pháp một cách nhanh chóng — đồng thời tự dằn vặt bản thân vì đã làm sai điều gì đó ngay từ đầu.

Những khoảnh khắc sai lầm là một cách đơn giản để học theo dòng chảy khi mọi thứ không theo kế hoạch. Cách tiếp cận này bình thường hóa việc phạm sai lầm, vì vậy nhân viên ít sợ chúng hơn và học hỏi từ chúng nhiều hơn. Ý tưởng là nhanh chóng chia sẻ với người khác khi mắc lỗi. Câu hỏi cần tập trung vào không phải là “Bạn đã phạm sai lầm gì?” mà thay vào đó là “Bạn đã học được gì từ sai lầm đó?”

Trong tổ chức của chúng tôi, Amazing If, nơi mọi người làm việc ở các địa điểm khác nhau, chúng tôi đã đặt quy tắc chia sẻ những khoảnh khắc sai lầm của mình trên kênh Nhóm vào cùng ngày chúng xảy ra là một quy tắc của nhóm. Mô hình hóa vai trò là rất quan trọng. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể chọn bắt đầu cuộc họp nhóm hàng tháng bằng cách chia sẻ thông tin chi tiết mà bạn học được từ một sai lầm mà bạn đã mắc phải. Bình thường hóa những khoảnh khắc sai lầm cũng có thể đơn giản như gợi ý một cụm từ mà mọi người cảm thấy thoải mái khi nói với nhau, chẳng hạn như: “Tôi đã có một khoảnh khắc sai lầm. Bạn có năm phút để nói chuyện không?”

Điểm mạnh

Phản hồi là một cách mạnh mẽ mà mọi người có thể học hỏi tại nơi làm việc, nhưng tất cả quá thường xuyên, hình thức, thời gian và quy trình trở thành vật cản. Khi chúng tôi tìm cách đưa phản hồi vào các cuộc họp và cuộc trò chuyện vốn đã là một phần trong tuần làm việc của chúng tôi, chúng tôi sẽ tăng cơ hội học hỏi theo dòng chảy.

Hãy xem xét một cuộc họp hoặc dự án mà bạn hiện đang lãnh đạo. Một thay đổi nhỏ đối với định dạng có thể khiến phản hồi trở thành một phần của chương trình làm việc hơn là một “phần bổ sung”. Ví dụ: giảm số lượng các mục trong chương trình nghị sự để tạo thời gian cho mọi người chia sẻ tại thời điểm “điều gì đã làm tốt” và điều gì sẽ “tốt hơn nếu” phản hồi về bản trình bày là một cách nhanh chóng để mọi người học hỏi. Hoặc thay đổi chương trình họp hiện có mỗi tháng một lần để tập trung vào “thử thách và xây dựng” sẽ tạo cơ hội cho mọi người thực hành nêu lên mối quan ngại, thảo luận về rủi ro và đưa ra ý tưởng để cải thiện một cách an toàn.

Là người quản lý, một thay đổi đơn giản khác mà bạn có thể thực hiện là bắt đầu cuộc trò chuyện trực tiếp bằng cách chia sẻ một số phản hồi dựa trên điểm mạnh. Các nhà quản lý giỏi nhất chủ động chỉ ra cho nhóm của họ những gì họ đang làm tốt, điều này làm tăng sự tự tin và thúc đẩy mọi người phát huy tiềm năng của họ. Điều này có thể giống như, “Tôi thấy bạn đẹp nhất khi ..,” “Một trong những cách tôi thấy bạn có tác động tích cực là ..,” hoặc “Tuần này tôi thực sự đánh giá cao cách bạn…”

Pitch, nguyên mẫu, thí điểm

Thử nghiệm là một cơ hội tự nhiên để khuyến khích học hỏi trong quá trình làm việc. Điều thường cản trở các thí nghiệm là làm thế nào để áp dụng khái niệm này một cách thực tế và hữu ích với tư cách là người quản lý của một nhóm. Các nhà quản lý cần chú ý đến những cơ hội dễ dàng để khuyến khích mọi người thử nghiệm như một phần vai trò của họ. Chúng tôi nhận thấy rằng việc sử dụng khung “chào hàng, nguyên mẫu, thử nghiệm” là một cách hay để bắt đầu.

Pitching tạo không gian để chia sẻ ý tưởng mới, tạo nguyên mẫu tập trung vào cách ý tưởng có thể hoạt động trong thực tế và thử nghiệm thử nghiệm một ý tưởng trong môi trường “trực tiếp”. Vai trò của người quản lý là cung cấp lời nhắc và cơ hội cho các thành viên trong nhóm sử dụng khuôn khổ này như một phần trong vai trò hiện tại của họ, củng cố mức độ phù hợp của nó đối với mọi người. Người quản lý có thể bắt đầu quá trình này bằng cách yêu cầu mọi người xem xét ba câu hỏi:

1. Sân bóng đá: Một ý tưởng cải tiến sẽ hỗ trợ bạn đạt được mục tiêu của mình trong quý này là gì?
2. Nguyên mẫu: Để biến ý tưởng đó thành hiện thực, cần bắt đầu, dừng lại hoặc thay đổi điều gì?
3. Phi công: Làm thế nào bạn có thể kiểm tra ý tưởng đó một cách nhanh chóng?

Sau khi các nhóm trở nên quen thuộc với khuôn khổ, họ thường bắt đầu áp dụng nó một cách chủ động vào các phần khác nhau trong vai trò của họ. Ví dụ: một thành viên trong nhóm có thể bắt đầu nói với người quản lý của họ, “Tôi có thể sử dụng thông tin bắt kịp của chúng ta để trình bày ý tưởng mà tôi có được không?” và các nhóm sẽ bắt đầu phát hiện ra các cơ hội để tạo nguyên mẫu cùng nhau.

. . .

Học hỏi tại nơi làm việc là nền tảng cho vai trò và khả năng phục hồi của chúng ta. Nếu việc học luôn là một phần bổ sung, rủi ro là nó sẽ không bao giờ hoàn thành. Học hỏi trong dòng chảy công việc của chúng tôi có nghĩa là nó trở thành một phần trong các cuộc trò chuyện và văn hóa của chúng tôi, và những thay đổi nhỏ đối với cách chúng tôi tiếp cận những gì chúng tôi đang làm có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho sự phát triển của chúng tôi.